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Lohnnebenkosten für Arbeitgeber | BuchhaltungsButler
Mitarbeiter zu beschäftigen ist kostspielig, das ist weithin bekannt. Was viele allerdings vergessen: Die Kosten für einen Mitarbeiter gehen weit über dessen Bruttogehalt hinaus. Als Arbeitgeber kommen viele weitere Personalkosten auf sie zu. Angefangen von der gesetzlichen Sozialversicherungspflicht bis hin zu tariflichen oder freiwilligen Leistungen ist die Bandbreite der Lohnnebenkosten groß. Dieser Beitrag gibt einen Überblick, was zu den Lohnnebenkosten gehört, wie Sie diese berechnen und wie sich Lohnnebenkosten senken lassen.
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Definition
Lohnnebenkosten sind Aufwendungen des Arbeitgebers, die neben den Bruttolöhnen und -gehältern für die Beschäftigung von Arbeitnehmern anfallen. Man bezeichnet sie auch als indirekte Arbeitskosten, die nicht an den Arbeitnehmer selbst, sondern an Dritte gezahlt werden.
Diese zusätzlichen Aufwendungen sorgen dafür, dass die tatsächlichen Personalkosten für Arbeitgeber höher sind als das im Vertrag vereinbarte Bruttogehalt. Den größten Teil der Lohnnebenkosten machen die Beiträge zur Sozialversicherung aus. Aber auch Kosten für Aus- und Weiterbildung und weitere Personalkosten zählen dazu.
Informieren Sie sich als Existenzgründer oder Einzelunternehmer frühzeitig über das Thema Lohnnebenkosten, damit Sie die gesamte Kostenbelastung einschätzen können, sollten Sie zukünftig auf Personal angewiesen sein. Die Kosten für einen Mitarbeiter können weit über den vereinbarten Bruttolohn hinausgehen.
Was alles zu den Lohnnebenkosten gehört
Die Lohnnebenkosten setzen sich aus gesetzlichen, tariflichen und freiwilligen Leistungen des Arbeitgebers zusammen. Den größten Anteil machen die Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung aus.
Bestandteile der Lohnnebenkosten:
- Sozialversicherungsbeiträge
- Umlagen
- Eventuelle Steuern auf Bruttovergütung bzw. Angestelltenzahl
- Freiwillige variable Arbeitgeberleistungen
Auch die Lohn- und Gehaltsfortzahlung im Krankheitsfall, während des Urlaubs und der gesetzlichen Feiertage zählen theoretisch zu den Lohnnebenkosten. Sie erhöhen jedoch die tatsächlichen Arbeitgeberkosten nicht, da die Zahlung im monatlichen Bruttolohn bereits einkalkuliert ist.
Sozialversicherungsbeiträge
Arbeitnehmer in Deutschland sind in der gesetzlichen Sozialversicherung pflichtversichert. Sie setzt sich aus verschiedenen Bestandteilen zusammen. Die Beiträge ergeben sich aus den fünf Säulen der Sozialversicherung. Diese teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer zur Hälfte. Lediglich die Unfallversicherung trägt der Arbeitgeber allein.
Krankenversicherung: Sichert die Versorgung im Krankheitsfall. Ist in Deutschland für alle Menschen, also Arbeitnehmer und Selbstständige, verpflichtend. Der Beitragssatz für die gesetzliche Krankenversicherung liegt versicherungsübergreifend bei 14,6%. Es gibt einen Zusatzbeitrag, der je nach Versicherer unterschiedlich hoch ausfallen kann (durchschnittlich 1,6%). Die Beitragshöhe wird durch die Beitragsbemessungsgrenze gedeckelt. Sie liegt bei 62.100€ jährlich. In der privaten Krankenversicherung sind die Beiträge nicht an die Höhe des Einkommens gebunden, eine Deckelung der Beiträge gibt es also nicht. Als Arbeitgeber zahlen Sie hier ebenfalls die Hälfte des Beitrags.
Pflegeversicherung: Sichert das Risiko körperlicher und geistiger Beeinträchtigungen mit einhergehender Pflegebedürftigkeit ab. Sie ist für alle Personengruppen Pflicht und ist in die gesetzliche Krankenversicherung integriert. Für die Pflegeversicherung gilt seit 2023 ein Beitragssatz von 3,4% bzw. von 4% bei Kinderlosen ab dem 23. Lebensjahr. In Sachsen gelten abweichende Beitragssätze, der Beitrag wird zudem nicht hälftig aufgeteilt.
Rentenversicherung: Sichert ein Renteneinkommen im Ruhestand und bei verminderter Erwerbsfähigkeit. Ist nur für Arbeitnehmer verpflichtend, Selbstständige können sich aber freiwillig versichern lassen. Der Beitragssatz der gesetzlichen RV liegt bei 18,6%. Auch sie ist durch eine Beitragsbemessungsgrenze gedeckelt. Das Arbeitseinkommen wird nur bis zu 7.450€ (bzw. 7.550€ in den alten Bundesländern) monatlich bei der Berechnung der RV-Beiträge berücksichtigt.
Arbeitslosenversicherung: Mildert das finanzielle Risiko einer potenziellen Erwerbslosigkeit. Ist für Arbeitnehmer verpflichtend und freiwillig für Selbstständige. Der Beitragssatz beträgt 2,6%.
Unfallversicherung: Leistet Unterstützung bei Berufsunfällen und -krankheiten. Sie ist für Angestellte verpflichtend. Selbstständige können sich freiwillig auf Antrag versichern lassen. Die Beitragssätze sind je nach Branche unterschiedlich. Ihre Höhe ist abhängig vom Unfallrisiko und kann zwischen 0,4% und 2,2% liegen.
Selbstständige müssen sich selbst um ihre Sozialversicherung kümmern. Wenn Sie als Unternehmen Freelancer beschäftigen, können Sie einen Großteil der Lohnnebenkosten und den damit einhergehenden Organisationsaufwand umgehen.
Umlagen
Über die Versicherungsbeiträge hinaus zahlen Arbeitgeber in der Sozialversicherung noch drei verschiedene Umlagen. Diese Kosten tragen sie komplett selbst.
Umlage 1 (anteilige Lohnfortzahlung im Krankheitsfall): Alle Unternehmen, die regelmäßig nicht mehr als 30 Angestellte beschäftigen, sind zur Zahlung verpflichtet. Sie funktioniert wie eine Kaskoversicherung mit Selbstbeteiligung: Arbeitgeber zahlen eine individuelle Prämie und erhalten im Krankheitsfall einen bestimmten Prozentsatz (40% bis 80%) von der gesetzlich vorgeschriebenen Lohnfortzahlung zurück. Die Höhe des Umlagesatzes hängt davon ab, wie hoch die Erstattung im Krankheitsfall ist.
Umlage 2 (Lohnfortzahlung im Mutterschutz): Sie ist verpflichtend für alle Arbeitgeber und erstattet die Arbeitgeberaufwendungen im Mutterschutzfall zu 100%. Die Umlagesätze variieren je nach Krankenkasse.
Umlage 3 (Lohnfortzahlung im Falle der Insolvenz des Arbeitgebers): Sie ist für alle Arbeitgeber Pflicht. Im Insolvenzfall übernimmt die Krankenkasse für drei Monate die Zahlung der Vergütung. Der Umlagebetrag liegt im Jahr 2024 bei 0,06%.
Für wen Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge zahlen
Grundsätzlich sind Beiträge zur Sozialversicherung für alle abhängig Beschäftigten abzuführen. Sie fallen nicht nur bei Vollzeitbeschäftigten an, sondern auch bei anderen Beschäftigungsformen wie Mini- oder Nebenjobs. Ein Unterschied zwischen Lohn oder Gehalt wird nicht gemacht.
Für bestimmte Personengruppen gelten besondere Bedingungen:
- Auszubildende sind sozialversicherungspflichtig. Bis zu einer Vergütung von 325€ pro Monat übernimmt der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge vollständig. Liegt sie über dieser Grenze, übernehmen Auszubildende wie andere Arbeitnehmer die Hälfte der Beiträge.
- Für geringfügig Beschäftigte wie Mini-Jobber erfolgt die Berechnung mit pauschalierten Sätzen für Kranken- und Rentenversicherung. Hier kommen für Arbeitgeber außerdem eine pauschale Lohnsteuer von 2% hinzu.
- Rentner, die nach Renteneintritt weiter arbeiten, müssen grundsätzlich nur Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung zahlen. Sie sind allerdings nur versicherungspflichtig, wenn ihr Verdienst 450€ pro Monat übersteigt. Freelancer müssen sich selbst um ihre Versicherungen kümmern, für sie führen Unternehmer also keine SV-Beiträge ab.
Minijobber sind in der Sozialversicherung für Arbeitgeber vergleichsweise teurer. Insgesamt liegt die Abgabenbelastung mit Umlagen und Steuern bei 32% vom Bruttolohn.
SV-Beiträge abführen
Grundsätzlich sind die Krankenkassen als Einzugsstelle beauftragt, die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie die Umlagen bei jeder Gehaltszahlung einzuziehen und sie an die verschiedenen Versicherungsträger weiterzuleiten. Die Unfallversicherung zahlen Arbeitgeber einmal jährlich direkt an die Berufsgenossenschaft.
Über die Sozialversicherung hinaus kann es für Unternehmen sinnvoll sein, weitere Versicherungen wie beispielsweise eine Betriebshaftpflicht- oder eine Rechtsschutzversicherung abzuschließen. Diese zählen nicht zu den Lohnnebenkosten.
Freiwillige variable Leistungen
Über die gesetzlichen Aufwendungen hinaus können Lohnnebenkosten auch durch tarifliche, innerbetriebliche oder individuelle Vereinbarungen mit Beschäftigten entstehen. Oft gewähren Arbeitgeber solche zusätzlichen Leistungen in Form von Geldzuwendungen, Sachleistungen oder Rabatten. Über die Höhe können sie frei entscheiden.
Da diese Leistungen direkt dem Arbeitnehmer zufließen, zählen sie per Definition zwar nicht zu den Lohnnebenkosten. In der Regel werden die freiwilligen Leistungen aber im weiteren Sinne dazugezählt.
Man kann zwischen freiwilligen Sozialleistungen, individuellen Zulagen oder geldwerten Vorteilen unterscheiden.
1. Freiwillige Sozialleistungen:
Individuelle Sozialleistungen für Arbeitnehmer, z. B.
- Zuschüsse zur betrieblichen Alters- und Gesundheitsvorsorge,
- Zuschuss zum Zahnersatz,
- Krankengeldzuschuss,
- Zuschüsse zu medizinischen und rehabilitativen Maßnahmen,
- Kinderbetreuungszuschuss oder
- Zahlungen an eine Sterbekasse für Hinterbliebene des Arbeitnehmers.
2. Zulagen, Sonderzuwendungen und Boni
Freiwillige Geldzahlungen an Arbeitnehmer, die sie für ihre Arbeit belohnen und motivieren sollen, z. B.
- Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit,
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld,
- 13. Monatsgehalt,
- Leistungsprämien oder
- Zulagen zum Betriebsjubiläum.
3. Geldwerte Vorteile
Sachbezüge oder Leistungen, die mit jedem Mitarbeiter individuell vereinbart werden, z. B. Aufwendungen für
- Aus- und Weiterbildung,
- Arbeitskleidung,
- Umzugskosten und Einrichtungsbeihilfen,
- Firmenwagen,
- Diensthandy, -tablet oder -laptop,
- betriebliche Gesundheitsförderung,
- Zuschuss zu öffentlichen Verkehrsmitteln oder Tankgutscheine,
- Essenscoupons,
- Zuwendungen zu Betriebsveranstaltungen oder
- Mitarbeitergeschenke.
Steuern
Zu den Lohnnebenkosten zählen auch alle Steuern, die ein Unternehmen auf die Summe aller Löhne oder in Form fester Beiträge pro Mitarbeiter bezahlt. Zum Beispiel die Pauschalsteuer bei geringfügig Beschäftigten.
Übrigens: Lohnsteuern sind keine Lohnnebenkosten, denn sie stellen keine Zusatzbelastung für den Arbeitgeber dar. Sie werden vom Bruttolohn des Arbeitnehmers abgezogen und lediglich durch den Arbeitgeber abgeführt.
Lohnnebenkosten berechnen
Die Sozialversicherungskosten berechnen Unternehmer anhand des monatlichen Bruttogehalts des jeweiligen Arbeitnehmers und den aktuellen Beitragssätzen der Versicherungsträger. Die Berechnung wird durch weitere Faktoren beeinflusst. Neben der Höhe der Vergütung sind deswegen noch weitere Informationen zur
- Krankenkasse und Zusatzbeiträge
- Höhe Umlagebeiträge,
- Beschäftigungsart,
- Branche bzw. Höhe der Beiträge zur Unfallversicherung und
- zum Bundesland nötig.
Hinzu kommen dann noch die variablen und freiwilligen Leistungen, die je nach Unternehmen und Mitarbeiter unterschiedlich ausfallen können. Einige Leistungen fallen nur einmal jährlich an und müssen ggf. auf Monatsebene heruntergebrochen werden.
Für die Berechnung des Nettolohns für den Arbeitnehmer müssen sie zusätzlich die Steuern berücksichtigen. Hierfür benötigen Sie Angaben zur Steuerklasse, Religionszugehörigkeit oder möglichen Steuerfreibeträgen. Bei vielen Mitarbeitern erleichtert ein Lohnabrechnungsprogramm die Abrechnung.
Wie viel kostet ein Arbeitnehmer?
Bei der Sozialversicherung gilt das Solidaritätsprinzip. Das heißt, Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich die Beiträge. Bei der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zahlen Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils die Hälfte. Unfallversicherung und Umlagen tragen die Arbeitgeber allein.
Arbeitgeberanteile an der Sozialversicherung:
| SV-Beitrag gesamt | SV-Anteil Arbeitgeber | |
| Krankenversicherung | 14,6% | 7,3% |
| Individuelle Kassenzusatzbeiträge | 0,9 bis 1,8% | 0,45% bis 0,9% |
| Rentenversicherung | 18,6% | 9,3% |
| Pflegeversicherung | 3,4% bis 4%* | 1,7% bis 2%* |
| Arbeitslosenversicherung | 2,6% | 1,3% |
| Unfallversicherung | 0,4% bis 2,1% | 0,4% bis 2,1% |
| Umlage 1 | 1% bis 5% | 1% bis 5% |
| Umlage 2 | 0,1% bis 0,7% | 0,1% bis 0,7% |
| Umlage 3 | 0,06% | 0,06% |
| Gesamtbelastung für Arbeitgeber | 21,61% bis 28,66% |
*abweichende Regelungen in Sachsen
Die Beitragssätze zur Sozialversicherung variieren je nach Versicherungsträger, Bundesland, Branche und Alter des Versicherungsnehmers. Insgesamt betragen die Kosten für die Sozialversicherung etwas mehr als 40% vom Bruttogehalt. Arbeitgeber bezahlen jedoch nur einen Teil davon. Nach aktuellen Sätzen ergibt sich für sie inklusive Umlagen eine Belastung zwischen 21 und 29% pro Arbeitnehmer.
Je nachdem, wie viele freiwillige Zusatzleistungen der Arbeitgeber bezahlt, kann die Zusatzbelastung durch die Lohnnebenkosten auch deutlich darüber liegen.
Berechnungsbeispiel
Wie hoch die Lohnnebenkosten sein können, haben wir beispielhaft für einen Beschäftigten mit einem Bruttogehalt von 3.000€ für Sie zusammengestellt:
| Versicherung/ Umlage | Betrag |
| Krankenversicherung (7,7%): | 231€ |
| Pflegeversicherung (1,7%): | 51€ |
| Rentenversicherung (9,3%): | 279€ |
| Arbeitslosenversicherung (1,3%): | 39€ |
| Unfallversicherung (0,5%): | 15€ |
| Umlage 1 (2%): | 60€ |
| Umlage 2 (0,5%): | 15€ |
| Umlage 3 (0,06%): | 1,80€ |
| SV-Beiträge gesamt: | 691,80€ |
Bei einem Bruttogehalt von 3.000€ ergäben sich für die Sozialversicherung monatliche Kosten von 691,80€ bzw. 23%. Zahlt der Arbeitgeber beispielsweise noch eine einmalige Fortbildung mit Kosten in Höhe von 600€, Weihnachtsgeld von 300€ sowie einen monatlichen Zuschuss für die Kinderbetreuung von 50€, kommen noch einmal monatlich Lohnnebenkosten für die freiwilligen Leistungen in Höhe von 125€ (prozentual 4%) hinzu.
Insgesamt zahlt der Arbeitgeber in diesem Beispiel zum Bruttogehalt von 3.000€ zusätzlich noch Lohnnebenkosten in Höhe von 816,80€. Die Zusatzbelastung macht damit 27% vom vertraglich vereinbarten Lohn aus.
Lohnnebenkosten sind Betriebsausgaben
Personalkosten sind Betriebsausgaben und mindern als Aufwendungen in voller Höhe den Gewinn des Unternehmens. Absetzbar sind direkte und indirekte Aufwendungen, also
- das Bruttogehalt,
- der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung inkl. Umlagen sowie
- die freiwilligen Leistungen, die das Unternehmen an seine Beschäftigten erbringt.
So können Sie die Lohnnebenkosten mit Sachzuwendungen senken
Lohnnebenkosten können eine erhebliche Zusatzbelastung für Arbeitgeber darstellen. Mit Sachzuwendungen lassen sich die Lohnnebenkosten optimieren. Dank gesetzlicher Gestaltungsspielräume sind viele dieser Leistungen bei Steuer und Sozialversicherung begünstigt oder sogar ganz befreit. Das kommt nicht nur dem Arbeitnehmer zugute: Indem Sie Ihren Arbeitnehmern Sachzuwendungen statt Gehalt zahlen, können Sie den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung und damit ihre Lohnnebenkosten deutlich senken.
Besonders beliebte Modelle sind die betriebliche Altersvorsorge und der Firmenwagen. Sie bieten hohes Optimierungspotenzial und sind für viele Arbeitnehmer attraktiv. Es gibt aber noch viele weitere Gestaltungsmöglichkeiten wie beispielsweise
- ein Mitarbeiterparkplatz,
- Essenszuschüsse,
- ein Kinderbetreuungszuschuss,
- ein Diensthandy oder
- der Zuschuss zum Vertrag für das Fitnessstudio.
Für Sachzuwendungen gelten komplexe gesetzliche Regelungen hinsichtlich Art und Höhe. Informieren Sie sich gut über die Bestimmungen zu den einzelnen Zuwendungen, damit diese für Sie und Ihre Beschäftigten tatsächlich steuerbegünstigt sind.
Fazit: Lohnnebenkosten sind ein bedeutender Kostenfaktor
Lohnnebenkosten sind für Arbeitgeber ein wichtiger Kostenfaktor. Zu dem im Vertrag vereinbarten Bruttogehalt kommen Kosten zwischen 21% und 23% für die Sozialversicherung und bis zu 5% für gesetzliche Umlagen hinzu. Darüber hinaus erbringen viele Arbeitgeber noch freiwillige Leistungen zur Belohnung und Motivation ihrer Beschäftigten. Die tatsächlichen Kosten für einen Mitarbeiter können dadurch noch deutlich höher liegen. Die gute Seite: Für Arbeitgeber sind Lohnnebenkosten vollständig als Betriebsausgaben abziehbar. Zudem bieten sich Gestaltungsmöglichkeiten bei Sachzuwendungen. Arbeitgeber sollten sich deswegen genau über Lohnnebenkosten und mögliche Einsparungspotenziale informieren.
Alle Angaben ohne Gewähr
FAQs
Wie hoch sind die Lohnnebenkosten für den Arbeitgeber?
Die gesetzlichen Lohnnebenkosten für die fünf Zweige der Sozialversicherung betragen für Arbeitgeber aktuell zwischen 21 und 23%. Die Belastung kann je nach Versicherung, Bundesland, Kindern und Branche variieren. Dazu kommen noch die Umlagen von bis zu 5% sowie mögliche freiwillige Leistungen des Arbeitgebers wie tarifliche Sonderzahlungen oder Sachzuwendungen.
Was kostet ein Angestellter bei 3000€ Bruttogehalt?
Für einen Angestellten mit einem Bruttogehalt müssen Arbeitgeber mit Kosten für die Sozialversicherung und Umlagen zwischen 660 und 840€ rechnen. Die prozentuale Belastung liegt zwischen 22 und 28%. Je nachdem, welche freiwilligen Leistungen tariflich oder individuell vereinbart sind, können die Lohnnebenkosten deutlich höher ausfallen.
Wie hoch ist der Arbeitgeberanteil beim Lohn?
Der Arbeitgeber übernimmt zusätzlich zum Lohn die Hälfte der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie die Zahlung von Unfallversicherung, Umlagen und bestimmter lohnbezogener Steuern. Der gesetzliche Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung kann dementsprechend zwischen 22 und 28% des Bruttolohns liegen. Hinzu kommen noch freiwillige Leistungen, die tariflich, innerbetrieblich oder individuell vereinbart werden und je nach Arbeitnehmer unterschiedlich hoch ausfallen können.
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