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Arbeitszeugnis richtig erstellen | BuchhaltungsButler
Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis, wenn er das Unternehmen verlässt. Beinhaltet es Fehler oder missverständliche Formulierungen, kann der Arbeitnehmer eine Korrektur verlangen. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Sie beim Erstellen eines Arbeitszeugnisses besonders achten sollten. Mit unserem Arbeitszeugnis Generator erstellen Sie das Arbeitszeugnis Ihres Mitarbeitenden außerdem im Handumdrehen.
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Allgemeines zu Arbeitszeugnis
Ein Arbeitszeugnis ist ein offizielles Dokument, das die erbrachten Leistungen und das Verhalten eines Arbeitnehmers während seiner Beschäftigung objektiv und wohlwollend zusammenfasst. Es dient als wichtige Grundlage für künftige berufliche Schritte und vermittelt potenziellen Arbeitgebern ein klares Bild über die Fähigkeiten und Kompetenzen des Mitarbeiters.
Arten von Arbeitszeugnissen
Es gibt zwei grundlegende Arten von Arbeitszeugnissen: das einfache und das qualifizierte. Der Unterschied liegt im Detailgrad der Informationen.
1. Das einfache Arbeitszeugnis
Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält die grundlegenden Informationen: Wann, wo und was gemacht wurde – ohne Bewertung oder detaillierte Beschreibung der Leistung. Es ist besonders geeignet für formale Nachweise, etwa bei Behörden, oder als Bestätigung der Beschäftigung. Für eine tiefergehende Einschätzung der Fähigkeiten und Arbeitsweise des Arbeitnehmers reicht es jedoch nicht aus.
2. Das qualifizierte Arbeitszeugnis
Das qualifizierte Arbeitszeugnis geht weit über die Basisinformationen hinaus. Es bietet eine detaillierte, wohlwollende Bewertung der Arbeitsleistung und des Verhaltens des Mitarbeiters. Ziel ist es, dem Arbeitnehmer eine aussagekräftige Grundlage für zukünftige Bewerbungen zu bieten. Es soll objektiv und gleichzeitig so formuliert sein, dass der Mitarbeiter in einem guten Licht dargestellt wird.
Vorläufiges Arbeitszeugnis und Zwischenarbeitszeugnis
Neben den grundlegenden Arten von Arbeitszeugnissen gibt es noch zwei Sonderformen, die in bestimmten Situationen wichtig werden: das vorläufige Arbeitszeugnis und das Zwischenarbeitszeugnis. Beide dienen speziellen Zwecken und sind besonders in Übergangs- oder Veränderungssituationen relevant.
- Das vorläufige Arbeitszeugnis wird oft nach einer Kündigung ausgestellt, wenn der Mitarbeiter während der Kündigungsfrist noch weiterhin im Unternehmen tätig ist. Es bietet eine Zwischenbestätigung, die die Leistungen und das Verhalten bis zu diesem Zeitpunkt würdigt. Wichtig dabei ist, dass alle Inhalte des vorläufigen Zeugnisses später auch im endgültigen Arbeitszeugnis übernommen werden müssen. Es ist also eine Art „Vorab-Zeugnis”, das später nicht mehr geändert werden kann. Obwohl kein gesetzlicher Anspruch darauf besteht, wird es von vielen Arbeitnehmern geschätzt, um ihre bisherigen Erfolge zu dokumentieren.
- Ein Zwischenarbeitszeugnis kommt ins Spiel, wenn der Mitarbeiter im laufenden Arbeitsverhältnis plötzlich andere Aufgaben übernimmt oder sich aufgrund eines Vorgesetztenwechsels oder einer möglichen Entlassung in einer Umbruchphase befindet. Es ist ebenfalls freiwillig, aber für beide Seiten oft von Vorteil. Für Arbeitnehmer dokumentiert es den aktuellen Stand ihrer Tätigkeit, während es dem Arbeitgeber ermöglicht, Aufgaben und Leistungen frühzeitig festzuhalten. Dies kann später das Erstellen des endgültigen Zeugnisses erleichtern.
Arbeitszeugnis für Geschäftsführer
Auch Geschäftsführer, ob nun extern oder als Gesellschafter, haben Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Die Gesellschafterversammlung ist für die Ausstellung dieses Arbeitszeugnisses zuständig. Sie kann diese Aufgabe aber auch an Einzelpersonen oder einen anderen Geschäftsführer übertragen. Wichtig ist, dass auch für das Zeugnis eines Geschäftsführers der Grundsatz der Wahrheitspflicht gilt. Das bedeutet, dass schwerwiegende Fehltritte, die zur Abberufung oder Vertragsbeendigung geführt haben, im Zeugnis erwähnt werden müssen. Das Verschweigen solcher Mängel kann Konsequenzen mit sich bringen. Scheitert der Geschäftsführer aufgrund eines bekannten Mangels im neuen Job, können die Gesellschafter dem neuen Arbeitgeber gegenüber schadensersatzpflichtig werden.
Ob Aushilfe oder Vollzeitkraft: Jeder Arbeitnehmer hat zum Ende des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dieses kann sogar noch bis zu drei Jahre später verlangt werden. Für Auszubildende gibt es zusätzlich ein Zeugnis mit Details zu Beruf, Dauer und erlernten Fähigkeiten.
Aufbau und Inhalt eines Arbeitszeugnisses
Arbeitszeugnisse sollten klar und umfassend formuliert sein – schließlich spiegelt sich darin die Arbeit des Mitarbeiters wider. Erfüllt das Zeugnis diese Anforderungen nicht, hat der Arbeitnehmer das Recht auf Korrektur oder Neuausstellung.
Diese Informationen müssen in ein Arbeitszeugnis:
- Briefkopf: Der Name des Unternehmens (oder Firmenpapier) sowie das Ausstellungsdatum.
- Titel: Arbeitszeugnis für [Vor- und Nachname des Arbeitnehmers].
- Stammdaten: Name, Geburtsdatum, Anschrift des Mitarbeiters, sowie Art und Dauer der Beschäftigung.
- Unternehmensbeschreibung: Firma, Branche, Produkte oder Tätigkeitsfeld, Mitarbeiteranzahl und Standorte.
- Beschreibung der Tätigkeit: Aufgaben, wichtige Erfolge und spezielle Projekte – die zentrale Arbeitsbeschreibung sollte gut strukturiert sein.
- Leistungsbewertung: Evaluierung von Arbeitsbereitschaft, Fachwissen, Arbeitsweise, Erfolgen und – bei Bedarf – Führungskompetenz.
- Bewertung des Sozialverhaltens: Wie war das Verhalten des Mitarbeiters gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden?
- Beendigungsgrund: Der Grund für das Verlassen des Unternehmens darf nur mit Zustimmung des Mitarbeiters genannt werden.
- Abschließende Wünsche: Ein freundlicher Schlussgruß mit guten Wünschen für die Zukunft.
- Ort, Datum und Unterschrift: Die Unterschrift muss von einer befugten Person kommen, erkennbar an Name, Position und gegebenenfalls Vertretungsvollmacht.
Formale Punkte:
- Das Zeugnis muss grammatikalisch und optisch fehlerfrei sein.
- Alle relevanten Leistungen müssen korrekt abgebildet werden.
- Das Zeugnis sollte am Ende des Arbeitsverhältnisses vorliegen.
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Arbeitszeugnis formulieren: Einleitung und Schluss
Die Einleitung und der Schluss eines Arbeitszeugnisses werden oft unterschätzt – dabei sind sie entscheidend für den Gesamteindruck. Zwar nimmt der Hauptteil die meiste Aufmerksamkeit in Anspruch, doch auch der Beginn und das Ende des Zeugnisses spielen eine wichtige Rolle und dürfen nicht zu kurz kommen.
Einleitung:
Die Einleitung sollte formell sein, denn sie liefert zu Beginn vor allem wesentliche Fakten. Hier nennt man die grundlegenden Informationen wie den Namen des Mitarbeiters, den Beschäftigungszeitraum und die genaue Position. Um den Eindruck zu stärken, ist es hilfreich, Formulierungen wie „verantwortlich für …“ oder „engagiert in …“ zu verwenden, statt lediglich „tätig als …“ zu schreiben. Bei ungewöhnlichen Berufsbezeichnungen kann ein erläuternder Begriff in Klammern hilfreich sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
Schluss:
Der Schluss eines Arbeitszeugnisses ist oft sensibel, insbesondere wenn der Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses schwierig oder uneindeutig ist. Hier gilt es, bei der Wahrheit zu bleiben – das bedeutet, den tatsächlichen Beendigungsgrund zu nennen (natürlich nur, wenn der Mitarbeiter zustimmt). Ein „Bedauern des Ausscheidens“ wirkt in vielen Fällen angemessener und wertschätzender als ein rein formales „wir wünschen Ihnen alles Gute“. Abschließend sollten positive Zukunftswünsche und ein Dank für die Zusammenarbeit die Verabschiedung abrunden, um einen bleibend guten Eindruck zu hinterlassen.
Arbeitszeugnis: Formulierungshilfen für den Hauptteil
Ein Arbeitszeugnis zu verfassen ist wie das Malen eines eindrucksvollen Porträts. Es geht darum, nicht nur Fakten aufzulisten, sondern die fachlichen Fähigkeiten, die persönliche Arbeitsweise und den Mehrwert des Mitarbeiters für das Unternehmen klar und authentisch darzustellen. Ein sorgfältig formulierter Hauptteil gibt dem Leser einen umfassenden Einblick in die Qualitäten des Mitarbeiters und seine Bedeutung für das Unternehmen. Diese Informationen sollten im Hauptteil nicht fehlen:
1.- Fachliche Kompetenz
Fachwissen bildet die Grundlage jeder erfolgreichen Arbeit. In diesem Abschnitt wird auf eindrucksvolle Weise sichtbar gemacht, wie der Mitarbeiter sein Wissen nicht nur anwendet, sondern auch geschickt in die täglichen Aufgaben integriert, um damit einen echten Beitrag zum Unternehmen zu leisten.
Beispielformulierung: „[Name des Mitarbeiters] verfügte über hervorragendes Fachwissen, insbesondere in [spezifischem Bereich], das er mit großem Erfolg in seiner täglichen Arbeit einsetzte. Seine umfassenden Kenntnisse in modernen Softwarelösungen trugen wesentlich zur Optimierung betrieblicher Abläufe bei.“
2.- Geistige und kreative Fähigkeiten
Kreativität zeigt sich nicht nur in neuen Ideen, sondern auch in der Kunst, diese auf eine klare und inspirierende Weise zu kommunizieren. In diesem Abschnitt wird deutlich, wie der Mitarbeiter mit seinem kreativen Denken und seiner kommunikativen Stärke zum Erfolg des Teams beiträgt.
Beispielformulierung: „Durch seine ausgeprägte Kreativität und analytische Denkweise konnte [Name des Mitarbeiters] stets innovative Lösungsansätze entwickeln. Seine exzellenten mündlichen und schriftlichen Ausdrucksformen erleichterten die interne Kommunikation und überzeugten sowohl Kollegen als auch Vorgesetzte.“
3.- Soziale Kompetenz
Soziale Kompetenz ist ein entscheidender Faktor für ein harmonisches Arbeitsumfeld. Hier wird beschrieben, wie der Mitarbeiter als Teamplayer agierte und zur Zusammenarbeit und einem positiven Betriebsklima beitrug.
Beispielformulierung: „[Name des Mitarbeiters] zeigte stets hohe Anpassungsfähigkeit und Verantwortungsbereitschaft. Er hatte eine sehr gute Teamfähigkeit, brachte eigene Ideen ein und unterstützte Kollegen jederzeit in ihrer Arbeit. Bei Herausforderungen agierte er stets lösungsorientiert und trug so zum positiven Arbeitsumfeld bei.“
4.- Verhalten im Unternehmen
Der Umgang eines Mitarbeiters mit Kollegen und Kunden ist entscheidend für den Zusammenhalt und das Vertrauen im Team. In diesem Abschnitt sollten Sie unterstreichen, wie der Mitarbeiter durch sein respektvolles und professionelles Verhalten das Arbeitsklima bereichert und stabile Beziehungen aufbaut.
Beispielformulierung: „Das Verhalten von [Name des Mitarbeiters] gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war jederzeit vorbildlich. Mit seiner freundlichen und professionellen Art baute er stabile Arbeitsbeziehungen auf und trug so maßgeblich zu einer angenehmen Arbeitsatmosphäre bei. Kunden schätzten seinen zuverlässigen und serviceorientierten Umgang.“
5.- Leistung
Leistung wird nicht nur an der Menge der erledigten Aufgaben gemessen, sondern an den Ergebnissen, die der Mitarbeiter mit einer effizienten und strukturierten Arbeitsweise erzielt. In diesem Abschnitt wird klar, wie der Mitarbeiter durch sein Engagement und Fachwissen entscheidend zum Erfolg des Unternehmens beigetragen hat.
Beispielformulierung: „[Name des Mitarbeiters] zeichnete sich durch eine sehr hohe Arbeitsqualität aus. Mit einer strukturierten und effizienten Arbeitsweise konnte er bedeutende Ergebnisse erzielen. Besonders seine Erfolge in [speziellen Projekten oder Bereichen] trugen erheblich zur Erreichung der Unternehmensziele bei.“
Arbeitszeugnis: Formulierungen und Ihre Bedeutungen
Arbeitgeber haben, bedingt durch gewisse Einschränkungen, eine Art „Geheimcode“ für Arbeitszeugnisse entwickelt. Hinter vermeintlich positiven Formulierungen können sich somit oft kritische Hinweise verbergen. Diese Sprache folgt nicht dem klassischen Notensystem, sondern ist eine eigene, komplexe Methode, die auf den ersten Blick neutral erscheint, jedoch eine eindeutige Botschaft an erfahrene Leser vermittelt.
Die 10 gängigsten Geheimcodes im Arbeitszeugnis
| Formulierung im Arbeitszeugnis | Tatsächliche Bedeutung |
| Der/Die Mitarbeiter:in wusste sich stets gut zu verkaufen. | Er/Sie war zu selbstbewusst und konnte nicht mit anderen kooperieren. |
| Er/Sie verstand es, seine/ihre Aufgaben erfolgreich zu delegieren. | Er/Sie hat andere seine/ihre Aufgaben erledigen lassen. |
| Er/Sie war erfolgreich darin, die eigene Meinung zu vertreten. | Er/Sie war stark von sich überzeugt und vertrug keine Kritik. |
| Er/Sie war als Mitarbeiter:in kritisch und anspruchsvoll. | Er/Sie beklagte sich oft und ist sehr egozentrisch. |
| Er/Sie war stets zuverlässig und engagiert. | Er/Sie zeigte wenig Initiative und musste häufig angetrieben werden. |
| Er/Sie zeigte eine hohe Eigenmotivation. | Er/Sie benötigte ständig Anleitung und hatte Probleme mit der Selbstorganisation. |
| Er/Sie konnte sich in schwierigen Situationen gut behaupten. | Er/Sie hatte oft Schwierigkeiten, mit Stress oder Herausforderungen umzugehen. |
| Der/Die Mitarbeiter:in hatte jederzeit eine freundliche und hilfsbereite Art. | Er/Sie war unnahbar oder zeigte wenig Bereitschaft, Kollegen zu unterstützen. |
| Er/Sie erledigte seine/ihre Aufgaben mit hoher Präzision und Sorgfalt. | Er/Sie machte häufig Fehler, die korrigiert werden mussten. |
| Er/Sie arbeitete effektiv im Team und förderte die Zusammenarbeit. | Er/Sie hatte Probleme, im Team zu arbeiten und bevorzugte die Zusammenarbeit mit wenigen Personen. |
Arbeitnehmer haben das Recht, ein Arbeitszeugnis zu korrigieren, wenn sie Fehler oder unfaire Beurteilungen feststellen. Zuerst sollte das Gespräch mit dem Arbeitgeber gesucht werden, gefolgt von einem schriftlichen Widerspruch, falls nötig. Ignoriert der Arbeitgeber diesen, kann der Arbeitnehmer innerhalb von drei Wochen eine Zeugnisberichtigungsklage beim Arbeitsgericht einreichen.
Arbeitszeugnis formulieren: Checkliste
Wenn es darum geht, ein Arbeitszeugnis zu formulieren, sollten Sie auf eine Reihe wichtiger Punkte achten. Hier ist eine praktische Checkliste, die sicherstellt, dass Sie dabei nichts vergessen:
- Die Personenangaben sind komplett: Vor- und Nachname, Geburtsdatum sowie Geburtsort sollten enthalten sein (optional, aber sinnvoll). Position und Beruf dürfen natürlich auch nicht fehlen.
- Detaillierte Tätigkeitsbeschreibung: Eine präzise und individuelle Darstellung der wichtigsten Aufgaben, die den Beitrag des Mitarbeiters widerspiegelt.
- Alle Zeugnisbestandteile vorhanden: Stellen Sie sicher, dass alle gängigen Elemente eines Zeugnisses abgedeckt sind: Überschrift, Einleitung, Firmenbeschreibung, Tätigkeiten, Leistungen, Verhalten und Schlussformel.
- Leistungsbeurteilung: Beurteilen Sie Arbeitswillen, Fachwissen, Belastbarkeit und den Erfolg des Mitarbeiters.
- Gesamtbeurteilung der Leistung: Diese Zusammenfassung sollte im Einklang mit den einzelnen Leistungsbereichen stehen und die Arbeit des Mitarbeiters ganzheitlich bewerten.
- Führungsbewertung: Wenn der Mitarbeiter eine Führungsrolle innehatte, bewerten Sie seine Führungskompetenz und den Umgang mit seinen Mitarbeitern.
- Soziales Verhalten: Das Verhalten des Mitarbeiters gegenüber Kollegen, Vorgesetzten und externen Partnern, insbesondere bei Kundenkontakt, muss erfasst werden.
- Vollständige Schlussformulierung: Die Schlussformulierung sollte den Beendigungsgrund (falls erforderlich), eine Dankes- und Bedauerungsbekundung sowie Zukunftswünsche (optional) umfassen.
- Sonderfall Zwischenzeugnis: Verzichten Sie auf eine Bedauernsformulierung und achten Sie auf den Gebrauch des Präsens. Geben Sie den Grund für das Zwischenzeugnis an und dokumentieren Sie nur abgeschlossene Projekte.
- Klarheit statt Mehrdeutigkeiten: Vermeiden Sie doppeldeutige Formulierungen, die missverstanden werden könnten. Verwenden Sie stattdessen klare und positive Formulierungen im Arbeitszeugnis.
- Einhaltung der Formalitäten: Verwenden Sie Firmenbriefpapier, achten Sie auf die richtigen Eintritts- und Austrittsdaten sowie das Ausstellungsdatum. Das Zeugnis sollte die Unterschrift des Fachvorgesetzten und -falls notwendig – des Personalleiters enthalten.
- Diskriminierungsfreiheit: Das Zeugnis sollte keine diskriminierenden Elemente enthalten. Davon ist aus rechtlichen und moralischen Gründen abzusehen.
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Arbeitszeugnis Generator
Generiertes Zeugnis
Fazit: Das perfekte Arbeitszeugnis formulieren
Ein Arbeitszeugnis zu formulieren, erfordert mehr als nur das Aufzählen von Aufgaben und Tätigkeiten. Es ist ein feines Handwerk, das sowohl rechtliche Genauigkeit als auch die richtige Wortwahl kombiniert. Arbeitgeber müssen dabei sicherstellen, dass die Formulierungen nicht nur korrekt sind, sondern auch eine wohlwollende und faire Darstellung der erbrachten Leistungen liefern. Doch selbst subtile Feinheiten, wie der Einsatz von sogenannten „Geheimcodes“, können eine tieferliegende Bedeutung offenbaren, die den beruflichen Erfolg beeinflussen können. Wer in diesem Prozess alles richtig macht, stellt seinem Mitarbeiter ein wertvolles Dokument aus, das nicht nur dessen Leistung würdigt, sondern auch den Weg für zukünftige Chancen ebnet. Die Wahl der richtigen Formulierungen und ein klar strukturierter Aufbau machen den Unterschied. So wird das Arbeitszeugnis nicht nur zur Pflichtübung, sondern zu einer echten Empfehlung für den beruflichen Werdegang.
Alle Angaben ohne Gewähr.
FAQs
Was muss in einem Arbeitszeugnis stehen?
Ein Arbeitszeugnis sollte eine klare Übersicht über die Dauer der Beschäftigung, die wesentlichen Aufgaben und eine faire Bewertung der Leistung und des Verhaltens des Mitarbeiters geben. Es dient als Spiegelbild der Zusammenarbeit.
Welche Formulierungen sollte man vermeiden?
Achten Sie auf Formulierungen wie „bemüht sich“ oder „stellt sich zufriedenstellend an“ – solche Ausdrücke klingen schwammig und können negativ ausgelegt werden. Es ist besser, konkret und positiv zu sein, damit die tatsächliche Leistung klar zur Geltung kommt.
Kann ein Arbeitszeugnis geändert werden?
Ja, ein Arbeitszeugnis kann auch nach der Ausstellung angepasst werden – das gilt vor allem für Fehler oder missverständliche Formulierungen. Man hat bis zu drei Jahre Zeit, um Änderungswünsche durchzusetzen.
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