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So erstellen Sie eine Abschlagsrechnung | BuchhaltungsButler
Bei größeren Projekten kann es durchaus Sinn ergeben, nicht bis zum letzten Tag der Leistungserbringung zu warten, bis man eine Rechnung schreibt. Und genau hier kommt die Abschlagsrechnung ins Spiel. Eine Abschlagsrechnung ermöglicht, dass schon ein Teil Ihrer Arbeit bezahlt wird, bevor alles komplett abgeschlossen ist. Wie Sie eine Abschlagsrechnung erstellen und was dabei zu beachten ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Egal, ob Rechnungen, Belege oder Zahlungen – BuchhaltungsButler hat alles im Griff, damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können.
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Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung ist wie ein finanzieller Zwischenstopp auf dem Weg zum Projektabschluss: Sie ermöglicht Teilzahlungen für Leistungen oder Waren, die noch nicht vollständig geliefert oder erbracht wurden. Vor allem bei umfangreichen Projekten bietet das Vorteile für beide Seiten. Unternehmen müssen nicht lange in Vorleistung gehen und erhalten früher ihr Geld, während Kunden die Kosten in kleinere Summen aufteilen können. Typische Beispiele sind:
- Bauprojekte: Ein Handwerksbetrieb stellt nach Abschluss einzelner Bauabschnitte Abschlagsrechnungen für bereits geleistete Arbeiten aus.
- Dienstleistungen: Ein Maler, der zwei von vier Wänden streicht, kann eine Abschlagszahlung für die fertigen Wände verlangen.
- Große Lieferungen: Für schon gelieferte Teile einer Großbestellung darf eine Abschlagsrechnung gestellt werden.
Einfache vs. kumulierte Abschlagsrechnung
Bei der einfachen Abschlagsrechnung gibt es für jede erbrachte Teilleistung eine eigene Rechnung. Es ist so, als würde man in Etappen bezahlen, damit man immer weiß, was man schon geleistet hat.
Bei der kumulierten Abschlagsrechnung hingegen ist alles in einem einzigen Dokument zusammengefasst. Hier sind alle bereits erbrachten Leistungen aufgeführt und die bisher gezahlten Abschläge gleich abgezogen.
Voraussetzungen für eine Abschlagsrechnung
Eine Abschlagszahlung darf nur gestellt werden, wenn die folgenden drei Voraussetzungen erfüllt sind:
- Nur, was bereits erledigt und mängelfrei ist, wird in Rechnung gestellt. Stellen Sie sich vor, ein Maler hat zwei von vier Wänden makellos gestrichen. Die zwei fertigen Wände kann er abrechnen – die anderen noch nicht.
- Der Betrag auf der Abschlagsrechnung sollte immer einen Teil der Gesamtsumme widerspiegeln. Beispiel: Wenn die komplette Küchenrenovierung 10.000 € kostet, ist eine Abschlagszahlung von 3.000 € legitim.
- Für jede Abschlagszahlung braucht es eine klare Aufstellung. Das heißt: Was wurde gemacht und was kostet es? So weiß der Kunde genau, wofür er bezahlt. Ein klassisches Beispiel wäre der Autokauf: Eine Abschlagsrechnung kann die Anzahlung fürs Auto selbst umfassen, zusätzlich aber auch Sonderausstattungen oder Zulassungskosten.
Bei Werkverträgen haben Sie übrigens immer die Möglichkeit, Abschlagsrechnungen zu stellen – sogar ohne vorherige Vereinbarung. Das ist besonders praktisch, weil die Bezahlung andernfalls erst bei der endgültigen Abnahme der Leistung erfolgen würde. Mit einer Abschlagsrechnung können Sie sich bereits während der Erbringung der Arbeit einen Teilbetrag auszahlen lassen.
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Weniger Risiko durch eine Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung kann für Dienstleister einen großen Unterschied machen.
| Vorteil der Abschlagsrechnung | Beispiel aus der Praxis | Risiko ohne Abschlagsrechnung |
| Sicherstellung von Zahlungen bei langfristigen Projekten | Ein Freelancer, der für einen großen Webshop arbeitet, stellt regelmäßig Abschlagsrechnungen, um für die Meilensteine der Entwicklung rechtzeitig bezahlt zu werden – zum Beispiel nach Abschluss jedes Moduls. | Der Freelancer müsste bis zum Abschluss des Projekts warten, was bei größeren Aufträgen ein hohes Risiko mit sich bringt. Verzögerungen bei der Zahlung könnten das Budget durcheinanderbringen. |
| Vermeidung von Liquiditätsengpässen | Ein Bauunternehmer stellt für jeden fertigen Bauabschnitt eine Abschlagsrechnung, um laufende Kosten wie Materialien und Löhne zu decken und zu verhindern, dass er seine eigenen Ausgaben vorfinanzieren muss. | Ohne Abschlagsrechnung muss der Bauunternehmer erst dann bezahlt werden, wenn das gesamte Haus fertig ist, was viel Eigenkapital bindet und oft zu Engpässen führt. |
| Klare Planung und Kontrolle für beide Seiten | Ein Unternehmen, das eine langfristige Beratung in Anspruch nimmt, erhält monatlich eine Abschlagsrechnung, um die zu erwartenden Ausgaben und das Budget im Blick zu behalten. | Der Auftraggeber muss erst am Ende des Projekts den gesamten Betrag auf einmal bezahlen, was die monatliche Planung erschwert und finanzielle Unsicherheit mit sich bringt. |
Vergessen Sie nicht, die Rechnung als Abschlagsrechnung zu markieren – am besten auch direkt mit einer Nummer wie „Abschlagsrechnung 1”, damit für alle klar ist, dass noch weitere Zahlungen erfolgen. Wenn Sie noch nicht alles geliefert haben, sollten Sie unbedingt das geplante Lieferdatum angeben, damit der Empfänger weiß, was noch kommt.
Abgrenzung zu Anzahlung, Teilrechnung und Schlussrechnung
Bei größeren Projekten gibt es verschiedene Arten von Rechnungen, die den Zahlungsfluss begleiten:
- Anzahlungsrechnung
Die Anzahlungsrechnung kommt dann zum Einsatz, wenn ein Teil des Gesamtbetrags für eine zukünftige Lieferung oder Leistung im Voraus bezahlt werden soll. Diese Rechnung sichert dem Anbieter eine Zahlung, bevor er mit seiner Arbeit startet.
Ein Beispiel: Sie bestellen eine maßgefertigte Küche bei einem Anbieter. Vorab verlangt dieser eine Anzahlung von 30 %, um mit der Fertigung zu beginnen. Ihre Anzahlung sorgt also dafür, dass der Anbieter mit dem Projekt beginnt. - Teilrechnung
Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen werden im Sprachgebrauch gerne verwechselt, sind aber nicht dasselbe.
Eine Teilrechnung ist eine Rechnung, die für einen bestimmten Fortschritt oder Abschnitt eines Projekts erstellt wird. Sie dient dazu, eine Teilzahlung für die bereits erbrachte Leistung zu erhalten, während das Projekt noch läuft. Das heißt, der Dienstleister oder Anbieter bekommt schon während der Arbeit etwas Geld, anstatt alles erst am Ende zu kassieren.
Der wesentliche Unterschied zwischen Teilrechnung und Abschlagsrechnung besteht also darin, dass eine Teilrechnung konkret auf bereits erbrachte Leistungen abstellt, während eine Abschlagsrechnung den Zahlungsfluss in vereinbarten Abständen regelt, auch wenn das Projekt noch nicht einen bestimmten Abschnitt erreicht hat.
Beispiel: Sie lassen Ihr Haus renovieren. Der Handwerker erstellt eine Teilrechnung, sobald das Dach gedeckt und die Wände vorbereitet sind – also nach dem ersten Bauabschnitt. - Schlussrechnung
Am Ende eines Projekts oder einer Lieferung kommt die Schlussrechnung. Sie fasst alle Teilschritte und bereits geleisteten Zahlungen zusammen und stellt Ihnen den endgültigen Betrag in Rechnung – die Differenz zwischen dem Gesamtbetrag und allem, was Sie bereits bezahlt haben. Diese Rechnung zeigt Ihnen am Ende genau, wie viel Sie noch begleichen müssen.
Beispiel: Ihr Gartenbauprojekt ist abgeschlossen und der Gärtner stellt Ihnen eine Schlussrechnung aus. Darin werden die Teilrechnungen und Anzahlungen, die Sie schon bezahlt haben, berücksichtigt. Was noch offen ist, müssen Sie als Restbetrag begleichen, damit das Projekt endgültig abgeschlossen ist.
Das muss bei einer Abschlagszahlung auf die Rechnung
Eine Abschlagsrechnung sieht grundsätzlich wie eine normale Rechnung aus, hat jedoch ein paar wichtige Merkmale, die sie von anderen Rechnungen abhebt:
- Den Hinweis, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt
- Die Kontaktdaten des Anbieters und des Kunden
- Eine eindeutige Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum
- Die Beschreibung der erbrachten Leistung samt Umfang
- Der Nettobetrag der Leistung
- Steuersatz, Steuerbetrag und der Gesamtbetrag (also der Bruttobetrag)
- Die Steuernummer des Anbieters
- Und natürlich die Bankverbindung des Anbieters für die Zahlung
So haben beide Seiten alles Wichtige auf einen Blick und der Zahlungsprozess läuft reibungslos.
Vorsicht: Bei Abschlagsrechnungen passieren folgende Fehler besonders häufig. Wichtige Pflichtangaben wie die Rechnungsnummer werden vergessen. Oder: Oft wird auch der Begriff „Teilrechnung” fälschlicherweise verwendet, obwohl es sich um eine Abschlagsrechnung handelt. In der Schlussrechnung werden häufig die bereits geleisteten Teilzahlungen vergessen. Dabei ist es wichtig, alle Zahlungen korrekt aufzulisten, damit am Ende klar ist, was noch offen ist.
Auftraggeber haben das Recht, eine Abschlagszahlung abzulehnen, wenn die erbrachte Leistung nicht dem entspricht, was im Vertrag vereinbart wurde. Beispiel: Beim Hausbau stellen die Verputzer eine Abschlagsrechnung aus, aber der Putz weist Mängel auf. In diesem Fall muss die Zahlung nicht geleistet werden. Sollte es zu einem Streit kommen, muss das ausführende Unternehmen beweisen, dass die Leistung korrekt erbracht wurde.
Fazit zu Abschlagsrechnungen
Abschlagsrechnungen sind der Schlüssel, um den Zahlungsfluss bei großen Projekten stressfrei und fair zu gestalten. Sie bieten Ihnen die Möglichkeit, abzurechnen, bevor das Projekt zu 100 % abgeschlossen ist – und das sorgt für weniger Stress und mehr Planungssicherheit. Ihr Kunde hat einen klaren Überblick und Sie können schon während der Arbeit auf einen Teilbetrag zurückgreifen. So bleibt Ihr Projektbudget im grünen Bereich und unerwartete Liquiditätsengpässe gehören der Vergangenheit an.
Alle Angaben ohne Gewähr.
FAQs
Wann darf die Abschlagsrechnung gestellt werden?
Bevor Sie die Abschlagsrechnung ausstellen, gilt: Die erbrachte Teilleistung muss ordnungsgemäß und ohne Mängel sein. Außerdem darf der Abschlagsbetrag natürlich nicht höher ausfallen als die vereinbarte Gesamtsumme.
Was unterscheidet die Anzahlungsrechnung von der Abschlagsrechnung?
Eine Anzahlungsrechnung ist vergleichbar mit einem Vorschuss: Der Kunde entrichtet einen Teil der Gesamtsumme, noch bevor die Leistung erbracht wird. Die Abschlagsrechnung dagegen kommt ins Spiel, wenn schon geliefert oder gearbeitet wurde. Anzahlung ist also vorab – Abschlag ist währenddessen.
Muss ich eine Abschlagsrechnung stellen?
Nein, eine Pflicht gibt es nicht. Abschlagsrechnungen sind gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sie sind jedoch eine clevere Option, die gerne in Verträgen festgehalten wird – vor allem bei großen Projekten, die sich über längere Zeit hinziehen.
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