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Gutscheine für Mitarbeiter | BuchhaltungsButler
Gutscheine für Mitarbeiter sind beliebte Geschenke seitens des Arbeitgebers. Egal ob zu einem besonderen Anlass oder zur Verbesserung des Arbeitsverhältnisses – jeder Arbeitnehmer freut sich über eine Motivation von seinem Arbeitgeber. Sind bestimmte Voraussetzungen erfüllt, ist diese Zuwendung sogar abgabenfrei. Welche diese sind und wie Sie Gutscheine für Mitarbeiter buchen, erfahren Sie im nachfolgenden Artikel.
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Wie sehen Gutscheine für Mitarbeiter aus?
Gutscheine für Mitarbeiter dürfen definitionsgemäß nur zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen beim Arbeitgeber oder einem Dritten eingelöst werden. Wenn Sie als Arbeitgeber auf die richtige Art des Gutscheines achten, können Sie und Ihre Mitarbeiter von steuerlichen Vorteilen profitieren. Grundsätzlich kann der Arbeitgeber die Form des Gutscheins frei wählen. Generell sind Gutscheinkarten oder auch elektronische Gutscheincodes denkbar. Stellt der Arbeitgeber die Gutscheine selbst aus, sollten folgende Punkte beachtet werden:
- Name des Arbeitgebers und Arbeitnehmers
- Angabe, in welchem Zeitraum (Monat) der Gutschein gültig ist
- Hinweis darauf, dass keine Barauszahlung möglich ist
- Wert des Gutscheins und wofür er eingelöst werden kann
- Unterschriften beider Parteien zur Bestätigung des Erhalts
Unterschied zwischen Sachbezug und Geldlohn
Gutscheine oder Geldkarten für Mitarbeiter werden entweder als Barlohn oder Sachbezug eingestuft. Sachzuwendungen bzw. -bezüge sind alle Einnahmen des Mitarbeiters, die nicht in Geld bestehen. Die genaue Abgrenzung zwischen Barlohn und Sachzuwendungen ist steuerlich von Bedeutung: Geldleistungen sind immer beitragspflichtig, während Sachzuwendungen unter gewissen Voraussetzungen, wie die Einhaltung der Freigrenze von 50,00€, abgabenfrei sind.
Sachbezüge und der Geldlohn zählen als Einnahmen immer zum Arbeitslohn eines Mitarbeiters.
Gutscheine als Sachbezug
Seit dem Jahr 2022 gibt es neue Regelungen – demnach gibt es 3 Kriterien, damit ein Gutschein als Sachbezug gilt:
- Limitierte Netze: Gutscheine, die dazu berechtigen, Waren oder Dienstleistungen aufgrund von Rahmenverträgen zu beziehen, z.B. Tankgutscheine. → begrenzte Anzahl von Dienstleistern
- Limitierte Produktpalette: Der Gutschein darf nicht für die gesamte Produktpalette einlösbar sein.
- Instrumente zu steuerlichen und sozialen Zwecken: Gutscheine, die zu steuerlichen oder sozialen Zwecken ausgegeben werden, z.B. Essensmarken.
Gutscheine für den Onlinehändler Amazon sind als Sachbezug nicht mehr erlaubt. Das gilt allerdings nur, solange der Gutschein für das gesamte Sortiment eingelöst werden kann.
Gutscheine als Geldlohn
Im §8 Abs. 1 EStG ist definiert, was als Geldlohn eingestuft wird. Hierzu zählen unter anderem: zweckgebundene Geldleistungen (Bsp.: Geld für den Erwerb eines bestimmten Gegenstandes), nachträgliche Kostenerstattungen (Bsp.: nach Kauf eines Gegenstandes erhält Arbeitnehmer Erstattung) oder Geldsurrogate (= Geldersatzmittel, Bsp.: Schecks o.Ä.). Werden Gutscheine als Geld- oder Barlohn eingestuft, sind sie entsprechend lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Gutscheine als Geldleistungen weisen unter anderem folgende Kriterien auf:
- Verfügen über eine Barauszahlungsfunktion oder eine eigene IBAN
- Können als Zahlungsmittel hinterlegt werden
- Sind nicht auf bestimmte Warengruppen beschränkt
Beispiel: Sie geben Ihren Mitarbeitern eine Gutscheinkarte für den Online-Versandhandel “Amazon”. Allerdings ist der Gutschein nicht auf eine Warengruppe begrenzt und kann generell als Zahlungsmittel auf der Plattform hinterlegt werden. In diesem Fall würde der Gutschein als Geldlohn eingestuft werden und wäre beitragspflichtig.
Wann Gutscheine beitragsfrei sind
Gutscheine sind dann abgabenfrei, wenn sie als Sachzuwendungen eingestuft werden, da sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Barlohn gewährt werden und die Freigrenze von 50,00€ einhalten. Übrigens: Bis Ende des Jahres 2021 lag die Freigrenze für Sachzuwendungen bei 44,00€.
Gutscheine als Aufmerksamkeiten und Geschenke an Mitarbeiter, wie der Blumenstrauß zur Beförderung oder zum Geburtstag, fallen hierbei nicht unter die monatliche Freigrenze von 50,00€. Diese können zusätzlich bis zu einem Wert von 60,00€ verschenkt werden. Allerdings sind diese Gutscheine bzw. Geschenke an einen besonderen persönlichen Anlass gebunden.
Sollten Sie sich unsicher sein, ob ein Gutschein die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt, können Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt eine Anrufungsauskunft einholen. Dieses entscheidet dann verbindlich, wie der Gutschein lohnsteuerrechtlich behandelt wird.
Mitarbeiter Gutscheine buchen: SKR03
Lohnsteuerfreie Geschenke an Mitarbeiter werden auf dem Konto 4140 (SKR03) bzw. 6130 (SKR04) unter “Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei” gebucht.
Beispiel:
Sie überreichen Ihrem Mitarbeiter am 15.02.2022 eine Gutscheinkarte von einem lokalen Tankstellenbetreiber. Die Karte hat ein Guthaben von 50,00€ und wird als Sachbezug eingestuft. Sie haben einen Rahmenvertrag mit diesem Tankstellenbetreiber und erhalten jeweils zum Monatsende eine Rechnung. Der Rechnungsbetrag wird mittels eines SEPA-Lastschriftmandats zum Rechnungsdatum abgebucht. Wichtig ist, dass kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden darf.
Buchung Ausgabe des Gutscheins:
| s | 4140; Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei | 50€ |
| h | 1740; Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt | 50€ |
| s | 1740; Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt | 50€ |
| h | 1200; Bank | 50€ |
Fazit: Gutscheine für Mitarbeiter als Motivationsschub
Gutscheine für Mitarbeiter können sinnvolle Alternativen zu einer Gehaltserhöhung sein. Die finanziellen Vorteile greifen allerdings erst, wenn die Voraussetzungen einer abgabenfreien Sachzuwendung erfüllt sind:
- Gutschein ist an eine Ware oder Dienstleistung gebunden
- Der Gutschein wird zusätzlich zum vereinbarten Geldlohn bereitgestellt
- Die Freigrenze von 50,00€ wird eingehalten
Wird ein Gutschein jedoch als Geldleistung eingestuft, müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer entrichten. Sollten Sie sich unsicher sein, welche Gutscheine von der Lohnsteuer befreit sind, können Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt eine verbindliche Anrufungsauskunft einholen.
Die Gutscheine können als Motivationsschub und Belohnung für harte Arbeit eingesetzt werden. Darüber hinaus wird das Arbeitgeber-Branding deutlich verbessert, was sich positiv auf die Suche nach qualifizierten Arbeitskräften auswirken kann. Die Mitarbeiterzufriedenheit wird in jedem Fall gesteigert und schafft ein angenehmes Arbeitsklima.
FAQs
Wie hoch darf ein Gutschein für Mitarbeiter sein?
Es gibt keine gesetzliche Grenze über die Höhe eines Gutscheins für Mitarbeiter. Grundsätzlich können Sie Ihren Mitarbeitern jeden Wert zukommen lassen. Soll dieser Gutschein jedoch abgabenfrei sein, muss er eine Sachzuwendung darstellen und die Freigrenze von 50,00€ monatlich einhalten.
Sind Gutscheine für Mitarbeiter abgabenfrei?
Gutscheine für Mitarbeiter sind dann abgabenfrei, wenn Sie einen Sachbezug darstellen und zusätzlich zum geschuldeten Lohn bereitgestellt werden. Darüber hinaus dürfen sie einen Wert von 50,00€ monatlich nicht überschreiten.
Was fällt alles unter die Freigrenze für Mitarbeitergutscheine?
Unter die Freigrenze für Sachbezüge fallen alle freiwilligen Zuwendungen des Arbeitgebers, die die Voraussetzungen für Sachzuwendungen erfüllen. Unter anderem können Tankgutscheine, Arbeitsbekleidung oder Verpflegungszuschüsse unter die 50,00€ Grenze fallen.
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