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Forderungsmanagement: Definition, Beispiele und Tipps | BuchhaltungsButler
Was tun, wenn ein Kunde nicht zahlt? Erst kommt die freundliche Zahlungserinnerung, dann die Mahnung – doch manchmal reicht das nicht aus. Genau hier kommt ein durchdachtes Forderungsmanagement ins Spiel. Es hilft Ihnen, Ihr Unternehmen vor Zahlungsausfällen zu schützen, die Liquidität zu sichern und langfristig finanziell stabil zu bleiben. In diesem Artikel erfahren Sie, was Forderungsmanagement genau bedeutet, welche Aufgaben es umfasst und welche bewährten Methoden Ihnen helfen, offene Forderungen effektiv einzutreiben.
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Was ist Forderungsmanagement?
Das Forderungsmanagement umfasst alle Maßnahmen, mit denen Unternehmen dafür sorgen, dass offene Rechnungen beglichen werden. Ziel ist es, Zahlungsausfälle zu vermeiden und die Liquidität langfristig zu sichern.
Aufgaben im Forderungsmanagement
Ein effektives Forderungsmanagement gliedert sich in mehrere Kernaufgaben:
- Bonitätsprüfung:
Bevor Sie eine Geschäftsbeziehung eingehen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr potenzieller Partner finanziell stabil ist. Eine Bonitätsprüfung gibt Ihnen dazu die nötigen Informationen – etwa durch Geschäftsberichte, Jahresabschlüsse oder eine SCHUFA-Auskunft. - Informationsmanagement:
Indem Sie die finanziellen Aktivitäten Ihrer Kunden regelmäßig im Blick behalten, können Sie frühzeitig Veränderungen im Zahlungsverhalten oder mögliche Risiken erkennen. - Mahnverfahren:
Im Mahnwesen zählt vor allem Konsequenz. Auch wenn es unangenehm sein kann – besonders bei langjährigen Geschäftspartnern – sollten Sie nach Ablauf der Zahlungsfrist nicht zögern. Es startet mit einer freundlichen Zahlungserinnerung. Werden Fristen weiter überschritten, folgen Mahnungen, deren Ton schrittweise ernster wird. Ziel ist es, den Schuldner zur Zahlung zu bewegen, bevor größere Schritte notwendig werden. - Inkasso
Manchmal hilft selbst das Mahnwesen nicht weiter. Dann kommt das Inkassoverfahren ins Spiel. Inkassounternehmen übernehmen das Einziehen der offenen Beträge – und sorgen dafür, dass der Schuldner ein paar zusätzliche Kosten zu tragen hat. - Rechnungsstellung:
Stellen Sie Rechnungen schnell nach der Leistungserbringung aus. Achten Sie darauf, dass alle Pflichtangaben korrekt sind, um spätere Korrekturen und Verzögerungen zu vermeiden. - Vertragsgestaltung:
Vereinbaren Sie klare Zahlungsziele und sorgen Sie mit Absicherungen wie einem Eigentumsvorbehalt oder einer Sicherungsübereignung dafür, dass Sie auch im Zahlungsverzug abgesichert sind. - Zahlungsabwicklung:
Beobachten Sie die Zahlungseingänge und ordnen Sie diese konsequent den offenen Forderungen zu. So behalten Sie den Überblick und können bei Bedarf schnell auf Zahlungsprobleme reagieren, indem Sie Fristen anpassen oder mit dem Kunden ins Gespräch kommen, bevor sich größere Engpässe entwickeln.
Schon bei der Bonitätsprüfung eines neuen Kunden können Sie das Risiko von Zahlungsausfällen minimieren. Dabei handelt es sich um das sogenannte Debitorenmanagement, bei dem Sie die Zahlungsfähigkeit Ihrer Geschäftspartner checken, bevor es zu Problemen kommt. Ein gutes Vertragsmanagement sorgt dafür, dass es gar nicht erst so weit kommt.
3 effektive Methoden im Forderungsmanagement
Manchmal hilft der freundliche Reminder nicht mehr – dann wird es Zeit, proaktiv zu handeln. Hier sind drei Methoden, um offenen Forderungen erfolgreich entgegenzuwirken:
- Inkasso
Inkassounternehmen übernehmen das Einziehen offener Forderungen. Sie agieren professionell und erhöhen den Druck auf den Schuldner.
Beispiel: Sie beauftragen ein Inkassounternehmen, das durch direkte Kommunikation und im Nachgang durch gerichtliche Schritte schließlich den offenen Betrag in voller Höhe eintreibt. - Factoring
Durch Factoring verkaufen Sie Ihre offenen Forderungen an ein spezialisiertes Unternehmen, das Ihnen sofort einen Großteil des Betrags auszahlt.
So funktioniert es: Sie verkaufen Ihre offenen Forderungen an ein Factoring-Unternehmen. Das Factoring-Unternehmen zahlt sofort 90 % der offenen Forderung aus, während es den Rest vom Kunden einzieht und das Risiko übernimmt. - Warenkreditversicherung
Wenn ein Kunde nicht bezahlen kann, springt die Versicherung ein und erstattet Ihnen entweder den gesamten oder einen Teil des offenen Betrags.
Beispiel: Ein Online-Händler liefert eine größere Bestellung an einen neuen Kunden. Leider geht der Kunde einige Wochen später in Insolvenz, doch dank der Warenkreditversicherung wird ein Teil des offenen Betrags schnell erstattet, wodurch das Unternehmen finanziell stabil bleibt.
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Forderungsmanagement: Inhouse oder Outsourcing?
Ob Sie das Forderungsmanagement selbst in die Hand nehmen oder doch lieber einen externen Dienstleister beauftragen sollten, hängt vor allem von Ihrer Unternehmensgröße und den verfügbaren Ressourcen ab.
Inhouse-Forderungsmanagement: So gestalten Sie es erfolgreich
- Die richtige Software ist Gold wert
Mit einer guten Buchhaltungssoftware, wie BuchhaltungsButler, machen Sie vieles einfacher. Ein gutes Programm hilft Ihnen, den Überblick über alle offenen Forderungen zu behalten, ohne dass Sie ständig von Hand nacharbeiten müssen. Sie können Rechnungen mit wenigen Klicks erstellen und wissen, welche Zahlungen noch ausstehen. BuchhaltungsButler übernimmt für Sie viele Routinetätigkeiten und macht den gesamten Prozess transparenter. - Sorgen Sie für eine saubere Debitorenbuchhaltung
Die Basis für ein effektives Forderungsmanagement ist eine korrekte Debitorenbuchhaltung. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Kundendaten, wie Firmenname, Anschrift und Kontaktinformationen, korrekt und vollständig erfasst sind. Gerade bei Geschäftskunden sollte alles korrekt notiert sein. Bei Unsicherheiten empfiehlt es sich, zusätzliche Dokumente wie einen Handelsregisterauszug einzuholen. Zudem sollte das Fälligkeitsdatum auf der Rechnung klar und unmissverständlich angegeben sein, um Transparenz für alle Beteiligten zu schaffen. - Führen Sie ein strukturiertes Mahnwesen ein
Ein solides Mahnwesen gibt Ihnen die Möglichkeit, Verzug frühzeitig zu erkennen und schnell zu handeln. Dafür bietet sich ein mehrstufiges System an. Unterstützt durch eine zuverlässige Buchhaltungssoftware können offene Forderungen automatisch überwacht werden, sodass Sie rechtzeitig Maßnahmen einleiten können. Der Ton in den Mahnschreiben sollte bestimmt, aber freundlich sein. Wenn nötig, rufen Sie beim Kunden an – das persönliche Gespräch zeigt oft Wirkung und lässt eine schnelle Lösung zu, sei es durch eine Ratenzahlung oder eine andere Vereinbarung.
Outsourcing des Forderungsmanagements: Dann kann es sich lohnen
Nicht immer hat man die Kapazitäten oder die Expertise, Forderungen selbst zu managen. In solchen Fällen ist Outsourcing eine effektive Lösung. Ein erfahrener Dienstleister übernimmt das gesamte Forderungsmanagement, stellt sicher, dass alle rechtlichen Grundlagen erfüllt sind, und bietet Ihnen Unterstützung bei der Eintreibung Ihrer Zahlungen. Vorteile des Outsourcings umfassen:
- Kein zusätzlicher Aufwand: Sie übergeben das komplette Forderungsmanagement an Experten und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
- Rechtliche Sicherheit: Die Experten sind stets auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung und sorgen dafür, dass alle Vorschriften eingehalten werden.
- Kosteneffizienz: In vielen Fällen ist der externe Dienstleister kostengünstiger als die eigenen internen Ressourcen, die für die Bearbeitung von Forderungen nötig wären.
Egal, ob Sie das Forderungsmanagement inhouse betreiben oder auslagern – das Ziel bleibt immer dasselbe: Ihre offenen Forderungen effizient einzutreiben und Ihre Liquidität zu sichern. Wer es richtig anstellt, minimiert Risiken und maximiert seinen Erfolg auf lange Sich
Inhouse-Forderungsmanagement oder Outsourcing? Vorteile und Nachteile auf einen Blick
| Kriterium | Inhouse | Outsourcing |
| Kontrolle über den Prozess | Höhere Kontrolle und direkte Einflussnahme | Weniger Kontrolle, aber Experten übernehmen |
| Kosten | Höhere Kosten durch interne Ressourcen | Günstiger, da externe Dienstleister spezialisierter sind |
| Rechtliche Sicherheit | Benötigt eigene Expertise und ständige Aktualisierung der Gesetze | Experten sind stets auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung |
| Zeitaufwand | Hoher Zeitaufwand für internes Management | Weniger Aufwand im Unternehmen, da externe Spezialisten alles übernehmen |
| Flexibilität | Flexible Anpassung an spezifische Bedürfnisse | Eingeschränkte Anpassungsfähigkeit an Unternehmensspezifika |
| Fokus auf das Kerngeschäft | Zeit und Ressourcen gehen auch für das Forderungsmanagement drauf | Fokus bleibt auf dem Kerngeschäft, da Forderungsmanagement ausgelagert wird |
| Expertise | Notwendigkeit, Fachwissen im Unternehmen aufzubauen | Externe Dienstleister haben die nötige Expertise |
| Effizienz durch Software/Tools | Erfordert Auswahl und Pflege geeigneter Tools wie BuchhaltungsButler | Outsourcing-Dienstleister bringen oft ihre eigenen Tools mit |
Die wichtigsten Kennzahlen im Forderungsmanagement
Diese 4 wichtigen Kennzahlen helfen Ihnen, den richtigen Kurs zu halten und sicherzustellen, dass Sie Ihre unternehmerischen Ziele erreichen:
- Debitorenlaufzeit (DSO): Diese Kennzahl zeigt, wie lange es dauert, bis Ihre Kunden nach der Rechnungsstellung zahlen. Eine kurze Debitorenlaufzeit ist ein gutes Zeichen – das Geld kommt schnell zurück und sorgt für einen stabilen Cashflow. Wenn diese Zahl jedoch hoch ist, könnte das ein Hinweis darauf sein, dass Ihr Mahnwesen optimiert werden muss.
- Umschlagshäufigkeit der Forderungen: Diese Zahl zeigt, wie oft Ihre Forderungen innerhalb eines Jahres beglichen werden. Ein hoher Wert bedeutet, dass Ihre Zahlungen rasch wieder in den Kreislauf fließen, was Ihren Cashflow stärkt. Ein niedriger Wert könnte jedoch zeigen, dass Forderungen zu lange offenstehen und dass Ihre Liquidität belastet wird.
- Anteil überfälliger Forderungen: Hier sehen Sie, wie viele Ihrer Forderungen nicht rechtzeitig beglichen wurden. Eine hohe Zahl zeigt, dass Kunden häufiger in Verzug geraten oder dass Ihr Mahnwesen nicht effektiv genug greift.
- Forderungsausfallrate: Diese Kennzahl spiegelt den Anteil an Forderungen wider, die letztlich uneinbringlich sind und abgeschrieben werden müssen. Eine hohe Ausfallrate deutet darauf hin, dass Ihre Strategien zur Risikominderung oder im Inkasso möglicherweise überprüft werden sollten.
Indem Sie diese Kennzahlen regelmäßig beobachten, behalten Sie nicht nur Ihre offenen Rechnungen unter Kontrolle, sondern können auch gezielt Ihre Liquidität verbessern und Ihr Forderungsmanagement auf Kurs halten. Sie sind das Rückgrat für eine stabile und erfolgreiche Unternehmensfinanzierung.
6 Tipps für ein erfolgreiches Forderungsmanagement
- Stellen Sie sicher, dass die Verantwortlichkeiten im Forderungsmanagement klar verteilt sind und regelmäßige Besprechungen sowie eine systematische Überprüfung offener Forderungen stattfinden.
- Prüfen Sie die Bonität von Neukunden und überwachen Sie regelmäßig die Zahlungsfähigkeit aller Kunden.
- Berücksichtigen Sie alle Kosten und vereinbaren Sie Sicherheiten wie Eigentumsvorbehalt und Vorauszahlungen.
- Pflegen Sie Kundendaten zentral und nutzen Sie Debitorennummern für klare Zuordnungen.
- Stellen Sie Rechnungen schnell und bieten Sie Anreize wie Skonto für schnellere Zahlungen.
- Erinnern Sie frühzeitig an fällige Zahlungen und setzen Sie Mahnverfahren bei Bedarf ein.
Fazit zum Forderungsmanagement
Forderungsmanagement ist mehr, als nur eine Mahnung zu verschicken. Es ist ein essenzieller Bestandteil, um Zahlungsverzögerungen vorzubeugen und die Liquidität Ihres Unternehmens zu sichern. Egal, ob inhouse oder Outsourcing – das richtige Management kann entscheidend für Ihre finanzielle Stabilität sein.
Alle Angaben ohne Gewähr.
FAQs
Braucht mein Unternehmen ein Forderungsmanagement?
Ein effektives Forderungsmanagement ist wichtig, um die Liquidität zu sichern, besonders wenn Kunden nicht sofort zahlen. In größeren Unternehmen wird es oft vom Rechnungswesen übernommen.
Wie verbessert man sein Forderungsmanagement?
Legen Sie klare Regeln für den Versand von Mahnschreiben fest und scheuen Sie sich nicht, bei längerem Zahlungsverzug das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten – so behalten Sie die Kontrolle über Ihre Forderungen.
Was bringt eine Bonitätsprüfung im Forderungsmanagement?
Bevor größere Aufträge oder Kredite vergeben werden, prüfen viele Unternehmen die Bonität ihrer Kunden, meist durch die SCHUFA. So wird sichergestellt, dass der Kunde auch in Zukunft seinen Zahlungsverpflichtungen nachkommt und das Risiko eines Ausfalls gering bleibt.
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