Jahresabschluss erstellen: Was Unternehmer über Bilanz und GuV wissen müssen
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Alles Wichtige zum Jahresabschluss | BuchhaltungsButler
Die Buchhaltung eines Jahres abzuschließen ist für viele Unternehmen eine wiederkehrende Aufgabe. Sie muss aber keine unüberwindbare Herausforderung sein: Wer seine Bücher und Konten ordnungsgemäß führt, hat es am Jahresende leichter. Wie Sie einen Jahresabschluss erstellen, welche Prüfungs- und Veröffentlichungspflichten es gibt und welche Fristen gelten, haben wir in diesem Beitrag für Sie zusammengestellt.
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Was ist ein Jahresabschluss?
Der Jahresabschluss ist das Kernstück der Finanzbuchhaltung jedes Unternehmens. Er stellt das rechnerische Ende eines kaufmännischen Geschäftsjahres dar, ohne den die Buchführung nicht vollständig wäre. Hier werden die Zahlen der gesamten Berichtsperiode mit Geschäftsergebnis, Vermögen und Schulden übersichtlich zusammengefasst.
Am Jahresabschluss können Unternehmer und Außenstehende den wirtschaftlichen Erfolg und die finanzielle Lage des Unternehmens einsehen und die Unternehmensentwicklung im Vergleich über mehrere Wirtschaftsperioden nachvollziehen. Er ist zudem Grundlage für die Besteuerung des Unternehmens.
Gesetzliche Grundlagen im Überblick
Unternehmen, die einen Jahresabschluss erstellen, müssen je nach Rechtsform und Größe eine Vielzahl gesetzlicher Vorschriften beachten. Die Grundvorschriften für alle Kaufleute stehen im Handelsgesetzbuch (§§ 238 bis 261 HGB). Hier finden sich zudem zusätzliche Vorschriften für Kapitalgesellschaften bzw. Kapitalgesellschaften & Co. (§§ 264 bis 289, 316 bis 324a und 325 bis 329 HGB).
In anderen Gesetzen finden sich zudem weitere Spezialvorschriften, zum Beispiel
- je nach Größe des Unternehmens im Publizitätsgesetz (PublG),
- abhängig von der Art des Unternehmens im GmbHG, AktG oder GenG,
- für Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute bzw. Versicherungsunternehmen im KWG und VAG (zzgl. §§ 340 bis 340o bzw. §§ 341 bis 341o HGB),
- für börsennotierte Unternehmen (diverse §§ im HGB),
- oder Konzerne (§§ 290 bis 315e HGB).
Unabhängig von der Art des Unternehmens sind beim Jahresabschluss immer die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) zu beachten.
Neben den handelsrechtlichen Vorschriften existieren die internationalen Rechnungslegungsvorschriften IAS/IFRS. Diese enthalten Regelungen zur Buchführung, begründen aber selbst keine Bilanzierungspflicht. Unternehmen, die sich dazu entscheiden bzw. verpflichtet sind, nach den internationalen Rechnungslegungsvorschriften zu bilanzieren (z. B. kapitalmarktorientierte Unternehmen), müssen ggf. abweichende Vorgaben beim Jahresabschluss erfüllen.
Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?
Für Unternehmer in Deutschland ergibt sich die Pflicht zum Jahresabschluss aus dem Handelsgesetzbuch. Nach § 238 HGB sind alle Kaufleute (Einzelunternehmen, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften) zur ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet.
Dazu gehört es auch, zu Ende eines jeden Geschäftsjahres einen Jahresabschluss zu erstellen. Grundsätzlich kommen dafür zwei Möglichkeiten in Betracht: Der Jahresabschluss nach HGB und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
Doppelte Buchführung mit HGB-Abschluss
Alle Unternehmen, die nach HGB zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen zum Geschäftsjahresende (in der Regel 31. Dezember eines Jahres) einen Jahresabschluss nach den Vorschriften des HGBs erstellen. Dieser besteht gemäß § 242 HGB aus
- einer Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden (Bilanz) zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahres sowie
- einer Gegenüberstellung Aufwendungen und Erträgen (Gewinn- und Verlustrechnung) zum Schluss jedes Geschäftsjahres.
Befreiung für Einzelkaufleute
Einzelkaufleute sind unter bestimmten Bedingungen von der Pflicht zur Aufstellung eines Jahresabschlusses mit Bilanz und GuV befreit. Unternehmer, die unter die Umsatz- und Gewinngrenzen des § 241a HGB fallen, können ihren Jahresabschluss in Form einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen.
Seit 2024 gelten neue Grenzen für die Befreiung von der doppelten Buchführung:
Einzelunternehmer sind von der Pflicht zur doppelten Buchführung und damit von der Bilanzierung befreit, wenn sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren jeweils nicht mehr als 800.000€ Umsatz und 80.000€ Jahresgewinn ausweisen.
Neben den handelsrechtlichen Vorschriften zum Jahresabschluss müssen Unternehmen auch steuerliche Pflichten aus der Abgabenordnung (AO) und dem Einkommensteuergesetz (EStG) beachten. Da das Steuerrecht in einigen Punkten vom Handelsrecht abweicht, können Handels- und Steuerbilanz unter Umständen voneinander abweichen.
Bestandteile des Jahresabschlusses
Die Kernelemente eines Jahresabschlusses nach HGB sind die
- Bilanz und die
- Gewinn- und Verlustrechnung.
Diese müssen von allen abschlusspflichtigen Unternehmen erstellt werden. Der Jahresabschluss von buchführungspflichtigen Einzelkaufleuten und Personengesellschaften besteht in der Regel aus Bilanz und GuV. Je nach Rechtsform und Unternehmensgröße können noch weitere Bestandteile hinzukommen.
Kapitalgesellschaften müssen ihrem Jahresabschluss die zusätzlichen Bestandteile
- Anhang und
- Lagebericht
hinzufügen. Für kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften ohne Konzernabschluss sind zudem
- Kapitalflussrechnung,
- Eigenkapitalspiegel und
- Segmentberichterstattung Pflicht.
Nach IFRS besteht der Jahresabschluss generell aus Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht zzgl. EK-Veränderungsrechnung und Kapitalflussrechnung.
GuV
In der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) fassen Unternehmer die Aufwendungen und Erträge einer Periode zusammen und ermitteln das Unternehmensergebnis. Sie ist das wichtigste Element des Jahresabschlusses, denn sie gibt Aufschluss über den unternehmerischen Erfolg, also welche Gewinne (oder Verluste) das Unternehmen im Berichtszeitraum erzielt hat.
Beispiel GuV zum Jahresabschluss:
| Position | Wert | |
| Umsatzerlöse | 250.000€ | |
| + | Zinserträge | 2.000€ |
| – | Materialaufwand a) Aufwendungen für Rohstoffe b) Aufwendungen für bezogene Leistungen |
25.000€ 13.000€ |
| – | Personalaufwand a) Löhne und Gehälter b) Sozialabgaben |
50.000€ 12.000€ |
| … | ||
| … | ||
| = | Jahresüberschuss/ Jahresfehlbetrag | 152.000€ |
Bilanz
Die Bilanz ist eine Aufstellung der Vermögenswerte eines Unternehmens. Sie ist das Ergebnis aller Geschäftsvorgänge in einem Berichtszeitraum. Hier werden alle Vermögenswerte und Schulden übersichtlich in der klassischen „T-Form” gegenübergestellt.
Beispiel Bilanz zum Jahresabschluss:
Bilanz
| Aktiva | Passiva |
| Gebäude 50.000€ | Eigenkapital 80.000€ |
| Fuhrpark 25.000€ | Hypotheken 30.000€ |
| BGA 10.000€ | Darlehen 10.000€ |
| Forderung 20.000€ | Verbindlichkeiten 12.000€ |
| Bankguthaben 17.000€ | |
| Kassenbestand 5.000€ | |
| 132.000€ | 132.000€ |
Kapitalgesellschaften müssen ihre Bilanz um einen Anlagenspiegel ergänzen. Er liefert weitergehende Informationen zu den Vermögenspositionen in der Bilanz, indem er Zugänge, Abgänge und Umbuchungen auflistet.
Anhang
Im Anhang zum Jahresabschluss stellen Unternehmen Erläuterungen und Ergänzungen zu einzelnen Positionen in Bilanz und GuV zur Verfügung. Er ist nur für Kapitalgesellschaften und beschränkt haftende Personengesellschaften (KapCo) verpflichtend. Es gibt kein vorgeschriebenes Schema für einen Anhang, die Informationen sollen Außenstehenden helfen, die Daten aus dem Jahresabschluss einzuordnen und zu interpretieren.
Lagebericht
Der Lagebericht enthält eine Analyse vom Geschäftsergebnis und von der Lage des Unternehmens. Mit ihm informieren Unternehmen außenstehende Personen und legen Rechenschaft ab. Der Lagebericht ist ebenfalls nur für Kapitalgesellschaften und KapCos Pflicht. Er muss bestimmte Pflichtinhalte nach § 289 HGB enthalten. Dazu gehört zum Beispiel der Prognosebericht, in dem die voraussichtliche Entwicklung sowie Chancen und Risiken dargelegt werden.
Kapitalflussrechnung, Eigenkapitalveränderungsrechnung und Segmentberichterstattung
Kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften, die nicht zur Aufstellung eines Konzernabschlusses verpflichtet sind, müssen zusätzlich eine Kapitalflussrechnung, Eigenkapitalveränderungsrechnung und Segmentberichterstattung (Cash-Flow-Rechnung) machen.
Kapitalflussrechnung: Stellt alle Geld- und Finanzierungsströme des Unternehmens innerhalb einer Berichtsperiode inklusive ihrer Verwendung dar. Anhand drei verschiedener Cashflows (aus laufender Tätigkeit, aus Investitionstätigkeit und aus Finanzierungstätigkeit) lassen sich Änderungen der finanziellen Mittel im Berichtszeitraum erkennen und nachvollziehen. Investoren und Gläubiger sollen damit besser einschätzen können, ob ein Unternehmen Überschüsse erwirtschaftet, seinen Kreditverpflichtungen nachkommt und Ausschüttungen an die Gesellschafter leisten kann.
Eigenkapitalveränderungsrechnung (Eigenkapitalspiegel): Ist eine detaillierte Liste der Veränderungen des Eigenkapitals innerhalb einer Berichtsperiode. Sie ist für kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften, die keinen Konzernabschluss aufstellen müssen, vorgeschrieben. Die Daten geben Auskunft über die finanzielle Situation und die Stabilität des Unternehmens, was besonders wichtig für die Kreditvergabe ist.
Segmentberichterstattung: Enthält Finanzinformationen über die einzelnen Geschäftsbereiche eines Unternehmens. Sie stellen Risiko und Leistungsvermögen einzelner Unternehmensbereiche gegenüber und geben Aufschluss über deren Produktivität, Rentabilität und Wachstum.
Jahresabschluss erstellen
Die laufende Buchführung ist die Grundlage jedes Jahresabschlusses. Diese sollte bereits alle Dokumente enthalten, die im Jahresverlauf für eine ordnungsgemäße Buchhaltung notwendig sind. Wer Geschäftsvorfälle zeitnah erfasst, seine Konten regelmäßig prüft und Belege und Dokumente ordnungsgemäß ablegt, hat es beim Jahresabschluss leichter.
Vorbereitung
Die Vorbereitungen nehmen erfahrungsgemäß die meiste Zeit in Anspruch. Hier sind zuerst alle wichtigen Dokumente wie
- Handelsregisterauszug,
- Gesellschaftsvertrag,
- Buchungsbelege, Rechnungen und Quittungen,
- Verträge,
- Fahrtenbücher,
- Inventar sowie
- Anlagenbuchhaltung
zusammenzutragen.
Überprüfung und Ermittlung der Positionen
Im Anschluss wird der Jahresabschluss buchhalterisch vorbereitet. Diese fünf Aufgaben sind notwendig, um die einzelnen Positionen für Bilanz und GuV zu ermitteln.
Schritt 1: Anlage- und Umlaufvermögen ermitteln
Die Gegenstände des Anlagevermögens werden normalerweise in der Anlagenbuchhaltung (Anlagenübersicht) erfasst. Diese Liste muss sorgfältig geprüft werden, ob die Objekte noch existieren oder ggf. komplett abgeschrieben werden müssen. Das Umlaufvermögen wird im Rahmen der Inventur mengen- und wertmäßig erfasst. Die Salden von Bankguthaben und Bargeld werden anhand der Kontoauszüge zum Jahresende und dem Kassenbuch ermittelt.
Schritt 2: Forderungen und Verbindlichkeiten prüfen
Die Höhe der Verbindlichkeiten bei Banken können Sie in der Regel den Saldenbestätigungen zum Jahresende entnehmen. Gesellschafter- und Privatdarlehen werden im Rahmen der internen Buchhaltung geführt. Aus offenen Rechnungen, die das Unternehmen noch begleichen muss oder auf dessen Bezahlung es wartet, ergeben sich die Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Diese können Sie den Daten aus der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung entnehmen. Die Liste der offenen Posten (OPOS-Liste) muss sorgfältig geprüft und eventuelle Differenzen korrigiert werden.
Schritt 3: Abschreibungen ermitteln und verbuchen
Gegenstände des Anlagevermögens unterliegen Wertminderungen, die in der Buchhaltung als Abschreibung erfasst werden müssen. Grundlage für die Abschreibungen ist die Anlagenübersicht. Neben planmäßigen Abschreibungen müssen fehlende und beschädigte Gegenstände komplett oder teilweise abgeschrieben werden. Auch Umlaufvermögen kann unter Umständen abgeschrieben werden.
Schritt 4: Rückstellungen bilden
Für Verbindlichkeiten, deren Höhe und Fälligkeit ungewiss sind, muss eine Rückstellung gebildet werden. Sie sind zudem gesondert auszuweisen.
Schritt 5: Rechnungsabgrenzung vornehmen
Erträge und Aufwendungen müssen der Berichtsperiode zugeordnet werden, in die sie wirtschaftlich gehören. Dies geschieht mit der aktiven und passiven Rechnungsabgrenzung. Die Rechnungsabgrenzungsposten sind wichtig für die GuV, denn sie erhöhen oder mindern den Gewinn eines Unternehmens.
Diese Arbeiten werden im Unternehmen selbst erledigt und die erforderlichen Dokumente zusammengestellt, geprüft und für die Weiterbearbeitung kommentiert. Der Steuerberater übernimmt dann in der Regel nur noch die notwendigen Buchungen. Bis zu einem bestimmten Rahmen können Buchhaltungsprogramme anhand der geprüften Buchhaltung Bilanz und GuV automatisiert erstellen. Bei komplexeren Unternehmen übernimmt in der Regel der Steuerberater Erstellung und Übermittlung der E-Bilanz.
Feststellung
Ist der Jahresabschluss erstellt, müssen die gesetzlichen Vertreter des Unternehmens diesen in einem formalen Akt feststellen. Dadurch erkennen Sie ihn als richtig an und erklären ihn für verbindlich. Je nach Rechtsform wird der Jahresabschluss vom bilanzierenden Unternehmer selbst oder den zuständigen Organen beschlossen und schriftlich dokumentiert.
Voraussetzung für die Feststellung ist ggf. die erfolgte Prüfung und der Bestätigungsvermerk. Bei prüfungspflichtigen Unternehmen ist die Feststellung des Jahresabschlusses also erst nach der Prüfung durch den Abschlussprüfer möglich.
Prüfung
Einige Unternehmen müssen abhängig von Größe und Rechtsform ihren Jahresabschluss von einem neutralen Abschlussprüfer begleiten lassen. Das kann ein Wirtschaftsprüfer oder ggf. ein vereidigter Buchprüfer sein. Dieser prüft, ob die Buchführung ordnungsgemäß ist und alle gesetzlichen Regelungen eingehalten wurden. Er überwacht auch die Inventur. Als Ergebnis der Prüfung bringt der Abschlussprüfer einen Bestätigungsvermerk an. Er kann den Jahresabschluss uneingeschränkt oder eingeschränkt bestätigen oder versagen.
Die Prüfungspflicht betrifft mittlere und große Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften, bei denen der haftende Gesellschafter keine natürliche Person ist. Wenn diese bestimmte Schwellenwerte hinsichtlich der Bilanzsumme, den Umsatzerlösen und der Mitarbeiterzahl überschreiten, müssen Sie den Jahresabschluss prüfen lassen. Zudem gibt es besondere Prüfungspflichten für Genossenschaften, Konzerne und öffentliche Unternehmen. Versicherungs- und Finanzdienstleistungsinstitute müssen Jahresabschlüsse unabhängig von ihrer Größe prüfen lassen.
Veröffentlichung
Unter Umständen ist der Jahresabschluss dann noch im elektronischen Bundesanzeiger zu veröffentlichen. Publizitätspflichtig sind:
Dabei gilt: Je größer das Unternehmen, desto umfassender sind die Publizitätspflichten. Dabei wird zwischen Kleinstgesellschaften, kleinen, mittelgroßen, großen Gesellschaften und Konzernen unterschieden (§ 267 HGB). Kleinstgesellschaften müssen beispielsweise nur die Bilanz übermitteln, große Gesellschaften veröffentlichen den kompletten Jahresabschluss inklusive Prüfungsvermerk.
Wichtige Fristen rund um den Jahresabschluss
Die Frist zur Aufstellung des Jahresabschlusses beträgt zwischen drei und sechs Monaten und richtet sich nach der Größe des Unternehmens. Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften sowie gleichgestellte Personengesellschaften müssen diesen bis zum 31. März (bzw. drei Monate nach Geschäftsjahresschluss) erstellen. Kleinere Unternehmen haben dafür bis zu sechs Monate Zeit.
Die offizielle Feststellung muss spätestens acht Monate nach dem Geschäftsjahresende erfolgen. Bei kleineren GmbHs sind bis zu elf Monate möglich. Die Veröffentlichung muss jedoch unabhängig von der Unternehmensgröße spätestens nach zwölf Monaten erfolgen.
Die Aufbewahrungsfrist für den Jahresabschluss beträgt zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem der Abschluss erstellt wird. Der Jahresabschluss für das Jahr 2024 wäre demnach bis zum 31.12.2035 aufzubewahren.
Die steuerrechtlich relevanten Fristen weichen von den handelsrechtlichen ab. Die Steuerbilanz muss in der Regel zum gleichen Zeitpunkt wie die Steuererklärung (also bis zum 31.7.) eingereicht werden. Mit einem Steuerberater können sich diese Fristen ggf. verlängern.
Fazit: Jahresabschluss gibt Aufschluss über Gesundheit und Erfolg von Unternehmen
Der Jahresabschluss ist eine der wichtigsten Aufgaben bei der Buchführung eines Unternehmens. Er fasst die Geschäftstätigkeit des Unternehmens innerhalb einer Wirtschaftsperiode zusammen und liefert wichtige Einblicke in dessen finanzielle Lage und Wirtschaftlichkeit. Er muss nach ganz bestimmten handels- und steuerrechtlichen Bestimmungen erstellt werden. Sein Umfang richtet sich nach der Art und der Größe des Unternehmens. Der Jahresabschluss sorgt für eine hohe Transparenz gegenüber Gesellschaftern, Investoren und Gläubigern und hilft, die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu beurteilen und strategische Entscheidungen zu treffen.
Alle Angaben ohne Gewähr.
FAQs
Was gehört zum Jahresabschluss?
Der Jahresabschluss besteht mindestens aus einer Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden (Bilanz) und der Gewinnermittlung mit Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge (GuV). Kapitalgesellschaften müssen zusätzlich noch einen Anhang und Lagebericht erstellen. Für kapitalmarktorientierte Unternehmen sind außerdem eine Kapitalflussrechnung, ein Eigenkapitalspiegel und eine Segmentberichterstattung Pflicht.
Wie lange hat man Zeit für den Jahresabschluss?
Je nach Größe des Unternehmens beträgt die Frist zur Aufstellung des Jahresabschlusses bis zu sechs Monate. Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften sowie gleichgestellte Personengesellschaften müssen dies bis zum 31. März (bzw. drei Monate nach Geschäftsjahresschluss) erledigen. Die offizielle Feststellung muss spätestens acht Monate nach dem Geschäftsjahresende erfolgen. Bei kleineren GmbHs sind bis zu 11 Monate möglich.
Bis wann müssen Jahresabschlüsse veröffentlicht werden?
Die Veröffentlichung muss unabhängig von der Unternehmensgröße spätestens nach zwölf Monaten erfolgen. Allerdings unterliegen nicht alle Unternehmen der Publizitätspflicht. Sie betrifft vor allem Kapitalgesellschaften, Personenhandelsgesellschaften mit juristischen Personen als Gesellschafter, Finanzdienstleistungs- und Versicherungsunternehmen sowie eingetragene Genossenschaften. In welchem Umfang die Veröffentlichung erfolgt, richtet sich nach der Größe des Unternehmens.
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