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Debitoren in der Buchhaltung | BuchhaltungsButler
In der Buchhaltung großer Unternehmen spielen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung eine wichtige Rolle. Doch oft sorgen die beiden Begriffe für Verwirrung. In diesem Beitrag erfahren Sie, was Debitoren sind, ob diese für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind und wie Sie auf Debitorenkonten buchen.
Ein effektives Forderungsmanagement ist für Unternehmen von elementarer Bedeutung: Mit BuchhaltungsButler verwalten Sie Ihre Debitoren übersichtlich und intuitiv.
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Definition: Debitoren im Rechnungswesen
Als Debitoren werden Schuldner eines Unternehmens bezeichnet. Das können andere Unternehmen, natürliche Personen oder juristische Personen des öffentlichen Rechts sein. Der Begriff kommt vom Lateinischen “debere”, was so viel bedeutet wie “etwas schuldig sein”. Im Gegensatz dazu sind Kreditoren, Geschäftspartner, denen das Unternehmen eine Zahlung schuldet.
In der Regel handelt es sich bei Debitoren um Kunden, die eine Ware gekauft oder eine Leistung in Anspruch genommen haben. Denn in der Praxis erfolgt die Bezahlung oftmals nicht sofort, sondern mit einem Zahlungsziel. In der Zeit bis zur Zahlung sind die Kunden Schuldner des Unternehmens, also Debitoren.
Als Debitoren werden im Rechnungswesen oft die Debitorenkonten bezeichnet. Wenn Sie also “an Debitor buchen”, erfassen Sie eine ausgehende Rechnung, die der Kunde noch nicht gezahlt hat. Die “Zahlungsart Debitor” bezeichnet die Zahlung auf Rechnung mit einem Zahlungsziel.
Wer muss mit Debitoren buchen?
Debitoren spielen in der Buchhaltung von bilanzierungspflichtigen Unternehmen eine große Rolle, und zwar dann, wenn diese ihre Leistungen auf Ziel erbringen. Der Gegenwert der Waren oder Dienstleistungen ist als Forderung in der Bilanz zu erfassen, sobald ein Zahlungsanspruch entstanden ist.
Da die Zahlung zu diesem Zeitpunkt noch nicht erfolgt ist, buchen Unternehmen nicht über das Bankkonto, sondern auf ein spezielles Debitorenkonto. Sie können offenen Zahlungsansprüche an Debitoren entweder gesammelt auf dem Konto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen erfassen oder im Rahmen einer Debitorenbuchhaltung für jeden Debitor ein eigenes Konto führen.
In der Praxis ist es sinnvoll, mit Debitoren zu buchen, sobald den Kunden ein längerer Zahlungszeitraum gewährt wird. Die Debitorenbuchhaltung eignet sich also, wenn Leistungs- und Zahlungszeitpunkt auseinanderfallen.
Debitorenbuchhaltung: Liquidität im Unternehmen managen
Die Debitorenbuchhaltung ist ein Teil der Finanzbuchhaltung, der sich den Forderungen eines Unternehmens widmet. Die offenen Zahlungsansprüche effektiv zu verwalten ist wichtig für eine vorausschauende Finanzplanung, denn nicht bezahlte Rechnungen beeinträchtigen die Liquidität eines Unternehmens und können es in Zahlungsschwierigkeiten bringen.
Die Debitorenbuchhaltung umfasst u.a.:
- Fälligkeitsüberwachung offener Forderungen
- Verwaltung von Lastschriften
- Mahnwesen
- Bonitätsprüfung
Jeder Kunde erhält eine Debitorennummer, anhand derer er sich eindeutig identifizieren lässt. Unter dieser Nummer können allgemeine Daten wie Name und Anschrift erfasst werden. Wichtiger aber: Mit ihr können jedem Kunden die einzelnen Forderungen zugeordnet werden. Die Buchung erfolgt auf Debitorenkonten, sie werden im Nebenbuch geführt.
Auf diese Weise hat das Unternehmen stets Überblick über alle Bestellungen eines Kunden und sieht auf einen Blick, was dieser gekauft und bezahlt hat und welche Rechnungen noch offen sind. Auf einer Debitorenliste (oder offene-Posten-Liste) kann das Unternehmen alle offenen Forderungen einsehen. Eine detaillierte Debitorenbuchhaltung erlaubt zudem aufschlussreiche Auswertungen, zum Beispiel zur Zahlungsmoral einzelner Kunden, dem durchschnittlichen Zahlungsziel oder Ausfallquoten für die Wertberichtigung von Forderungen.
Buchen mit Debitoren
Wenn ein Unternehmen eine Leistung auf Ziel erbringt, trägt es, anders als bei Barzahlungen, bis zum Zahlungseingang ein Debitorenrisiko. Die entstehende Forderung ist deswegen auf einem speziellen Debitorenkonto zu erfassen.
Offene Zahlungen können Sie entweder direkt auf dem Hauptbuchkonto “Forderungen aus Lieferungen und Leistungen” (SKR03: 1400) oder den einzelnen Debitorenkonten 10001 bis 69999 im Nebenbuch buchen. Die erfassten Forderungen werden auf dem Hauptbuchkonto “Forderungen aus Lieferungen und Leistungen” wieder zu einem Gesamtsaldo zusammengeführt.
Der Ausgleich der Forderung erfolgt später durch eine zweite Buchung nach Bezahlung.
Debitorenkonten in der Bilanz, aktiv oder passiv?
Beträge, die Debitoren einem Unternehmen schulden, sind buchhalterisch als Forderungen einzuordnen. Sie gehören zu den Vermögenswerten eines Unternehmens und erscheinen in einer eigenen Bilanzposition “Forderungen aus Lieferungen und Leistungen” auf der Aktivseite der Bilanz. Debitorenkonten sind folglich Aktivkonten.
Es gibt jedoch eine Ausnahme, die kreditorischen Debitoren. Die Kunden eines Unternehmens sind normalerweise Schuldner, sie können aber auch zu Gläubigern werden. Das kann beispielsweise passieren, wenn ein Kunde ein beschädigtes Produkt zurücksendet, das er bereits bezahlt hat, und dafür eine Gutschrift erhält. Er wird dadurch zum Kreditor, bis der Betrag tatsächlich erstattet wurde. Wegen des Saldierungsverbots darf der Gutschriftsbetrag im Jahresabschluss jedoch nicht mit den offenen Forderungen saldiert werden und ist getrennt zu bilanzieren. Der Betrag erscheint dann als “sonstige Verbindlichkeit” auf der Passivseite der Bilanz.
Fazit: Debitoren stehen für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Debitoren stellen die Schuldner eines Unternehmens dar, in der Regel sind dies dessen Kunden. Sie spielen in der Buchhaltung bilanzierungspflichtiger Unternehmen eine wichtige Rolle beim Buchen offener Zahlungsansprüche. Dafür können Unternehmen entweder auf dem Konto “Forderungen aus Lieferungen und Leistungen” oder einzelnen Debitorenkonten buchen. Sie erscheinen auf einem separaten Konto auf der Aktivseite der Bilanz.
FAQs
Was macht ein Debitor?
Debitoren sind Schuldner eines Unternehmens. In der Regel sind das Kunden, die Waren oder Dienstleistungen erworben und diese noch nicht bezahlt haben. Sie schulden die Gegenleistung für Lieferungen und Leistungen des Unternehmens.
Ist ein Kunde Kreditor oder Debitor?
Debitoren sind die Schuldner und Kreditoren die Gläubiger eines Unternehmens. Während Debitoren noch offene Rechnungen bei einem Unternehmen begleichen müssen, haben Kreditoren ein Guthaben, d.h. das Unternehmen schuldet dem Kreditor eine Zahlung. Debitoren stellen also in der Regel Kunden eines Unternehmens dar.
Was bedeutet Zahlungsart Debitor?
Erfolgt eine Zahlung auf Rechnung, spricht man in der Buchhaltung oft von der “Zahlungsart Debitor”. Hier gewährt das leistende Unternehmen seinem Kunden ein Zahlungsziel. In der Zeit bis zur Zahlung wird der Kunde zum Debitor (d.h. zum Schuldner) und die ausstehende Zahlung erhöht die Forderungen des Unternehmens.
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