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Tankgutscheine buchen | BuchhaltungsButler
Möchten Sie Ihren Mitarbeitern eine Freude machen, können Sie ihnen neben dem zustehenden Arbeitsentgelt noch weitere Zuwendungen zukommen lassen. Diese sogenannten Sachzuwendungen bzw. -bezüge zählen zum Arbeitslohn des Mitarbeiters. Ein beliebtes Beispiel hierfür sind Tankgutscheine. Im nachfolgenden Artikel erfahren Sie, wann der Tankgutschein für Ihre Mitarbeiter von der Lohnsteuer befreit bleibt und wie Sie Tankgutscheine buchen.
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Was sind Tankgutscheine?
Ein Tankgutschein zu buchen ist eigentlich gar nicht schwer: dieser wird üblicherweise als Sachbezug eingestuft und stellt somit eine freiwillige Zuwendung des Arbeitgebers dar, die auch als geldwerter Vorteil bezeichnet wird. Diese Zuwendungen erhält der Arbeitnehmer zusätzlich zu seinem Barlohn. Der Barlohn, auch Geldlohn genannt, entspricht dem Arbeitsentgelt des Mitarbeiters. Zuwendungen an Mitarbeiter werden bei der Überschreitung gewisser Freigrenzen steuerpflichtig. Ein Vorsteuerabzug ist bei der Erfassung des Tankgutscheines nicht erlaubt.
Beliebte Sachzuwendungen seitens des Arbeitgebers sind unter anderem:
- Gutscheine (insbesondere Tankgutscheine)
- Arbeitskleidung
- Firmenwagen
- Verpflegung und Bereitstellung von Unterkünften
Abgrenzung zu Aufmerksamkeiten und Annehmlichkeiten
Sachbezüge zählen zum Arbeitslohn des Mitarbeiters. Als Arbeitslohn werden alle Einnahmen und Zuwendungen verstanden, die dem Beschäftigten im Rahmen des Dienstverhältnisses zufließen. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Form (Geld, Sachgegenstände etc.) die Einnahmen bereitgestellt werden. Der Arbeitslohn wird bei jeder Lohnabrechnung in Barlohn und Sachbezüge aufgeteilt.
Gutscheine oder Geldkarten werden in erster Linie als Barlohn definiert. Das gilt, solange der Arbeitnehmer den Gutschein ohne Einschränkungen einlösen kann. Sind Gutscheine jedoch an Waren oder Dienstleistungen gebunden, kann der Gutscheinempfänger die Ware bzw. Leistung nicht frei wählen. In diesem Fall zählt der Gutschein als Sachbezug. Tankgutscheine können somit sowohl als Barlohn, als auch als Sachbezug eingestuft werden. In beiden Fällen zählt der Tankgutschein zum Arbeitslohn des Mitarbeiters.
Aufmerksamkeiten und Annehmlichkeiten dagegen werden nicht als Arbeitslohn gesehen.
| Aufmerksamkeiten | Annehmlichkeiten |
| Sachleistungen, die auch im üblichen gesellschaftlichen Verkehr ausgetauscht werden, gehören als Aufmerksamkeit nicht zum Arbeitslohn → führen zu keiner großen Bereicherung des Arbeitnehmers |
→ es liegt keine genaue Definition im Gesetz vor → werden üblicherweise als Leistungen des Arbeitgebers aus betrieblichem Interesse definiert → soll keine Entlohnung darstellen → Bereicherung des Arbeitnehmers ist nicht gegeben |
| Bsp.: Blumen, Geschenke o.Ä. zu einem besonderen Anlass (Geburtstag, Hochzeit etc.) oder Getränke und Speisen (Obst, Kekse, Snacks), die zum Verzehr während der Arbeitszeit am Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden | Bsp.: Corona-Tests für Mitarbeiter, Parkplatznutzung, Kosten für Fort- und Weiterbildungen oder Nutzungsrecht für Betriebskindergärten, Büchereien, Sportanlagen |
Tankgutscheine buchen: für Mitarbeiter
Möchten Sie Ihren Mitarbeitern mit einem steuerfreien Bonus zum Gehalt eine Freude machen, sollten Sie auf die Form des Tankgutscheines achten. Für beide Seiten ist es zudem von Vorteil, wenn der Tankgutschein als Sachzuwendung definiert wird. Darüber hinaus sollten Sie auf die Freigrenze für Sachbezüge achten.
Gutscheinvorlage
Der Gutschein muss eindeutig einer Person, dem Mitarbeiter, zuzuordnen sein. Im Weiteren sollte angegeben werden, wofür der Gutschein eingelöst werden kann. Die erwerbbare Leistung wird mit dem Gutschein auf ein Produkt (im Beispiel auf Super bleifrei) oder Segment beschränkt. Zur Veranschaulichung wird folgendes Beispiel gemacht:
| Tankgutschein | Nr. 100001 |
| Für | Max Mustermann |
| Einzulösen bei → Es kann sich hierbei um eine bestimmte unabhängige Tankstelle oder um eine Franchise-Tankstelle (Bsp.: Agip oder Shell) handeln |
Muster-Tankstelle AG Superstraße 22 12345 Musterstadt |
| Monat, in dem der Gutschein gültig ist | Februar 2022 |
| Leistung bzw. Wert der Leistung | Super bleifrei im Wert von 48,00€ |
Damit der Tankgutschein von der Lohnsteuer befreit bleibt, muss die monatliche Freigrenze der Sachbezüge eingehalten werden.
Tankgutschein: Freigrenze und Voraussetzungen
Ein Tankgutschein gilt dann als Sachbezug, wenn dieser zusätzlich zum Barlohn gewährt wird. Darüber hinaus ist er an eine bestimmte Leistung (Benzin, Diesel, etc.) gebunden. Der Arbeitgeber muss im Weiteren sicherstellen, dass der Tankgutschein über keine Bargeldauszahlungsfunktion verfügt. Ansonsten wird dieser Gutschein als Barlohn eingestuft und wäre in jedem Fall (lohn-)steuerpflichtig.
Sachzuwendungen, somit auch Tankgutscheine, sollten den Wert von 50,00€ (bis 31.12.2021 44,00€) monatlich nicht überschreiten. Beträge über diesem Wert müssen beitragspflichtig versteuert werden.
Die Freigrenze von 50,00€ monatlich gilt für alle, dem Mitarbeiter gewährten Sachbezüge. Möchten Sie diesem, neben einem Tankgutschein noch weitere Sachbezüge zukommen lassen, sollten Sie auf den kombinierten Gesamtwert aller Sachbezüge achten. Denn falls die Freigrenze überschritten wird, müssen alle Zuwendungen beitragspflichtig versteuert werden.
Thomas Sandmann
Büro- und Diplomkaufmann und Geschäftsführer von B.L.U.E. Sandmann GmbH
Thomas Sandmann ist gelernter Bürokaufmann und Diplomkaufmann für Steuer- und Rechnungswesen. Sein eigenständig geführtes Buchhaltungsbüro B.L.U.E Sandmann GmbH, welches seit 2006 besteht, betreut kleine und mittelständische Unternehmen sowie Existenzgründer:innen und ist spezialisiert auf digitale Buchhaltung und Lohnabrechnung. Zuletzt wurde das Buchhaltungsbüro von Wolters Kluwer für seinen digitalen Buchungs- und Lohnservice ausgezeichnet.
Tankgutschein buchen: Beispiel SKR03
Sie überreichen Ihrem Mitarbeiter am 03.02.2022 einen Tankgutschein. Der Tankgutschein hat einen Betrag von 48,00€. Der Mitarbeiter löst den Gutschein noch am selben Tag ein. Ihre Vertragstankstelle schreibt Ihnen am Ende des Monats Februar eine Rechnung über den eingelösten Tankgutschein Ihres Mitarbeiters und zieht den Betrag per Lastschrift ein.
Der Tankgutschein bzw. Sachbezug bleibt bis zu einem Wert von 50,00€ monatlich von der Lohnsteuer und Sozialversicherung befreit. Da der Tankgutschein die Freigrenze einhält, wird er auf dem Konto 4140 “Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei” gebucht.
Buchung des Gutscheins
| s | 4140; Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei | 48,00€ |
| h | 1740; Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt | 48,00€ |
| s | 1740; Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt | 48,00€ |
| h | 1200; Bank | 48,00€ |
Fazit: Tankgutschein als steuerfreier Bonus zum Gehalt
Sachbezüge sind freiwillige soziale Aufwendungen des Arbeitgebers, die unter Umständen von der Lohnsteuer befreit sind. In diesem Fall muss geklärt werden, ob die Sachzuwendung als Barlohn zählt, oder ob es sich doch um einen zusätzlichen Sachbezug handelt. Als Arbeitslohn gilt die Zuwendung in jedem Fall.
Tankgutscheine stellen eine Erhöhung des zu versteuernden Einkommens dar, insofern der Gutschein nicht auf eine bestimmte Leistung spezifiziert ist und die Freigrenze für Sachzuwendungen nicht berücksichtigt wird. Oftmals sind Gutscheine aus Tankstellen für das gesamte Sortiment einlösbar. Möchten Sie jedoch sichergehen, dass die freiwillige Zuwendung von der Besteuerung befreit ist, müssen Sie den Tankgutschein für Ihren Mitarbeiter auf eine Leistung beschränken lassen. Darüber hinaus darf der Wert der Ware/ Dienstleistung 50,00€ inkl. MwSt monatlich nicht überschreiten.
Die gesetzliche Freigrenze wird monatlich auf alle ausgegebenen Sachbezüge angewandt. Sollte die Grenze überschritten werden, wird jede Zuwendung beitragspflichtig.
FAQs
Wie bucht man Tankgutscheine?
Je nachdem, ob es sich bei dem Tankgutschein um einen Barlohn oder Sachbezug handelt, wird er unterschiedlich behandelt. Wird er als Sachbezug eingestuft, so wird auf dem Konto “4140: freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei” gebucht.
Fallen Tankgutscheine unter die 50 Euro Grenze?
Tankgutscheine, die die Voraussetzungen eines Sachbezuges erfüllen, fallen unter die gesetzliche Freigrenze. Diese Grenze wurde im Jahr 2022 von 44,00€ auf 50,00€ angehoben.
Wie wird ein Tankgutschein versteuert?
Gutscheine im Allgemeinen sind Einnahmen in Geld. Diese Einnahmen werden auch als Barlohn bezeichnet. Ein Barlohn wird mit der Lohnsteuer und Sozialversicherung besteuert. Tankgutscheine als Sachbezüge sind von der Lohnsteuer befreit, wenn sie monatlich 50,00€ nicht überschreiten.
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