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GoBD, GoB und GdPDU einfach erklärt | BuchhaltungsButler
Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) waren lange das A und O bei der Buchführung in Unternehmen. In Zeiten der Digitalisierung sind zusätzliche Regelungen notwendig geworden, denn Unternehmen führen ihre Bücher zunehmend in elektronischer Form und bewahren Geschäftsbelege digital auf. Seit 2015 regeln die GoBD, wie Unternehmer mit elektronischen Belegen umzugehen haben. Für Kleinunternehmen und Freiberufler ergibt sich dadurch auf den ersten Blick ein hoher organisatorischer Aufwand. Auf der anderen Seite bietet die Digitalisierung aber auch viele Möglichkeiten, die Buchhaltung effizienter zu gestalten. Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, was Sie für eine rechtssichere digitale Buchhaltung und Belegarchivierung beachten müssen.
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Wie alles begann: Von den GoB zu den GoBD
Nach Handelsgesetzbuch (§§ 238 HGB ff.) ist jeder Kaufmann verpflichtet, beim Führen seiner Bücher die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) einzuhalten. Darunter versteht man allgemeine Vorschriften, wie Unternehmen ihre Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen.
Dabei macht es keinen Unterschied, ob Unternehmer zur doppelten Buchführung verpflichtet sind und ihren Gewinn mit einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung feststellen. Die GoB gelten somit für
- im Handelsregister eingetragene Unternehmen,
- Selbstständige Freiberufler und Einzelunternehmer
gleichermaßen – selbst wenn sie nicht buchführungspflichtig sind.
Die acht Grundsätze der GoB sind:
- Klarheit und Übersichtlichkeit
- Richtigkeit und Willkürfreiheit
- Vollständigkeit
- Einzelbewertung
- Wertaufholung
- Ordnungsmäßigkeit
- Sicherheit
- Belegpflicht
Neben diesen Grundsätzen müssen auch die progressive und retrograde Prüfbarkeit gegeben sein, also die Nachprüfbarkeit entlang vom Beleg über Buchungssatz, Buchungskonto bis in die Bilanz und GuV (und umgekehrt).
Digitalisierung macht zusätzliche Regeln erforderlich
Mit der zunehmenden Digitalisierung in Unternehmen sind neben den klassischen Buchhaltungsgrundsätzen zusätzliche Regelungen für den Umgang mit elektronischen Daten in der Buchhaltung nötig geworden.
1995 hat das Bundesfinanzministerium mit den “Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme” (GoBS) einen ersten rechtlichen Rahmen für die Buchhaltung mit Datenverarbeitungssystemen geschaffen. Im Jahr 2001 folgten die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“, welche die digitale Aufbewahrung von Bilanzen, Belegen und Rechnungen sowie die Mitwirkungspflichten Steuerpflichtiger bei der digitalen Betriebsprüfung regelte.
Im Jahr 2015 wurden GoBS und GDPdU dann in den “Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) zusammengeführt und abgelöst.
GoBD – was Unternehmer wissen müssen
Viele Unternehmen nutzen die Möglichkeiten der Digitalisierung, um interne Prozesse effizienter abzuwickeln. Wer mit elektronischen Belegen und Dokumenten arbeitet, muss jedoch neben den klassischen GoB auch die ergänzenden Regeln der GoBD einhalten. Die wichtigsten Regelungen stellen wir Ihnen hier vor.
Prinzipien der Ordnungsmäßigkeit
Diese Prinzipien sind durch das Unternehmen selbst oder den Anbieter der Buchhaltungssoftware bzw. des digitalen Belegarchivs zu erfüllen, damit die digitale Archivierung anerkannt wird. Vergewissern Sie sich daher, dass Ihr Anbieter alle Anforderungen erfüllt.
Folgendes ist zu beachten:
- Nachvollziehbarkeit: Eventuelle Änderungen müssen anhand einer Verfahrensdokumentation nachvollziehbar sein. Ein fachkundiger Dritter muss Ihre Buchhaltung in angemessener Zeit nachvollziehen können.
- Vollständigkeit und Richtigkeit: Die Buchführung muss lückenlos sein. Jeder Geschäftsvorfall ist wahrheitsgemäß, rechnerisch und sachlich korrekt aufzuzeichnen (ggf. branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten beachten).
- Unveränderbarkeit: Unterlagen müssen so aufbewahrt und Buchungen so gespeichert werden, dass sie im Nachhinein nicht mehr manipuliert werden können. Jede Änderung ist zu dokumentieren, eine Unkenntlichmachung des Dokuments darf nicht möglich sein.
- Ordnung und zeitgerechte Erfassung: Die Buchungen müssen zeitnah, also unmittelbar nach Entstehung, erfasst werden. Die Belege sind in einem nachvollziehbaren System zu archivieren.
- Verfügbarkeit: Belege müssen jederzeit einsehbar sein.
- Sicherheit: Die Datensicherheit ist durch geeignete Maßnahmen wie Zugriffsbeschränkungen sicherzustellen.
Rechtssichere Belegarchivierung
Neben der Buchhaltung ist auch die GoBD-konforme Belegarchivierung ein kritischer Punkt, bei der es einige Regeln zu beachten gilt. Als Grundsatz für die rechtssichere Belegarchivierung gilt: Jeder Beleg muss in seiner Ursprungsform aufbewahrt werden. Das bedeutet konkret:
Papierrechnungen: Papierbelege sind grundsätzlich in Papierform zu archivieren. Sie dürfen nur digital archiviert und anschließend vernichtet werden, wenn der Prozess der Verfahrensdokumentation nach GoBD entspricht und keine anderen Vorschriften dagegen sprechen.
Elektronische Belege: Ist die Rechnung auf elektronischem Wege entstanden (z. B. aus einer Rechnungssoftware), ist der zugrundeliegende Datensatz aufzubewahren.
PDF-Rechnungen: Digitale, bildhafte Dateiformate (z. B. PDF, TIF oder PNG) sind in ihrem Ursprungsformat zu archivieren. Die Aufbewahrung als Ausdruck in Papierform ist nicht zulässig.
Änderungen an den digitalen Dokumenten (z. B. durch Konvertierung oder Komprimierung) sind nur möglich, wenn keine inhaltlichen Änderungen erfolgen, und sie die Lesbarkeit sowie die maschinelle Auswertbarkeit nicht einschränken. Dabei muss jedoch immer auch das unbearbeitete Original erhalten bleiben.
Email-Rechnungen: Emails sind in ihrem ursprünglichen Format nur aufzubewahren, wenn sie Träger buchungsrelevanter Daten sind. Erfüllt eine Mail selbst nicht die Funktion eines Belegs und ist nur Transportmittel für einen Beleg im Anhang, ist sie nicht zwingend aufzubewahren.
Rechnungen zum Download
Die Rechnung muss im Download-Portal verfügbar sein.
Für die Optimierung der eigenen Prozesse empfiehlt es sich grundsätzlich, auf ein digitales Belegarchiv zu setzen. Aber: Vernichten Sie nicht Ihre Originale, außer Sie können alle Anforderungen an das “ersetzende Scannen” (s.u.) erfüllen.
Ersetzendes Scannen
Wenn Sie in der Buchhaltung ganz auf Papier verzichten möchten, kommt das sogenannte „ersetzende Scannen“ ins Spiel. Dabei werden Papierbelege eingescannt und digital gespeichert und dürfen hinterher vernichtet werden. Der Gesetzgeber stellt allerdings hohe Anforderungen an das ersetzende Scannen. Voraussetzung ist neben der Einhaltung der Prinzipien der Ordnungsmäßigkeit auch das Erstellen einer streng geregelten Verfahrensdokumentation.
Der Aufwand für die Erfüllung der Anforderungen überwiegt oft die Vorteile. Das ersetzende Scannen in Eigenverantwortung ist daher für die meisten kleinen Unternehmen (wie Einzelunternehmen oder kleine GmbHs) oft nicht praktikabel anwendbar.
Verfahrensdokumentation
Ziel der Verfahrensdokumentation nach GoBD ist es, die Nachvollziehbarkeit der digitalen Prozesse und Systeme durch einen fachkundigen Dritten zu gewährleisten. Sie regelt folgenden Erfordernisse:
- Allgemeine Beschreibung des gesamten digitalen Prozesses inkl. Entstehung der Information, Indizierung, Verarbeitung, Speicherung und der Absicherung gegen Verlust, Verfälschung und unautorisierte Änderung von Daten
- Änderungsprotokoll
- Organisationsanweisung zur Dokumentation des Digitalisierungsprozesses (Was und Wo wurde gescannt? Wer war beteiligt?)
- Anwenderdokumentation
- Nutzer und deren Zugriffsstatus
- Technische Systemdokumentation
- Aufbau, Beschreibung des IT-Systems
- Datensicherungskonzept
- Betriebsdokumentation
- Interne Kontrollsysteme
Fazit: Ergänzende Grundsätze für die Buchhaltung in Zeiten der Digitalisierung
Die GoBD sind die erweiterte Form der klassischen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Sie enthalten umfassende Regeln zur Verarbeitung und Aufbewahrung elektronischer Daten. Die GoBD sind damit ein weiteres grundlegendes Regelwerk für moderne Unternehmen, denn diese kommen ohne einen gewissen Grad an Digitalisierung heute nicht mehr aus. Wer sich nicht selbst um alle Details kümmern will, kann sich von einem externen Dienstleister unterstützen lassen. Professionelle Buchhaltungsprogramme übernehmen nicht nur die digitale Buchführung, sondern berücksichtigen auch alle Aspekte der GoBD-konformen Datenverarbeitung und -speicherung.
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