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E-Rechnungspflicht im Überblick
Elektronische Rechnungen werden in der gesamten EU schrittweise verpflichtend, da sie den internationalen Geschäftsverkehr schneller, effizienter und nachhaltiger machen. Die entsprechenden Regelungen sind bereits im EU-Recht verankert und werden nach und nach auch in Deutschland eingeführt.
Für den öffentlichen Sektor sind E-Rechnungen in Deutschland bereits seit 2017 Pflicht. Seit 2025 gilt die E-Rechnungspflicht auch für Unternehmen untereinander (B2B). Ab 2028 sollen E-Rechnungen dann auf der gesamten EU-Ebene verpflichtend sein.
Am effizientesten können Sie E-Rechnungen mit einem professionellen Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm wie BuchhaltungsButler erstellen, versenden, empfangen und archivieren. Wer aber nur wenige Rechnungen im Monat schreibt, kann auch mit unserem kostenlosen Online-Tool eine E-Rechnung erstellen:
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Rechnungsvorschau
E-Rechnung erstellen: Pflichtangaben
Achten Sie besonders bei (E-)Rechnungen auf die Richtigkeit aller Angaben, um Probleme bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden. Für Lieferungen oder sonstige Leistungen in Deutschland müssen folgende Angaben enthalten sein:
- Name, Anschrift des leistenden Unternehmens
- Name, Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernr. oder Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmens
- Rechnungs- und Lieferdatum (bzw. Hinweis „Rechnungsdatum ist Lieferdatum“)
- Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung/Leistung
- Nettobetrag
- Steuersatz
- Steuerbetrag
- Bruttobetrag
Wenn Sie E-Rechnungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern oder im Drittland erstellen, finden Sie hier weitere Angaben, welche Pflichtangaben notwendig sind. Weitere, ergänzende Informationen zum Thema Reverse-Charge finden Sie außerdem hier.
Unser Tipp
Viele Buchhaltungsprogramme bieten eine sichere Archivierung an – so auch BuchhaltungsButler.
BuchhaltungsButler lässt sich perfekt auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen –
damit Sie Ihr Unternehmen effektiv steuern können.
Ihre Vorteile durch den E-Rechnungsgenerator von BuchhaltungsButler
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Alle Pflichtangaben
Unsere Vorlage beinhaltet alle gesetzlichen Bestandteile nach §14 UStG
Weitere kostenfreie Vorlagen
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Stornorechnungsvorlage
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Gültige E-Rechnungsformate
In Deutschland erfüllen die zwei Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung den EU-Standard gemäß EN 16931:
- XRechnung ist ein reines XML-Format. Der Sprachcode ist für das menschliche Auge unübersichtlich, ermöglicht jedoch die maschinelle Weiterverarbeitung. Das Format eignet sich daher vor allem für Unternehmen, die einen hohen Grad an Digitalisierung und Automatisierung erreichen wollen.
- ZUGFeRD ist vor allem für kleinere und mittelständische Unternehmen interessant, die ihre Rechnungen selbst einsehen oder prüfen möchten. Das Format enthält neben dem XML-Code auch eine für Menschen lesbare Bilddatei.
Neben den deutschen E-Rechnungsformaten entspricht auch FacturX den Vorgaben der EU-Norm. Das französische Modell kombiniert wie ZUGFeRD XML-Daten und bildhafte Dateien.
Was sind E-Rechnungen und was bringen sie?
E-Rechnungen müssen in einem elektronischen Format erstellt sein, das eine vollständige maschinelle und medienbruchfreie Verarbeitung erlaubt. Dieses ist an bestimmte gesetzliche Regelungen (EN 16931) gebunden, die eine europaweite Standardisierung ermöglichen.
Rechnungen, die keine maschinenlesbaren Daten im vorgeschriebenen Format enthalten, gelten künftig nicht mehr als E-Rechnungen. Dokumenten- oder Bildformate wie PDFs, JPGs, Excel- oder Word-Dokumente erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht mehr.
E-Rechnungen sind eine technische Herausforderung für Unternehmen, eröffnen aber auch Chancen: Die Kosten sinken beispielsweise für Papier, Druck, manuelle Bearbeitung und physische Archivierung. Verkürzte Durchlaufzeiten ermöglichen schnellere Zahlungen und verbessern die Liquidität. Der Verzicht auf Papier schont die Umwelt und macht die Wirtschaft nachhaltiger und effizienter.
Unternehmen, die auf Grundlage der E-Rechnungen weitere Prozesse in der Buchhaltung konsequent digitalisieren und automatisieren, können sich zusätzliche Wettbewerbsvorteile verschaffen.
E-Rechnung erstellen: 3 häufige Fehler und Tipps, diese zu vermeiden
Die Digitalisierung der Rechnungsstellung kann viele manuelle Eingabefehler ersparen, sie sind aber auch bei E-Rechnungen nicht ausgeschlossen. Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie Fehler und daraus entstehende steuerrechtliche Risiken vermeiden und Ihre E-Rechnungen korrekt erstellen.
Fehler Nr. 1: Fehlerhafte Formatierung
Unser Tipp: Achten Sie darauf, dass Ihr Rechnungstool die EU-Norm EN 16931 für das gesetzlich vorgegebene strukturierte Datenformat erfüllt und die von Ihnen benötigten Rechnungsformate verarbeiten kann. Wichtig für die Wahl des Formats sind die technischen Möglichkeiten des Rechnungsempfängers. Sprechen Sie sich vorher mit Ihren Kunden ab, damit diese Ihre Rechnungen empfangen und lesen können.
Fehler Nr. 2: Falsche oder unvollständige Angaben
Unser Tipp: Die automatisierte Datenabfrage mit professionellen Rechnungstools gewährleistet, dass Ihre Rechnungen alle Pflichtangaben nach UStG § 14 enthält. Achten Sie besonders auf die korrekte Vergabe der Rechnungsnummern. Diese werden bei vielen kostenlosen Online-Tools nicht automatisch fortlaufend vergeben. Um Fehler zu vermeiden, ist eine Vorschaufunktion für die Rechnungskontrolle hilfreich, da der reine XML-Code für das menschliche Auge unübersichtlich ist. Mit einer Buchhaltungssoftware müssen Sie sich darum nicht kümmern, diese übernimmt die Vergabe der Rechnungsnummern automatisch.
Fehler Nr. 3: Falsche Berechnung der Mehrwertsteuer
Unser Tipp: Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware berechnet die Mehrwertsteuer automatisiert und unterstützt Sie dabei, Rechenfehler zu vermeiden. Intelligente Software kann zudem falsche Steuersätze oder fehlerhafte Zuordnung steuerbarer und nicht steuerbarer Umsätze erkennen.
Fazit: E-Rechnungen mit der richtigen Software unkompliziert erstellen
E-Rechnungen vereinfachen die Rechnungsstellung in Unternehmen. Digitalisierung und Automatisierung beschleunigen Prozesse und helfen, manuelle Fehler zu vermeiden. Voraussetzung hierfür ist eine leistungsstarke Software. Ob reines Rechnungstool, cloudbasierte Buchhaltungssoftware oder professionelle Anwendungen für komplexere Anforderungen – gerade für kleine und mittelständische Unternehmen gibt es viele innovative Lösungen.
FAQs
Was gilt überhaupt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) erstellt sein, damit sie ohne Medienbruch verarbeitet werden kann. PDFs oder Word-Dokumente erfüllen die gesetzlichen Anforderungen beispielsweise nicht, weil sie keine maschinenlesbaren Daten im vorgeschriebenen Format enthalten.
Wie kann ich eine E-Rechnung kostenlos erstellen?
Mit dem kostenlosen Generator von BuchhaltungsButler können Sie E-Rechnungen erstellen. Er ermöglicht es, Rechnungsdaten manuell einzugeben und im gesetzeskonformen ZUGFeRD-Format herunterzuladen. Da dieses und andere kostenlose Tools jedoch keine Speicherung von Unternehmens- und Kundendaten bieten, sind sie nur für Unternehmen, die gelegentlich Rechnungen stellen, eine sinnvolle Lösung.
Wer muss ab 2025 eine E-Rechnung erstellen?
Ab 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, im B2B-Bereich E-Rechnungen auszustellen. Das betrifft alle Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche.
Welche Angaben müssen auf einer E-Rechnung zwingend enthalten sein?
Laut § 14 UStG Abs. 4 müssen z. B. folgende Informationen vorhanden sein: vollständige Angaben zum Rechnungssteller (Name, Adresse, Steuerinformationen), Kundendaten (Name, Adresse), eine eindeutige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Lieferdatum, eine Beschreibung der Lieferungen/Leistungen inkl. Menge, Preis, Steuerangabe und die Zahlungsbedingungen.
Wie können Unternehmen Fehler bei der Erstellung von E-Rechnungen vermeiden?
Unternehmen können professionelle Rechnungstools mit automatischer Datenabfrage und Pflichtfeldprüfung nutzen, um das Risiko für Fehler zu minimieren. XRechnung ist ein reines XML-Format. Der Sprachcode ist für das menschliche Auge unübersichtlich, ermöglicht jedoch die maschinelle Weiterverarbeitung. Das Format eignet sich daher vor allem für Unternehmen, die einen hohen Grad an Digitalisierung und Automatisierung erreichen wollen.
Wie werden E-Rechnungen versendet?
E-Rechnungen können per E-Mail, über digitale Übertragungskanäle wie De-Mail oder über Rechnungsportale wie Peppol versendet werden. Eine weitere Möglichkeit ist die direkte Übermittlung per Schnittstelle an Buchhaltungs- oder ERP-Systeme. Wichtig ist, dass das gesetzlich vorgeschriebene Format eingehalten wird.