E-Rechnungspflicht ab 2025: So bereiten Sie Ihr Unternehmen vor
Beitrag teilen auf
Gliederung
Pflicht zur E-Rechnung 2025 | BuchhaltungsButler
Die Einführung der E-Rechnung ab 2025 stellt eine einschneidende Änderung für Unternehmer dar. Künftig sind elektronische Rechnungen auch im B2B-Bereich Pflicht. Welche Unternehmen sind von den Änderungen betroffen? Gibt es Ausnahmen oder Erleichterungen? Bis wann muss die Umstellung erfolgen? In diesem Beitrag geben wir Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um elektronische Rechnungen.
Digitalisieren Sie Ihre Buchhaltung: Erstellen und Empfangen von E-Rechnungen inkl. automatischer Verarbeitung & Archivierung.
Gratis testen
Warum gibt es E-Rechnungen?
Der Grundstein für eine einheitliche elektronische Rechnungsverarbeitung in der Europäischen Union wurde bereits im Jahr 2014 mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU gelegt. Sie verpflichtete öffentliche Auftraggeber dazu, Rechnungen elektronisch zu empfangen und zu senden. Das Ziel: Mehr Effizienz und weniger Kosten in der Verwaltung. Auf Bundesebene wurde das Vorhaben 2016 mit dem E-Rechnungsgesetz umgesetzt.
Mit Beschluss des Wachstumschancengesetzes (WCG) am 22. März 2024 hat der Bundesrat nun auch den Weg für E-Rechnungen im privaten Unternehmenssektor geebnet. Die Finanzverwaltung hat mit dem Einführungsschreiben zur E-Rechnung am 15. Oktober 2024 die stufenweise Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 für B2B-Geschäfte beschlossen. Damit folgt Deutschland anderen EU-Ländern, bei denen die E-Rechnung bereits gesetzlicher Standard ist.
Ein wichtiger Treiber für elektronische Rechnungen ist auch die Vorbereitung eines europäischen digitalen Mehrwertsteuersystems in Europa (ViDA-Initiative). Es soll die europäischen Steuersysteme vereinheitlichen und Umsatzsteuerbetrug bekämpfen. Ein elektronisches Meldesystem auf Basis der E-Rechnungsdaten ist ab 2030 geplant.
Was ist eine E-Rechnung?
Ab 2025 ist der Begriff “elektronische Rechnung” (E-Rechnung) gesetzlich definiert. Er steht für eine Rechnung, die
- in einem gesetzlich vorgegebenen, strukturierten und elektronischen Datenformat (nach EN 16931)
- ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
- eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Diese Anforderungen werden derzeit beispielsweise von den Rechnungsformaten XRechnung, ZUGFeRD oder dem französischen Factur-X erfüllt. Andere digitale Rechnungen, die z. B. als pdf-, doc- oder Bilddatei erstellt oder per Mail versandt werden, erfüllen die gesetzlichen Vorgaben für elektronische Rechnungen künftig nicht mehr. Sie zählen wie papierhafte Rechnungen zu den “sonstigen Rechnungen”.
Bringen Sie Ihr Wissen auf das nächste Level
Entdecken Sie in unseren kostenlosen Webinaren, wie Sie Ihre Buchhaltungsprozesse einfach und effizient gestalten und so Ihr Unternehmen noch erfolgreicher führen können.
Daniela
Malte
Grundlagen der Buchhaltung
Monatsabschluss-Webinar
Wen betrifft die Pflicht zur E-Rechnung?
Unternehmer, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, müssen bereits seit 2020 elektronische Rechnungen stellen. Ab 2025 gilt die Pflicht auch für den B2B-Bereich: Sie betrifft alle steuerbaren Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen im Inland.
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt ab 2025
- für Geschäfte zwischen zwei oder mehreren Unternehmen (B2B),
- die beide im Inland ansässig sind und
- für alle Umsätze, auf die Mehrwertsteuer gezahlt werden muss.
Ob das Unternehmen haupt- oder nebenberuflich betrieben wird, spielt dabei keine Rolle.
Erleichterungen gibt es für kleinere Unternehmen und mehrwertsteuerpflichtige Kleinunternehmer. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 € unterliegen nicht der E-Rechnungspflicht.
Zeitplan und Fristen für die Einführung
Ab 2025 müssen alle Unternehmen, die Rechnungen von anderen Unternehmen erhalten, den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen sicherstellen. Dies gilt auch für mehrwertsteuerbefreite Kleinunternehmer oder Unternehmen, die ausschließlich Privatkunden bedienen und selbst keine E-Rechnungen ausstellen.
Für Rechnungsaussteller gibt es Übergangsregelungen:
Bis Ende 2026: Mit Zustimmung des Empfängers dürfen Unternehmen weiterhin sonstige Rechnungen oder nicht gesetzeskonforme elektronische Rechnungen ausstellen.
Bis Ende 2027: Nur Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz < 800.000 € dürfen weiterhin Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht dem gesetzlichen Format entsprechen, ausstellen. Alle anderen dürfen alternativ zu den gesetzlichen Vorgaben nur noch das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) nutzen. Dieses Verfahren ermöglicht den direkten Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen IT-Systemen, ohne dass eine manuelle Bearbeitung erforderlich ist.
Ab 2028 müssen alle inländischen Unternehmen für ihre steuerbaren B2B-Umsätze die gesetzlichen Vorgaben für E-Rechnungen einhalten.
So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die E-Rechnung vor
- Ermitteln Sie, in welchem Umfang Ihr Unternehmen von der E-Rechnung betroffen ist. Alle Unternehmen müssen sich auf den Empfang vorbereiten, aber nicht jedes Unternehmen muss ab 2025 E-Rechnungen erstellen und übermitteln.
- Erstellen Sie einen Aktionsplan. Wie viel Zeit Sie für die Umsetzung der einzelnen Schritte haben, ist abhängig von Ihrem Umsatz und den Vereinbarungen mit Ihren Geschäftspartnern.
- Planen Sie ausreichend Zeit für die organisatorische und technische Vorbereitung ein. Je nach Unternehmensgröße müssen mehrere Bereiche miteinander koordiniert werden. Vielleicht lassen sich Prozesse auch auslagern oder mit einer passenden Buchhaltungssoftware wie BuchhaltungsButler automatisieren. Je früher Sie die technischen und organisatorischen Prozesse umstellen, desto besser.
- Beziehen Sie auch Ihre Mitarbeiter in die geplanten Umstellungen ein. Insbesondere das Team aus der Buchhaltung sowie alle, die regelmäßig mit Rechnungen arbeiten, sollten mit den neuen Prozessen und den gesetzlichen Vorschriften zu E-Rechnungen und dem elektronischen Führen und Aufbewahren von Büchern (GoBD) vertraut sein. Eine Sensibilisierung für mögliche Probleme kann die Akzeptanz und Problembewältigung bei der praktischen Umstellung verbessern.
Potenzielle Herausforderungen bei der Umstellung
Technischer Fortschritt ist oft mit außerordentlichen Anstrengungen bei der Umsetzung verbunden. Die Einführung der E-Rechnung stellt Unternehmer vor große Herausforderungen, denn sie erfordert die effektive Zusammenarbeit verschiedener Bereiche wie Rechnungswesen, Steuern, Einkauf, Verkauf und IT.
Wesentliche Herausforderungen:
Technische Umsetzung: Prozesse zum Erstellen, Empfangen, Verarbeiten und Archivieren elektronischer Rechnungsformate müssen in die IT-Infrastruktur des Unternehmens eingebunden oder völlig neu implementiert werden. Die Software muss nicht nur reibungslos funktionieren, sondern ggf. unterschiedliche Formate verarbeiten können.
Hohe rechtliche und organisatorische Anforderungen: Unternehmen müssen nicht nur die neuen gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnung einhalten, sondern dabei auch steuerrechtliche Vorgaben für die Übermittlung an das Finanzamt oder die Archivierung von Steuerdaten erfüllen.
Datenschutz und Datensicherheit: Die Digitalisierung geht mit zusätzlichen Anforderungen an eine sichere Verarbeitung und Speicherung von Daten einher, mit denen sich Unternehmer nicht mehr nur auseinandersetzen können, sondern auch müssen.
Viele Buchhaltungsprogramme haben E-Rechnungen bereits in ihre Prozesse integriert und ermöglichen die rechtskonforme Handhabung elektronischer Rechnungen. Kleinere Unternehmen profitieren besonders von digitalen Lösungen, wie BuchhaltungsButler, mit automatisierten Prozessen.
Vorteile der E-Rechnungspflicht für Unternehmen
Die E-Rechnung soll die Abläufe in Unternehmen rund um die Rechnungsverarbeitung und auch die damit verbundenen Steuerprozesse effizienter und nachhaltiger machen. Davon profitieren letztendlich einzelne Unternehmen und die gesamte europäische Wirtschaft ökonomisch und ökologisch.
Die Vorteile im Überblick:
- Bereichsübergreifende Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen: Digitale Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand, beschleunigen die Bearbeitung und senken die Kosten für Papier, Porto und Archivierung.
- Rechtssicherheit: Die standardisierten Formate der E-Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und minimieren das Risiko von Fehlern oder rechtlichen Verstößen.
- Höhere Transparenz & digitale Kooperationsmöglichkeiten: Die strukturierte Datenübertragung erleichtert die Nachvollziehbarkeit von Transaktionen und fördert die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern.
- Einfachere Analyse- und Auditmöglichkeiten: E-Rechnungen enthalten klar definierte Datensätze, die eine automatisierte Prüfung und umfassende Datenanalysen ermöglichen.
- Digitale Datenübermittlung & Integrationsmöglichkeit in elektronische Meldesysteme: Unternehmen können E-Rechnungen direkt an Behörden oder Steuerportale übermitteln, wodurch die Erfüllung von Meldepflichten vereinfacht wird.
- Schnellere Zahlungen & Liquiditätsgewinn: Die strukturierte Datenübermittlung erleichtert die Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen. Wenn Unternehmen auf automatisierte Prozesse setzen, können außerdem Zahlungszyklen deutlich verkürzt werden, was die Liquidität verbessert.
Fazit: Keine Angst vor der Pflicht zur E-Rechnung
Elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen sind ab 2025 gesetzlich vorgeschrieben. Für die Umsetzung gibt es Übergangsfristen, die insbesondere Selbstständigen und kleineren Unternehmen etwas mehr Zeit verschaffen, um die technischen und organisatorischen Umstellungen zu bewältigen. Viele Buchhaltungsprogramme, so auch BuchhaltungsButler, bieten eine geeignete Möglichkeit, die Herausforderungen bei E-Rechnungen rechtssicher und zeitsparend zu bewältigen. Wer gleichzeitig die Chance zur Digitalisierung der gesamten Buchhaltung ergreift, kann von umfassenden Fortschritten bei Effizienz, Kosten und Nachhaltigkeit profitieren.
Alle Angaben ohne Gewähr.
76% schnellere Buchhaltungssoftware
Gratis testenOder nehmen Sie an einer Einführung in BuchhaltungsButler teil.
Unverbindlich. Schnell. Kostenfrei.
Termin auswählen