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Reparaturen buchen | BuchhaltungsButler
Fallen in einem Unternehmen Reparaturen an, stellt sich in der Buchhaltung oft die Frage, ob die Aufwendungen als Betriebsausgaben erfasst werden dürfen. Steuerlich müssen Unternehmer zwischen Erhaltungsaufwendungen und nachträglichen Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten unterscheiden. In diesem Beitrag erklären wir, welche Abgrenzungskriterien es gibt und wie Sie Reparatur- und Instandhaltungskosten buchen.
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Erhaltungsaufwendungen sind als Betriebsausgaben abziehbar
Das Anlagevermögen eines Unternehmens unterliegt einem natürlichen Verschleiß. Aufwendungen, die für dessen Reparatur und Instandhaltung anfallen, sind grundsätzlich sofort in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Dadurch mindern sie den Gewinn des Unternehmens noch im selben Jahr, in dem sie anfallen.
Entscheidend für die Beurteilung ist, dass mit den Aufwendungen das Betriebsvermögen erhalten wird. Nur wenn Reparaturen und Instandhaltungen der Aufrechterhaltung und Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft eines bestehenden Vermögensgegenstands dienen, sind sie als Betriebsausgaben abzugsfähig.
Zu solchen Erhaltungsaufwendungen gehören neben einmaligen und ursachenbezogenen Reparaturkosten auch wiederkehrende oder sogar regelmäßige Instandhaltungsaufwendungen wie die
- Wartung (Reinigung, Pflege, laufende Reparaturen),
- Inspektion (geplante oder ungeplante, regelmäßige und zufällige Überwachungsmaßnahmen) und
- Instandsetzung (Wiederherstellung der Funktionsfähigkeit inklusive Austausch vorhandener Teile)
von Vermögensgegenständen.
Unternehmer können für betriebliche Reparaturen und Instandhaltungen gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen. Achtung, bei Bauleistungen kann sich eine Verlagerung der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungserbringer nach § 13b UStG verlagern.
Abgrenzung zu Anschaffungs- und Herstellungskosten
Besondere Aufmerksamkeit ist geboten, wenn Sie im Unternehmen werterhöhende Maßnahmen durchführen, die den ursprünglichen Nutzen eines betriebsbereiten Vermögensgegenstandes erhöhen.
Wenn Sie einen Vermögensgegenstand über seinen ursprünglichen Zustand hinaus erweitern, wesentlich verbessern oder für eine anderweitige Nutzung vorbereiten, handelt es sich dabei nicht um Betriebsausgaben abzugsfähige Reparatur- und Instandhaltungsaufwendungen. Vielmehr entstehen nachträgliche Anschaffungs– oder Herstellungskosten, die im Anlagevermögen zu aktivieren und abzuschreiben sind. Die steuerliche Konsequenz: Die Gewinne werden nicht sofort gemindert, sondern erst in den Folgejahren im Zuge der Abschreibungen auf den entsprechenden Vermögensgegenstand.
Bei Reparaturen neu erworbener Immobilien ist zu beachten, dass Instandhaltungskosten nur bis zu einem bestimmten Betrag als Erhaltungsaufwand gelten. Übersteigen die Aufwendungen in den ersten drei Jahren nach Erwerb 15% der Anschaffungskosten, müssen sie als nachträgliche Anschaffungskosten behandelt werden.
Beispiele: Betriebsausgaben vs. aktivierungspflichtiges Anlagevermögen
Als Betriebsausgaben abziehbare Reparatur- und Instandhaltungsaufwendungen gelten:
- Austausch zerbrochener Fenster im Betriebsgebäude
- Monatliche Wartung von Produktionsanlagen
- Ölwechsel bei einer Maschine
- Überwachung von Produktionsanlagen durch Messtechnik
- Reparatur betrieblicher Sanitäranlagen
- Reparatur des Firmenwagens nach Unfall (Ursprungszustand)
Aktivierungspflichtige Anschaffungs- oder Herstellungskosten sind:
- Einbau von zusätzlichem Arbeitsspeicher in bestehende Hardware
- Ersetzen herkömmlicher Türen durch Feuerschutztüren im Betriebseigentum
- Erweiterung einer Maschine um zusätzliche Funktionen
Unternehmer müssen gemäß § 249 Abs. 1 HGB Rückstellungen für unterlassene Instandhaltungsmaßnahmen bilden. Dies gilt, wenn Sie eine betriebswirtschaftlich notwendige Maßnahme nicht durchgeführt haben und diese in den ersten drei Monaten des kommenden Jahres nachholen.
Reparaturen und Instandhaltungen buchen
Für die buchhalterische Erfassung von Reparaturen ist zu unterscheiden, ob diese von einer Fremdfirma oder vom eigenen Personal durchgeführt werden. Die Aufwendungen werden dann auf unterschiedlichen Konten gebucht.
Absetzbar sind grundsätzlich nur die Aufwendungen zur Reparatur betrieblicher Vermögensgegenstände. Bei geschäftlich und privat genutzten Gebäuden dürfen Sie also nur den auf die betriebliche Nutzung entfallenden Teilbetrag als Betriebsausgabe verbuchen.
Bei gemischt genutzten Gebäuden können Unternehmer je nach Art der Instandhaltung einen prozentualen Anteil der privaten Kosten von der persönlichen Einkommenssteuer absetzen. Dieser Steuervorteil ist über das Konto “Privatentnahmen, Handwerkerleistungen” (1806, SKR03) zu buchen.
Fremdinstandhaltungen buchen (SKR03)
Führen externe Dienstleister Reparaturarbeiten durch, buchen Sie “Instandhaltungen/Reparaturen an Bank”. Je nach Art der Fremdinstandhaltung können verschiedene Konten angesprochen werden:
- Instandhaltungen betrieblicher Räume (4260)
- Reparaturen und Instandhaltung technischer Anlagen und Maschinen (4800)
- Reparaturen und Instandhaltungen von Bauten (4801)
- Reparaturen und Instandhaltung von Betriebs- und Geschäftsausstattung und anderen Anlagen (4805)
- Wartungskosten für Hard- und Software (4806)
- Sonstige Reparaturen und Instandhaltungen (4809)
- Kfz-Reparaturen (4540)
Beispiel: Ein Unternehmen lässt ein zerbrochenes Fenster am firmeneigenen Bürogebäude austauschen. Der externe Dienstleister stellt dafür 1.200€ zzgl. 228€ Umsatzsteuer in Rechnung.
| s | 4801; Reparaturen und Instandhaltungen von Bauten | 19% VSt. | 1.428€* |
| h | 1200; Bank | 1.428€ |
Eigeninstandhaltung buchen (SKR03)
Führen Sie Reparaturarbeiten auf eigene Rechnung durch, erfassen Sie den gesamten Personalaufwand zuerst auf dem Lohnkonto (4110). Die Gegenbuchung erfolgt auf das Konto “Verbindlichkeiten aus Lohn- und Gehalt” (1740). Anschließend buchen Sie im Rahmen der Lohnbuchhaltung die Lohnzahlung an die Einzelmitarbeiter inklusive der Sozialabgaben.
| s | 4110; Löhne | 500€ |
| h | 1740; Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt | 500€ |
Fazit: Bei Reparaturen genau hinsehen
Beim Buchen von Reparaturen müssen Unternehmer ganz genau hinschauen: Sie können diese nur als Betriebsausgaben geltend machen, wenn sie der Erhaltung von vorhandenem Betriebsvermögen dienen. Dieser sogenannte Erhaltungsaufwand mindert den zu versteuernden Gewinn des Unternehmens. Sind die Maßnahmen jedoch werterhöhend, müssen diese im Anlagevermögen aktiviert und abgeschrieben werden.
FAQs
Sind Reparaturkosten Aufwendungen?
Reparaturkosten werden in voller Höhe gewinnmindernd als Betriebsausgabe verbucht, wenn diese als Erhaltungsaufwendungen der Aufrechterhaltung und Instandhaltung der Betriebsbereitschaft bestehender Vermögensgegenstände des Anlagevermögens dienen. Werterhöhende Maßnahmen dagegen sind aktivierungspflichtig.
Auf welches Konto buche ich Reparaturen?
Beim Buchen von Reparaturen ist zu unterscheiden, ob diese von einer Fremdfirma oder vom eigenen Personal durchgeführt werden. Externe Dienstleistungen können auf verschiedenen Konten gebucht werden, zum Beispiel “Reparaturen und Instandhaltung technischer Anlagen und Maschinen” (4800), Wartungskosten für Hard- und Software (4806) oder Kfz-Reparaturen (4540). Bei Eigenleistungen buchen Sie die Personalkosten über das Lohnkonto (4110).
Wie buche ich Reparaturkosten?
Gelten die Reparaturkosten als Erhaltungsaufwand, können Sie diese als Betriebsausgaben absetzen. Beim Buchen ist zu unterscheiden, ob die Arbeiten von einer Fremdfirma oder vom eigenen Personal durchgeführt werden. Fremdinstandhaltungen buchen Sie über verschiedene Instandhaltungskonten. Bei Eigenleistungen werden die Personalkosten über das Lohnkonto gebucht.
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