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Vorsteuer-Vergütungsverfahren | BuchhaltungsButler
Für Unternehmen besteht die Möglichkeit, sich im Ausland gezahlte Umsatzsteuer erstatten zu lassen. Dieser Artikel bietet einen Überblick über das Vorsteuer-Vergütungsverfahren, einschließlich seiner Bedeutung, den Voraussetzungen für die Inanspruchnahme und des Antragsprozesses.
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Was ist das Vorsteuer-Vergütungsverfahren?
Das Vorsteuer-Vergütungsverfahren ermöglicht es Unternehmen, sich Umsatzsteuer, die sie für Geschäftsausgaben im Ausland bezahlt haben, erstatten zu lassen. Um eine Rückerstattung zu erhalten, können Unternehmen einen Antrag über das Online-Portal des Bundeszentralamtes für Steuern (BOP) stellen. In diesem Zusammenhang sind die entsprechenden Belege für die getätigten Ausgaben vorzulegen.
Neben den EU-Mitgliedstaaten ist das so genannte Vorsteuer-Vergütungsverfahren auch in der Schweiz, Mazedonien, Liechtenstein, Norwegen, Island, Japan, Kanada und den USA möglich. Eventuelle Beschränkungen beim Vorsteuerabzug können in den verschiedenen Ländern variieren.
Voraussetzungen für die Inanspruchnahme
Die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme eines Vorsteuer-Vergütungsverfahrens variieren von Land zu Land. Allgemein müssen Unternehmen jedoch nachweisen, dass sie:
- zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Unternehmen mit steuerfreien Umsätzen sowie Kleinunternehmer sind nicht berechtigt.
- in dem Land, in dem sie die Rückerstattung beantragen, keine steuerpflichtigen Umsätze tätigen,
- die beanspruchten Waren und Dienstleistungen für geschäftliche Zwecke genutzt haben, und
- alle erforderlichen Dokumente, wie Rechnungen und Einfuhrdokumente, die die Umsatzsteuerzahlung belegen, vorlegen können.
Das Unternehmen muss sämtliche Erstattungsbeträge belegen können. I.d.R. können Kopien der Originale eingereicht werden.
Erstattungsfähige Kosten
Diese variieren zwischen den Ländern. Nicht für alle Ausgaben kann die Umsatzsteuer erstattet werden. Oft erstattungsfähig ist die USt. für z.B. Kraftstoff, Mietwagen, Maut, Tax, öffentliche Verkehrsmittel, Hotels, Bewirtung, Eintrittsgelder für Messen oder Ausstellungen, Ausgaben für Vergütungen und Repräsentationsaufwendungen usw.
Einen Überblick über die Voraussetzungen für das Vorsteuer-Vergütungsverfahren in den anderen EU-Mitgliedsstaaten finden Sie hier.
Fristen
Bis zum 30. September des Folgejahres haben Unternehmen Zeit, den Erstattungsantrag einzureichen. Zur Einhaltung der Frist genügt der Eingang beim BZSt.
Der Online-Antrag wird innerhalb von 15 Tagen vom BZSt bearbeitet und weitergeleitet. Alle Staaten der EU haben sich verpflichtet, die Umsatzsteuer innerhalb von 4 Monaten und 10 Tagen nach Eingang des Antrags (inkl. aller Nachweise) zu erstatten. Bei einer Überschreitung dieser Frist werden Zinsen fällig.
Erstattungszeitraum
Der Erstattungszeitraum darf nicht mehr als ein Kalenderjahr und nicht weniger als drei Kalendermonate betragen.
Mindesterstattungsbeträge
Ein Antrag auf Erstattung kann ab einem Betrag von mindestens 50€ (oder in Landeswährung umgerechneten Betrag) gestellt werden. Bei einem Erstattungszeitraum von mindestens drei Monaten darf der Erstattungsbetrag nicht unter 400€ (oder dem Gegenwert in der Landeswährung) liegen.
Schritte zur Umsatzsteuererstattung
- Melden Sie sich mit Ihren ElsterOnline-Zugangsdaten (Elster-Zertifikat und PIN) beim Bundeszentralamt für Steuern an.
Falls Sie noch keine Zugangsdaten haben, klicken Sie bitte hier und registrieren Sie sich bei ElsterOnline. - Gehen Sie auf „Formulare“ –> „Umsatzsteuer“ –> „Antrag auf Umsatzsteuervergütung inländischer Unternehmer im Ausland“. Für jedes Land ist ein eigener Antrag auszufüllen.
- Folgende Angaben müssen u.a. gemacht werden: Name und Anschrift des Rechnungsstellers, Rechnungsnummer, USt.-ID, Nettobetrag, Steuerbetrag.
Wichtig: Denken Sie schon während Ihrer Geschäftsreise an korrekte Belege als Nachweis für den Antrag.
Ausführlichere Informationen zu den einzelnen Ländern finden Sie direkt beim BZST.
Zusammenfassung
Das Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuer-Vergütungsverfahren bietet Unternehmen die Möglichkeit, im Ausland gezahlte Umsatzsteuer zurückzufordern. Durch die Einhaltung spezifischer Voraussetzungen und die sorgfältige Vorbereitung der erforderlichen Dokumentation können Unternehmen von diesem Verfahren profitieren und ihre finanzielle Belastung verringern. Inländische Unternehmen nutzen für die Antragstellung das BZStOnline-Portal (BOP).
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