Urlaubsabgeltung: Was Sie über Auszahlung und Berechnung von Resturlaub wissen müssen
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Urlaubsabgeltung berechnen | BuchhaltungsButler
Wenn am Jahresende noch Urlaub übrig ist, kommen viele Arbeitnehmer auf die Idee, sich ihre Urlaubstage in Geld auszahlen zu lassen. Geld statt Erholung klingt für viele verlockend – aber ganz so einfach ist das nicht. Die Urlaubsabgeltung ist nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Wann sie zu zahlen ist, welche gesetzlichen Rahmenbedingungen gelten und wie sich der Auszahlungsanspruch berechnet, erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Definition Urlaubsabgeltung
Von Urlaubsabgeltung spricht man, wenn Arbeitgeber ihren Beschäftigten nicht genommene Urlaubstage in Geld auszahlen. Rechtlich ist dies nicht so einfach, da der Gesetzgeber beim Urlaub die Erholung über finanzielle Leistungen stellt. Arbeitnehmer haben also nicht nur ein Recht auf Urlaub, sondern auch die Pflicht, ihren Urlaub zur Erholung zu nutzen. Eine Auszahlung von Urlaubstagen ist deswegen nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen möglich.
Der Begriff „Urlaubsabgeltung” ist nicht zu verwechseln mit dem „Urlaubsentgelt” (Lohn- und Gehaltsfortzahlung während des Urlaubs) und dem „Urlaubsgeld” (betriebliche Sonderzahlung über den vertraglich vereinbarten Lohn hinaus).
Das sagt das Bundesurlaubsgesetz
Das Bundesurlaubsgesetz regelt nicht nur, wie viel Anspruch auf Erholungsurlaub Arbeitnehmer haben. Es enthält auch konkrete Regelungen zu Zeitpunkt, Übertragbarkeit und Abgeltung des Urlaubs.
Grundsätzlich muss der gesetzlich gewährte oder vertraglich vereinbarte Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Da dies in der Praxis nicht immer möglich ist, wurden für bestimmte Fälle Ausnahmeregelungen geschaffen. Wenn Arbeitnehmer ihren Urlaub aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht im laufenden Kalenderjahr nehmen können, dürfen Sie diesen ins Folgejahr übertragen. Eine Auszahlung der Urlaubstage sieht das Gesetz allerdings nicht vor.
Die Abgeltung von Urlaubstagen in Form einer Geldzahlung ist nach § 7 Abs. 4 BUrlG nur zulässig, wenn der Urlaub wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht oder nur teilweise gewährt werden kann. Dabei ist es unerheblich, von wem oder auf welche Weise das Arbeitsverhältnis endet. Urlaubstage sind also sowohl im Falle einer ordentlichen, einer außerordentlichen Kündigung und auch in anderen Fällen zu gewähren oder abzugelten.
Voraussetzungen für die Auszahlung von Urlaubstagen
Eine Urlaubsabgeltung ist nur im Falle einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses möglich. Für die Auszahlung müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:
Fristen für den Urlaubsanspruch
Es mag lapidar klingen, aber eine Auszahlung des Urlaubsanspruchs ist nur dann möglich, wenn überhaupt ein Urlaubsanspruch besteht. Es gibt bestimmte gesetzliche Fristen, nach denen der Urlaubsanspruch erlischt, wenn er nicht genommen wurde.
Der Jahresurlaub ist grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer nichts anderes vereinbaren, verfallen die nicht genommenen Urlaubstage zum 31. Dezember des jeweiligen Jahres. Damit erlischt auch der Abgeltungsanspruch.
In der Praxis ist oft eine Übertragung von Urlaubstagen ins Folgejahr üblich. Rechtlich darf eine Übertragung von Resturlaub nur aus „dringenden betrieblichen oder in der Person des Arbeitnehmers liegenden Gründen” (§ 7 Abs. 3 Satz 2) erfolgen. Dieser muss dann in den ersten drei Monaten des nächsten Jahres genommen werden. Zum 31. März erlischt der Urlaubsanspruch dann endgültig.
Darüber hinaus gibt es Sonderregelungen, zum Beispiel bei längerer Krankheit. In diesem Fall bleibt der Urlaubsanspruch erst einmal unberührt. Nach einer gewissen Zeit verfallen Urlaubs- und Abgeltungsanspruch aber doch: Nämlich, wenn der Urlaub 15 Monate nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem er entstanden ist, nicht genommen wurde.
Auch wenn die Übertragung von Urlaubstagen in der Praxis oft unkompliziert gehandhabt wird, sollten Arbeitnehmer eine schriftliche Vereinbarung treffen. Aus juristischer Sicht verfallen die Urlaubstage nämlich ohne entsprechenden Nachweis am 31. Dezember.
Erholung geht vor Geldzahlung
In Sachen Urlaub hat die Erholung immer Vorrang vor der Abgeltung in Form einer Geldzahlung. Denn der gesetzliche Urlaub wurde geschaffen, um die Gesundheit und das Wohl der Arbeitnehmer zu unterstützen. Wenn die Auszahlung wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Betracht kommt, müssen Arbeitnehmer dennoch zuerst versuchen, ihre Urlaubstage zu nehmen. Nur wenn dies nicht möglich ist, gilt der Auszahlungsanspruch als gerechtfertigt.
Eine Auszahlung ist beispielsweise möglich, wenn der Arbeitgeber den beantragten Urlaub in der Zeit bis zur Kündigung nicht genehmigt oder die Zeit zwischen Kündigung und tatsächlicher Beendigung der Arbeit (außerordentliche Kündigung, Aufhebungsvertrag, Freistellung) nicht mehr ausreicht, um den Urlaub zu nehmen.
Die Auszahlung von Urlaubsansprüchen im Falle einer Freistellung kann besonders knifflig sein: Bei widerruflichen Freistellungen bleibt der Urlaubsanspruch bestehen, während er bei einer unwiderruflichen Freistellung als gewährt gilt. Lassen Sie sich zu diesem Thema am besten anwaltlich beraten.
Fälligkeit und Verjährung
Ansprüche auf eine Urlaubsabgeltung werden grundsätzlich mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses fällig. Sie werden deswegen in der Regel mit dem letzten Gehalt ausbezahlt.
Arbeitnehmer können ihre Ansprüche aber auch noch danach geltend machen. Die Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem der Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt.
Diese Ansprüche können jedoch verfallen, wenn im Arbeitsvertrag diesbezügliche Ausschlussfristen vereinbart wurden (vgl. BAG-Urteil v. 24. Mai 2022, 9 AZR 461/21).
Die Urlaubsabgeltung zählt zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Einkommen. Bei der Auszahlung werden entsprechend Lohn- und ggf. Kirchensteuer sowie die Beiträge zur Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung abgezogen.
Berechnung der Urlaubsabgeltung
Um die Urlaubsabgeltung zu berechnen, müssen die offenen Urlaubstage in Geld umgerechnet werden. Dabei gelten die gleichen Berechnungsgrundlagen wie für das Urlaubsentgelt, also den gesetzlichen Anspruch des Arbeitnehmers auf Fortzahlung des Arbeitsentgelts während des Urlaubs.
Grundlage für die Berechnung der Urlaubsabgeltung ist der durchschnittliche Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Bei der Berechnung sind das regelmäßige Arbeitsentgelt und bestimmte variable Vergütungsbestandteile zu berücksichtigen.
Anrechnungsfähige Entgeltbestandteile
Neben dem regelmäßigen Arbeitslohn sind auch variable Bezüge wie
- Zulagen im Zusammenhang mit der Arbeitsleistung (z. B. Gefahren-, Nacht- oder Bereitschaftszulage),
- Akkordlohn,
- Provisionen,
- Verkaufs- und Inkassoprämien sowie
- Sachbezüge (Verpflegung, Unterkunft, Benzingutscheine)
bei der Berechnung des Gesamtlohns für die Urlaubsabgeltung zu berücksichtigen.
Nicht anrechnungsfähig sind dagegen
- Einmalleistungen (Weihnachtsgeld, 13. Monatsgehalt)
- Umsatz- und Gewinnbeteiligungen
- Vermögenswirksame Leistungen
- Ersatz von Aufwendungen
- Trinkgelder und
- Überstundenvergütung.
Auch Verdienstkürzungen im Betrachtungszeitraum (z. B. Kurzarbeit, unverschuldete Arbeitsausfälle oder Krankheit) bleiben bei der Berechnung außen vor.
Berechnungsschema
Um die Urlaubsabgeltung zu berechnen, wird zuerst der Wochenlohn auf Basis des letzten Quartals ermittelt. Da ein Quartal rechnerisch 13 Wochen hat, ergibt sich dieser aus dem Monatsgehalt multipliziert mit drei Monaten, geteilt durch 13 Wochen:
Wert der Arbeitswoche = Monatsgehalt x 3 Monate / 13 Wochen
Der Wert eines einzelnen Arbeits- bzw. Urlaubstages hängt davon ab, wie viele Tage pro Woche der Arbeitnehmer arbeitet. Der Wochenlohn ist entsprechend durch die Anzahl der Wochenarbeitstage zu teilen.
Wert eines Urlaubstages = Wochenlohn / Anzahl der Wochenarbeitstage
Um die Urlaubsabgeltung zu berechnen, muss der Wert nun noch mit der Anzahl der verbleibenden Urlaubstage multipliziert werden.
Berechnung bei Teilzeitkräften
Für Arbeitnehmer, die weniger Arbeitsstunden leisten als Vollzeitkräfte, lässt sich die Urlaubsabgeltung nach dem gleichen Schema wie oben ermitteln. Ausschlaggebend bei der Urlaubsabgeltung bei Teilzeitkräften ist, an wie vielen Tagen sie pro Woche arbeiten – unabhängig von der geleisteten Stundenanzahl.
Formeln
Die allgemeine Formel für die Berechnung der Urlaubsabgeltung lautet wie folgt:
Auszahlung Urlaubstage =
Monatsgehalt * 3
_________________________________
13 * Anzahl Wochenarbeitstage
* Anzahl der Urlaubstage
Je nach Wochenarbeitszeit lässt sich die Urlaubsabgeltung noch einfacher berechnen. Bei Vollzeit-Arbeitnehmern können Sie den Wert eines Arbeitstages beispielsweise berechnen, indem Sie das Quartalsgehalt durch den Wert 65 (13 Wochen * 5 Arbeitstage) teilen. Daraus ergeben sich folgende Berechnungsformeln:
Urlaubsabgeltung bei 6-Tage-Woche:
Gesamtvergütung Quartal / 78 * Anzahl der Urlaubstage
Urlaubsabgeltung bei 5-Tage-Woche:
Gesamtvergütung Quartal / 65 * Anzahl der Urlaubstage
Urlaubsabgeltung bei 4-Tage-Woche:
Gesamtvergütung Quartal / 52 * Anzahl der Urlaubstage
Urlaubsabgeltung bei 3-Tage-Woche:
Gesamtvergütung Quartal / 39 * Anzahl der Urlaubstage
Urlaubsabgeltung bei 2-Tage-Woche:
Gesamtvergütung Quartal / 26 * Anzahl der Urlaubstage
Urlaubsabgeltung bei 1-Tage-Woche:
Gesamtvergütung Quartal / 13 * Anzahl der Urlaubstage
Fazit: Urlaubsabgeltung – ein Recht für Arbeitnehmer
Arbeitnehmer haben einen gesetzlichen Anspruch auf die Abgeltung ihres Resturlaubs, wenn Sie diesen wegen der Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses nicht in Anspruch nehmen können. Jeder Urlaubstag hat den Wert eines Arbeitstages und wird auf Grundlage der Vergütung der letzten drei Monate berechnet. Dabei ist nicht nur der regelmäßige Arbeitslohn zu berücksichtigen, sondern auch bestimmte variable Entgeltbestandteile. Die Auszahlung erfolgt in der Regel mit dem letzten Gehalt. Da der Anspruch jedoch erst nach drei Jahren verjährt, ist die Auszahlung auch später noch möglich.
Alle Angaben ohne Gewähr
FAQs
Wie rechnet man die Urlaubsabgeltung aus?
Die Höhe der Urlaubsabgeltung richtet sich nach dem Gehalt der letzten drei Monate vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Das Quartalsgehalt geteilt durch 13 Wochen ergibt das Wochengehalt. Um den Wert eines einzelnen Arbeitstages zu ermitteln, teilt man dieses durch die Anzahl der Wochenarbeitstage. Multipliziert mit den offenen Urlaubstagen ergibt sich die Urlaubsabgeltung.
Wie berechnet man die Urlaubsvergütung?
Das Urlaubsentgelt und die Urlaubsabgeltung unterliegen den gleichen gesetzlichen Berechnungsgrundlagen. Der Wert eines Urlaubstages entspricht demnach dem eines Arbeitstages. Die Berechnung erfolgt auf Basis der Gesamtvergütung der letzten drei Monate. Zu berücksichtigen sind regelmäßige und bestimmte variable Gehaltsbestandteile. Der Wert eines Arbeitstages multipliziert mit der Zahl der Urlaubstage ergibt die Urlaubsvergütung.
Was gehört alles in die Urlaubsabgeltung?
In die Urlaubsabgeltung gehören die regelmäßige Arbeitsvergütung und einige variable Gehaltsbestandteile. Anrechnungsfähig sind Zulagen im Zusammenhang mit der Arbeitsleistung (z. B. Gefahren-, Nachtzulage), Provisionen, Verkaufs- und Inkassoprämien sowie Sachbezüge (Verpflegung, Unterkunft, Benzingutscheine). Nicht anrechnungsfähig sind dagegen Einmalleistungen (Weihnachtsgeld, 13. Monatsgehalt), Umsatz- und Gewinnbeteiligungen, Vermögenswirksame Leistungen, Ersatz von Aufwendungen, Trinkgelder und Überstundenvergütung.
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