A1-Bescheinigung: Nachweis über die Sozialversicherung auf Dienstreisen
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A1-Bescheinigung für Dienstreisen | BuchhaltungsButler
In einer globalen Welt gehören Dienstreisen ins Ausland trotz Digitalisierung für viele Unternehmer und Arbeitnehmer zum Berufsalltag. Die sogenannte A1-Bescheinigung ist für den Nachweis der Sozialversicherung im Entsendeland unerlässlich. Was sich dahinter versteckt, wer eine A1-Bescheinigung benötigt und was dabei alles zu beachten ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Was ist eine A1-Bescheinigung und wozu ist sie gut?
Wer sich auf Dienstreise ins europäische Ausland begibt, braucht eine A1-Bescheinigung. Sie gilt als Nachweis über die Sozialversicherung im Heimatland. Denn: Grundsätzlich gilt bei der Sozialversicherung das Territorialprinzip. Für Erwerbstätige kommen die sozialversicherungsrechtlichen Regelungen des Landes, in dem sie beruflich tätig sind, zum Tragen. Bei einer vorübergehenden Tätigkeit (wie Dienstreisen und Entsendungen) gilt jedoch ausnahmsweise weiterhin das Recht des entsendenden Landes.
Mit der A1-Bescheinigung können Erwerbstätige nachweisen, dass sie dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegen und nicht im Ausland sozialversicherungspflichtig sind. Dadurch lassen sich doppelte Beitragszahlungen sowie Wechsel zwischen den Sozialversicherungssystemen verschiedener Länder vermeiden.
So funktioniert die A1-Bescheinigung
Arbeitgeber sind verpflichtet, für jeden Auslandseinsatz ihrer Mitarbeiter eine A1-Bescheinigung zu beantragen. Der Erwerbstätige muss diese dann während seines Aufenthaltes im Original mit sich führen, um sie bei Kontrollen vorzeigen zu können. Kann er die Sozialversicherung in seinem Heimatland nicht belegen, kann ihm der Zugang zur Arbeitsstelle verwehrt werden oder angewiesen werden, sofort die Arbeit niederzulegen. Außerdem sind Bußgelder und zusätzliche Versicherungsbeiträge in der ausländischen Sozialversicherung möglich.
Wann Sie den Sozialversicherungsnachweis benötigen
Eine mehrtägige Dienstreise zum Messebesuch, ein kurzes Treffen mit Geschäftspartnern im Ausland oder eine Langzeit-Entsendung in ferne Länder: Angestellte, Mitarbeiter im öffentlichen Dienst und Selbstständige sind von der Pflicht zum Sozialversicherungsnachweis gleichermaßen betroffen. Wann Sie konkret eine A1-Bescheinigung benötigen, klären wir im folgenden Abschnitt.
Ort der Tätigkeit
Die A1-Bescheinigung wird bei allen vorübergehenden Tätigkeiten im europäischen Ausland ausgestellt. Sie gilt für berufliche Reisen in
- EU-Mitgliedsstaaten,
- Vertragsstaaten der EWR oder
- in die Schweiz.
Für Transitländer ist eine A1-Bescheinigung nur nötig, sofern während des Aufenthaltes tatsächlich eine berufliche Tätigkeit ausgeübt wird. Dienstliche Telefonate oder Mails sind erlaubt und bleiben bei der Beurteilung außen vor.
Art und Dauer der Tätigkeit
Wie lange und zu welchem Zweck Sie beruflich im Ausland sind, spielt für die Notwendigkeit einer A1-Bescheinigung keine Rolle. Sie wird sowohl bei kurzen Geschäftsreisen als auch bei langfristigen Entsendungen benötigt.
Eine A1-Bescheinigung darf höchstens für die Dauer von 24 Monaten ausgestellt werden. Bei längeren Auslandsaufenthalten müssen sich Erwerbstätige danach im Zielland versichern oder ggf. eine Ausnahmeregelung mit der ausländischen Behörde treffen.
Berufliche Stellung des Erwerbstätigen
Die Nachweispflicht über die Sozialversicherung gilt für alle Arbeitnehmer und seit 2021 auch für Beamte und ihnen gleichgestellte Personen. Seit 2022 müssen auch Selbstständige für geschäftliche Auslandsreisen eine A1-Bescheinigung beantragen.
So beantragen Sie eine A1-Bescheinigung
Die Beantragung erfolgt elektronisch, entweder über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal. Für Selbstständige ohne Angestellte ist die Nutzung kostenfrei, alle anderen müssen eine regelmäßige Nutzungsgebühr entrichten. Ein Antrag in Papierform ist nur noch zulässig, wenn kein elektronisches Verfahren dafür eingerichtet ist. Dies ist derzeit nur bei bestimmten Personenkreisen wie Grenzgängern oder Mehrfacherwerbstätigen möglich.
An welche Institution der Antrag gestellt wird, richtet sich danach, wie die betreffende Person krankenversichert ist. Grundsätzlich erfolgt der Antrag bei der Krankenkasse, bei welcher der Erwerbstätige gesetzlich krankenversichert ist. Bei Erwerbstätigen in der privaten Krankenversicherung ist die Rentenversicherung zuständig. Ist der Erwerbstätige zusätzlich berufsständisch versorgt, geht der Antrag an die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV).
Nachdem der Antrag versendet wurde, erhalten Sie eine Antragsbescheinigung. Stellen Sie den Antrag frühzeitig, denn für die Bearbeitung sind gesetzlich bis zu drei Arbeitstage vorgesehen. Grundsätzlich sollte die A1-Bescheinigung vor Beginn der Dienstreise beantragt werden. Bei kurzfristigen Reisen bis zu einer Woche kann diese in vielen Fällen auch nachgereicht werden. In einigen EU-Ländern wie der Schweiz, Österreich und Frankreich gelten jedoch strengere Bestimmungen: Hier muss die Beantragung zwingend vor Reiseantritt erfolgen. Ggf. sind zusätzliche Dokumente für die Entsendung erforderlich.
Bei kurzfristigen Dienstreisen können Sie bei der zuständigen Behörde nachfragen, ob der Antrag bevorzugt bearbeitet werden kann. Liegt die A1-Bescheinigung bei Antritt der Dienstreise noch nicht vor, sollte der Mitarbeiter unbedingt den Antragsnachweis mit sich führen.
Besonderheiten bei regelmäßiger Auslandstätigkeit
Die A1-Bescheinigung ist grundsätzlich bei jedem Auslandseinsatz neu zu beantragen, auch wenn mehrere aufeinanderfolgende Dienstreisen anstehen. Für Personen, die regelmäßig in mehr als einem Mitgliedstaat tätig sind, kann eine Dauerbescheinigung für eine “gewöhnliche Mehrfacherwerbstätigkeit” beantragt werden. Eine regelmäßige Auslandstätigkeit liegt vor, wenn die Person mindestens einen Tag pro Monat oder fünf Tage im Quartal und in mindestens einem anderen Mitgliedstaat beruflich tätig ist.
In diesem Fall kann eine A1-Bescheinigung über fünf Jahre ausgestellt werden. Sie gilt für alle Mitgliedstaaten. Der Antrag ist in diesem Fall unabhängig von der Krankenversicherung beim GKV-Spitzenverband des Wohnsitzstaates zu stellen. Für Erwerbstätige mit Wohnsitz in Deutschland ist dies die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA).
Fazit: Ohne A1-Bescheinigung geht es nicht
Mit der A1-Bescheinigung weisen Erwerbstätige bei Einsätzen im europäischen Ausland ihre Sozialversicherung in Deutschland nach. Für international aufgestellte Unternehmen kann die Beantragung für Arbeitgeber sehr zeitaufwendig werden, auch wenn diese mittlerweile elektronisch erfolgt. Für jeden Mitarbeiter und jeden einzelnen Einsatz muss eine separate Bescheinigung beantragt werden. Dies ist jedoch unerlässlich, um die Sozialversicherungspflicht der Mitarbeiter im Ausland zu vermeiden und zusätzliche Ausgaben für Versicherungsbeiträge und mögliche Bußgelder zu vermeiden.
Alle Angaben ohne Gewähr.
FAQs
Was ist eine A1 Bescheinigung?
Die A1-Bescheinigung ist ein Dokument zur Sozialversicherung, das Erwerbstätige bei Dienstreisen im europäischen Ausland benötigen. Wegen des Territorialprinzips müssten sich Erwerbstätige immer in dem Land versichern, in dem sie gerade beruflich tätig sind. Mit dem Nachweis über die Sozialversicherung im Heimatland bleiben sie bei vorübergehenden beruflichen Einsätzen im Ausland sozialversicherungsfrei.
Wie lange gilt eine A1 Bescheinigung?
Eine A1-Bescheinigung gilt genau so lange wie der Mitarbeiter im Ausland tätig ist, darf aber höchstens für 24 Monate ausgestellt werden. Sie muss für jeden Einsatz neu beantragt werden. Ist der Erwerbstätige regelmäßig (ein Tag pro Monat bzw. fünf Tage im Quartal) in mehr als einem europäischen Mitgliedsland tätig (“gewöhnliche Mehrfacherwerbstätigkeit”), kann eine Dauerbescheinigung für fünf Jahre beantragt werden.
Wann ist eine A1 Bescheinigung erforderlich?
Eine A1-Bescheinigung muss unabhängig von Dauer und Art der Tätigkeit für alle beruflichen Reisen in die EWR-Mitgliedstaaten und die Schweiz beantragt werden. Dies gilt für Angestellte, Beamte (und gleichgestellte Personen) sowie Selbstständige gleichermaßen.
Wo beantragt man eine A1 Bescheinigung?
Wo der Antrag auf die A1-Bescheinigung erfolgt, ist davon abhängig, wie der Erwerbstätige krankenversichert ist. Bei gesetzlich Krankenversicherten ist die jeweilige Krankenkasse zuständig, bei Privatversicherten die Rentenversicherung. Ist der Erwerbstätige zusätzlich berufsständig versichert, geht der Antrag an die ABV (Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen). Der Antrag erfolgt elektronisch, entweder über ein zertifiziertes Lohnbuchhaltungsprogramm oder das SV-Meldeportal. Die papierhafte Beantragung ist nur noch in wenigen Fällen möglich.
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