Beitragsnachweis: Meldepflicht für Unternehmer über die Sozialversicherungsbeiträge ihrer Mitarbeiter
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Beitragsnachweis 2024 | BuchhaltungsButler
Arbeitgeber müssen bestimmte Meldepflichten im Rahmen der Lohnabrechnung einhalten. Eine davon ist die Meldung der Beiträge zur Sozialversicherung an die Krankenkasse. Wie Sie die Beitragsnachweise erstellen, an die Krankenkasse übermitteln und welche Fristen es gibt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Was ist ein Beitragsnachweis?
Bei der Lohnabrechnung müssen Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge für ihre Beschäftigten berechnen und an die „Einzugsstelle” abführen. In der Regel ist dies die Krankenkasse des jeweiligen Mitarbeiters.
In diesem Rahmen sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, für jeden Mitarbeiter einen Beitragsnachweis zu erstellen und darin Höhe und Aufteilung von Beiträgen zur
- Sozialversicherung,
- Umlagen U1 + U2 sowie
- Insolvenzgeldumlage,
Das steht im Beitragsnachweis
Der Beitragsnachweis ist in deutscher Sprache zu erstellen. Er enthält folgende Angaben:
- Beitragskonto-Nr. des Arbeitgebers bzw. Betriebsnummer
- Anschrift des Arbeitgebers
- Abrechnungszeitraum
- Rechtskreis (Ost oder West)
- Angabe ob Dauerbeitragsnachweis
- Zu zahlende Beiträge nach einzelnen Beitragsgruppen aufgeschlüsselt
- Mögliche Abzüge für Arbeitgeberaufwendungen, z. B. bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1) oder Mutterschaft (U2)
Dauer- und Nullbeitragsnachweis für Ausnahmefälle
Der Beitragsnachweis ist in der Regel für jeden Abrechnungszeitraum zu erstellen. Denn Stundenlohn oder variable Vergütungsbestandteile (auch, wenn sie steuerfrei sind) führen oft dazu, dass der Monatslohn und die Sozialversicherungsbeiträge schwanken. Es gibt jedoch auch eine Ausnahme:
Bei gleichbleibenden Entgeltzahlungen ändert sich auch die Beitragshöhe zur Sozialversicherung nicht. Dann können Arbeitgeber den Beitragsnachweis als Dauerbeitragsnachweis kennzeichnen. Dieser gilt dann nicht nur für den laufenden Abrechnungszeitraum, sondern auch für die folgenden Zeiträume. Ein neuer Beitragsnachweis ist dann erst wieder einzureichen, wenn sich die Beiträge ändern.
Wichtig: Arbeitgeber müssen einen Beitragsnachweis auch dann vorlegen, wenn in einem Monat keine Beiträge fällig werden (Nullbeitragsnachweis). Dies kann beispielsweise bei unbezahltem Urlaub oder Krankengeldbezug der Fall sein.
Form und Fristen für die Übermittlung
Seit 2006 können Beitragsnachweise ausschließlich elektronisch übermittelt werden. Dies geht entweder online über das SV-Meldeportal oder automatisiert im Rahmen einer zugelassenen Lohnabrechnungssoftware.
Für die Übermittlung gelten gesetzliche Abgabefristen, die an die Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge gekoppelt sind: Die Beitragszahlung ist am drittletzten Bankarbeitstag im Monat fällig (§ 23 Abs. 1 SGB IV), die Beitragsnachweise müssen zwei Bankarbeitstage vorher bei der Krankenkasse eingehen (§ 28f Abs. 3 SGB IV). Konkret bedeutet das:
Beitragsnachweise müssen der Krankenkasse spätestens um 0:00 Uhr des fünftletzten Bankarbeitstages im Monat vorliegen.
Fälligkeitstermine 2024 für Beitragsnachweise und Beitragszahlungen:
| Frist für Beitragsnachweis | Fälligkeit Beitragszahlung | |
| Januar | 25.1. | 29.1. |
| Februar | 23.2. | 27.2. |
| 27. | 22.3. | 26.3. |
| April | 24.4. | 26.4. |
| Mai | 24.5. / 27.5. | 28.5. / 29.5. |
| Juni | 24.6. | 26.6. |
| Juli | 25.7. | 29.7. |
| August | 26.8. | 28.8. |
| September | 24.9. | 26.9. |
| Oktober | 24.10. / 25.10. | 28.10. / 29.10. |
| November | 25.11. | 27.11. |
| Dezember | 19.12. | 23.12. |
Ausschlaggebend für die Berechnung der Fristen ist der Sitz der jeweiligen Krankenkasse. Da es je nach Bundesland verschiedene gesetzliche Feiertage gibt, kann das Abgabedatum bei verschiedenen Mitarbeitern variieren.
Beitragsschätzung bei versäumter Abgabefrist
Wenn Arbeitgeber einen Beitragsnachweis nicht abgegeben oder die Meldefrist versäumen, schätzt die Krankenkasse anhand vorheriger Abrechnungen die Höhe des Gehalts und ermittelt daraus die Beitragsschuld. Oft wirkt sich ein solches Fristversäumnis nachteilig für das Unternehmen und dessen Mitarbeiter aus, denn in der Regel orientieren sich die Krankenkassen am oberen Ende der Berechnungsspanne. Zwar lässt sich die Differenz in der kommenden Abrechnung korrigieren, für das Unternehmen zieht dies jedoch zusätzlichen Arbeitsaufwand und mögliche Liquiditätsnachteile nach sich.
Eine fristgerechte Abgabe ist auch Pflicht, wenn das endgültige Gehalt eines Mitarbeiters zum Abgabetermin noch nicht feststeht. Dies ist oft bei Mitarbeitern, die auf Stundenbasis bezahlt werden, der Fall. Aber keine Sorge: Damit Arbeitgeber den Beitragsnachweis fristgerecht abgeben können, obwohl die Berechnungsgrundlage noch nicht vollständig ist, dürfen sie die fehlenden Arbeitsstunden bzw. die voraussichtlichen Beiträge für die Erstellung des Beitragsnachweises selbst schätzen.
In der Praxis ergibt sich durch die Schätzung jeden Monat eine Abweichung zwischen geschätzten und tatsächlichen Arbeitsstunden. Diese Differenz wird dann in den Folgemonat übertragen. Die Differenzen werden also sozusagen von Monat zu Monat weitergeschoben.
Aufbewahrungsfristen
Unternehmen müssen die Beitragsnachweise nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung geordnet aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist gilt bis zum Ende des Kalenderjahres, das auf die nächste Betriebsprüfung folgt.
Fazit: Fristgerechter Beitragsnachweis ist immer Pflicht
Unternehmen, die Mitarbeiter beschäftigen, müssen für diese nicht nur Sozialversicherungsbeiträge abführen, sondern auch deren Höhe und Aufteilung vor der Zahlung in einem Beitragsnachweis melden. Dieser muss elektronisch an die jeweilige Einzugsstelle (i. d. R. Krankenkasse) übermittelt werden und dieser spätestens am fünftletzten Bankarbeitstag jeden Monats vorliegen. Ausnahmen gibt es dabei nicht: Ein Beitragsnachweis ist auch Pflicht, wenn im Abrechnungszeitraum keine Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden oder diese zum Abgabetermin noch nicht feststehen. Versäumen Unternehmen diese Frist, führt das oft zu erhöhten Sozialabgaben, die im Nachhinein wieder zu korrigieren sind.
Alle Angaben ohne Gewähr.
FAQs
Welche Beiträge werden an die Krankenkasse überwiesen?
Die Krankenkasse fungiert als Einzugsstelle für die gesamten Sozialversicherungsbeiträge. Neben den Beiträgen zur Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung führen Arbeitgeber auch die Umlagen für Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit (U1) und Mutterschaft (U2) sowie die Insolvenzgeldumlage an die Krankenkasse ab. Vor der Zahlung müssen sie die Höhe und Aufteilung der Beiträge mit dem Beitragsnachweis mitteilen.
Was ist ein Beitragsnachweis?
Mit dem Beitragsnachweis melden Arbeitgeber Höhe und Aufteilung von Sozialversicherungsbeiträgen und Umlagen, die sie für ihre Beschäftigten zahlen, an die jeweilige Krankenkasse. Die Meldung ist gesetzlich (§ 28f Abs. 3 SGB IV) vorgeschrieben und hat für jeden Abrechnungszeitraum elektronisch zu einer bestimmten Frist zu erfolgen.
Wann ist der Beitragsnachweis fällig?
Die Abgabefrist für den Beitragsnachweis ist an die Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge (§ 23 Abs. 1 SGB IV, drittletzter Bankarbeitstag im Monat) gebunden. Die Abgabe muss spätestens zwei Bankarbeitstage vorher (§ 28f SGB IV) erfolgen: Demnach muss der Beitragsnachweis der Krankenkasse spätestens um 0:00 Uhr des fünftletzten Bankarbeitstages im Monat vorliegen.
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