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Betriebs- und Geschäftsausstattung (BGA) buchen | BuchhaltungsButler
Ob Schreibtische, Computer oder Maschinen – Betriebs- und Geschäftsausstattung (BGA) spielt eine zentrale Rolle in jedem Unternehmen. Bei der Anschaffung neuer Geräte oder Möbel stellt sich oft die Frage, wie diese in der Buchhaltung zu erfassen sind. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Betriebs- und Geschäftsausstattung bewerten, sie richtig buchen und welche Besonderheiten dabei zu beachten sind.
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Definition: Was ist Betriebs- und Geschäftsausstattung?
Die Betriebs- und Geschäftsausstattung (kurz BGA oder BuGA) ist das Sachvermögen eines Unternehmens, das betriebswirtschaftlich zum Anlagevermögen gehört. Zur BGA zählen alle Vermögenswerte, die zur Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des Betriebs benötigt, aber nicht direkt in der Produktion eingesetzt werden (z. B. Maschinen).
Die BGA lässt sich in zwei Kategorien einteilen: Betriebsausstattung und Geschäftsausstattung. In der Bilanz werden beide zu einem Punkt zusammengefasst und erscheinen auf der Aktivseite als „andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung”.
Zur Betriebsausstattung zählen Vermögenswerte, die in der Fertigung, also beispielsweise für Produktion, Logistik und Arbeitsschutz, eingesetzt werden. Sie dienen dem ursprünglichen Unternehmenszweck. Typische Beispiele für die Betriebsausstattung sind
- Werkzeuge,
- Einrichtungsgegenstände für Produktionsbetrieb,
- Lager,
- Ausstattung der Kantine,
- Schutzeinrichtungen,
- Forschungseinrichtungen oder der
- Fuhrpark.
Die Geschäftsausstattung kommt im kaufmännischen Bereich, also in der Verwaltung, Administration und Vertrieb zum Einsatz. Dazu zählen beispielsweise
- die Ausstattung von Büro- und Geschäftsräumen,
- Schaufensterdekorationen und Messestände oder
- Kopierer, Drucker und PCs.
Auch feste Einbauten bei eigenen oder gemieteten Immobilien können unter Umständen zur Betriebs- und Geschäftsausstattung zählen. Nämlich dann, wenn sie einem vorübergehenden Zweck dienen und als bewegliches Wirtschaftsgut später anderswo wiederverwendet werden können.
Aktivierung in der Bilanz
Bilanzieren dürfen Sie BGA nur, wenn diese zum Betriebsvermögen gehört. Dies ist der Fall, wenn die Vermögensgegenstände mehr als 50% betrieblich genutzt werden. Einige Vermögensgegenstände – dazu gehört typischerweise auch der Firmenwagen – werden oft privat genutzt. Bei einer privaten Nutzung zwischen 50% und 90% (gewillkürtes Betriebsvermögen) haben Unternehmer das Wahlrecht, ob sie den Gegenstand als Betriebs- oder Privatvermögen behandeln. Beträgt die private Nutzung mehr als 90%, darf nicht bilanziert werden.
Die Aktivierung erfolgt zu dem Zeitpunkt, an dem das Unternehmen das wirtschaftliche Eigentum am Vermögensgegenstand erwirbt. In der Regel buchen Sie BGA also bei Kauf. Im Falle eines Eigentumsvorbehaltes geht der Besitz jedoch erst bei vollständiger Bezahlung auf den Käufer über und darf auch erst dann erfasst werden.
Die BGA wird mit den Anschaffungskosten in der Bilanz angesetzt. Dazu gehören alle Aufwendungen, die nötig sind, um einen Gegenstand zu erwerben und in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Es dürfen allerdings nur Kosten berücksichtigt werden, die dem Vermögensgegenstand einzeln zugeordnet werden können. Also beispielsweise die Installation eines PCs oder die Versandkosten für einen Bürotisch. Selbst erstellte BGA wird zu den Herstellungskosten angesetzt.
Mögliche Bestandteile der Anschaffungskosten für BGA:
- Nettokaufpreis
- Anschaffungsnebenkosten
- Nachträgliche Anschaffungskosten wie Skonti und Rabatte
- Anschaffungspreisminderungen
Nicht zu den Anschaffungskosten von BGA zählt die Umsatzsteuer. Auch Finanzierungskosten und Zinsen dürfen nicht aktiviert werden.
Sind Unternehmer nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt (z. B. Kleinunternehmer nach § 19 UStG) dürfen sie die Umsatzsteuer zu den Anschaffungskosten hinzurechnen.
Besonderheiten bei der Bewertung
Bestimmte Vermögensgegenstände der Betriebs- und Geschäftsausstattung werden in einem vereinfachten Verfahren, dem sogenannten Festwertverfahren, bewertet. Dazu gehören beispielsweise Werkzeuge, Wäsche und Geschirr, Flaschen, Gerätschaften sowie Gerüst- und Schalungsteile.
Diese Vermögensgegenstände werden nicht einzeln bewertet, sondern zu einem Gesamtbestand zusammengefasst. Hintergrund ist die Annahme, dass sich unterjährige Zu- und Abgänge theoretisch ausgleichen. In der Bilanz können Bestand und Wert dieser Position über mehrere Jahre konstant bleiben. Ein solcher Festbestand muss also weder regelmäßig inventarisiert noch abgeschrieben werden.
Abschreibungen auf BGA
Betriebs- und Geschäftsausstattung mit einem Wert von mehr als 1.000€ ist in der Handelsbilanz gemäß der AfA-Tabelle, planmäßig über die Nutzungsdauer, abzuschreiben. Als Abschreibungsmethoden kommen die lineare, die degressive oder die Leistungsabschreibung zum Einsatz. Die Leistungsabschreibung ist nur bei Wirtschaftsgütern sinnvoll, deren Abnutzung stark von ihrer Nutzung abhängt (z. B. Fahrzeuge abhängig von der Kilometerleistung).
Für Wirtschaftsgüter mit einem Wert zwischen 250€ und 1.000€ kommt die Abschreibung als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) bzw. als Sammelposten in Frage: Als GWG gelten bewegliche, abnutzbare und selbstständig nutzbare Gegenstände, sie dürfen vollständig im Anschaffungsjahr abgeschrieben werden. Alternativ können Unternehmen Vermögensgegenstände im Wert von 250€ bis 1.000€ ihrer BGA als Sammelposten zusammenfassen und jährlich 20% auf ihren Gesamtwert abschreiben.
BGA gehört zum abnutzbaren Sachanlagevermögen, deren Wertverlust betriebswirtschaftlich abzuschreiben ist. Welche Abschreibungsmethode zum Einsatz kommt, richtet sich nach Art und Wert des jeweiligen Wirtschaftsgutes.
Gegenstände der BGA mit einem Wert unter 250€ gehören betriebswirtschaftlich nicht zum Anlagevermögen. Sie müssen bei Anschaffung sofort als Betriebsausgabe gebucht werden (Sofortabschreibung).
Neben der planmäßigen Abschreibung kommt auch bei BGA-Vermögen die außerplanmäßige Abschreibung zum Einsatz, wenn eine dauernde Wertminderung eingetreten ist.
Beachten Sie, dass steuerrechtlich andere Anforderungen an die Abschreibung gelten können. Die degressive Abschreibung ist beispielsweise nur bei beweglichen Anlagegegenständen zulässig. Für digitale Wirtschaftsgüter gibt es seit 2021 ein steuerliches Abschreibungswahlrecht: Sie dürfen in der Steuerbilanz noch im Anschaffungsjahr komplett abgeschrieben werden.
Sonderabschreibung für kleinere Unternehmen
Unternehmen, die die Gewinngrenze von 200.000€ (Vorjahr) nicht überschreiten, haben die Möglichkeit, zusätzlich eine Sonderabschreibung auf angeschafftes Betriebsvermögen geltend zu machen. Voraussetzung: Der Gegenstand muss im Jahr der Anschaffung und dem darauffolgenden Jahr in einer inländischen Betriebsstätte verbleiben und darf nicht mehr als 10% privat genutzt werden.
Die Abschreibung in Höhe von 40% kann beliebig auf das Anschaffungsjahr und die folgenden vier Jahre verteilt werden. Damit bietet der Staat eine Möglichkeit zur Steuerersparnis, die Unternehmen individuell auf ihre Bedürfnisse anpassen können.
Betriebs- und Geschäftsausstattung buchen (SKR03)
Es gibt verschiedene Konten, um Betriebs- und Geschäftsausstattung bilanziell zu erfassen. Auf ihnen werden Zugänge, Abgänge und Wertminderungen von Vermögenswerten gebucht. Zu den BGA-Konten gehören:
- Betriebsausstattung, Konto 400 (SKR03)
- Geschäftsausstattung, Konto 410 (SKR03)
- Pkw, Konto 320 (SKR03)
- Büroeinrichtung, Konto 420 (SKR03)
- Werkzeuge, Konto 440 (SKR03)
Buchungsbeispiel: Anschaffung von BGA
Ein Unternehmen schafft einen neuen Kopierer an. Inklusive Anlieferung und Installation stellt der Lieferant 1.300€ netto in Rechnung.
| s | 420; Büroeinrichtung | 19% VSt. | 1.547€* |
| h | 1200; Bank | 1.547€ |
Buchungsbeispiel: BGA abschreiben
Der Wertverlust des Kopierers wird in den Folgejahren als Abschreibung erfasst. Bei einer Abschreibungsdauer von 13 Jahren für Büroeinrichtung ergibt sich ein jährlicher Betrag von 100€ für die lineare Abschreibung. Die Abschreibung im ersten Jahr beläuft sich zeitanteilig auf 75€ (100€ * 9 Monate / 12).
| s | 4820; Abschreibungen auf Sachanlagen | 75€ |
| h | 420; Büroeinrichtung | 75€ |
Die Abschreibung als GWG erfolgt auf Konto 480 (SKR03), als Sammelposten auf Konto 675 (SKR03).
Buchungsbeispiel: Verkauf von BGA
Das Unternehmen entscheidet sich nach 3 Jahren, den Kopierer zum Buchwertpreis von 925€ zu veräußern. Der Verkauf erfolgt am 1. Januar des Geschäftsjahres, sodass keine zeitanteilige Abschreibung nötig ist.
| s | 1200; Bank | 1.100,75€ | |
| h | 420; Büroeinrichtung | 19% USt. | 1.100,75€* |
Fazit: BGA buchen und steuerlich absetzen
Die Anschaffung von Betriebs- und Geschäftsausstattung ist für ein funktionierendes Unternehmen unerlässlich. Das Gute für Unternehmer: Die Ausgaben mindern den Gewinn des Unternehmens und führen zu einer steuerlichen Entlastung. Diese können entweder als Betriebsausgaben abgesetzt oder die Wertminderung über regelmäßige Abschreibungen geltend gemacht werden. Zusätzlich können Unternehmer die Vorsteuer geltend machen und dadurch ihre Umsatzsteuerlast mindern.
Alle Angaben ohne Gewähr.
FAQs
Was ist BGA?
Die Betriebs- und Geschäftsausstattung (kurz BGA oder BuGA) gehört zum Anlagevermögen eines Unternehmens und erscheint auf der Aktivseite der Bilanz. Dazu zählen alle Vermögenswerte, die zur Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des Betriebs benötigt, aber nicht direkt in der Produktion eingesetzt werden. Typische Beispiele sind Büromöbel, Firmenwagen oder Werkzeuge.
Was gehört zur Betriebs- & Geschäftsausstattung?
BGA sind die Vermögenswerte eines Unternehmens, die zur Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des Betriebs dienen, sofern sie nicht direkt in der Produktion eingesetzt werden. Dazu gehören beispielsweise die Ausstattung von Büro- und Geschäftsräumen, der Fuhrpark, Werkzeuge oder Arbeitsschutzeinrichtungen. Im engeren Sinne lassen sich BGA noch einmal in Betriebsausstattung (dient dem ursprünglichen Unternehmenszweck) und Geschäftsausstattung (dient dem kaufmännischen Betrieb) unterscheiden.
Wie buche ich BGA?
Es gibt verschiedene Konten für Vermögensgegenstände der BGA: Betriebsausstattung (400, SKR03), Geschäftsausstattung (410, SKR03) sowie spezifische Unterkonten wie Büroeinrichtung (420, SKR03) oder Pkw (320, SKR03). Hier werden Zugänge, Abgänge und Abschreibungen gebucht. BGA dürfen jedoch nur aktiviert werden, wenn sie betrieblich, also zu mehr als 50% für Unternehmenszwecke, genutzt werden. Bei gemischt genutzten Gegenständen gilt ein Wahlrecht (gewillkürtes Betriebsvermögen).
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