Privatentnahmen & -einlagen richtig buchen: Wie das funktioniert und was zu beachten ist
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Privatentnahmen buchen | BuchhaltungsButler
Privatentnahmen sind bei vielen Unternehmern gang und gäbe. Denn: Für Einzelunternehmer und Freiberufler, die sich kein festes Gehalt auszahlen, sind sie ein wichtiges Instrument, um mit den Gewinnen ihres Geschäfts ihren Lebensunterhalt zu finanzieren. Wenn sie nicht korrekt dokumentiert und gebucht werden, können Privatentnahmen aber auch schnell das Finanzamt auf den Plan rufen. In diesem Beitrag erklären wir, was Sie bei Privatentnahmen beachten müssen und wie Sie diese korrekt buchen.
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Privatentnahmen und Privateinlagen einfach erklärt
Entnehmen Unternehmer Geld, Waren oder Leistungen für private Zwecke aus dem Unternehmensvermögen, handelt es sich dabei um Privatentnahmen. Der Gegenwert geht vom Betriebsvermögen ins Privatvermögen des Unternehmers über. Privatentnahmen reduzieren demzufolge das Eigenkapital des Unternehmens, haben aber in der Bilanz keinen Einfluss auf den Gewinn. Da Einzelunternehmer kein festes Gehalt haben, sind Privatentnahmen für sie praktisch die einzige Möglichkeit, auf die Unternehmensgewinne zuzugreifen.
Privateinlagen sind das Gegenstück zu Privatentnahmen. Unternehmer können nämlich auch eigene finanzielle Mittel oder Sachleistungen aus ihrem Privatvermögen in das Unternehmensvermögen einbringen. Dies erhöht das Eigenkapital und verbessert die Liquidität des Unternehmens. Gerade zu Beginn eines Unternehmens sind Privateinlagen oft unerlässlich, um das Unternehmen mit ausreichend Kapital auszustatten.
Das müssen Sie bei Privatentnahmen beachten
Privatentnahmen sind völlig legal und haben keine steuerlichen Vor- und Nachteile für das Unternehmen. Unternehmer müssen jedoch ein paar Voraussetzungen beachten:
- Nicht für Kapitalgesellschaften
Nicht jeder Unternehmer kann Vermögen aus seinem Betrieb entnehmen. Bei Unternehmen mit beschränkter Haftung sind Privatentnahmen nicht möglich. Nur Unternehmer, die mit ihrem privaten Vermögen für das Unternehmen haften – also Einzelunternehmer, Freiberufler, GbR-Gesellschafter oder Gesellschafter von OHGs und KGs sind zu Privatentnahmen berechtigt. - Keine Auswirkung auf den Gewinn
Der Gewinn des Unternehmens darf durch eine Privatentnahme nicht verändert werden. Diese darf also keinesfalls als Betriebsausgabe erfasst werden. Dadurch würde sich die steuerliche Bemessungsgrundlage verändern und der Unternehmer hätte die Möglichkeit, mit Privatentnahmen Steuern zu hinterziehen. Wenn Sie Privatentnahmen richtig buchen, bleiben Gewinn und Steuerlast unberührt und es gibt auch keine Probleme mit dem Finanzamt. - Korrekte Dokumentation
Die goldene Regel der Buchführung: Keine Buchung ohne Beleg. Das gilt besonders bei Privatentnahmen, bei denen es manchmal keine „offizielle” Quittung gibt. Dann ist ein sogenannter Eigenbeleg zu erstellen. Dabei gilt: Ein Beleg pro Entnahme mit Datum, Betrag, Ort, Name und Unterschrift. Er sollte den Verwendungszweck „Privatentnahme” enthalten.
Arten von Privatentnahmen
Unternehmer können ihrem Betrieb nicht nur Geldvermögen entnehmen. Auch Sachentnahmen für den Eigenverbrauch sind möglich. Die verschiedenen Formen von Entnahmen werden unterschiedlich bewertet und gebucht.
Fünf Arten der Privatentnahme:
Geldentnahme: Unternehmer nutzen das Bar- oder Kontovermögen des Betriebs für private Zwecke (Beispiel: Barentnahme aus der Kasse oder die Überweisung vom Unternehmenskonto)
Warenentnahme: Unternehmer entnehmen Waren aus dem Geschäft (Beispiel: Schuhhändler nimmt ein Paar Schuhe aus dem Lager für seinen Sohn mit nach Hause)
Entnahme von Erzeugnissen: Unternehmer entnehmen Waren, die im Betrieb hergestellt werden (Beispiel: Konditor schenkt seiner Ehefrau einen Geburtstagskuchen aus der eigenen Produktion)
Nutzungsentnahme: Unternehmer nutzt betriebliche Vermögensgegenstände privat (Beispiel: Firmenwagen oder Laptop werden privat genutzt)
Leistungsentnahme: Unternehmer entnimmt Leistungen, die sein Betrieb anbietet (Beispiel: Friseur lässt sich von einem Kollegen die Haare schneiden)
Privatentnahmen – in welcher Höhe?
Privatentnahmen sind grundsätzlich nur bei unbeschränkt haftenden Unternehmensformen möglich. Ihre Höhe kann allerdings begrenzt sein:
Für Einzelunternehmer wie Selbstständige, Freiberufler oder Gesellschafter einer GbR gibt es keine betragliche Begrenzung bei Privatentnahmen. Jedes Unternehmen bestimmt die Höhe selbst. Die Entnahmen sollten die Gewinne allerdings nicht übersteigen, sonst droht ein erhöhtes Insolvenzrisiko. Außerdem sollten Unternehmen genügend Liquidität auf dem Konto vorhalten, um vorübergehende Engpässe zu überstehen.
Auch die Gesellschafter von Personengesellschaften wie OHGs und KGs haften unbeschränkt. Privatentnahmen sind daher grundsätzlich möglich, allerdings an eine Obergrenze gebunden: Gesellschafter dürfen maximal 4% des Kapitals für private Zwecke entnehmen. Mehr ist nur mit Zustimmung der übrigen Gesellschafter möglich.
Gesellschafter von Kapitalgesellschaften mit beschränkter Haftung, also GmbHs, UGs und Aktiengesellschaften, sind nicht zu Privatentnahmen berechtigt.
Übersicht:
| Unternehmensform | Berechtigung zur Privatentnahme | Höhe der Privatentnahme |
| Einzelunternehmen | ja | keine Begrenzung |
| GbR | ja | keine Begrenzung |
| OHG | ja | 4% des Kapitals |
| KG | ja | 4% des Kapitals |
| GmbH | – | – |
| UG | – | – |
| AG | – | – |
Exkurs: Entnahmen von Gesellschaftern bei Kapitalgesellschaften
Im Gegensatz zu Einzelunternehmern erhalten Gesellschafter von Kapitalgesellschaften wie GmbHs und UGs jährliche Gewinnausschüttungen und ggf. ein Geschäftsführergehalt, mit denen sie ihren Lebensunterhalt finanzieren können. Für sie sind Privatentnahmen nicht erlaubt, auch wenn sie alleinige Gesellschafter des Unternehmens sind. Grund ist das Trennungsprinzip bei Kapitalgesellschaften, nach dem Unternehmensvermögen und privates Vermögen der Gesellschafter streng getrennt sind. Das stellt die Haftungsbeschränkung für die Gesellschafter sicher, hat andererseits jedoch zur Folge, dass das Betriebsvermögen für sie rechtlich gesehen ein fremdes Vermögen ist, über das sie nicht einfach verfügen dürfen.
Gesellschaftsrechtlich gesehen, dürfen sich Gesellschafter nur künftige Gewinnanteile oder Gehalt im Vorhinein auszahlen lassen. In der Praxis ist es allerdings durchaus üblich, dass Unternehmer private Auslagen mit der Firmenkreditkarte bezahlen oder der Versicherungsbeitrag vom GmbH-Konto bezahlt wird. Privat veranlasste Transaktionen zwischen Gesellschafter und Unternehmen können aber auch aus zivilrechtlichen Rechtsgründen wie einem Kauf- oder einem Darlehensvertrag entstehen.
Für die Abwicklung solcher Zahlungen finden sich in der Buchhaltung von Kapitalgesellschaften oft Gesellschafter-Verrechnungskonten. Ganz unproblematisch sind diese allerdings nicht. Grundsätzlich gilt: Wenn Gesellschaftern Mittel aus dem Betriebsvermögen zufließen, darf dies nicht auf Kosten des Unternehmensgewinns geschehen. Andernfalls kann das Finanzamt eine verdeckte Gewinnausschüttung annehmen, die zu Steuernachzahlungen oder Ermittlungen wegen Steuerhinterziehung führen kann. Zudem müssen Transaktionen im Vorhinein klar und eindeutig dokumentiert werden (schriftliche Vereinbarung mit Zahlungszeitpunkt, Kreditrahmen, Rückzahlungsmodalitäten, Sicherheiten und Zinssatz). Die Vereinbarungen müssen zu denselben Bedingungen wie mit Fremden getroffen werden.
Es gibt umfangreiche Rechtsprechungen zum Thema Gesellschafterkonten und verdeckte Gewinnausschüttungen. Klären Sie private Zahlungen an Gesellschafter immer vorab mit dem Steuerberater ab, selbst wenn es sich „nur” um Reisekostenvorschüsse handelt. Neben der Unternehmenssicht ist auch die steuerliche Behandlung des Einkommens des Gesellschafters zu beachten.
Steuern auf Privatentnahmen
Die steuerliche Behandlung von Privatentnahmen richtet sich nach deren Art. Während finanzielle Entnahmen grundsätzlich steuerfrei sind, muss auf Sachentnahmen Umsatzsteuer gezahlt werden.
Die Entnahme von Waren und Erzeugnissen ist zudem noch indirekt steuerlich betroffen. Der Vorgang stellt einen fiktiven Verkauf an den Unternehmer dar, welcher zur Aufdeckung stiller Reserven führt. Eine stille Reserve ist die Differenz zwischen Buchwert und aktuellem Marktwert (steuerlicher Teilwert) des Vermögenswertes. Bei Entnahme erhöht sie den zu versteuernden Gewinn des Unternehmens.
Wichtig: Seitens des Unternehmers führen Privatentnahmen zu einer Erhöhung des Privatvermögens und sind mit der privaten Einkommensteuer zu versteuern.
Für Unternehmer kann es sinnvoll sein, Gewinne im Unternehmen zu belassen. Bei bilanzierenden Unternehmen gilt für nicht entnommene Gewinne ein ermäßigter Steuersatz von 28,75%. Für den entnommenen Gewinn kommt dagegen der persönliche Steuersatz des Gesellschafters – bis zum Höchststeuersatz von 45% – zum Tragen.
Privatentnahmen buchen
Beim Buchen von Privatentnahmen kommt es vor allem darauf an,
- sie mit dem korrekten Wert anzusetzen und
- auf die richtigen Konten zu buchen.
Bewertung
Während der Wert von Geldentnahmen eindeutig ist, stellt sich bei Sachentnahmen die Frage, mit welchem Wert sie anzusetzen sind. Dies ist je nach Art der Entnahme anders:
Warenentnahme: Die Entnahme eingekaufter Waren ist mit den Anschaffungskosten, also dem Einkaufswert, anzusetzen. Hat sich der Wert im Laufe der Zeit verändert, gilt der Wiederbeschaffungswert.
Erzeugnisentnahme: Selbst hergestellte Waren sind bei Entnahme mit ihren Herstellungskosten anzusetzen.
Leistungsentnahme: Der Wert entnommener Dienstleistungen ergibt sich aus dem Stundenlohn einschließlich der Lohnnebenkosten.
Nutzungsentnahme: Bei der Nutzungsentnahme sind die tatsächlichen Selbstkosten, die durch die Nutzung entstanden sind, anzusetzen. In der Praxis werden diese über den Nutzungsanteil berechnet.
Für die private Nutzung von Pkws sieht die Steuergesetzgebung spezielle Bewertungsmethoden vor. Wird das Fahrzeug zu weniger als 50% geschäftlich genutzt, kann der private Nutzungsanteil entweder mit einem Fahrtenbuch nachgewiesen oder pauschal mit der 1%-Regelung versteuert werden.
Konten (SKR03)
Privateinlagen und -entnahmen werden auf einem Unterkonto des Eigenkapitalkontos verbucht
Geld- und Sacheinlagen erhöhen das Eigenkapital. Sie werden auf dem Konto „Privateinlagen” im Haben (1890, SKR03) gebucht. Entnahmen reduzieren das Eigenkapital. Geldentnahmen werden über das Konto „Privatentnahmen” (1800, SKR03), Sachentnahmen als „unentgeltliche Wertabgaben” (1880, SKR03) im Soll gebucht. Als Gegenkonto kommen je nach Art der Sachentnahme entweder das Kassen- oder Bankkonto bei finanziellen Transaktionen oder ein spezielles GuV-Konto zum Einsatz.
Die wichtigsten Konten für die Buchung von Sachentnahmen:
Entnahme von Waren und Erzeugnissen
„Entnahme durch den Unternehmer für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19% USt” (8910, SKR03)
„Entnahme durch den Unternehmer für Zwecke außerhalb des Unternehmens (Waren) 7% USt” (8915, SKR03)
Nutzungsentnahme
„Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19% USt” (8920, SKR03)
„Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 7% USt” (8930, SKR03)
Leistungsentnahme
„Unentgeltliche Erbringung einer sonstigen Leistung 19% USt”, (8925, SKR03)
„Unentgeltliche Erbringung einer sonstigen Leistung 7% USt” (8932, SKR03)
Sachentnahmen können als Aufmerksamkeiten bis zu einem bestimmten Betrag von der Umsatzsteuer befreit sein. In diesen Fällen sind die entsprechenden Unterkonten ohne Umsatzsteuer anzusprechen.
Geldeinlagen und -entnahmen buchen
Eine finanzielle Entnahme ist unkompliziert berechnet. Je nachdem, ob bar entnommen oder vom Konto überwiesen wird, bucht man den Betrag über die Kasse oder Bank. Umsatzsteuer kommt nicht zum Tragen.
Buchungsbeispiel: Ein Einzelunternehmer entnimmt dem Betriebsvermögen 1.000€ bar und leistet eine Monat später per Überweisung eine Einlage über 1.200€. Das Eigenkapital erhöht sich dadurch um 200€.
| s | 1800; Privatentnahme | 1.000€ |
| h | 1200; Bank | 1.000€ |
| s | 1200; Bank | 1.200€ |
| h | 1890; Privateinlage | 1.200€ |
Sacheinlagen buchen
Sacheinlagen erhöhen neben dem Eigenkapital das entsprechende Sachkonto im Anlagevermögen. Als Betrag wird der Wert gebucht, den das Wirtschaftsgut aus betriebswirtschaftlicher Sicht hat, also der Einkaufspreis abzüglich der AfA-Abschreibungen.
Buchungsbeispiel: Ein Einzelunternehmer bringt seinen bisher privat genutzten Aktenschrank in das Unternehmen ein. Diesen hat er vor genau zwei Jahren für 1.950€ gekauft. Abzüglich der jährlichen Abschreibungen (1.950€ / 13 Jahre x 2) ergibt sich ein Wert von 1.650€.
| s | 420; Büroausstattung | 1.650€ |
| h | 1890; Privateinlage | 1.650€ |
Sachentnahmen buchen
Sachentnahmen, die Unternehmer zu privaten Zwecken tätigen, werden auch als Eigenverbrauch bezeichnet. Betriebswirtschaftlich sind sie „unentgeltliche Wertabgaben”. Dementsprechend werden sie nicht über das Konto Privatentnahmen, sondern das GuV-Konto „unentgeltliche Wertabgabe” gebucht. Sachentnahmen unterliegen vollständig der Umsatzsteuer.
Entnahmen von Waren und Erzeugnissen buchen
Buchungsbeispiel: Ein Unternehmer entnimmt aus seinem Lager ein Paar Schuhe für seinen Sohn. Die Ware hat er einen Tag zuvor zum Wert von 80€ eingekauft. Die Entnahme kann zum Einkaufspreis bewertet werden und unterliegt vollständig der Umsatzsteuerpflicht.
| s | 1880; Unentgeltliche Wertabgaben | 95,20€ | |
| h | 8910; Entn. durch Unternehmer für Zwecke auß. Unternehmen (Waren) | 19% USt. | 95,20€* |
Nutzungsentnahmen buchen
Buchungsbeispiel: Ein Unternehmer nutzt das Betriebsfahrzeug auch privat und greift auf die 1-%-Methode zurück. Der Listenpreis beträgt 40.000€, wovon er 1% als Entnahme ansetzen muss (400€). Von diesem Betrag sind 20% pauschal umsatzsteuerfrei (80€) und 80% umsatzsteuerpflichtig (320€ + 60,80€ USt.) zu buchen.
| s | 1880; Unentgeltliche Wertabgaben | 460,80€ | |
| h | 8921; Verw. von Gegenst. durch Untern. für Zwecke auß. UNs | 19% USt. | 380,80€ |
| h | 8921; Verw. von Gegenst. durch Untern. für Zwecke auß. UNs (Fahrzeuge) o. USt. | 80€ |
Leistungsentnahmen buchen
Buchungsbeispiel: Ein Gartenbau-Unternehmer lässt von einem Mitarbeiter die Hecke auf seinem Privatgrundstück schneiden. Der Tageslohn inkl. Lohnnebenkosten beträgt 130€. Auf diesen Betrag werden 19% Umsatzsteuer fällig.
| s | 1880; Unentgeltliche Wertabgaben | 154,70€ | |
| h | 8910; Unentgeltliche Erbringung einer sonstigen Leistung 19% USt. | 19% USt. | 154,70€ |
Fazit: Keine Angst vor Privateinlagen und -entnahmen
Privatentnahmen werden oft als komplexes Thema wahrgenommen, das müssen sie aber nicht. Wer sich an die Rahmenbedingungen hält und die Zahlungen korrekt dokumentiert und bucht, braucht das Finanzamt nicht zu fürchten. Aus steuerlicher Sicht ist das Thema allerdings nicht ganz trivial. Im Hinblick auf mögliche Fallstricke und Gestaltungsmöglichkeiten lohnt es sich, Privatentnahmen vorab mit dem Steuerberater zu besprechen.
Alle Angaben ohne Gewähr.
FAQs
Was sind Privatentnahmen?
Von einer Privatentnahme spricht man, wenn Unternehmer Geld, Waren oder Leistungen für private Zwecke aus dem Unternehmensvermögen entnehmen. Sie verändern das Eigenkapital des Unternehmens, dürfen aber den Gewinn nicht beeinflussen. Man unterscheidet zwischen der Entnahme von Geldwerten, Waren und Erzeugnissen sowie der privaten Nutzung von Betriebsvermögen und Leistungen.
Was sind Privateinlagen?
Privateinlagen sind das Gegenstück zu Privatentnahmen, wenn Unternehmer eigene finanzielle Mittel oder Sachleistungen aus ihrem Privatvermögen in das Unternehmensvermögen einbringen. Dadurch erhöhen sich Eigenkapital und Liquidität des Unternehmens. Der Gewinn bleibt von einer Privateinlage unberührt.
Wie buche ich Privatentnahmen bei einer GmbH?
Gesellschafter sind wegen des Trennungsprinzips grundsätzlich nicht zu Privatentnahmen berechtigt. Sie können sich aber Vorschüsse auf ihren Gewinn oder das Gehalt zahlen lassen. Gebucht wird über ein separates Gesellschafter-Konto. Wichtig ist, dass solche Transaktionen im Vorfeld vereinbart und dokumentiert werden, damit es nicht zu einer verdeckten Gewinnausschüttung kommt.
Wie werden Privatentnahmen versteuert?
Privatentnahmen unterliegen der Umsatzsteuer, sofern es sich nicht um finanzielle Entnahmen handelt. Auf den Wert der Entnahme von Gegenständen sowie die private Nutzung von Betriebsvermögen und Leistungen wird Umsatzsteuer fällig. Außerdem muss der Unternehmer auf privater Ebene Einkommensteuer auf die Privatentnahme zahlen.
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