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Spenden buchen – einfach erklärt | BuchhaltungsButler
Mit einer Spende können Sie nicht nur Gutes tun, sondern auch Ihre Steuerlast bzw. die Steuerlast Ihres Unternehmens senken. Worauf Sie hierbei achten müssen und wie Geld- bzw. Sachspenden gebucht werden, erfahren Sie in diesem Artikel.
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Was sind Spenden?
Im Allgemeinen sind Spenden freiwillige Zuwendungen, die ohne Verpflichtungen oder Gegenleistungen getätigt werden. Zivilrechtlich werden Spenden als Schenkungen betrachtet. Steuerrechtlich umfasst der Begriff alle freiwilligen Sach- und Geldzuwendungen, die an eine religiöse, wissenschaftliche, gemeinnützige, wirtschaftliche oder politische Einrichtung gespendet werden. Grundsätzlich können natürliche Personen wie Privatpersonen und Personengesellschaften, aber auch juristische Personen (AGs, GmbH, Vereine etc.) Spenden tätigen. Je nach Rechtsform kann eine Spende andere steuerrechtliche Auswirkungen haben. Darüber hinaus werden Spenden unter anderem in Geld- bzw. Sachspenden und Aufwandsspenden unterschieden. Im Anschluss erfahren Sie, wie Sie Spenden buchen.
Geld- und Sachspenden
Die häufigsten Spenden erfolgen in Form von Geldzuwendungen. Sachspenden wie Elektronikgeräte, Kleidung oder Hygieneartikel sind besonders bei humanitären bzw. gemeinnützigen Einrichtungen gern gesehen. Der Wert der Spende richtet sich entweder nach dem Nennwert (Geldspende) oder dem regulären Teilwert (Sachspende). Der Teilwert, auch Marktwert genannt, ist der Wert, der beim Verkauf eines Wirtschaftsgutes zum aktuellen Zeitpunkt zu erzielen wäre. Bei der Ermittlung des Marktwerts spielt das Alter, der Zustand, der Preis vergleichbarer Produkte und die Nachfrage des Gegenstandes eine Rolle.
Aufwandsspenden
Bei Aufwandsspenden hat man Anspruch auf die Auszahlung eines Erstattungsanspruchs, verzichtet aber auf die Auszahlung und möchte dafür eine Spendenquittung. Es ist nicht erforderlich, dass zwischen dem Spender und der Einrichtung bzw. dem Empfänger Geld fließt. Es wird grundsätzlich nur der dem Aufwandsersatz entsprechende Geldwert gespendet. Aus diesem Grund wird eine Aufwandsspende auch als abgekürzte Geldspende bezeichnet.
Beispiel: Sie engagieren sich ehrenamtlich in einem Kulturverein. Sie stellen Ihre Arbeitskraft und Zeit unentgeltlich zur Verfügung. Die Tätigkeit wird also nicht vergütet. Darüber hinaus fahren Sie hin und wieder im Auftrag des Kulturvereins zum einkaufen, verzichten allerdings auf die Vergütung der Fahrtkosten.→ Sie spenden dem Verein keine direkte Sache, sondern Ihre Tätigkeit.
Höhe der abzugsfähigen Spende
Der Gesetzgeber definiert eine zulässige Höchstgrenze von abzugsfähigen Spenden. Das sind entweder:
- 20% des Gesamtbetrages der Einkünfte einer Privatperson bzw. eines Unternehmens oder
- 4 Promille des Jahresumsatzes zuzüglich aller Löhne und Gehälter.
Grundsätzlich wird die Grenze gewählt, bei dem der abzugsfähige Betrag am größten ist.
Der Gesamtbetrag der Einkünfte ergibt sich aus allen Einkunftsarten, die dem Steuerpflichtigen oder dem Unternehmen zufließen. Darunter fallen somit auch Einkünfte aus nichtselbständiger und gewerblicher oder selbständiger Tätigkeit. Die entsprechenden Regularien sind in den Paragraphen 13 bis 23 EStG definiert.
Wurden die Höchstsätze für eine Spende überschritten, kann ein Spendenvortrag gemacht werden. Das heißt, der Restbetrag kann in folgenden Jahren das Einkommen, und somit das zu versteuernde Einkommen, mindern.
Beispiel: Berechnung der abzugsfähigen Spende einer Körperschaft
Eine GmbH hat im Jahr 2021 einen Gewinn von 100.000€. Der Jahresumsatz beträgt 2.000.000€. Es wurden 1.000.000€ für Löhne und Gehälter aufgewendet. Einige gewinnmindernde Ausgaben konnten bei der steuerlichen Gewinnermittlung berücksichtigt werden:
- Körperschaftsteuervorauszahlungen: 50.000€
- Spenden an eine religiöse Einrichtung: 30.000€
→ die Körperschaft kann die Spende als Betriebsausgabe geltend machen, es muss jedoch ermittelt werden, in welcher Höhe die Spende angerechnet werden darf (siehe Beispiel unten). Die Berechnung erledigt entweder das Unternehmen selbst oder ein Steuerberater. - Bußgelder: 8.000€
Das Einkommen der Körperschaft wird gemäß §9 Abs. 2 KStG berechnet.
- Einkommen: 100.000€ + 50.000€ + 30.000€ + 8.000€ = 188.000€
- 20%-Methode: 188.000€ x 0,2 = 37.600€
- 4-Promille-Methode: (1.000.000€ + 2.000.000€) x 0,004 = 12.000€
Die Berechnung zeigt, dass in diesem Beispiel die Anwendung der 20%-Methode am sinnvollsten ist. In diesem Fall kann das Unternehmen die Spende in voller Höhe als Betriebsausgabe abziehen. Das zu versteuernde Einkommen der Körperschaft beträgt nach Abzug der Spende 158.000€.
Steuerliche Wirkung von Spenden
Betriebliche Spenden von Unternehmen (GmbH, AG o.Ä.) können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Spenden von Einzelunternehmen oder Gesellschaftern einer Personengesellschaft können dagegen nur in der privaten Steuererklärung als Sonderausgaben abgezogen werden. Beides ist nur unter der Voraussetzung möglich, dass
- die Spende freiwillig und ohne Gegenleistung erfolgt,
- für steuerbegünstigte Zwecke verwendet wird,
- an eine steuerbegünstigte Einrichtung geleistet wird und
- durch eine Zuwendungsbestätigung nachgewiesen werden kann.
Das gilt sowohl für Geld-, als auch für Sachspenden.
Spenden an eine politische Vereinigung können das Einkommen direkt mindern. Der Spender kann somit die Hälfte des Betrages, maximal jedoch 825€ im Jahr, als Erstattung direkt zurückerhalten. Bei Ehepaaren, die zusammen veranlagt sind, erhöht sich die Maximalgrenze auf das Doppelte (1.650€). Der restliche Wert der Spende kann darüber hinaus als Sonderausgabe abgezogen werden (§10b Abs. 2 EStG).
Die Aufwandsspenden sind ebenfalls steuerlich absetzbar, sofern der Anspruch auf Erstattung der Aufwendungen besteht, aber auf die Erstattung verzichtet wird (§10b Abs. 3 S. 5-6 EStG). Die entsprechenden Bedingungen hierfür sind gesetzlich definiert:
- Erforderlichkeit eines Aufwendungsersatzanspruchs
→ Ersatzanspruch muss ernsthaft bestehen und nicht unter der Voraussetzung des Verzichts vereinbart worden sein. Indizien für die Ernsthaftigkeit: Verein ist finanziell in der Lage den Aufwand zu erstatten und die Verzichtserklärung erfolgt zeitnah zur Fälligkeit des Anspruchs - Aufwendungsersatzanspruch muss rechtlich verbindlich sein
→ Ersatzanspruch muss durch die Satzung des Vereins, einen Vertrag oder einen Beschluss eingeräumt werden - Verzicht auf Aufwandsersatzanspruch
→ Verzicht muss bedingungslos innerhalb von 3 Monaten (bei einmaliger Tätigkeit) oder innerhalb eines Jahres (bei regelmäßiger Tätigkeit) erfolgen
Auswirkung von Spenden auf die Gewerbesteuererklärung
Personengesellschaften und Einzelunternehmen können ihre Spenden nicht als Betriebsausgabe angeben, dafür aber dem Gewerbeertrag gegenrechnen. Gem. §9 Nr. 5 GewStG kann die Spende den Gewerbeertrag in entsprechender Höhe mindern. Es gelten hierbei die gleichen Regeln wie für die Einkommenssteuer: es können maximal 20% des Gewinns bzw. 4 Promille des gesamten Jahresumsatzes als Spende abgezogen werden. Die Voraussetzungen hierfür ergeben sich wie folgt:
- die Spende wurde aus dem betrieblichen Vermögen geleistet
- es dürfen nur steuerbegünstigte Zwecke gefördert werden
→ zu beachten: Spenden an eine politische Partei mindern den Gewerbeertrag nicht
Bei einem körperschaftsteuerpflichtigen Unternehmen wurde die Spende bereits bei der Ermittlung des Gewinns als Betriebsausgabe berücksichtigt. Um einen doppelten Abzug zu vermeiden, wird die Zuwendung nach §8 Nr. 9 GewStG dem gewerblichen Gewinn wieder hinzugerechnet. Danach erfolgt die Anwendung der Kürzung nach §9 Nr. 5 GewStG. Somit werden bei diesem Schritt alle Betriebe, unabhängig der Rechtsform, gleich behandelt.
Spenden buchen SKR03
Unternehmen können neben Geld auch Gegenstände aus dem Betriebsvermögen spenden. Je nachdem, welche Rechtsform das Unternehmen besitzt, sind andere Buchungsvorgänge denkbar. Einzelunternehmen und Personengesellschaften können die Spende nicht als Betriebsausgabe geltend machen. Personengesellschaften und Einzelunternehmen verbuchen eine Spende als “Entnahme”. Wie Sie die verschiedenen Arten von Spenden buchen, erfahren Sie im nachfolgenden Abschnitt.
Geldspende buchen
Eine Gesellschaft des bürgerlichen Rechts (GbR) möchte an eine Einrichtung für Kinder spenden. Die Gesellschaft besteht aus zwei Gesellschaftern. Die Spende von 1.000€ wird auf beide aufgeteilt und als Entnahme verbucht. Die Gesellschafter können jeweils 500€ in ihrer privaten Steuererklärung angeben.
Buchungsvorschlag
| s | 1800; Privatentnahme | 500€ |
| h | 1200; Bank | 500€ |
Sachspende buchen
Eine GmbH möchte einen Laptop an eine gemeinnützige Einrichtung spenden. Der Laptop wurde bis auf einen Euro abgeschrieben, hat aber noch einen Wert von 150€ und wurde ausschließlich betrieblich genutzt. Bei der Entnahme muss der Unternehmer die Umsatzsteuer noch berücksichtigen: 150€ x 0,19 = 28,50€.
Buchungsvorschlag
| s | 2315; Anlagenabgänge Sachanlagen (Restwert bei Buchgewinn) | 1€ |
| h | 0420; Büroeinrichtung | 1€ |
| s | 2383; Zuwendungen, Spenden für kirchliche, religiöse und gemeinnützige Zwecke | 178,50€ | |
| h | 8935; Unentgeltliche Zuwendung von Gegenständen | 19% Steuern | 178,50€* |
Für das Finanzamt benötigt das Unternehmen einen Sachspendennachweis über den Wert (150€) des Wirtschaftsgutes. Diesen Nachweis muss der Spendenempfänger ausfüllen bzw. ausstellen. Die Anforderungen an einen solchen Nachweis hat der Gesetzgeber ebenfalls definiert.
Erforderliche Nachweise für getätigte Spenden
Nach einer getätigten Spende sollte sich der Spender eine Spendenbescheinigung ausstellen lassen. Je nach Höhe der Spende gibt es unterschiedliche Anforderungen an den Nachweis:
- Spendenhöhe bis 300,00€: bis zu diesem Betrag reicht ein Barzahlungsbeleg oder Kontoauszug als Nachweis aus
→ Name und Kontonummer oder sonstiges Identifizierungsmerkmal des Spenders und Empfängers, der Betrag, der Buchungstag und steuerbegünstigte Zweck sollten auf dem Beleg erkennbar sein. - Spendenhöhe ab 300,00€: die Bestätigung muss nach dem amtlichen Muster vom Spendenempfänger ausgestellt werden. Diese Formulare werden online zur Verfügung gestellt, können aber auch nach dem Muster selbst erstellt werden. Diese Bescheinigung wird offiziell auch ”Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster” bezeichnet.
Bei einer Sachspende müssen weitere Angaben bezüglich des Gegenstandes gemacht werden. Besonders das Alter, der Zustand und der historische Kaufpreis des Gegenstandes sind relevant.
Fazit: Spenden buchen und Steuern sparen
Mit einer Spende können religiöse, wissenschaftliche, gemeinnützige, wirtschaftliche oder politische Zwecke unterstützt werden. Darüber hinaus können Spenden das zu versteuernde Einkommen von Privatpersonen bzw. Unternehmen mindern. Die abzugsfähige Höhe einer Spende liegt bei 20% der Gesamteinkünfte bzw. 4 Promille des Jahresumsatzes zuzüglich aller Gehälter und Löhne eines Unternehmens. Für Unternehmen bzw. Körperschaften kann es sinnvoll sein zu ermitteln, welche Grenze den größten abzugsfähigen Wert liefert.
Die Buchung einer Spende erfolgt entweder als Privatentnahme (Einzelunternehmen und Personengesellschaft) oder als Betriebsausgabe (Körperschaften). Die entsprechenden Konten sind hierbei 1800 “Privatentnahme” und 1840 “Zuwendungen / Spenden”.
Ab einem Wert von 300,00€ muss die Spende mit einer Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster quittiert werden. Handelt es sich um eine Sachspende, müssen im Weiteren noch Angaben über das Alter, den Zustand und den ursprünglichen Kaufpreis gemacht werden.
FAQs
Auf welches Konto buche ich Spenden?
Bei einer Personengesellschaft wird eine Spende auf das Konto 1800 “Privatentnahme” gebucht. Eine GmbH, AG o.Ä. verbucht eine Spende auf dem Konto 1840 “Zuwendungen / Spenden”.
Wie verbucht man eine Spende?
Je nach Rechtsform wird eine getätigte Spende unterschiedlich behandelt. Einzelunternehmen und Personengesellschaften dürfen eine Spende nicht als Betriebsausgabe geltend machen. Sie müssen diese als Privatentnahme behandeln. Eine GmbH dagegen kann eine Spende als Betriebsausgabe verbuchen.
Ist eine Spende ein Aufwand?
Spenden sind freiwillige Zuwendungen, die getätigt werden, ohne eine Gegenleistung zu erwarten. In der Regel werden Spenden als betriebsfremde Aufwendungen ausgewiesen.
Werden alle Spenden gleich gebucht?
Nein, die Unterscheidung in Geld- und Sachspenden ist entscheidend. Darüber hinaus kommt es darauf an, ob es sich um eine Privatentnahme oder eine Betriebsausgabe handelt. Privatentnahmen werden üblicherweise auf dem Konto 1800 gebucht. Bei Betriebsausgaben wird das Konto 1840 verwendet.
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