Geschäftsbrief Vorlage: Alles Wichtige zu Aufbau, Pflichtangaben und Formvorschriften
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Geschäftsbrief Vorlage | BuchhaltungsButler
Geschäftsbriefe sind das Aushängeschild eines Unternehmens. Dabei kommt es nicht nur auf ein ansprechendes und lesefreundliches Design an. Unternehmen müssen auch formale Kriterien einhalten. Mit einer Vorlage können Sie Ihre Geschäftsbriefe schnell und unkompliziert gestalten und für einen einheitlichen Unternehmensauftritt sorgen. Was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Definition: Geschäftsbrief
Unter einem Geschäftsbrief versteht man die schriftliche Geschäftskorrespondenz von Unternehmen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist. Das können beispielsweise Geschäftspartner, Kunden oder auch Interessenten sein. Entscheidend ist dabei nicht die Form, sondern dass der Inhalt eine gewerbliche Tätigkeit des Unternehmens betrifft.
Streng genommen gelten also nicht nur formelle Anschreiben in Form von Briefen, sondern auch Postkarten oder per E-Mail und Telefax übermittelte Mitteilungen mit geschäftlichem Inhalt als Geschäftsbrief.
Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsbriefe beträgt sechs Jahre. Sie beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem der Brief empfangen oder versandt wurde.
Arten von Geschäftsbriefen
Im Unternehmensalltag gibt es viele Anlässe für geschäftliche Mitteilungen. Zu den vielfältigen Arten von Geschäftsbriefen gehören beispielsweise
- Angebote,
- Bestellungen,
- Auftragsbestätigungen,
- Lieferscheine,
- Mahnungen,
- Einladungen,
- Dankesschreiben oder auch
- Kündigungen sein.
Die Rechnung nimmt eine besondere Stellung unter den Geschäftsbriefen ein. Bei der Rechnungserstellung müssen Unternehmer zusätzliche Vorschriften beachten, die sich aus handels- und steuerrechtlichen Vorschriften ergeben.
Interne Schreiben, Mitteilungen an die Gesellschafter oder Werbeschreiben bzw. Anzeigen an einen unbestimmten Personenkreis gelten nicht als Geschäftsbrief.
Um Haftungsprobleme zu vermeiden, sollten sich Unternehmen auch bei Korrespondenz, die vermeintlich keinen Geschäftsbrief darstellen, an die rechtlichen Vorgaben halten.
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Geschäftsbrief schreiben (Download-Vorlage)
Anlass und Inhalt eines jeden Geschäftsbrief sind verschieden. Dennoch ist es sinnvoll, mit einem strukturierten Aufbau für einen einheitlichen Unternehmensauftritt zu sorgen.
Mit unserer Vorlage für Geschäftsbriefe können Sie Ihre Geschäftsbriefe zeitsparend und unkompliziert erstellen. Das Muster enthält die gängigen Formvorgaben für die Platzierung von Adressfeld, Betreffzeile oder Brieftext sowie Platzhalter für die gesetzlichen Pflichtangaben. So stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftsbriefe alle nötigen Informationen enthalten und die rechtlichen Anforderungen erfüllen.
Geschäftsbriefe haben gewöhnlich einen höflichen und sachlichen Ton. Das bedeutet aber nicht, dass sie steif oder langweilig sein müssen. Neben der Formulierung des Textes haben Unternehmer vor allem bei der Wahl von Anrede und Grußformel die Möglichkeit, ihren Schreiben einen individuellen und persönlichen Touch zu geben.
Inhaltlicher Aufbau
Geschäftsbriefe sind immer nach einem bestimmten Muster aufgebaut, das grundlegende Informationen zu Absender und Adressaten, Ort, Datum und Anlass des Schreibens und natürlich eine Unterschrift abdeckt.
Aufbau eines Geschäftsbriefs:
- Briefkopf: Oben links stehen Name, Anschrift und ggf. Kontaktdaten des Absenders. Darunter folgt die Empfängeradresse. Darunter werden rechtsbündig Ort und Datum des Schreibens angegeben.
- Betreff: Auf den Briefkopf folgt die Betreffzeile, die prägnant Auskunft über den Inhalt des Schreibens gibt. Sie ist maximal zwei Zeilen lang. Das Wort “Betreff” wird dabei nicht genannt.
- Anrede: Noch vor dem eigentlichen Text ist die Anrede (“Sehr geehrte Damen und Herren” oder weniger distanziert “Guten Tag Herr/Frau”) ein wichtiges Instrument, um die Wirkung des Briefes zu beeinflussen und dem Schreiben eine persönliche Note zu geben.
- Brieftext: Jetzt erst folgt der eigentliche Text, der verständlich und gut strukturiert das Anliegen erklärt.
- Grußformel: Den Abschluss des Schreibens bildet ein Abschiedsgruß, gefolgt von Namen und Unterschrift des Verfassers. Je nach Corporate Identity sind statt des förmlichen “Mit freundlichen Grüßen” auch persönlichere Alternativen wie “Mit besten Grüßen” oder “Herzliche Grüße” möglich.
- Fußzeile: Hier finden alle wichtigen Angaben zum Unternehmen ihren Platz. Dazu gehören z. B. Adresse und Kontaktdaten, Webseite, Bankverbindungen oder auch die gesetzlichen Pflichtangaben für Geschäftsbriefe.
Pflichtangaben
Es gibt aber verbindliche Pflichtangaben, die sich je nach Rechtsform aus verschiedenen gesetzlichen Vorschriften im Handelsgesetzbuch, GmbH-Gesetz oder Aktiengesetz ergeben:
- Nicht im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmen:
Familienname des Unternehmers mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und ladungsfähiger Anschrift - Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR und BGB):
Familiennamen aller Gesellschafter mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und ladungsfähiger Anschrift - Eingetragene Kaufleute und Personengesellschaften:
Vollständige Firma gem. Handelsregister, Nummer des HR-Eintrags, Rechtsform, aktuellen Firmensitz sowie zuständiges Registergericht - GmbH und Personengesellschaften mit beschränkter Haftung (z. B. GmbH & Co. KG):
Zusätzlich Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, ggf. Aufsichtsratsvorsitzender sowie Hinweis auf Haftungsbeschränkung (nur bei beschränkt haftenden Personengesellschaften) - AGs:
Zusätzlich alle Vorstandsmitglieder sowie Aufsichtsratsvorsitzende mit Familien- und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, Benennung des Vorstandsvorsitzenden
Formvorschriften
Die grafische Gestaltung von Geschäftsbriefen ist jedem Unternehmen freigestellt. Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften. Ein einheitliches Erscheinungsbild sowie ein übersichtlicher Aufbau von Geschäftsbriefen sorgen für einen einheitlichen Außenauftritt des Unternehmens, der Vertrauen bei den Empfängern schafft.
Viele Unternehmen richten sich nach den Empfehlungen des “Deutschen Instituts für Normung” für das Schreiben und Gestalten von Briefen (DIN 5008). Sie enthalten umfangreiche Angaben dazu, wie zum Beispiel Geschäftsbriefe formell und inhaltlich gestaltet und strukturiert sein sollten. Die Norm sieht beispielsweise Regelungen zu
- Aufbau (z. B. Seitenränder, Anordnung der Adressfelder, Abständen zwischen einzelnen Elementen),
- Zeilenabständen und Schriftgrößen,
- Schreibweisen (z. B. bei Datum, Telefonnummern, Währungen, IBAN, Adressen) oder die
- korrekte Nutzung und Abkürzung von Anreden, Titeln oder Berufsbezeichnungen vor.
Die Regelungen der DIN 5008 sind nicht verpflichtend. Die Standardisierung sorgt jedoch für ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild und verbessert die Lesbarkeit.
Elektronische Geschäftsbriefe (E-Mails)
Seit 2007 gilt auch die auf elektronischem Wege versandte Korrespondenz von Unternehmen als Geschäftsbrief. E-Mails oder als PDF verschickte Schreiben mit gewerblichem Inhalt unterliegen somit denselben Formalien wie ein Geschäftsbrief und müssen die entsprechenden Pflichtangaben enthalten.
Die Angaben Absender, Firma, Geschäftsführer etc. gehören in die Signatur. Diese enthält in der Regel auch noch weitere Unternehmens- und Kontaktinformationen.
Fazit: Gut gestaltete Geschäftsbriefe sind entscheidend für den Unternehmenserfolg
Geschäftsbriefe sind ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Sie folgen klaren inhaltlichen und formellen Regeln. Es gibt gesetzliche Pflichtangaben, die je nach Rechtsform unterschiedlich ausfallen. Bei der inhaltlichen und grafischen Gestaltung haben Unternehmer freie Hand. Die DIN 5008 gibt Empfehlungen zum Aufbau, zur Gestaltung und zu Schreibweisen in Geschäftsbriefen. Diese können Unternehmern helfen, seriöser und professioneller aufzutreten. Mit unserer Vorlage lassen sich die Vorgaben unkompliziert und zeitsparend umsetzen.
Alle Angaben ohne Gewähr.
FAQs
Wie formuliere ich einen Geschäftsbrief?
Geschäftsbriefe sind das Aushängeschild eines Unternehmens. Deswegen ist es wichtig, dass diese professionell aufbereitet, gut strukturiert sowie verständlich und fehlerfrei formuliert sind. Die Sprache ist in der Regel höflich und sachlich. Umgangssprache sollten Sie vermeiden. Welche Formulierungen genau zum Unternehmen passen, hängt von der Corporate Identity ab.
Wie muss ein Geschäftsbrief aufgebaut sein?
Ein Geschäftsbrief besteht aus Angaben zu Absender und Empfänger, Ort und Datum, Betreff, Anrede, Haupttext, Grußformel und Unterschrift. Detaillierte Angaben zum Unternehmen inkl. der Pflichtangaben wie Handelsregisternummer oder Geschäftsführer stehen in der Fußzeile.
Wie schreibt man einen Geschäftsbrief nach DIN 5008?
Die DIN 5008 enthält Empfehlungen, wie Sie einen Geschäftsbrief optimal gestalten. Sie macht genaue Angaben zu Seitenrändern, Schriftgrößen und Zeilenabständen oder der Position der einzelnen Bestandteile wie Adressfelder, Ort und Datum, Betreff oder Unterschrift. Unternehmer können von diesen Vorschriften abweichen. Die Standardisierung sorgt jedoch für ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild und verbessert die Lesbarkeit.
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