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Geschäftsführer: Gehaltserhöhung nur mit Gesellschafterbeschluss | BuchhaltungsButler
Wenn die Bilanzen zum Jahresende einen deutlichen Gewinn zeigen, stellen sich viele GmbH-Geschäftsführer die Frage: Wie kann ich ein höheres Gehalt auszahlen, ohne dass es als verdeckte Gewinnausschüttung angesehen wird? Neue Gehaltsvereinbarungen und auch Änderungen bestehender Verträge sollten genau durchdacht sein, damit sie zivil- und steuerrechtlich wirksam sind. Ein Gesellschafterbeschluss ist für Gehaltserhöhungen unbedingt erforderlich. In diesem Beitrag erklären wir, wie Sie Gehaltsverträge mit geschäftsführenden Gesellschaftern rechtssicher gestalten und welche Stolperfallen es gibt.
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Verdeckte Gewinnausschüttungen bei Gesellschaftern vermeiden
Ungültige Verträge, zu hohe Vergütungen, Nachzahlungen oder rückwirkende Gehaltserhöhungen bei Geschäftsführern haben nicht nur zivilrechtliche Konsequenzen, sondern können schnell das Finanzamt auf den Plan rufen. Steuerlich gesehen stellen sie verdeckte Gewinnausschüttungen (vGA) dar, mit denen Gesellschaftern persönliche Vorteile zulasten des Unternehmensgewinns entstehen können.
Daraus entstehende Steuergestaltungsmöglichkeiten will das Finanzamt unterbinden. Wird dieses im Rahmen der jährlichen Steuererklärung oder einer Betriebsprüfung auf eine mögliche vGA aufmerksam, kann das Folgen auf betrieblicher und privater Ebene haben:
- Die Steuerbemessungsgrundlage des Unternehmens erhöht sich und es können erhebliche Steuernachzahlungen entstehen.
- Die Steuerlast des geschäftsführenden Gesellschafters reduziert sich entsprechend und der Steuerbescheid kann korrigiert werden.
Schlimmstenfalls könnte das Finanzamt die verdeckte Gewinnausschüttung als Steuerhinterziehung auslegen, dann können sogar strafrechtliche Konsequenzen drohen.
Grundvoraussetzungen für Gehaltszahlungen an Gesellschafter
Für ihre Tätigkeit können sich geschäftsführende Gesellschafter grundsätzlich ein Gehalt auszahlen lassen, wenn dies vertraglich geregelt ist. Voraussetzung dafür ist, dass das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist. Nur dann können sich Gesellschafter vom Selbstkontrahierungsverbot nach § 181 BGB befreien lassen. Danach ist es Vertretern einer juristischen Person untersagt, in dieser Eigenschaft mit sich selbst ein Rechtsgeschäft abzuschließen. Ein Gesellschafter eines Unternehmens dürfte also keinen Vertrag mit sich selbst in der Funktion als Geschäftsführer abschließen.
Erst mit der Handelsregistereintragung sind solche Verträge und Vereinbarungen wirksam und werden auch steuerlich anerkannt. Oft wird die Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB bei Gesellschafter-Geschäftsführern bereits bei Unternehmensgründung in der Satzung verankert.
Gesellschafterversammlung entscheidet über Gehaltserhöhungen
Anders als bei herkömmlichen Arbeitsverträgen können Geschäftsführerverträge nicht einfach so verändert werden. Wie alle neuen Verträge, müssen auch Veränderungen bei Geschäftsführerverträgen von der Gesellschafterversammlung abgesegnet werden. Ohne einen Gesellschafterbeschluss wäre zum Beispiel eine Gehaltserhöhung zivilrechtlich unwirksam.
Besonderheiten bei der Gehaltsvereinbarung
Es gibt verschiedene Besonderheiten, die bei Gehaltsvereinbarungen mit Geschäftsführern zu beachten sind. Für die einzelnen Gehaltskomponenten sind strenge Regeln zu beachten, damit deren Zahlung nicht ungewollt zu einer verdeckten Gewinnausschüttung führt. Die wichtigsten Regelungen haben wir nachfolgend für Sie aufgeführt.
Geschäftsführergehalt als Betriebsausgabe
Nur mit einem Anstellungsverhältnis können die Gehaltszahlungen an den Geschäftsführer als Betriebsausgaben angerechnet werden.
Nachzahlungs- und Rückwirkungsverbot
Rückwirkende Sonderzahlungen oder Tantieme sind grundsätzlich unzulässig. Neue Verträge und Änderungen wie Gehaltserhöhungen können nur für die Zukunft vereinbart werden. Die Regelungen müssen klar und eindeutig sein.
Schriftform
Ein schriftlicher Vertragsabschluss ist rechtlich zwar nicht zwingend erforderlich, aber für eine bessere Nachvollziehbarkeit empfehlenswert. Dies verringert das Risiko, dass das Finanzamt die neue Vereinbarung nicht anerkennt.
Sozialversicherung
Die Regelungen zur Sozialversicherungspflicht bei Geschäftsführern unterscheiden sich nach ihren Entscheidungsrechten: Nicht beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer sind sozialversicherungspflichtig und die Zahlung des Arbeitgeberanteils erfolgt steuerfrei. Beherrschende Geschäftsführer müssen dagegen keine Sozialversicherung zahlen. Sollte die GmbH dennoch die Arbeitgeberanteile zur freiwilligen Sozialversicherung übernehmen, empfiehlt es sich, dies vorab in einer schriftlichen Vereinbarung festzuhalten.
Beherrschende Geschäftsführer haben in der Regel mehr als 50% der Stimmrechtsanteile. Kann ein Geschäftsführer seine Entscheidungen mit Stimmen anderer Gesellschafter (beispielsweise von Familienmitgliedern) durchsetzen, wird ebenfalls eine Beherrschung angenommen.
Höhe der Gesamtvergütung
Geschäftsführer erhalten neben einem monatlichen Festgehalt oft zusätzliche Bezüge wie beispielsweise
- jährliche Einmalzahlungen (Weihnachts- und Urlaubsgeld)
- variable Vergütungen (Tantiemen)
- Leistungen zur betrieblichen Altersvorsorge und privaten Krankenversicherung oder
- Sachbezüge (Firmenwagen, Handy).
Die Gesamtvergütung des Geschäftsführers muss angemessen sein und einem Fremdvergleich standhalten. Die Angemessenheit ist abhängig von verschiedenen Faktoren wie beispielsweise dem Umfang der Geschäftsführertätigkeit, der Größe und den Ertragsaussichten des Unternehmens. Letztendlich muss die Vergütung gegenüber vergleichbaren Unternehmen verhältnismäßig sein.
Gehaltsextras
Da der Gesellschafter-Geschäftsführer kein arbeitsrechtlicher Arbeitnehmer ist, werden Gehaltsextras ohne Ausnahme als verdeckte Gewinnausschüttung angesehen. Dabei handelt es sich um alle Geld- und Sachleistungen, die zusätzlich zum Gehalt gewährt werden, also zum Beispiel Überstundenvergütungen, Beihilfen oder zinsfreie Gesellschafterdarlehen.
Variable Gewinnbeteiligung
Wichtig für die steuerliche Anerkennung variabler Gewinnausschüttungen ist, diese bei der Gesellschafterversammlung zu beschließen. Die Beschlussfassung erfolgt aus Beweisgründen am besten in Schriftform. Die Rahmenbedingungen sowie die Berechnungsgrundlagen sind im Vorhinein exakt schriftlich festzuhalten.
Außerdem zu beachten:
- Die Gewinne eines Jahres müssen zuerst mit den Verlusten des Vorjahres verrechnet werden.
- Die Gewinntantieme muss angemessen sein. Das heißt: Sie darf maximal 50% des Jahresüberschusses betragen.
- Die Tantieme ist vereinbarungsgemäß auszuzahlen und alle 3 Jahre auf steuerliche Angemessenheit zu überprüfen.
Es gibt strenge steuerliche Regeln für Tantieme-Vereinbarungen mit geschäftsführenden Gesellschaftern. Sie müssen formal richtig abgeschlossen und angemessen sein. Umsatztantieme sind grundsätzlich nicht zulässig.
Firmenwagen
Die Privatnutzung von Firmenwagen durch Gesellschafter-Geschäftsführer stellt eine verdeckte Gewinnausschüttung dar, wenn es dazu keine klare Vereinbarung im Vorfeld gibt. Das Finanzamt veranschlagt dann den Betrag, der bei einer Fremdvermietung zustande gekommen wäre.
Pensionen
Etwaige Pensionszusagen an Geschäftsführer müssen nachvollziehbar kalkuliert sein: Der GmbH dürfen keine Nachteile daraus entstehen. Geschäftsführer dürfen zudem keine anderweitigen Geldleistungen von der GmbH neben der Pension beziehen.
Sondervergütung für den Geschäftsführer
Die Höhe von Weihnachts- oder Urlaubsgeld muss rechnerisch nachvollziehbar begründet werden können.
Erstattung von Aufwendungen
Auch hier gilt für beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer, dass Aufwendungen nur erstattet werden dürfen, wenn die erstattungsfähigen Kosten vorab eindeutig vereinbart wurden. Ausnahmeregelungen gibt es bei den Reisekosten.
Fazit: Gehaltserhöhung nicht ohne Gesellschafterbeschluss
Gehaltsvereinbarungen mit Geschäftsführern unterliegen strengen Regeln, die Steuerhinterziehung verhindern sollen. Unter anderem müssen neue Verträge und Änderungen bei der Vergütung von GmbH-Geschäftsführern im Voraus klar und eindeutig formuliert sein und von der Gesellschafterversammlung genehmigt werden. Ansonsten gelten die empfangenen Leistungen als verdeckte Gewinnausschüttung. Auf das Unternehmen können dann erhebliche Steuernachzahlungen und gegebenenfalls sogar strafrechtliche Konsequenzen zukommen.
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