Dienstplan: Was Arbeitgeber bei der Personaleinsatzplanung beachten müssen (inkl. Excel-Vorlage)
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Excel-Dienstplan erstellen | BuchhaltungsButler
Eine kluge Organisation der Arbeitszeiten kann entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens beitragen. Ein Dienstplan hilft, die betrieblichen Erfordernisse und individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter unter einen Hut zu bringen. Mit ihm lassen sich die Produktivität des Unternehmens und die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie einen effizienten und fairen Dienstplan erstellen und welche Gesetze Sie als Arbeitgeber beachten müssen. Außerdem halten wir Tipps und eine praktische Excel-Vorlage für Sie bereit.
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Was ist ein Dienstplan und warum ist er wichtig?
Ein Dienstplan (auch Einsatzplan oder Schichtplan) ist für Arbeitgeber ein wichtiges Planungsinstrument, mit dem sie die Effizienz und Produktivität im Unternehmen sicherstellen können.
Insbesondere bei größeren Teams kann die Personaleinsatzplanung ohne entsprechende Organisation schnell zur Herausforderung werden. Hier schafft der Dienstplan Abhilfe: Mit ihm können Unternehmer den Personaleinsatz vorausschauend planen. Indem sie die Arbeitszeiten der Mitarbeiter gestalten und strukturieren, können sie Überschneidungen und Lücken in der Personalbesetzung vermeiden und das Risiko von Über- und Unterbesetzungen minimieren.
Für Arbeitnehmer bietet der Dienstplan eine transparente Informationsquelle, wann und wie lange sie arbeiten müssen und welche Tätigkeiten sie zu übernehmen haben. Angestellte haben dadurch die Möglichkeit, berufliche Verpflichtungen und das Privatleben besser aufeinander abzustimmen. Diese Planungssicherheit kann entscheidend zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.
Ein guter Dienstplan optimiert die Verfügbarkeit des Personals, wodurch einerseits der effiziente Ablauf der betrieblichen Prozesse gesichert und andererseits die Arbeitslast gleichmäßig auf alle Mitarbeiter verteilt wird.
Ein Dienstplan schafft auch Rechtssicherheit: Hier sind Arbeitszeiten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber verbindlich fixiert, und er kann bei Streitigkeiten als Beweismaterial dienen.
Diese rechtlichen Rahmenbedingungen müssen Arbeitgeber beachten
Unternehmer haben nach § 106 Satz 1 GewO als Arbeitgeber ein Weisungsrecht und können die Details der Arbeit hinsichtlich Zeit, Art und Ort bestimmen. In diesem Zusammenhang sind sie grundsätzlich befugt, Dienstpläne nach den betrieblichen Erfordernissen aufzustellen und anzupassen.
Allerdings dürfen Arbeitgeber dabei keine willkürlichen oder unbilligen Anforderungen an ihre Mitarbeiter stellen und müssen die Arbeitnehmerrechte wahren. Das heißt, sie müssen das nationale Arbeitsrecht, geltende Tarifverträge und Gesetze zum Schutz bestimmter Arbeitnehmergruppen (z. B. Mütter, Jugendliche oder behinderte Arbeitnehmer) beachten.
Arbeitsrecht
Das Arbeitszeitgesetz legt die grundlegenden Rahmenbedingungen für die Planung und Gestaltung der Arbeitszeiten fest. Es gilt für alle Arbeitnehmer, Auszubildenden, Werkstudenten oder Praktikanten und regelt
- Höchstarbeitszeiten,
- Pausen,
- Mindestruhezeiten sowie
- Überstunden, Nacht- und Feiertagsarbeit.
Darüber hinaus können tarifliche Vereinbarungen weitere Bestimmungen zu
- Ankündigungsfristen,
- Schichtlängen,
- Schichtverteilungen,
- Regelungen zu Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit oder
- Überstundenvergütungen
zum Schutz der Arbeitnehmer enthalten.
Mitbestimmung
Zum Arbeitnehmerschutz gehören auch die Mitbestimmungsrechte von Betriebsrat und anderen Arbeitnehmervertretungen. Der Betriebsrat hat nach BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Aufstellung von Dienstplänen: In Betrieben mit mindestens fünf Beschäftigten muss der Arbeitgeber die Genehmigung des Betriebsrates für die Verteilung der Arbeitszeit, Überstunden und Schichtarbeit einholen. Dieser prüft die Einhaltung der gesetzlichen Erfordernisse und setzt sich auch für die individuellen Bedürfnisse einzelner Arbeitnehmer ein, zum Beispiel um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu unterstützen. Bei Streitigkeiten kann er zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber vermitteln und Lösungen fördern.
Datenschutz
Auch der Datenschutz spielt eine große Rolle bei der Erstellung, Speicherung und Veröffentlichung von Dienstplänen. Hier gelten die Regelungen der DSGVO. Personenbezogene Daten, die im Dienstplan enthalten sind, müssen sorgfältig geschützt werden. Mitarbeiter dürfen dementsprechend die persönlichen Daten ihrer Kollegen sowie deren Arbeits- und Urlaubszeiten nicht einfach einsehen.
Mitarbeiter haben kein generelles Recht, den kompletten Dienstplan einzusehen. Diesen öffentlich auszuhängen, ist also nicht ohne weiteres möglich. Die Veröffentlichung ist nur dann rechtlich zulässig, wenn alle Mitarbeiter schriftlich zugestimmt haben.
Bei der Erstellung von digitalen Dienstplänen müssen Arbeitgeber geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Datensicherheit zu gewährleisten und den unbefugten Zugriff Dritter zu verhindern. Dazu gehört es beispielsweise, die Daten zu verschlüsseln, sicher zu speichern und den Zugang zu beschränken. Die Mitarbeiter müssen zudem über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden und dieser zustimmen.
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Dienstplan rechtzeitig bekanntgeben
Es gibt keine konkrete gesetzliche Vorgabe, wie lange ein Dienstplan im Voraus bereitgestellt werden muss. Üblich sind ein bis zwei Wochen vor Beginn der Dienstperiode. Oft sind entsprechende Bestimmungen in der Betriebsvereinbarung oder dem Tarifvertrag aufgenommen, die Arbeitgeber dann verpflichtend einhalten müssen.
Ist der Dienstplan erstellt und den Mitarbeitern bekannt gegeben worden, ist er rechtlich bindend. Das heißt, die festgelegten Zeiten sind für beide Seiten verbindlich. Der Arbeitgeber darf den Dienstplan dann auch nicht einfach willkürlich oder ohne eine konkrete Notsituation ändern, denn er muss Rücksicht auf das Privatleben der Arbeitnehmer nehmen. Änderungen sind nur mit Zustimmung beider Seiten möglich. Arbeitnehmer können eine Änderung, zum Beispiel wegen eines Arzttermins oder fehlender Kinderbetreuung, ablehnen. Besteht ein Betriebsrat, ist bei Änderungen zudem dessen Einwilligung einzuholen.
Für eine gute Personalplanung ist es wichtig, vorhersehbare Abwesenheiten so früh wie möglich zu berücksichtigen: Es erleichtert die langfristige Planung erheblich, wenn Mitarbeiter ihren Jahresurlaub rechtzeitig einreichen und sich für Fortbildungen lange im Voraus anmelden.
Dienstplan erstellen
Ein ausgewogener Dienstplan ist eine komplexe Angelegenheit, denn er muss viele unterschiedliche Interessen miteinander vereinen. Unternehmer müssen die eigenen betrieblichen Erfordernisse sowie die gesundheitlichen und sozialen Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter und dabei auch noch viele gesetzliche Vorschriften beachten. Es lohnt sich jedoch, die Herausforderung zu meistern, denn ein guter Dienstplan trägt zur Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter bei.
Aufbau und Angaben
Dienstpläne werden gewöhnlich als Tabelle gestaltet. Sie enthalten standardmäßig Angaben zu
- Erstellungsdatum und Planungszeitraum,
- Vor- und Familienname der Mitarbeiter sowie
- ihren Aufgabenbereich und Qualifikation.
Ein Einsatzplan sollte zudem folgende Angaben zu den Arbeitszeiten enthalten:
- Beginn und Ende der Arbeitszeit
- Zugewiesene Aufgaben
- Pausenzeiten
- Ruhezeiten
- Fehlzeiten (Urlaub, Krankheit, Fortbildung)
- Soll- und Ist-Arbeitszeit
- Überstunden
Bei speziellen Formen der Arbeitsorganisation wie Schichtarbeit oder Gleitzeit können zusätzliche Angaben erforderlich sein, wie beispielsweise Schichtbeginn und -ende oder Kernarbeitszeiten und Gleitphasen.
Handschriftliche Dienstpläne sind vom Vorgesetzten zu unterzeichnen.
Digitale Dienstplan-Vorlagen (Excel)
Die handschriftliche Variante wird im Zeitalter der Digitalisierung oft von elektronischen Dienstplänen abgelöst. Einfache Dienstpläne für Teams bis zu zehn Mitarbeitern lassen sich statt auf Papier besser als Excel-Tabelle vorbereiten. Hier können Sie eine Vorlage für einen Dienstplan in Excel herunterladen* und diese auf die Erfordernisse in Ihrem Unternehmen anpassen. Haben Sie die Dienstplan-Vorlage einmal vorbereitet, enthält sie schon automatisch die benötigten Informationen und Sie können sich ganz auf die Details der Planung konzentrieren.
*die Dienstplan-Vorlage ist nur für Sie als Unternehmer/ Personaler gedacht. Sollten Sie den Dienstplan so an Ihre Mitarbeiter rausgeben, müssen Sie vorab die schriftliche Genehmigung einholen, damit der Datenschutz erfüllt ist.
Es geht aber noch einfacher: Softwaregestützte Dienstpläne berechnen automatisiert die Einsatzzeiten für Ihre Mitarbeiter und berücksichtigen dabei sogar gesetzliche Regelungen sowie individuelle vertragliche Besonderheiten bei einzelnen Mitarbeitern. Mit speziellen Algorithmen wird so lange nach einer optimalen Lösung gesucht, bis eine möglichst faire Verteilung der Arbeitszeiten erreicht ist. Gerade bei größeren Unternehmen können digitale Lösungen die Erstellung eines Dienstplans enorm erleichtern.
Bei digitalen Dienstplänen kann die Unterschrift durch den Vorgesetzten in der Regel entfallen, denn die Authentifizierung erfolgt in der Regel durch die Zugriffsberechtigungen der entsprechenden Personen.
Tipps für den perfekten Dienstplan
Klar strukturieren: Ein verständlicher und nachvollziehbarer Aufbau hilft Mitarbeitern dabei, ihre Arbeitszeiten auf einen Blick zu erkennen und einzuhalten. Ein guter Dienstplan macht die geplanten und tatsächlichen Arbeitszeiten sowie eventuelle Differenzen deutlich. Er muss zudem nachträgliche Änderungen eindeutig ausweisen.
Rechtzeitig bekannt geben: Eine frühzeitige und transparente Kommunikation des Dienstplans hilft Ihren Mitarbeitern dabei, ihre persönlichen Angelegenheiten langfristig zu planen. Dazu gehört es auch, nachträgliche Änderungen zu vermeiden. Damit können Sie viel zu einer besseren Akzeptanz und Einhaltung der Arbeitszeiten beitragen.
Im Voraus planen: Antizipieren Sie vorgesehene Ereignisse und planen Sie diese langfristig ein: Dazu gehören nicht nur Urlaub und Fortbildungen, sondern auch Feiertage, Brückentage oder auch betrieblich oder saisonal bedingte Zeiten mit besonders hohem oder niedrigem Arbeitsaufkommen. Die Zeitpunkte für Inventur und Jahresabschluss kennen Sie als Unternehmer ohnehin, Sie sollten aber auch typische Grippe- und Erkältungszeiten oder saisonale Besonderheiten einplanen.
Flexibel bleiben: Nicht alles ist planbar und als Unternehmer müssen Sie auch auf kurzfristige Vorkommnisse vorbereitet sein. Kalkulieren Sie deswegen mit Puffern, indem Sie beispielsweise 10% mehr Personal als benötigt einplanen. Wichtig ist es, das betriebsindividuelle Gleichgewicht zu finden, um ineffiziente Unterbesetzungen und Überbesetzung zu vermeiden.
Mitarbeiter einbeziehen: Dienstpläne dienen aus Arbeitgebersicht in erster Linie dazu, die Personalverfügbarkeit zu gewährleisten. Gesetzlich sind Sie jedoch dazu verpflichtet, auf das Privatleben der Mitarbeiter Rücksicht zu nehmen und deren psychische und physische Gesundheit zu schützen. Wenn Sie die Bedürfnisse einzelner Mitarbeiter schon im Vorfeld kennen und in der Planung berücksichtigen, vermeiden Sie nicht nur Konfliktpotenzial, sondern tragen auch zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei. So können Sie nachträgliche Änderungen vermeiden und längeren Fehlzeiten entgegenwirken.
Fair sein: Wenn Sie als Arbeitnehmer bestimmte Mitarbeitergruppen schützen, dürfen Sie andere im Umkehrschluss nicht überlasten. Achten Sie darauf, dass Sie Mitarbeiter mit weniger sozialen Verpflichtungen (wie beispielsweise Singles und Kinderlose) nicht mit unliebsamen Schichten überfrachten. Achten Sie zumindest darauf, dass Sie mit Zusatzschichten nicht immer dieselbe Person belasten.
Fazit: Elektronische Unterstützung beim Erstellen komplexer Dienstpläne
Beim Erstellen von Dienstplänen ist es für Arbeitgeber unumgänglich, die arbeitsrechtlichen Voraussetzungen zu erfüllen. In erster Linie sind dies das Arbeits-, Mutterschutz- und Jugendschutzgesetz, aber auch tarifliche, betriebsinterne und vertragliche Regelungen sind zu beachten. Neben den betriebsinternen Erfordernissen müssen auch die individuellen Mitarbeiterbedürfnisse in die Planung mit einbezogen werden. Eine effiziente und faire Arbeitsverteilung zu erreichen, kann insbesondere bei größeren Teams und komplexeren Organisationsstrukturen schnell zu einer Herausforderung werden. Dienstplan-Vorlagen und -Software können dabei unterstützen.
Alle Angaben ohne Gewähr
FAQs
Wie kann ich einen Dienstplan erstellen?
Mit unserer praktischen Excel-Vorlage können Sie einfache Dienstpläne für bis zu 10 Mitarbeiter problemlos erstellen.
Wie erstellt man eine Excel-Vorlage?
Für Ihren unternehmenseigenen Dienstplan können Sie auch selbst eine eigene Excel-Vorlage erstellen. Entweder freihändig oder mithilfe unserer Excel-Vorlage. Die wichtigsten Daten sind: Erstellungsdatum und Planungszeitraum, Vor- und Familienname sowie Aufgabenbereich. Je nachdem, ob Ihre Mitarbeiter in Schichten oder Gleitzeit arbeiten, können Sie den Plan noch um weitere Angaben erweitern.
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