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Eigenbeleg korrekt erstellen | BuchhaltungsButler
In der Geschäftswelt kommt es immer wieder vor, dass Belege für kleinere Ausgaben verloren gehen oder in manchen Fällen gar nicht erst ausgestellt werden. Genau hier kommt der Eigenbeleg ins Spiel – ein wichtiges Instrument für Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler, um die lückenlose Dokumentation ihrer Geschäftsausgaben zu gewährleisten. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über das Erstellen eines Eigenbelegs mit BuchhaltungsButler wissen müssen.
Außerdem erhalten Sie eine übersichtliche Vorlage zum kostenlosen Download.
BuchhaltungsButler erkennt Belege und ordnet sie Buchungen automatisch zu. Damit können Sie Ihre Buchhaltung zeiteffizient gestalten.
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Was ist ein Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg dient als Ersatz für fehlende Quittungen oder Rechnungen. Er wird vom Unternehmer selbst erstellt, um Ausgaben nachzuweisen, für die kein offizieller Beleg vorhanden ist. Obwohl Eigenbelege vom Finanzamt grundsätzlich anerkannt werden, sollten sie nur in Ausnahmefällen verwendet werden.
Wann wird ein Eigenbeleg benötigt?
Eigenbelege kommen zum Einsatz, wenn:
- der Originalbeleg verloren gegangen ist.
- kein Beleg ausgestellt wurde (Zum Beispiel bei Trinkgeldern).
- bei Nutzung von Dienstleistungen oder Waren, für die üblicherweise keine Belege ausgestellt werden.
- außerordentliche Abschreibungen gebucht werden sollen.
Eigenbeleg Vorlage richtig ausfüllen
Die Erstellung eines Eigenbelegs sollte unbedingt eine Ausnahme bleiben. Werden zu häufig Eigenbelege erstellt, ruft dies bei Prüfern und bei Behörden Skepsis hervor. Bei der Erstellung des Eigenbelegs ist darauf zu achten, alle Kerninformationen zu erfassen, die auch der Originalbeleg hergeben würde.
Hierzu gehören:
- Name und die Anschrift des Zahlungsempfängers
- Art der Aufwendung & Datum
- Rechnungsbetrag
- Grund für die Erstellung des Eigenbelegs
- Unterschrift des Zahlenden
Sie suchen eine Eigenbeleg Vorlage, mit der Sie in wenigen Sekunden einen ansprechenden Eigenbeleg erstellen können? Laden Sie sich hier unsere kostenlose Word-Vorlage herunter! Fügen Sie Ihr Logo sowie Ihre Daten ein und erstellen Sie in unter einer Minute einen professionellen Eigenbeleg.
Wie erstelle ich einen Eigenbeleg?
Eigenbeleg in BuchhaltungsButler erstellen
Eigenbelege können im Bereich “Zahlungen” direkt über das Kontextmenü auf der rechten Seite an der Zahlung, deren Originalbeleg nicht vorhanden ist, erstellt werden. Klicken Sie zum Erstellen des Eigenbeleges auf “Eigenbeleg erstellen”.
Die Details wie Gegenpartei, Belegdatum und Betrag werden automatisch aus der Zahlungsinformation übertragen. Bitte kontrollieren Sie die automatisch befüllten Informationen sorgfältig. Wenn notwendig, können Anpassungen vorgenommen werden. Für Transaktionen über 250,00 € ist es ratsam, zusätzlich die Adressinformationen des Gegenpartei zu hinterlegen. Wählen Sie den Grund „Sonstiges“ aus, ist eine detaillierte Begründung erforderlich und muss zwingend ausgefüllt werden. Mithilfe des „Vorschau“-Buttons kann der Beleg vor dem endgültigen Erstellen überprüft werden. Bitte beachten Sie, dass nach der Erstellung keine Änderungen mehr möglich sind, aufgrund der revisionssicheren Speicherung. Nach der Überprüfung in der Vorschau bestätigen Sie durch Klicken auf „Eigenbeleg erstellen”, um den Beleg final zu generieren. Stellen Sie sicher, dass Pop-Ups in Ihrem Browser erlaubt sind, da der Beleg in einem neuen Tab geöffnet wird.
In unserer Wissensdatenbank erfahren Sie außerdem, wie Sie in BuchhaltungsButler erstellte Eigenbelege richtig verbuchen.
Eigenbeleg mit Vorlage erstellen
- Laden Sie Ihre Eigenbeleg Vorlage kostenlos herunter!
- Geben Sie nun die Nummer des Eigenbelegs an.
- Erfassen Sie den Rechnungsbetrag.
- Tragen Sie den Zahlungsempfänger ein.
- Geben Sie den Verwendungszweck an und schildern Sie den Grund, warum Sie einen Eigenbeleg erstellen mussten (z.B. Originalbeleg nicht mehr lesbar oder nicht mehr auffindbar).
- Erfassen Sie schließlich Datum und Ort und unterzeichnen Sie den Eigenbeleg
Auch handschriftliche Eigenbelege nach dem oben genannten Schema sind möglich. Sofern Sie die Zahlungen per EC-Karte gezahlt haben und einen zugehörigen Kontoauszug vorweisen können, vereinfacht sich für Sie das Prozedere. In diesem Fall müssen Sie nur noch den Kontoauszug mit Datum, Unterschrift und dem Grund über das Fehlen des Originalbelegs ablegen.
Eigenbeleg Vorlage kostenlos: Checkliste & alles Wissenswerte im Überblick
Für Eigenbelege gilt eine 10 jährige Aufbewahrungsfrist – ebenso wie für andere Belege und Rechnungen. Dabei gelten die GoBD-Anforderungen für die Ablage der Belege, wie z.B.:
- Ihr Eigenbeleg muss folgende Angaben enthalten: Name und die Anschrift des Zahlungsempfängers, Art der Aufwendung & Datum, Rechnungsbetrag, Grund für die Erstellung des Eigenbelegs, Unterschrift des Zahlenden
- Ihr Eigenbeleg kann auch handschriftlich mit den oben genannten Pflichtangaben erstellt werden
- Sofern Sie noch einen Kontoauszug über die Zahlung per EC-Karte haben, können Sie diesen einfach mit den oben genannten Pflichtangaben ablegen
- Ihre Eigenbelege müssen Sie gemäß GoBD-Anforderungen 10 Jahre archivieren
Fazit
Der Eigenbeleg ist ein nützliches Instrument, um die lückenlose Dokumentation von Geschäftsausgaben sicherzustellen, wenn die originalen Belege nicht verfügbar sind. Wichtig ist, dass Sie dabei sorgfältig vorgehen und alle erforderlichen Informationen korrekt und vollständig angeben. So stellen Sie sicher, dass Ihre Eigenbelege vom Finanzamt anerkannt werden und Sie Ihre Ausgaben problemlos geltend machen können.
FAQs
Was ist ein Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg ist ein Dokument, das von Selbstständigen oder Unternehmen selbst erstellt wird, um eine Ausgabe zu dokumentieren, für die kein formaler Beleg vorhanden ist.
Wie sieht ein Eigenbeleg aus?
Ein Eigenbeleg enthält detaillierte Informationen über eine Geschäftsausgabe, einschließlich Datum, Betrag, Zweck der Ausgabe sowie Ihre Unterschrift.
Wofür brauche ich einen Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg wird benötigt, um geschäftliche Ausgaben ohne vorhandene Quittung oder Rechnung steuerlich geltend zu machen und eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten.
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