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Handlungsvollmacht | BuchhaltungsButler
In der Unternehmensführung ist die Handlungsvollmacht ein wichtiges Instrument, das über die Handlungsfähigkeit eines Unternehmens entscheiden kann. Sie ist eine vergleichsweise unkomplizierte Möglichkeit, Geschäftsführer zu entlasten und gerade für kleinere Unternehmen eine Alternative zur Prokura. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Handlungsvollmachten erteilen, welchen Umfang sie haben und was Sie in Sachen Haftung beachten müssen.
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Definition und Grenzen einer Handlungsvollmacht
Eine Handlungsvollmacht ist eine spezielle Art der Vollmacht im Handelsrecht. Mit ihr geben Unternehmer ihren Mitarbeitern die Befugnis, Geschäfte im Namen ihres Unternehmens zu tätigen. Eine solche Vollmacht kann auf verschiedene Arten erteilt werden und unterliegt den gesetzlichen Bestimmungen des BGB und HGB (§ 54 HGB & ergänzend § 164 BGB).
Handlungsbevollmächtigte sind zur gewöhnlichen Vertretung des Unternehmens berechtigt. Sie dürfen branchentypische Geschäfte abschließen und damit Entscheidungen des Tagesgeschäfts rechtsverbindlich treffen. Unternehmer haben weitreichende Gestaltungsmöglichkeiten hinsichtlich Umfang und Gültigkeitsdauer der Vollmacht. Diese sollte sorgfältig formuliert sein, um die Vertretungsberechtigung klar zu definieren sowie inhaltlich und ggf. zeitlich zu begrenzen.
Bestimmte Rechtshandlungen sind im Rahmen einer Handlungsvollmacht ausgeschlossen:
- Veräußerung und Belastung von Grundstücken
- Eingehen von Wechselverbindlichkeiten
- Aufnahme von Darlehen
- Prozessführung
Ein Unterschriftszusatz zur Kennzeichnung einer Handlungsvollmacht ist rechtlich nicht notwendig. Wird er verwandt, darf er jedoch nicht den Eindruck einer Prokura erwecken. Handlungsbevollmächtigte unterschreiben in der Regel mit dem Zusatz “in Vertretung (i. V.)” oder “im Auftrag (i. A.)”.
Unterschied zur Prokura
Die Handlungsvollmacht wird gerne auch als die kleine Schwester der Prokura bezeichnet. Diese gewährt dem Bevollmächtigten nach § 48 HGB eine umfassendere Vertretungsmacht für das Unternehmen, während eine Handlungsvollmacht gemäß § 167 BGB lediglich gewöhnliche Geschäfte abdeckt. Sie ist zudem an strengere gesetzliche Vorgaben und Formvorschriften gebunden und kann beispielsweise nur von Unternehmen mit einem Handelsregistereintrag erteilt werden. Unterschiede gibt es auch bei der Flexibilität. Während die Prokura während der Eintragungspflicht im Handelsregister meist dauerhaft erteilt wird, kann eine Handlungsvollmacht unkompliziert erteilt und auch wieder entzogen werden.
Es ist wichtig, die jeweiligen Vor- und Nachteile der beiden handelsrechtlichen Vertretungsformen zu kennen, um sie entsprechend im Unternehmen einzusetzen.
| Prokura | Handlungsvollmacht | |
| Wie wird die Vollmacht erteilt? | Ausdrücklich ggü. dem Prokuristen, Dritten oder der Öffentlichkeit | Ausdrücklich oder durch konkludentes Handeln |
| Welche Unternehmen können die Vollmacht nutzen? | Unternehmen mit Handelsregistereintrag | Alle Unternehmen, auch Einzelunternehmer und Kleingewerbetreibende |
| Wer darf die Vollmacht erteilen? | Nur Kaufleute, entweder Inhaber des Unternehmens oder Vertreter in dessen Organen | Inhaber des Unternehmens, Bevollmächtigte, Testamentsvollstrecker und Nachlassverwalter |
| Wird die Vollmacht ins Handelsregister eingetragen? | Ja, Eintragungspflicht | Nein, nicht eintragungsfähig |
| Welchen Umfang hat die Vollmacht? | Gesetzlich vorgegeben: alle gerichtlichen und außergerichtlichen Handlungen und Rechtsgeschäfte, abhängig von Art der Prokura | Nur branchenähnliche, gewöhnliche Geschäfte, Vollmachtgeber kann Vertretungsbefugnisse genau bestimmen |
| Wie unterschreibt der Bevollmächtigte? | Firma, Familienname + Kürzel “ppa” oder Zusatz “per Prokura” | im Rahmen der gewöhnlichen Vertretung mit Kürzeln “i. V.” oder “i. A.” |
| Kann die Vollmacht übertragen werden? | Nein | Ja, mit Zustimmung des Geschäftsinhabers |
Arten von Handlungsvollmachten und deren Unterschiede
Es gibt verschiedene Arten von Handlungsvollmachten, die sich in Umfang und Gültigkeit unterscheiden:
Generalvollmacht: Diese allgemeine Handelsvollmacht ist besonders weitreichend, da sie den gesamten Betrieb des Unternehmens erfasst und zeitlich nicht begrenzt ist. Sie gilt anders als die Prokura allerdings nur für branchentypische Geschäfte.
Art- / Teilhandlungsvollmacht: Sie ermächtigt zu einer bestimmten Art von Geschäften und regelt spezielle Befugnisse, zum Beispiel in den unterschiedlichen Abteilungen wie Einkauf, Vertrieb oder Personal.
Einzel- und Spezialvollmacht: Die gilt nur für die Durchführung eines einzelnen spezifischen Geschäfts und erlischt nach dessen Abschluss automatisch.
Handlungsvollmachten können als Einzel- oder Gesamthandlungsvollmacht ausgestellt werden. Letztere ermächtigt mehrere Personen, das Unternehmen gemeinsam zu vertreten.
Voraussetzungen für die Erteilung
Die Handlungsvollmacht ist nach rechtlicher Definition ein einseitiges empfangsbedürftiges Rechtsgeschäft. Ein Vertrag zwischen beiden Beteiligten ist daher nicht notwendig und auch Formvorschriften gibt es nicht. Es reicht theoretisch aus, die Handlungsvollmacht mündlich zu erteilen und diese entweder gegenüber dem Bevollmächtigten selbst oder den Dritten gegenüber, mit denen Geschäfte getätigt werden sollen, bekanntzugeben. Sie kann nicht nur vom Unternehmer selbst, sondern auch einem Prokuristen oder einem anderen Handlungsbevollmächtigten erteilt werden und mit Zustimmung des Unternehmers sogar auf eine andere Person übertragen werden.
Eine Handlungsvollmacht kann nicht nur formell erteilt werden, sondern auch durch konkludentes Handeln entstehen. Das heißt: Sie kann sich ohne Absprache einzig aus schlüssigen Handlungen im Geschäftsalltag ergeben. Stellt der Unternehmer seinem Geschäftspartner beispielsweise den neuen Einkäufer vor, kann dieser daraus schließen, dass er künftig entsprechende Geschäfte mit ihm verhandeln kann.
Die Offenlegung einer Handlungsbevollmächtigung ist rechtlich übrigens nicht notwendig. Sie ist allerdings sinnvoll, um Missverständnisse zu vermeiden und Geschäftspartner zu informieren, mit wem sie welche Geschäfte abschließen können.
Es ist empfehlenswert, die Befugnisse und Gültigkeitsdauer der Vertretungsberechtigung genau auszuformulieren und das schriftliche Dokument vom Mitarbeiter unterzeichnen zu lassen. In der Praxis hat sich die Übergabe einer Vollmachtsurkunde etabliert, die intern oder extern als Nachweis der Befugnisse dient.
Erlöschen der Handlungsvollmacht
Handlungsvollmachten sind nicht unbegrenzt gültig und können aus verschiedenen Gründen erlöschen. Befristete oder zweckgebundene Vollmachten erlöschen entweder durch Erfüllung des Geschäfts oder durch Zeitablauf. Allgemeine Handlungsvollmachten erlöschen in der Regel, wenn der entsprechende Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet. Unternehmer können ihren Mitarbeitern die Vertretungsbefugnis jederzeit wieder entziehen.
Gründe für das Erlöschen der Handlungsvollmacht:
- Erreichen des mit ihr verbundenen Zweckes
- Zeitablauf
- Widerruf (bei vereinbarter Unwiderruflichkeit nur aus wichtigem Grund)
- Beendigung des zugrunde liegenden Dienst- oder Arbeitsverhältnisses
- Tod oder Geschäftsunfähigkeit des Bevollmächtigten (nicht des Vollmachtgebers)
- Eröffnung des Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Vollmachtgebers
Wichtig: Zum Schutz des guten Glaubens wirkt die Handlungsvollmacht Dritten gegenüber nach ihrer Beendigung fort, bis diese Kenntnis darüber erlangt haben. Daher ist es sinnvoll, den betreffenden Geschäftspartnern ein etwaiges Erlöschen bekannt zu geben.
Eine Generalvollmacht erlischt nicht mit der Insolvenz des Unternehmens oder mit dem Tod des Unternehmers. Sie wird daher oft für Personengesellschaften ausgestellt, damit das Unternehmen auch im Krankheits- oder Todesfall des Unternehmers handlungsfähig ist, bis die gesetzliche Vertretungsberechtigung geregelt ist.
Haftungsrisiken für Unternehmer
Im Zusammenhang mit einer Handlungsbevollmächtigung trägt der Unternehmer bedeutende Haftungsrisiken. Im Außenverhältnis haftet er für alle Geschäfte, die ein Handlungsbevollmächtigter für seinen Betrieb abschließt.
Beschränkungen sind im Innenverhältnis zwar möglich, Dritten gegenüber aber nur bedingt wirksam. Nämlich nur dann, wenn diese die Beschränkungen kennen oder kennen mussten (“Grundsatz des guten Glaubens”). Bei Kompetenzüberschreitungen oder Missbrauch kann allerdings der Handlungsbevollmächtigte selbst haftbar gemacht werden. Er ist laut BGB verpflichtet, die Interessen des Unternehmens gewissenhaft zu vertreten. Hält er sich nicht an die rechtlichen Vorgaben und tätigt beispielsweise Geschäfte, die nicht durch die Vollmacht abgedeckt sind, kann der Unternehmer im Rahmen des Arbeits- bzw. Dienstverhältnisses Schadensersatz verlangen, ggf. strafrechtliche Schritte einleiten und die Vollmacht fristlos kündigen.
Eine klare und präzise Kommunikation über die Erteilung und Beendigung einer Handlungsvollmacht ist von entscheidender Bedeutung, wenn es um die Handhabung der Risiken geht. Nur durch transparente Absprachen und eindeutige Anweisungen lassen sich Missverständnissen vorbeugen. Sowohl der Inhaber der Vollmacht als auch die bevollmächtigte Person müssen sich über den genauen Umfang der Vertretungsmacht im Klaren sein. Daher ist es ratsam, klare Richtlinien und Prozesse zu etablieren, um die Effizienz und Sicherheit von Vertretungsrechten im Unternehmensalltag zu gewährleisten.
Fazit: Handlungsvollmachten erleichtern den Geschäftsalltag für Unternehmer
In Anbetracht der Vielfalt von Aufgaben und Entscheidungen, die in einem Unternehmen täglich anfallen, ist die Handlungsvollmacht ein unverzichtbares Instrument für die effiziente Geschäftsführung. Durch die klare Definition des Umfangs und der Vertretungsmacht im Rahmen einer solchen Vollmacht können Unternehmer Mitarbeiter beauftragen, im Namen des Unternehmens rechtsverbindliche Geschäfte abzuschließen. Da Handlungsvollmachten nicht nur formell erteilt werden, sondern auch durch schlüssige Handlungen im Geschäftsalltag entstehen können, sollten Unternehmer sich unbedingt mit den Besonderheiten von Vollmachten im Handelsrecht und insbesondere den Haftungsrisiken auseinandersetzen.
Alle Angaben ohne Gewähr.
FAQs
Was darf man mit einer Handlungsvollmacht machen?
Eine Handlungsvollmacht berechtigt eine ausgewählte Person dazu, gewöhnliche Geschäfte für ein Unternehmen abzuschließen. Der Umfang richtet sich nach der Art der Vollmacht, sie kann ein einzelnes Geschäft, einen Geschäftsbereich oder Tätigkeiten im gesamten Unternehmen umfassen. Ausgeschlossen sind immer die Veräußerung und Belastung von Grundstücken, das Eingehen von Wechselverbindlichkeiten, die Aufnahme von Darlehen und die Prozessführung.
Was ist der Unterschied zwischen Prokura und Handlungsvollmacht?
Mit einer Handlungsvollmacht lässt sich die Vertretung bei gewöhnlichen Geschäften eines Unternehmens regeln. Eine Prokura ist dagegen weitreichender und deckt alle gerichtlichen und außergerichtlichen Handlungen für das Unternehmen ab. Sie ist zudem an spezielle Formerfordernisse gebunden und beispielsweise im Handelsregister eintragungspflichtig. Das bietet mehr Sicherheit und Kontrolle, gibt dem Unternehmer aber auch weniger Flexibilität und Gestaltungsspielraum.
Wie unterschreibt man mit Handlungsvollmacht?
Handlungsbevollmächtigte verwenden für ihre Unterschrift in der Regel einen Zusatz wie “i. V.” für “in Vertretung” oder “in Vollmacht” bzw. “i. A.” für “im Auftrag” sein. Rechtlich notwendig ist dieser nicht. Ein fehlender Zusatz macht die Unterschrift also nicht ungültig. Wird ein Zusatz verwendet, darf er allerdings nicht den Anschein einer Prokura erwecken.
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