E-Rechnung: Was Sie beim Ausstellen elektronischer Rechnungen beachten müssen
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E-Rechnungsverordnung (ERechV) | BuchhaltungsButler
Elektronische Rechnungen sind in Zeiten der Digitalisierung nicht wegzudenken. In den meisten Fällen haben Unternehmer die Wahl, ob sie ihre Leistungen auf Papier, als Datei oder elektronisch übermitteln. Treten jedoch Bund, Länder oder Kommunen als Auftraggeber auf, ist die E-Rechnung Pflicht. Die Grundlage dafür ist auf Bundesebene die E-Rechnungsverordnung. Für wen die ERechV gilt, welche Regelungen auf Länder- und kommunaler Ebene gelten und wie Sie E-Rechnungen ausstellen und übermitteln, erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Grundlegendes zur E-Rechnungsverordnung (ERechV)
Die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) ist die verbindliche nationale Rechtsgrundlage für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes. Basis für die ERechV sind die Vorgaben aus der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen, welche die Länder bis 2020 schrittweise auf nationaler Ebene umsetzen mussten.
Der Bund ist nach dem Gesetz seit 2018 verpflichtet, Rechnungen elektronisch zu empfangen und zu verarbeiten. Umgekehrt müssen seit 2020 alle Unternehmer, die für den Bund tätig werden, E-Rechnungen im Sinne dieses Gesetzes stellen. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob es sich beim Rechnungssteller um Einzelunternehmer, mittelständische oder große Unternehmen handelt. Das Ziel der Verordnung: Den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen, um den Bürokratieabbau voranzutreiben und die Wettbewerbsfähigkeit öffentlicher Dienstleistungen zu steigern.
Die E-Rechnungsverordnung regelt die elektronische Rechnungslegung auf Bundesebene, das heißt für
- die obersten Bundesbehörden,
- Verfassungsorgane und
- weitere Behörden des Bundes.
Wegen der föderalen Struktur müssen Bundesländer und Kommunen die EU-Vorgaben individuell umsetzen. Sie haben diese entweder wie Bayern in ihren E-Government-Gesetzen verankert oder wie Mecklenburg-Vorpommern eine eigene ERechVO geschaffen. Auf Länder- und kommunaler Ebene kann es also abweichende Regelungen geben.
Ausnahmen von der E-Rechnung
Die ERechV verpflichtet grundsätzlich alle Auftragnehmer der öffentlichen Verwaltung zur elektronischen Rechnungsstellung – und zwar (anders als europäische Richtlinien) unabhängig vom Rechnungsbetrag.
Davon gibt es nur wenige Ausnahmen (§3 Abs. 3 ERechV), nämlich Rechnungen für
- die Erfüllung von Direktaufträgen bis zu einem Rechnungsbetrag von 1.000€,
- bestimmte Aufträge in Außen- und Sicherheitspolitik und
- Aufträge im Rahmen von Organleihen.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Unternehmer müssen ihre Rechnungen im Sinne der ERechV nach bestimmten Formatvorgaben einreichen. Sie müssen in elektronischer Form übermittelt und empfangen werden. Auch eine elektronische Weiterverarbeitung muss möglich sein. Inhalt und Format sind europaweit festgelegt, konkret ist das XML-Format zu nutzen.
Das heißt: Bildhafte E-Rechnungen wie zum Beispiel PDF-Dateien, Bilddokumente oder eingescannte Rechnungen sind bei der Zusammenarbeit mit dem öffentlichen Sektor nicht zulässig.
Die ERechV gilt nur für E-Rechnungen, die an den Bund gestellt werden. Steuerrechtlich gilt dagegen eine ganz andere Definition für E-Rechnungen. Laut Steuervereinfachungsgesetz zählen dazu grundsätzlich alle Rechnungen, die per Mail, De-Mail, Computerfax, Web-Download oder elektronischem Datenaustausch übermittelt werden. Für die Umsatzsteuervoranmeldung sind also weiterhin Rechnungen als PDF zulässig.
Inhalt und Format von E-Rechnungen an den Bund sind in EN 16931 europaweit einheitlich vorgeschrieben. Die Richtlinie lässt jedoch verschiedene Möglichkeiten der technischen Umsetzung offen. In Deutschland heißt die Lösung für die Rechnungsübertragung “XRechnung”. Sie basiert auf einem offenen, technologieneutralen und unentgeltlichen Datenstandard “Core Invoice Usage Spezifikation“ (CUIS).
Neben dem nationalen Standard „XRechnung“ akzeptiert der Bund auch andere kompatible Datenaustauschformate, um den Einsatz anderer bereits etablierter Formate weiterhin zu ermöglichen. Diese müssen den Anforderungen der EN 16931 sowie der ERechV entsprechen und die Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen von Bund und Ländern erfüllen.
Eines der meistgenutzten Datenaustauschformate ist ZUGFeRD, welches ebenfalls auf dem CUIS Standard basiert. Ab Version 2.1.1 können Sie diesen auch für E-Rechnungen an den Bund nutzen. Weitere etablierte Standards in anderen europäischen Ländern sind beispielsweise FacturaE (Spanien), Factur-X (Frankreich) oder FatturaPA (Italien).
E-Rechnungen erstellen und übermitteln
Mit Online-Tools können Sie Ihre Rechnungen erstellen oder Rechnungen in das XML-Format umwandeln lassen. E-Rechnungen reichen Sie über ein spezielles Verwaltungsportal des Bundes ein, das eingehende Rechnungen prüft und an die verschiedenen Institutionen des Bundes verteilt. Die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) gilt für Bundesministerien, Verfassungsorgane und Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung. Die OZG-konforme-Rechnungsplattform (OZG-RE) nutzen sie für Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung.
Welche der beiden Stellen zuständig ist, wird bei Auftragserteilung mitgeteilt oder ist beim Auftraggeber zu erfragen.
Um Rechnungen zu übermitteln, müssen sich Unternehmer einmalig kostenlos registrieren. Danach können sie folgende Übertragungskanäle nutzen:
- Webanwendung (Upload oder manuelle Dateneingabe)
- De-Mail
- spezielle Webservices wie PEPPOL
Übrigens: „Pan-European Public Procurement OnLine“ (kurz PEPPOL) ist eine Software-Schnittstelle zur Übertragung von E-Rechnungen, mit der Sie Ihre Rechnungen direkt aus dem IT-System versenden können.
Beim direkten Datenaustausch mit dem Bund sorgt spezielle Software für den nötigen Datenschutz. Wenn Sie jedoch alternative Übermittlungswege wie E-Mails nutzen, müssen Sie selbst die technischen und gesetzlichen Vorgaben zum Schutz personenbezogener Daten nach DSGVO umsetzen.
Vorteile der E-Rechnungsverordnung für Unternehmer
Die Umstellung auf die E-Rechnung bedeutet einen gewissen Aufwand für Unternehmer. Das gilt vor allem, wenn elektronische Rechnungsstellung in die technische Infrastruktur eines größeren Unternehmens eingebettet werden soll. Die ERechV ist aber nicht nur eine Bürde, sondern bietet auch Vorteile. Sie können damit die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen vorantreiben und damit Zeit und Kosten sparen. Letztendlich gewährleistet die E-Rechnung auch eine schnellere Bezahlung durch effizientere Prozesse und die elektronische Übermittlung und Verarbeitung von Datensätzen. Unternehmen als Auftragnehmer des Bundes können davon mit besseren Cashflows und Liquidität profitieren.
Weitere Vorteile:
- Vereinfachte Rechnungsstellung
- Effizientere Prozesse
- Verkürzte Durchlaufzeiten für schnellere Verarbeitung
- Wegfall von Porto und Transportwegen
- Geringerer Papierverbrauch
Fazit: Spezielle Anforderungen bei Rechnungen an die öffentliche Hand
Seit 2020 müssen Unternehmer Rechnungen elektronisch stellen, wenn ihr Auftraggeber aus dem öffentlichen Sektor kommt. Diese müssen ganz bestimmte Anforderungen hinsichtlich Inhalt und Format erfüllen, damit sie maschinell eingelesen und weiterverarbeitet werden können. Der Bund hat die geltenden EU-Vorschriften mit der E-Rechnungsverordnung auf nationaler Ebene umgesetzt. Unternehmer müssen ihre Rechnungen in Form einer XRechnung oder einem anderen kompatiblen Format auf einem speziellen Verwaltungsportal des Bundes einreichen.
FAQs
Was ist das E-Rechnungsgesetz?
Die E-Rechnungsverordnung (ERechV) setzt die EU-Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber auf nationaler Ebene um. Sie wurde 2017 verabschiedet und führte schrittweise die E-Rechnung ein. Seit dem 27. November 2020 müssen Unternehmer ihre Rechnungen an Bundesbehörden und Verfassungsorgane als E-Rechnung in einem speziell vorgeschriebenen Format übermitteln. Gleiches gilt auch bei Rechnungen an Länder und Kommunen, diese haben die EU-Vorgaben in eigenen Gesetzen umgesetzt.
Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?
Eine E-Rechnung im Sinne der E-Rechnungsverordnung (ERechV) müssen alle Unternehmer ausstellen, die für den Bund (das heißt die Bundesbehörden und Verfassungsorgane) tätig werden. Auch wenn Länder oder Kommunen Auftraggeber sind, ist eine E-Rechnung Pflicht. Diese unterliegt dann jedoch den länderspezifischen Gesetzesvorgaben.
Wie kann ich eine E-Rechnung erstellen?
E-Rechnungen müssen im XML-Format erstellt werden, um eine automatische Datenverarbeitung zu gewährleisten. Mit einer speziellen Software, bestimmten Online-Tools oder cloudbasierten Rechnungsprogrammen können Sie Ihre Rechnungen erstellen, in das XML-Format umwandeln oder direkt über eine Schnittstelle übermitteln lassen.
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