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Computer, Laptop & Tablet-PC abschreiben | BuchhaltungsButler
Computer gehören längst zum Geschäftsalltag eines jeden Unternehmens. In vielen Branchen sind sie betriebsnotwendige Arbeitsmittel und selbst Handwerksbetriebe mit wenig Büroarbeit erledigen zumindest ihre Buchhaltung meist digital. Trotz dieser Selbstverständlichkeit gibt es noch immer viele Fragen zur Bilanzierung und Abschreibung von Computern, Notebooks und Tablet-PCs. In diesem Beitrag erklären wir, welche Bestandteile zum Computer zählen und welche als eigenes Wirtschaftsgut bilanziert werden. Außerdem gehen wir detailliert auf die Abschreibungsmöglichkeiten von Computern ein und zeigen beispielhaft, wie diese umgesetzt werden.
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Zuordnung von Computern & Hardware zum Anlagevermögen
Bereits bei der Anschaffung von Computern sowie diverser Hard- & Software müssen Unternehmer wissen, was als eigenständiges Wirtschaftsgut bilanziert wird, was als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) gewertet werden kann und welche Ausgaben ggf. zu den Anschaffungsnebenkosten gehören. All dies hat Einfluss auf die Abschreibung vom Computer.
Bei der Einordnung stellen sich folgende Fragen:
- Handelt es sich bei den Anschaffungen um Einzelwirtschaftsgüter, die selbstständig nutzbar sind (z.B. Display-PC)?
- Sind die Anschaffungen zwar nicht selbstständig nutzbar, aber trotzdem Wirtschaftsgüter, die einzeln bewertet werden können (z.B. Drucker)?
- Bilden die Anschaffungen ein einheitliches Wirtschaftsgut, das nur durch die Verbindung der einzelnen Bestandteile (Geräte) funktioniert?
Die letzte Frage kann nach aktueller Rechtsprechung kaum mehr mit ja beantwortet werden, da Bestandteile in der Regel einzeln bewertet werden können und damit zu den Einzelwirtschaftsgütern zählen.
Selbstständig nutzbare Hardware oder nicht? Darum ist die Einordnung wichtig
Gemäß § 6 EStG kann ein Wirtschaftsgut nur dann ein GWG sein, wenn es sich um einen selbstständig nutzbaren, beweglichen und abnutzbaren Gegenstand des Anlagevermögens handelt. So ist ein Peripheriegerät (z.B. Monitor) ohne den dazugehörigen Computer nicht selbstständig nutzbar. Es kann jedoch ausgetauscht und einzeln erworben werden. Somit stellt es zwar ein Einzelwirtschaftsgut dar, das jedoch kein GWG sein kann. Eine Abschreibung als solches ist demnach ausgeschlossen. Für Geräte, die nicht selbstständig nutzbar sind, aber dennoch zu den Einzelwirtschaftsgütern gehören, gilt die Vorgabe zur linearen Abschreibung mit einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von 3 Jahren.
Als selbstständig nutzbare Einzelwirtschaftsgüter gelten lediglich:
- Kombinationsgeräte (Fax, Scanner, Kopierer und Drucker, die auch ohne PC-Anschluss Funktionen erfüllen)
- Komplett-PC / Display-PC (Alle benötigten Teil, sind im Bildschirm integriert. Es wird kein Tower benötigt)
- Laptop / Notebook
- Tablet-PC /iPad
Diese Geräte können als GWG abgeschrieben werden, sofern ihre Anschaffungskosten >250€ und ≤800€ betragen.
Auch wenn ein PC oder Laptop nicht dauerhaft im Unternehmen eingesetzt wird, kann er unter Umständen dem Betriebsvermögen zugeschrieben werden. Bei einer betrieblichen Nutzung zwischen 10-50 % kann ein Gerät als gewillkürtes Betriebsvermögen aktiviert werden.
Abschreibung Computer: Das gilt seit 2021
Mit dem BMF-Schreiben vom 26.02.2021 sind für Unternehmen einige Erleichterungen in Kraft getreten. Dies gilt sowohl für die Abschreibungsdauer als auch für die Einordnung eines Geräts als abschreibungsfähiges Wirtschaftsgut.
Seit der Einführung der sogenannten Digital-AfA können Unternehmen ab 2021 Computer, Laptops sowie diverse Hard- & Software mit einer Nutzungsdauer von nur einem Jahr abschreiben. Anders als bei einem GWG ist die Höhe der Anschaffungskosten dabei nicht relevant.
Bei der Digital-AfA werden die Wirtschaftsgüter zunächst dem Anlagevermögen zugeführt und über ein Jahr abgeschrieben.
Mit dem BMF-Schreiben wird den Unternehmen außerdem eine detaillierte Auflistung der Geräte mitgeliefert, die für die Digital-AfA infrage kommen.
Danach umfasst Computerhardware die folgenden Komponenten:
- Computer
- Desktop-Computer
- Notebook-Computer
- Desktop-Thin-Clients (Computer, der über Netzwerk mit Server verbunden ist)
- Workstations
- Dockingstations
- externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte (Small-Scale-Server)
- externe Netzteile
- Peripheriegeräte (z.B. Drucker, Monitor)
Eine genaue Erläuterung der genannten Geräte kann dem Schreiben des Bundesfinanzministerium
IV C 3 – S 2190/21/10002 :025 entnommen werden.
Digital-AfA als Option
Im BMF-Schreiben wird klar dargestellt, dass die Verkürzung der Nutzungsdauer lediglich eine Option für Unternehmen bietet. Die Digital-AfA ersetzt keine gesetzlichen Regelungen. Der § 7 Absatz 1 EStG gilt weiterhin. Die Pflicht, Wirtschaftsgüter über ihre Nutzungsdauer linear abzuschreiben, entfällt also nicht. Es kann lediglich davon abgewichen werden.
Als alternative Abschreibungsmethoden kommen infrage:
- Lineare Abschreibung mit einer Nutzungsdauer von 3 Jahren.
- Degressive Abschreibung für Wirtschaftsgüter, die nach dem 31. Dezember 2019 und vor dem 1. Januar 2022 angeschafft oder hergestellt wurden.
- Abschreibung als GWG, bei entsprechender Eignung.
- Sofortabschreibung bei Anschaffungen unter 250€.
Abschreibungen mindern das Betriebsergebnis und führen dadurch zu einer Verringerung der Steuerlast. Dies gilt für jede der genannten Methoden. Welche Abschreibungsmethode von einem Unternehmen vorzuziehen ist, muss trotzdem individuell betrachtet werden. So kann eine Firma die Steuerminderung in einem Jahr bevorzugen, anstelle der Verteilung auf mehrere Jahre. Ein anderes Unternehmen hingegen verzichtet lieber auf die Digital-AfA, um das Bilanzergebnis durch hohe Abschreibungen nicht stärker zu verschlechtern.
Buchung von Abschreibungen nach Digital-AfA – Beispiel Abschreibung Computer
Wird ein Computer für das Unternehmen gekauft, wird dieser mit den Anschaffungskosten aktiviert. Evtl. anfallende Anschaffungsnebenkosten werden dem zugeordnet und ebenfalls aktiviert. Hierzu können zum Beispiel die Kosten für Installationen und die Vernetzung von Geräten zählen.
Beispiel:
Im Unternehmen wird ein neuer Arbeitsplatz eingerichtet und hierfür zum 01.03.2022 ein neuer Display-PC sowie einen Drucker angeschafft. Für den Display-PC werden 1.500€ gezahlt. Für den Drucker fallen Kosten in Höhe von 500€ an.
Sowohl der PC als auch der Drucker werden aktiviert.
| s | 0490; Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung | 19% VSt. | 1.500€* |
| s | 0490; Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung | 19% VSt. | 500€ |
| h | 1200; Bank | 2.000€ |
Der Drucker kann nicht als GWG gebucht werden, da er nicht selbständig nutzbar ist.
Nun steht das Unternehmen vor der Wahl, beide Geräte linear über eine Nutzungsdauer von 3 Jahren abzuschreiben oder gem. Digital-AfA über ein Jahr. Es entscheidet sich für eine Abschreibung nach Digital-AfA.
| s | 4830; Abschreibungen auf Sachanlagen | 1.260,50€ |
| h | 0490; Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung | 1.260,50€ |
Für den Drucker erfolgt eine gleichlautende Buchung mit entsprechendem Betrag.
Fazit
Bereits bei der Anschaffung von Computern stellt die Zuordnung diverser Geräte oft eine Herausforderung für Unternehmen dar. Für die Abschreibung von Wirtschaftsgütern ist diese Zuordnung jedoch von großer Bedeutung. Dank der Digital-AfA gibt es viele Erleichterungen für Unternehmen bei der Abschreibung vom Computer, Hard- und Software. So wird die Nutzungsdauer für die Abschreibung auf ein Jahr gesenkt und Unternehmen eine detaillierte Auflistung abschreibungsfähiger Geräte an die Hand gegeben. Von diesen Erleichterungen können Unternehmen für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden, Gebrauch machen.
FAQs
Wie lange wird ein PC abgeschrieben?
Sofern ein PC kein geringwertiges Wirtschaftsgut ist, kann ein Unternehmen das Gerät über die betriebsübliche Nutzungsdauer von 3 Jahren abschreiben oder gem. Digital-AfA über ein Jahr.
Wie wird ein Computer abgeschrieben?
Seit der Einführung der Digital-AfA können Computer unabhängig von der Höhe ihrer Anschaffungskosten mit einer Nutzungsdauer von einem Jahr abgeschrieben werden. Während Steuerersparnisse durch Abschreibungen bisher auf mehrere Jahre verteilt wurden, werden diese nun bereits im Anschaffungsjahr wirksam.
Kann ein Computer ein GWG sein?
Ein Computer kann auch ein GWG sein, wenn es sich um ein Gerät handelt, das selbstständig nutzbar ist. Dies ist zum Beispiel bei einem Display-PC oder Notebook der Fall, wenn die Anschaffungskosten maximal 800€ (1.000 bei Sammelposten) betragen.
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