Buchhaltung für Dummies: Ein Leitfaden für Freiberufler und kleine Unternehmen
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Grundlagen Buchhaltung & Steuern | BuchhaltungsButler
Wenn Freiberufler, Gewerbetreibende oder Kleinunternehmer in die Selbstständigkeit starten, konzentrieren sie sich oft vorrangig darauf, Kunden zu gewinnen. Denn ohne Kunden kein Geld, das ist klar. Wenn dann zum ersten Mal die Steuererklärung vor der Tür steht, ist guter Rat teuer. In diesem Beitrag haben wir eine kleine Zusammenfassung für alle erstellt, die sich zum ersten Mal mit Buchhaltung und Steuern auseinandersetzen. Hier lernen Sie die wichtigsten Grundlagen, damit Sie alles sicher im Griff haben.
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Die verschiedenen Arten der Selbstständigkeit
Selbstständigkeit ist ein Oberbegriff, unter den sowohl Freiberufler als auch alle Gewerbetreibende fallen. Im Gegensatz zu abhängigen Arbeitsverhältnissen sind Selbstständige in eigenem Namen und auf eigene Rechnung tätig. Der wesentliche Unterschied: Selbstständige arbeiten unabhängig von Weisungen anderer und tragen das wirtschaftliche Risiko selbst.
Weitere Merkmale der Selbstständigkeit:
- Selbstständige arbeiten auf Rechnung,
- setzen ihr Honorar selbst fest,
- bezahlen Einkommensteuer,
- bezahlen i. d. R. Umsatzsteuer (Ausnahme: Kleinunternehmer),
- haben keinen gesetzlichen Anspruch auf Kündigungsschutz oder Bezahlung im Krankheitsfall und
- müssen sich selbst um Versicherungen wie Kranken-, Renten-, Unfallversicherung etc. kümmern.
Zu den freien Berufen zählen alle Katalogberufe nach § 18 des EStG. Freiberufler sind also zum Beispiel Rechtsanwälte und Steuerberater, Ärzte, Ingenieure oder Architekten. Bei anderen Berufen, die nicht unter die im Gesetz genannten Katalogberufe fallen, handelt es sich um gewerbliche Tätigkeiten.
Je nachdem, ob Sie als Freiberufler oder Gewerbetreibender tätig sind, gelten unterschiedliche handels- und steuerrechtliche Vorschriften.
Besonderheiten je nach Art der Selbstständigkeit:
| Freiberufler | Gewerbetreibende |
| Zahlen keine Gewerbesteuer | Sind gewerbesteuerpflichtig |
| Keine IHK-Mitgliedschaft notwendig | Verpflichtende IHK-Mitgliedschaft (Ausnahme Handwerker und Landwirte) |
| Grundsätzlich von der doppelten Buchführung befreit | Pflicht zur doppelten Buchführung ab 700.000€ Umsatz/Jahr |
| Pflicht zur Umsatzsteuer (Ausnahme: Umsatzsteuerbefreiung für humanmedizinische Berufe) | Umsatzsteuerpflicht inkl. Umsatzsteuervoranmeldung (außer Kleinunternehmer) |
| Können nicht ins Handelsregister eingetragen werden | Eintragung im Handelsregister bei “kaufmännisch eingerichtetem Geschäftsbetrieb” (Ausnahme Kleingewerbetreibende), Pflicht für eingetragene Kaufleute Personen- und Kapitalgesellschaften |
Besonderheit: Kleinunternehmer
Hinsichtlich der Umsatzsteuer gibt es eine Erleichterung für Freiberufler und Gewerbetreibende. Wenn sie bestimmte Umsätze nicht überschreiten, können sie sich nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreien lassen. Sie müssen dann keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen, dürfen andersherum aber auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer berechnen. Ein weiterer Vorteil: Die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung entfällt dadurch.
Umsatzgrenzen für die Befreiung nach § 19 UStG:
- Vorjahresumsatz nicht größer als 22.000€
- Voraussichtlicher Umsatz im laufenden Kalenderjahr nicht mehr als 50.000€
Sowohl Freiberufler als auch Gewerbetreibende können sich bei Start in die Selbstständigkeit als Kleinunternehmer registrieren lassen, wenn sie die o. g. Voraussetzungen erfüllen.
Rechnung stellen, das ist zu beachten!
Je nachdem, ob Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen, Freiberufler oder Gewerbetreibende sind und ob sich Ihre Kunden in Deutschland, der EU oder außerhalb der EU befinden, müssen Rechnungen unterschiedlich gestaltet sein. Dabei müssen Sie immer bestimmte Pflichtangaben einhalten.
Rechnungen an Geschäftskunden stellen
Im Folgenden führen wir Ihnen alle Angaben auf, die bei B2B-Geschäften (mit Unternehmenskunden) zu beachten sind.
Rechnungsbestandteile für Kleinunternehmer:
| Kunden in Deutschland | Kunden aus der EU | Kunden außerhalb der EU (Drittländer) |
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Rechnungsbestandteile für Gewerbetreibende & Freiberufler:
| Kunden in Deutschland | Kunden aus der EU | Kunden außerhalb der EU (Drittländer) |
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Prüfen Sie nicht nur ausgehende Rechnungen, sondern auch Eingangsrechnungen auf oben genannte Kriterien. Bei fehlenden Angaben ist unter Umständen kein Vorsteuerabzug möglich.
Rechnungen an Privatkunden
Rechnungen an Privatkunden müssen andere Vorgaben erfüllen als Rechnungen an Geschäftskunden. Denn: Unternehmen vergleichen Nettopreise, für sie spielt die Mehrwertsteuer beim Einkauf ihrer Waren keine Rolle. Da Privatkunden die Mehrwertsteuer nicht wiederbekommen, ist für sie der volle Einkaufspreis inkl. Mehrwertsteuer von Bedeutung.
Rechnungen an Privatkunden müssen Sie deswegen als Bruttorechnungen stellen. Das bedeutet, die Preise für einzelne Waren oder Dienstleistungen müssen inkl. der Mehrwertsteuer ausgewiesen werden. Anschließend folgt die Angabe, wie viel Mehrwertsteuer im Gesamtbetrag enthalten ist und wie hoch der Nettopreis ist.
Informationen zur Umsatzsteuer
Mit der Mehrwertsteuer versteuern Sie die Wertschöpfung, also den Mehrwert, der in Ihrem Unternehmen entsteht. Bei Buchführung und Steuern unterscheidet man sprachlich zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer:
Vorsteuer: So heißt die Mehrwertsteuer, die Sie an andere Unternehmen für Ihre Einkäufe zahlen. Die Lieferanten von Waren und Dienstleistungen weisen diese auf ihren Rechnungen aus.
Umsatzsteuer: Die Mehrwertsteuer, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen, nennt sich Umsatzsteuer.
Normalerweise nehmen Sie beim Verkauf Ihrer Produkte oder Dienstleistungen mehr Mehrwertsteuer ein, als sie bezahlen. Die Differenz zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer führen Sie dann regelmäßig mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung ans Finanzamt ab. Wenn Sie mehr einkaufen, als Sie verkaufen (also mehr Mehrwertsteuer zahlen, als sie einnehmen), entsteht ein sogenannter Vorsteuerüberhang. Dann bekommen Sie Steuern vom Finanzamt zurück.
Kleinunternehmer können sich die Vorsteuer nicht zurückholen, da sie von der Umsatzsteuer und damit auch von der Vorsteuer befreit sind.
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Wenn Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist, müssen Sie einmal im Monat eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Diese soll die Steuerlast besser auf das Jahr verteilen. Bei geringen Umsätzen ist auch eine quartalsweise Abrechnung möglich. Abgabetermin ist jeweils der 10. des auf den Meldezeitraum folgenden Monats. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung erledigen Sie elektronisch über das Elster-Portal vom Finanzamt.
Sechs Schritte zur Umsatzsteuervoranmeldung per Elster:
- Melden Sie sich bei ElsterOnline an und klicken Sie auf der linken Seite auf „Formulare“ und dann „Umsatzsteuer“.
- Wählen Sie „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ aus.
- Tragen Sie Ihre Steuernummer ein und wählen Sie den entsprechenden Voranmeldezeitraum aus.
- Tragen Sie Ihre Umsätze und Unternehmensangaben in die freien Felder ein.
- Klicken Sie rechts unten auf „Prüfen und absenden“. Sie erhalten nochmals eine Zusammenfassung Ihrer eingetragenen Daten und können abschließend Ihre PIN eintragen und auf „Absenden“ klicken.
- Danach erhalten Sie eine Versandbestätigung und eine Zusammenfassung zum Abspeichern.
Einmal im Jahr erstellen Sie eine Umsatzsteuererklärung. Diese ist eine Zusammenfassung der über das Jahr eingereichten Voranmeldungen.
Soll- und Ist-Versteuerung
Unternehmen können die Umsatzsteuer nach der Soll- oder Ist-Besteuerung abführen. Grundsätzlich gilt das Prinzip der “Soll-Besteuerung”. Das bedeutet, die Umsatzsteuer ist sofort nach Leistungserbringung (ab Rechnungsstellung) fällig. Sie muss ans Finanzamt gemeldet und abgeführt werden, egal, ob der Gegenwert auf dem Konto eingegangen ist oder nicht.
Kleinere Unternehmen können unter Umständen die vorteilhaftere “Ist-Besteuerung” beantragen. Dann müssen Sie die Umsatzsteuer auf Einnahmen erst beim Finanzamt anmelden und abführen, wenn der Zahlbetrag auf dem Konto verbucht wurde.
Egal, ob Sie Soll- oder Ist-Versteuerer sind, machen Sie die Vorsteuer aus Ihren Eingangsrechnungen grundsätzlich immer bei Eingang der Rechnung geltend und nicht erst bei der Bezahlung. Ein Detail, das viele Buchhaltungs-Neulinge nicht kennen.
Umsatzsteuer bei internationalen Dienstleistungen und Warenlieferungen
Erstrecken sich die Geschäftsaktivitäten nicht nur in Deutschland, müssen Unternehmen abweichende oder zusätzliche Vorschriften zur Umsatzsteuer beachten. Bei der Besteuerung ist der steuerliche Ort der Leistung zu bestimmen.
EU-Ausland: Wenn Sie Lieferungen oder Leistungen an Unternehmen ins EU-Ausland erbringen, muss der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer in seinem Land abführen (Reverse Charge). Sie stellen dann eine Nettorechnung mit Verweis auf die Steuerschuldumkehr aus. Bei Privatkunden ist das anders, hier wird der Umsatz immer in Deutschland besteuert. Informieren Sie sich in diesem Fall vorher gut über die Besteuerungsgrundlagen. Je nach Land können unterschiedliche Lieferschwellen gelten und Sie müssen sich ggf. umsatzsteuerlich registrieren.
Bei Auslandsgeschäften müssen Sie zwischen „Lieferungen“ und „sonstigen Leistungen“ differenzieren: Als Lieferungen verstehen sich Warenlieferungen, bei denen physische Güter verschickt werden. Sonstige Leistungen hingegen sind Dienstleistungen. Beide werden steuerlich unterschiedlich behandelt und sind buchhalterisch anders zu erfassen.
Nicht-EU-Länder (Drittländer): Erbringen Sie Lieferungen und Leistungen außerhalb der EU, entfällt in der Regel der Ausweis der Umsatzsteuer. Unter Umständen müssen Sie dann die Umsatzsteuer im Zielland abführen. Mit einigen Ländern gibt es Steuerabkommen, die dem Reverse Charge ähnlich sind und die Besteuerung erleichtern können.
Wenn Sie Umsatzsteuer im ins EU-Ausland gezahlt haben, können Sie diese bis zum 30.09. des Folgejahres geltend machen. Dafür stellen Sie in elektronischer Form einen “Antrag auf Umsatzsteuervergütung inländischer Unternehmer im Ausland” beim Bundeszentralamt für Steuern.
Zusammenfassende Meldung ans Finanzamt
Mit einer Zusammenfassenden Meldung (ZM) werden innergemeinschaftliche Umsätze quartalsweise an das Finanzamt gemeldet. Nur Unternehmen, deren Umsätze über 50.000€ im Quartal betragen, müssen die ZM abgeben. Die Meldung muss monatlich bis zum 25. des auf den Meldezeitraum folgenden Monats erfolgen.
Sechs Schritte zur Abgabe der zusammenfassenden Meldung
- Loggen Sie sich bei ElsterOnline ein, wählen Sie links „Formulare“ und „Zusammenfassende Meldung“ aus.
- Wählen Sie Ihr Unternehmen aus oder tragen Sie die USt.-ID. Ihres Unternehmens ein. Wählen Sie das entsprechende Jahr und den Berichtszeitraum aus.
- Klicken Sie unten auf „Meldung der Warenlieferungen und sonstigen Leistungen“.
- Klicken Sie auf „Eintrag hinzufügen“.
- Füllen Sie USt.-ID aus, tragen Sie im Feld die Summe der Umsätze ein und wählen Sie die Art der Leistung aus Drop-down-Menü aus.
- Kontrollieren Sie die Eingaben nochmals, jetzt können Sie das Formular abschicken..
Grundlagen für Buchhaltung und Jahresabschluss
Das Führen von Büchern ist für jeden Kaufmann Pflicht. Das gilt sowohl für Einzelkaufleute als auch für Kapital- und Personengesellschaften wie UG und GmbH. Für Einzelkaufleute mit niedrigen Umsatzerlösen und Gewinnen gilt jedoch eine Erleichterung: Sie dürfen statt der komplexen doppelten Buchführung die einfache Buchführung wählen.
Grundsätze der ordentlichen Buchführung
Kaufleute sind an die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) gebunden. Dabei handelt es sich um anerkannte Grundsätze, die durch das Handelsgesetzbuch ergänzt oder konkretisiert werden:
- Klarheit und Übersichtlichkeit
- Vollständigkeit
- Richtigkeit und Willkürfreiheit
- Einzelbewertung
- Wertaufhellung
- Ordnungsmäßigkeit
- Sicherheit
- Beleggrundsatz
Hinzu kommen seit 2014 darüber hinaus Grundsätze für die elektronische Speicherung und Verarbeitung von Daten (GoBD). Sie regeln beispielsweise den Einsatz von Software in der Buchhaltung oder die revisionssichere Archivierung von Datensätzen.
Doppelte Buchführung mit Jahresabschluss
Buchführungspflichtige Unternehmen müssen einen Jahresabschluss bestehend aus Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz erstellen. Mittelgroße und große Unternehmen müssen zusätzlich einen Lagebericht erstellen, börsennotierte Unternehmen ergänzen diesen noch um eine Kapitalflussrechnung und einen Eigenkapitalspiegel.
Buchführungs- und damit bilanzierungspflichtig sind:
Der Jahresabschluss gibt die Vermögensverhältnisse des Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag wieder. Er stellt wichtige Informationen für Geschäftspartner und Gläubiger bereit, aus denen sich zum Beispiel Anlagevermögen (Aktiva), Umlaufvermögen (Passiva), Eigen- und Fremdkapital ablesen lassen. Er bestimmt zudem Ausschüttungen an Anteilseigner (z. B. Dividenden) und bildet die Basis für die Besteuerung. Es besteht eine Publikationspflicht im Handelsregister und Bundesanzeiger.
Die Fristen für die Veröffentlichungen sind je nach Unternehmensgröße unterschiedlich: Kleine Kapitalgesellschaften müssen den Jahresabschluss innerhalb von sechs Monaten nach Geschäftsjahresschluss erstellen, mittelgroße und große Kapitalgesellschaften in den ersten drei Monaten des neuen Geschäftsjahres. Einzelkaufleute haben sechs bis neun Monate Zeit.
Einfache Buchführung mit EÜR
Kleine Unternehmen, die unter die o. g. Umsatz- und Gewinngrenzen fallen, sowie Freiberufler (unabhängig vom Gewinn) können von der einfachen Buchführung Gebrauch machen und ihre Gewinne mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Dabei stellen Sie die Einnahmen und Ausgaben gegenüber und verrechnen diese miteinander. Am Ende steht entweder ein Gewinn oder ein Verlust. Das Bundesfinanzministerium stellt jährlich einen Ausdruck mit Ausfüllhilfe zur Verfügung. Die Übermittlung der EÜR an das Finanzamt erfolgt elektronisch.
Debitoren/Kreditoren: Was ist das und wann braucht man sie?
Unternehmen haben oft spezielle Abteilungen, die sich um die kaufmännische Erfassung von Rechnungen kümmern. Dabei unterscheidet man zwischen der Debitorenbuchhaltung für Ausgangsrechnungen und der Kreditorenbuchhaltung für Eingangsrechnungen. Debitoren sind die Kunden eines Unternehmens, Kreditoren ihre Lieferanten. In jedem Unternehmen gibt es mindestens ein Debitoren- und ein Kreditorenkonto. Je nach Anzahl der Kunden kann es jedoch sinnvoll sein, die Rechnungen statt auf einem Sammelkonto auf einzelnen Konten zu erfassen.
Kreditorenbuchhaltung: Bilanzierende Unternehmen müssen Rechnungen zum Eingangsdatum auf einem Kreditorenkonto erfassen. Sie machen die Vorsteuer geltend und gleichen den Kreditorenposten bei Zahlung des Betrags wieder aus.
Debitorenbuchhaltung: Bilanzierende Unternehmen müssen Ausgangsrechnungen zum Ausstellungsdatum erfassen und auf ein Debitorenkonto verbuchen. Bei Zahlungseingang kann der Debitorenposten dann ausgeglichen werden.
Fazit: Lassen Sie sich bei der Buchhaltung unterstützen
Als Unternehmer benötigen Sie ein bestimmtes Grundlagenwissen, damit Sie Buchhaltung und Steuern bewältigen können. Eine professionelle Buchhaltungssoftware kann Sie beim Einstieg unterstützen, denn dank intelligenter Algorithmen übernimmt sie die Buchung zu großen Teilen für sie.
Je größer das Unternehmen wird, desto komplexer wird die Buchhaltung in der Regel. Besonders bei Geschäftsaktivitäten im Ausland liegt der Teufel oft im Detail. Hier können ausgebildete Buchhalter oder Steuerberater wertvolle Unterstützung bieten.
FAQs
Was muss ich bei meiner Buchhaltung beachten?
Bei der Buchhaltung sind Unternehmen an zahlreiche handels- und steuerrechtliche Vorschriften gebunden. Diese finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) oder dem Einkommensteuergesetz (EStG). Unternehmer ohne Vorkenntnisse können sich von einer guten Buchhaltungssoftware unterstützen lassen, ein Steuerberater ist aufgrund der Komplexität jedoch oft unverzichtbar.
Muss ich die EÜR verwenden oder bilanzieren?
Freiberufler und Kaufleute, die nicht mehr als 60.000€ (80.000€ seit 2024) Gewinn oder 600.000€ (800.000€ seit 2024) Umsatz pro Jahr erzielen, sind von der doppelten Buchführung befreit und dürfen ihren Gewinn statt mit einer Bilanz per Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen. Mit einem Handelsregistereintrag unterliegen Unternehmen jedoch (unabhängig von Umsatz und Gewinn) der Buchführungs- und Bilanzierungspflicht.
Wie führe ich meine Umsatzsteuer richtig ab?
Einmal im Jahr müssen Unternehmen ihre Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt abgeben. Die Umsatzsteuer führen Sie jedoch schon vorher ab, nämlich bei der regelmäßigen Umsatzsteuer-Voranmeldung. Einmal im Monat (in Ausnahmefällen im Quartal) rechnen sie die gezahlte Vorsteuer und die erhaltene Umsatzsteuer gegeneinander auf und zahlen die Differenz ans Finanzamt.
Was muss ich bei Auslandslieferungen beachten?
Erbringen Unternehmen Lieferungen oder Leistungen im Ausland, gelten besondere umsatzsteuerliche Regelungen, je nachdem, ob es sich um ein EU-Land oder ein Drittland handelt. Bei Auslandslieferungen richtet sich der Leistungsort (an dem die Umsatzsteuer fällig wird) danach, ob der Leistungsempfänger ein Unternehmen oder Privatkunde ist. Je nach Land und Warenwert können zudem besondere Zollformalitäten gelten.
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