Digitales Belegarchiv: Basis für die elektronische Buchhaltung im Unternehmen
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Digitales Belegarchiv für die Buchhaltung nutzen | BuchhaltungsButler
Die elektronische Speicherung von Belegen bietet viele Vorteile. Vor allem aber ebnet sie Unternehmen den Weg zur Automatisierung vieler Prozesse, was viel Zeit und Kosten spart. Wer mit digitalen Belegen in der Buchhaltung einsetzt, muss jedoch strenge Regeln einhalten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie ein digitales Belegarchiv funktioniert, wie Sie Belege automatisiert verarbeiten und archivieren und wie Sie BuchhaltungsButler unterstützen kann, die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen effizient zu organisieren.
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Was ist ein digitales Belegarchiv?
Die digitale Belegverarbeitung hat sich längst als praxistaugliche Alternative zur papierhaften Verwaltung von Belegen und Rechnungen durchgesetzt. Elektronische Rechnungen lassen sich jedoch nicht in Aktenordnern aufbewahren. Die papierlose Variante zum klassischen Archiv ist ein digitales Belegarchiv. Hier speichern Unternehmen alle ihre Belege, die sie für die Buchführung benötigen, also zum Beispiel Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen oder Lohn- und Reisekostenabrechnungen.
Die Daten werden auf einem unternehmenseigenen Server oder dezentral in der Cloud abgelegt. Autorisierte Personen im ganzen Unternehmen können geräteübergreifend darauf zugreifen – zu jeder Zeit und von jedem Ort. Schließt Ihre Vertriebsabteilung beispielsweise einen Auftrag ab, kann sie die Auftragsbestätigung digital erstellen und ablegen und sie an die Rechnungsabteilung weitergeben, welche die Rechnung verschickt und mit einem Mausklick an die Buchhaltung übergibt. Auch Controlling und Steuerberatung lassen sich so effizient in das digitale Belegmanagement einbinden.
Dank Automatisierung und intelligenten Algorithmen ist sogar noch viel mehr möglich: Papierhafte Belege lassen sich beispielsweise einlesen, automatisiert auswerten oder sogar vorbuchen, ohne dass Sie etwas dafür tun müssen.
Voraussetzungen für das elektronische Speichern und Verarbeiten von Belegen
Auch wenn Unternehmen ihre Buchhaltungsbelege digital und nicht papierhaft speichern und verarbeiten, müssen sie sicherstellen, dass die Aufzeichnungen nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht archiviert werden.
Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form” (kurz GoBD) regeln die genauen Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung beim digitalen Aufbewahren von Belegen. Wichtig ist dabei unter anderem die Unveränderbarkeit von Belegen, nachträgliche Änderungen müssen stets nachvollziehbar sein. Zudem ist ein jederzeitiger, uneingeschränkter Zugriff auf die Dokumente sicherzustellen.
Das papierhafte Belegarchiv hat noch nicht ganz ausgedient. Es gibt genaue Vorschriften, unter welchen Umständen die papierhaften Originalbelege vernichtet werden dürfen.
Vor- und Nachteile von Cloud-Archiven
Das Speichern von Daten in der Cloud ist vor allem für kleinere und mittlere Unternehmen, die keine eigenen Server unterhalten können oder möchten, eine praktische Alternative. Bedenken Sie jedoch, dass Sie damit auch sensible und schützenswerte Daten aus der Hand geben und Sie dennoch die Anforderungen zum Datenschutz erfüllen müssen.
Die Vor- und Nachteile im Überblick:
| Vorteile der Cloud-Archivierung | Nachteile der Cloud-Archivierung |
| Keine Investitionskosten für Hard- und Software | Steigende Kosten bei zunehmendem Datenvolumen |
| Keine Eigenverwaltung der Server mit regelmäßiger Wartung & Aktualisierung (Kosten & IT-Know-how) | Eingeschränkte Kontrollmöglichkeiten der Datensicherheit |
| Orts- und geräteunabhängiger Zugriff über das Internet | Abhängigkeit vom Service-Anbieter hinsichtlich Sicherheit, Organisation und Kosten |
Das digitale Belegarchiv von BuchhaltungsButler
BuchhaltungsButler bietet Ihnen ein sicheres, revisionssicheres, digitales Belegarchiv, in dem ganz automatisiert absolute Ordnung herrscht.
Sie können papierhafte und elektronische Belege in die Anwendung importieren (z. B. per Dropbox Sync, E-Mail-Weiterleitung, App, Upload), welche die webbasierte Software automatisch erkennt und ausliest. Die hieraus gewonnenen Informationen dienen als Grundlage für automatisierte Buchungsvorschläge sowie für den intelligenten Suchmechanismus, mit dem Sie jeden Beleg in Sekunden aufrufen können.
Papierberge adieu!
Lassen Sie BuchhaltungsButler Ihre Belege organisieren und digital ablegen. Ihre Originalbelege behalten Sie als Backup, falls ein Betriebsprüfer diese doch einmal sehen möchte. In der Regel genügt es aber, ihm die Belege online zu zeigen oder aus der Anwendung zu drucken.
Ihre Originalbelege legen Sie am besten in zeitlicher Abfolge in einem Ordner oder Karton ab.
Unsere Server stehen in Deutschland (Frankfurt am Main) und entsprechen höchsten Sicherheitsstandards. Für die Datensicherheit bei der digitalen Archivierung von Belegen sorgen nicht nur regelmäßige Daten-Backups, sondern auch regelmäßige Sicherheitsupdates sowie modernste Verschlüsselungs- und Authentifizierungstechniken.
Kein Sortieren mehr
BuchhaltungsButler speichert Ihre Belege in chronologischer Reihenfolge ab und sortiert sie dann automatisch. Tippen Sie einfach ein Stichwort wie z. B. “Diesel” ein und die intelligente Software zeigt Ihnen alle Tankbelege nach Datum sortiert an. Bei Zahlung wird der Beleg automatisch der Kontotransaktion zugeordnet. Das heißt: Sie müssen keine Belege und Kontoauszüge mehr sortieren und zuordnen!
Praktische Volltextsuche
Mit BuchhaltungsButler ist jeder Beleg innerhalb von Sekunden über die intelligente Volltextsuche am Bildschirm und zum Ausdrucken verfügbar. Wo gab es noch mal das günstigste “Kopierpapier”? Welche Projekte hat Freiberufler “Max Mustermann” bereits abgerechnet? Was wurde neulich bei “Metro” eingekauft? Mit dem digitalen Belegarchiv gehört das Wälzen staubiger Ordner im Archiv der Vergangenheit an.
Revisionssicherheit
Die Software von BuchhaltungsButler stellt sicher, dass einmal hochgeladene Belege physisch nicht mehr aus dem Archiv entfernt oder nachträglich geändert werden können. Sollten Sie Belege löschen, blenden wir diese aus Vereinfachungsgründen aus, sie sind aber weiterhin auf unseren Servern vorhanden. Dies ist eine Grundvoraussetzung für ein revisionssicheres Belegarchiv.
Für das “ersetzende Scannen” ist neben einer revisionssicheren Software u. a. auch eine umfangreiche Verfahrensdokumentation seitens des Anwenders erforderlich. Konsultieren Sie daher unbedingt Ihren Steuerberater, ob Ihr Digitalisierungsprozess den Anforderungen des ersetzenden Scannens genügt.
Fazit: Digitalisierung für unternehmerischen Freiraum nutzen
Ein digitales Belegarchiv ist mehr als eine innovative Form, Buchungsbelege zu speichern und aufzubewahren. Unternehmen haben damit die Möglichkeit, ihre Buchhaltung grundlegend zu vereinfachen und können viele damit verbundene Prozesse automatisieren. Das spart Kosten und vor allem wertvolle Zeit. Statt Papierberge zu organisieren, können Sie sich stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und Erträge generieren.
FAQs
Was ist ein digitales Belegarchiv?
In einem digitalen Belegarchiv speichern Sie elektronische Buchhaltungsbelege. Damit haben Sie nicht nur die Möglichkeit, Belege effektiver zu organisieren und zu verwalten, sondern profitieren von vielen Möglichkeiten, betriebliche Prozesse zu automatisieren. Sie können beispielsweise Eingangsbelege auslesen und automatisiert weiterverarbeiten und diese anhand von Schlagworten Ihren Mitarbeitern für die weitere Bearbeitung zuweisen.
Welche Vorteile hat ein digitales Belegarchiv?
Mit einem digitalen Belegarchiv sparen Sie Platz und Zeit. Lassen Sie Ihre Belege automatisch organisieren und finden Sie benötigte Dokumente in Sekundenschnelle wieder. Sie und autorisierte Mitarbeiter können jederzeit ortsunabhängig und geräteübergreifend auf die Dokumente zugreifen.
Wie kann ich meine Belege online archivieren?
Zum Digitalisieren papierhafter Belege können Sie sich von einer Software unterstützen lassen, die Dokumente nicht nur einscannt, sondern automatisch auswertet und organisiert. Auf diese Weise können Sie sogar automatisierte Buchungsvorschläge erstellen lassen. Beachten Sie dabei die GoBD, z. B. sind auch digitale Belege nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht zu speichern und aufzubewahren.
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