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Finanzbuchhaltung einfach erklärt | BuchhaltungsButler
Die Buchhaltung spielt in jedem Unternehmen eine große Rolle, denn hier werden die Geschäftsaktivitäten dokumentiert und für interne und externe Zwecke festgehalten. Zur umfangreichen Finanzbuchhaltung sind vor allem größere Unternehmen verpflichtet, die im Rahmen der doppelten Buchführung ihr Vermögen aufzeichnen und Gewinne berechnen müssen. Was man unter dem Begriff Finanzbuchhaltung versteht, warum sie wichtig ist und wer dazu verpflichtet ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Definition: Was ist Finanzbuchhaltung?
Die Finanzbuchhaltung, kurz FiBu, ist ein Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens, welches sich mit der Überwachung, Planung und Steuerung von Geld- und Leistungsströmen im Unternehmen befasst.
In der Finanzbuchhaltung werden alle unternehmerischen Vorgänge, die sich in Zahlen ausdrücken lassen, erfasst und für eine Rechnungsperiode (ein Monat, Quartal oder das Geschäftsjahr) zusammengefasst. Ziel ist es, das unternehmerische Gesamtergebnis zu berechnen und in einem Jahresabschluss mit Gewinn- und Verlustrechnung sowie Bilanz ersichtlich zu machen.
Die Finanzbuchführung richtet sich nach außen und wird deswegen auch “externes Rechnungswesen” genannt. Sie informiert Außenstehende wie Steuerbehörden, Kreditinstitute, Gläubiger und Investoren über die Lage des Unternehmens mit Vermögensstand, offenen Forderungen und Schulden. Der Jahresabschluss ist zudem Grundlage für die Ermittlung der Unternehmenssteuern.
Im externen Rechnungswesen müssen Unternehmen viele gesetzliche Vorgaben erfüllen, zu den wichtigsten gehören das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Weitere Grundlagen stellen das Aktiengesetz, GmbH-Gesetz oder das BGB dar.
Unterschied zwischen externem und internem Rechnungswesen
Externes und internes Rechnungswesen (auch Controlling, Betriebsbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung) sind die zwei wichtigsten Säulen des betrieblichen Rechnungswesens. Beide widmen sich der Erfassung geschäftlicher Vorgänge im Unternehmen, betrachten diese jedoch aus verschiedenen Blickwinkeln.
Das interne Rechnungswesen dient vor allem dem Unternehmen selbst und unterliegt damit keinen gesetzlichen Vorschriften oder anderen externen Vorgaben. Es ist allein auf die Bedürfnisse des Unternehmens ausgerichtet. Die Unternehmenszahlen werden so für die Geschäftsleitung aufbereitet, dass diese auf deren Grundlage unternehmerische Entscheidungen treffen kann.
Das Controlling nutzt die Zahlen aus der Finanzbuchhaltung, strukturiert sie aber nach anderen Ordnungskriterien. Sie werden in Form von Kosten und Leistungen den verschiedenen Kostenträgern, Kostenarten und Kostenstellen zugeordnet. Daran lässt sich beispielsweise erkennen, welchen Gewinn einzelne Produkte oder Abteilungen erwirtschaften und ob sie profitabel sind.
Wer ist zur Finanzbuchhaltung verpflichtet?
Wenn von Finanzbuchhaltung die Rede ist, geht es dabei um die doppelte Buchführung (Doppik) im Rahmen der gesetzlichen Buchführungspflicht. Diese ist für die meisten Unternehmen vorgeschrieben. Laut §238 HGB muss jeder Kaufmann Handelsbücher führen, um seine Geschäfte und Vermögenslage für Außenstehende ersichtlich zu machen. Auch aus §140 AO und §141 AO leitet sich die Buchführungspflicht für Unternehmer ab, die bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen überschreiten.
Unternehmer, die weniger als 80.000 Euro Gewinn oder 800.000 Euro Umsatz erzielen, und Freiberufler sind von der Buchführungspflicht ausgenommen. Sie dürfen ihren Gewinn mittels einfacher Buchführung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR) ermitteln.
Die Teilbereiche der Finanzbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung lässt sich in drei Teilbereiche aufteilen: die Kreditoren– und Debitorenbuchhaltung sowie die Lohnbuchhaltung. In großen Unternehmen gibt es dafür jeweils eigene Abteilungen, die sich auf die jeweiligen Aufgaben spezialisieren.
Debitorenbuchhaltung: Sie befasst sich mit den Forderungen eines Unternehmens. Diese resultieren vorwiegend aus den Lieferungen und Leistungen an Kunden, die auch als Debitoren (Schuldner) bezeichnet werden. In der Debitorenbuchhaltung dreht sich alles um die von Unternehmen erstellten Rechnungen (Ausgangsrechnungen). Hier werden beispielsweise Zahlungsziele und offene Zahlungen überwacht und Mahnungen versandt und verwaltet.
Kreditorenbuchhaltung: Hier geht es um die Verbindlichkeiten eines Unternehmens, also die Zahlungsverpflichtungen, die dieses an Lieferanten (den Kreditoren) hat. Zu den Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung gehört es, die Eingangsrechnungen zu erfassen und für deren rechtzeitige Bezahlung zu sorgen.
Lohnbuchhaltung: Sie umfasst alle Tätigkeiten, die mit den Lohn- und Gehaltszahlungen für Mitarbeiter zusammenhängen. Dazu gehören nicht nur das Erstellen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen und deren Auszahlung, sondern auch die Stammdatenpflege und das Einhalten gesetzlicher Meldepflichten.
So funktioniert die Finanzbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung dokumentiert die unternehmerischen Vorgänge nach einem ganz bestimmten System. Die Finanzströme werden in chronologischer Reihenfolge erfasst, aber sachlich geordnet auf Konten gebucht. Da hierbei immer zwei Konten angesprochen werden, spricht man auch von “doppelter Buchführung”. Ein sogenannter Kontenrahmen gibt die inhaltliche Ordnung vor. Mit dem Abschluss der einzelnen Konten werden Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und Bilanz erstellt. Zusammen bilden sie den Jahresabschluss des Unternehmens, an dem sich die Ertragslage und Vermögen des Unternehmens ablesen lassen.
Zu den Aufgaben des externen Rechnungswesens gehören:
Geschäftsvorfälle dokumentieren: Die Finanzbuchhaltung erfüllt laut §239 HGB eine Belegfunktion im Unternehmen. Die Geschäftsvorfälle sind lückenlos zu dokumentieren und anhand von Belegen nachzuweisen.
Bestände ermitteln: Die aktuellen Vermögens- und Schuldenstände werden zu einem bestimmten Stichtag in der Bilanz gegenübergestellt. Diese dient externen Stellen als Informationsquelle über die finanzielle Lage des Unternehmens.
Bestandsveränderungen erfassen: Wie sich die Bestände im Laufe der Zeit verändern, gibt Aufschluss über die Entwicklung des Unternehmens und kann wichtige Grundlage für unternehmerische Entscheidungen sein.
Erfolg ermitteln: In der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) werden Erträge und Aufwendungen des Unternehmens zusammengefasst und daraus das Geschäftsergebnis ermittelt.
Besteuerungsgrundlage schaffen: Die Unternehmensgewinne oder -verluste aus dem Jahresabschluss stellen das zu versteuernde Einkommen eines Unternehmens dar und sind Grundlage für die Berechnung der verschiedenen Ertragsteuern (Einkommens-, Körperschafts– und Gewerbesteuer).
Bei der Buchhaltung müssen Unternehmer zudem die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung aus §238 HGB und §145 AO beachten. Die ordnungsgemäße Erfassung der Geschäftsvorfälle erfolgt zeitgerecht vollständig, lückenlos und für Außenstehende nachvollziehbar.
Fazit: Genaue Vorschriften für die Erfüllung externer Informationspflichten
Die Finanzbuchhaltung ist ein Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens und befasst sich mit der Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben aus der geschäftlichen Tätigkeit eines Unternehmens. Sie ist im Rahmen der Buchführungspflicht für viele Unternehmen vorgeschrieben. Auch die Form der Dokumentation ist gesetzlich genau festgelegt. In größeren Unternehmen wird die Finanzbuchhaltung oft in Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung unterteilt. Das Ziel ist es, das unternehmerische Gesamtergebnis zu ermitteln und übersichtlich im Jahresabschluss (Bilanz und GuV) darzustellen, damit sich Außenstehende ein Bild über die Finanz- und Ertragslage des Unternehmens machen können. Die Finanzbuchhaltung wird daher auch als externes Rechnungswesen bezeichnet.
FAQs
Was macht man bei der Finanzbuchhaltung?
Die Finanzbuchhaltung bzw. das externe Rechnungswesen befasst sich mit der Überwachung, Planung und Steuerung von Geld- und Leistungsströmen im Unternehmen. Neben der Dokumentation von Geschäftsvorfällen erstrecken sich die Aufgaben auch auf die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung und die Vorbereitung der Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse. Im Ergebnis sollen vor allem Außenstehende über die finanzielle Unternehmenslage informiert werden.
Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Finanzbuchhaltung?
Die Buchhaltung kümmert sich um die Buchführung im Unternehmen, also die geordnete Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen auf Konten. Der Begriff Finanzbuchhaltung ist etwas weiter gefasst und umfasst auch die Überwachung, Planung und Steuerung von Geldströmen. Neben der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung zählt die Ermittlung des betrieblichen Gesamtergebnisses zu deren Hauptaufgaben.
Welches Ziel hat die Finanzbuchhaltung?
Ziel der Finanzbuchhaltung ist es, das Gesamtergebnis aus der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens zu ermitteln und im Jahresabschluss aus Gewinn- und Verlustrechnung sowie Bilanz ersichtlich zu machen. Dieser informiert Außenstehende wie Gläubiger, Investoren oder Finanzamt über die finanzielle Lage des Unternehmens und ist zudem Grundlage für die Besteuerung.
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