Software für E-Rechnungen: Wie Sie mit intelligenten Anwendungen die Potenziale Ihres Unternehmens ausschöpfen
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E-Rechnung Software | BuchhaltungsButler
Die zunehmende Digitalisierung macht auch vor Rechnungen nicht halt. Unternehmen kommen künftig nicht um Software für E-Rechnungen herum, wenn sie wettbewerbsfähig bleiben und gesetzliche Bestimmungen einhalten wollen. Wir erklären Ihnen die rechtlichen Grundlagen für E-Rechnungs-Software, was eine Anwendung können sollte und wie Sie die richtige Anwendung für Ihr Unternehmen finden.
Von der Pflicht zur Chance: Nutzen Sie E-Rechnungen als Chance, Ihre Buchhaltung zu automatisieren.
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Wozu eine Software für E-Rechnungen?
Das manuelle Erstellen und Bearbeiten von Papierrechnungen bindet Ressourcen und Kapazitäten im Unternehmen. Rechnungen ausdrucken, kuvertieren, Daten erfassen, ablegen – das erledigen Computerprogramme auf Basis elektronischer Daten schneller, kostengünstiger und sicherer.
Die ökonomischen und ökologischen Potenziale von E-Rechnungen hat auch die europäische Politik erkannt und deren Einführung im Jahr 2014 beschlossen. Ab 2025 dürfen Unternehmen in Deutschland bei B2B-Geschäften nur noch elektronische Rechnungen in einem vorgegebenen Format empfangen und versenden. Dazu benötigen sie eine entsprechende Software.
Vorteile von E-Rechnung Software
Mit spezieller Software können Unternehmen nicht nur E-Rechnungen erstellen und empfangen. Die digitale Rechnungsverarbeitung eröffnet viele Möglichkeiten, die Zeit und Geld sparen. Denn auf dieser Basis lassen sich viele Prozesse in Buchhaltung, Steuern, Einkauf, Lagerverwaltung oder Revision automatisieren.
Vorteile im Überblick:
- Effizienzgewinn
- Fehlerreduktion
- Kostenersparnis
- Digitale Zusammenarbeit
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Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten
Die Mindestanforderungen an eine E-Rechnung Software umfassen die Möglichkeit, E-Rechnungen zu erstellen, zu versenden, zu empfangen und zu archivieren – und dabei alle vorgeschriebenen gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Daneben bieten viele Anwendungen nützliche Zusatzfunktionen, die die Buchhaltung komfortabler machen.
Mindestfunktionen:
- Erstellen, Empfangen, Versenden und Archivieren elektronischer Rechnungen gem. EN 16931
- Rechnungsversand und -empfang über zertifizierte Netzwerke (z. B. Peppol)
- Kompatibilität mit verschiedenen gesetzeskonformen E-Rechnungsformaten (z. B. XRechnung und ZUGFeRD)
- Einhaltung der Pflichtangaben auf Rechnungen (§ 14 UStG) und ggf. Zusatzangaben für öffentliche Auftraggeber (§ 5 ERechV)
- Revisionssichere Verarbeitung und Archivierung (GoBD)
- Datenschutzkonforme Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten (DSGVO)
Zertifikate und Gütesiegel gewährleisten, dass Software-Anbieter bestimmte gesetzliche Regelungen und Standards einhalten. Achten Sie auf die DSGVO-konforme und revisionssichere Datenverarbeitung, sichere Speicherung von Daten auf Servern und Rechenzentren und deren sichere Verschlüsselung.
Zusatzfunktionen:
- Verschiedene Rechnungsformate (z. B. Storno– und Korrekturrechnungen)
- Individualisierbare Rechnungsvorlagen (bei ZUGFeRD-Rechnungen)
- Automatisierte Erinnerungen (z. B. für wiederkehrende Rechnungen, Zahlungsziele und Fälligkeiten)
- Unterstützung mehrerer Sprachen und Währungen
Viele Buchhaltungs- oder Finanzprogramme bieten mehr als das Erstellen von E-Rechnungen. Sie integrieren weiterführende Funktionen rund um Buchhaltung, Steuern, Auftragswesen oder Forderungsmanagement und machen Unternehmen durch Digitalisierung und Automatisierung effizienter. Nützliche Features sind beispielsweise
- die automatische Belegerkennung,
- die automatisierte Buchung von Geschäftsvorfällen,
- die datenbasierte Erstellung von EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung,
- Auswertungsmöglichkeiten von Finanzdaten oder
- Daten-Schnittstellen zu anderen Programmen (z. B. ERP-Software, Anbindung an Steuerberater und Finanzverwaltung).
Integration von E-Rechnung im Unternehmen
Die richtige Software für E-Rechnungen kann in jedem Unternehmen anders aussehen. Für Selbstständige, Freiberufler sowie Unternehmen mit einfacheren Buchhaltungsanforderungen kann eine alleinstehende E-Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware die beste Lösung sein.
Unternehmen mit einem komplexen Rechnungswesen und doppelter Buchführung – wie z. B. Kapitalgesellschaften oder Einzelunternehmen, die bestimmte Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreiten – greifen oft auf umfassendere Finanzsoftware, die sich nahtlos an CRM- oder ERP-Systeme anbinden lässt, zurück. Gegebenenfalls muss die E-Rechnung in bestehende Systeme integriert werden. Viele Softwareanbieter haben die E-Rechnung jedoch bereits in ihre Anwendungen implementiert, sodass die Umstellung unproblematisch erfolgt.
Tipps: Die richtige Software für Ihr Unternehmen finden
Eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, E-Rechnungen im Unternehmen zu implementieren, sind Cloud-Anwendungen. Mit ihnen können Sie orts- und geräteunabhängig Rechnungen erstellen, bearbeiten und empfangen. Um die technische Umsetzung aller gesetzlichen Anforderungen und Funktionsfähigkeit der Anwendung kümmert sich der Anbieter.
Aber nicht jede Anwendung passt zu jedem Unternehmen. Auf diese Punkte sollten Sie bei der Auswahl achten:
- Funktionsumfang: Art der Buchhaltung (einfach/doppelt), Unternehmensgröße und -komplexität, Art der Auftraggeber und Kunden (privat/öffentlich/international)
- Automatisierungsmöglichkeiten: Gewünschter Digitalisierungsgrad im Unternehmen, digitale Zusammenarbeit mit Dritten (bspw. Steuerberater)
- Design & Bedienung: Übersichtliche und intuitive Bedienung, schnelle Verarbeitungszeiten, Individualisierungsmöglichkeiten
- Schnittstellen: Finanzbehörden, E-Commerce, Banken & Zahlungsdienstleister, andere Anwendungen (API)
- Support & Service: Erreichbarkeit und Qualität, regelmäßige Updates
Nutzen Sie unbedingt die kostenlose Testphase, um die Anwendung auf Herz und Nieren zu prüfen.
Fazit: E-Rechnung eröffnet Potenziale für die Digitalisierung in Unternehmen
Ab 2025 müssen viele Unternehmen elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen können und sind auf Softwareunterstützung angewiesen. Buchhaltungsprogramme sind eine effiziente Lösung, um die gesetzlichen Anforderungen an die E-Rechnung mühelos umzusetzen. Sie können zudem weitere Prozesse im Rechnungswesen digitalisieren und automatisieren. Dies eröffnet viele Möglichkeiten, um Unternehmen rentabler und nachhaltiger zu machen.
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