Steuer-Lexikon

Gehaltsabrechnung ohne Steuer-ID: Wie Arbeitgeber vorgehen, wenn ihnen keine Steuer-ID vorliegt

Susanne W.

21. November 2024

•5 Minuten Lesedauer

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Gliederung

Keine Steuer-ID: So funktioniert die Gehaltsabrechnung | BuchhaltungsButler

Arbeitgeber benötigen die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) ihrer Mitarbeiter, um deren Gehalt korrekt abzurechnen und die Steuer ans Finanzamt abzuführen. Oft fragen sie diese zusammen mit anderen Daten bei der Neueinstellung von Mitarbeitern in einem speziellen Fragebogen ab. Aber was tun, wenn das Feld leer bleibt oder ein Mitarbeiter seine Identifikationsnummer nicht mitteilen will? In diesem Beitrag erklären wir, wie die Gehaltsabrechnung ohne Steuer-ID funktioniert und wie Sie an die Steuer-ID eines Mitarbeiters kommen, damit Sie dessen Gehalt korrekt berechnen und Steuern abführen können.

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Deutsche Arbeitnehmer benötigen eine Steuer ID

Die Steuer-Identifikationsnummer (kurz: Steuer-ID) ist eine lebenslang gültige elfstellige Nummer, die in Deutschland steuerpflichtige Personen eindeutig identifiziert. Das Bundeszentralamt für Steuern vergibt eine Steuer-ID an jede natürliche Person, die mit einem festen Wohnsitz in Deutschland gemeldet ist.

In der Regel ist jeder Arbeitnehmer in Deutschland im Besitz einer Steuer-ID, denn diese wird automatisch

bei Geburt oder

der erstmaligen Anmeldung eines Wohnsitzes in Deutschland zugewiesen.

Auch Flüchtlinge und Asylsuchende haben in der Regel eine Steuer-ID. Die Vergabe wird mit der Erfassung bei der zuständigen Meldebehörde automatisch angestoßen. Dennoch kann es vorkommen, dass Arbeitnehmer keine Steuer-ID haben. Und zwar, wenn sie nicht in Deutschland steuerpflichtig sind, hier aber eine nicht selbständige Tätigkeit ausüben wollen. Seit 2023 benötigen solche sogenannten Grenzgänger eine deutsche Steuer-ID, selbst wenn sie keine Steuern in Deutschland zahlen. Ihre Identifikationsnummer erhalten sie auf Antrag vom Finanzamt.

Parallel zur universell gültigen Steuer-ID haben Arbeitnehmer auch noch eine oder sogar mehrere persönliche Steuernummern. Für Arbeitgeber sind diese mit Einführung der Steuer-ID als Ordnungskriterium nicht mehr relevant. Wie Sie die beiden unterscheiden können? Die Steuer-ID hat 11 und die Steuernummer 13 Stellen.

Steuer-ID unverzichtbar für die Gehaltsabrechnung

Als Arbeitgeber benötigen Sie die Steuer-ID für die korrekte Lohnabrechnung und die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen an das Finanzamt.

Seit 2013 rufen Arbeitgeber die persönlichen Steuermerkmale jedes Mitarbeiters verpflichtend über das ELStAM-Verfahren ab (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale). Die Lohnsteuerkarte auf Papier gibt es nicht mehr. Für den Datenabruf benötigen sie unter anderem die Steuer-ID und das Geburtsdatum des Mitarbeiters. Anhand der übermittelten Daten wie Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Steuerfreibeträge und Kirchensteuerpflicht lassen sich die Steuerabzüge und der Nettolohn individuell berechnen.

Seit 2023 ist die Steuer-ID zudem auch zum Abführen der Lohnsteuer an das Finanzamt nötig. Sie löst die e-TIN ab, mit der die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen an das Finanzamt über das elektronische Steuerportal Elster bisher erfolgte.

Das Finanzamt stellt Bescheinigungen für den Lohnsteuerabzug nur noch in Ausnahmefällen aus, um eine zeitnahe Lohnabrechnung zu ermöglichen. Zum Beispiel bei fehlerhaften oder nicht sofort korrigierbaren Daten, kürzlich nach Deutschland zugezogenen oder ausländischen Mitarbeitern.

Arbeitnehmer rechtlich zur Angabe verpflichtet

Im Rahmen der ELStAM-Einführung sind Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber ihre Steuer-ID und alle weiteren für das Verfahren erforderlichen Angaben mitzuteilen.

Dennoch kommt es nicht selten vor, dass dem Arbeitgeber die Steuer-ID nicht vorliegt. Möglicherweise, weil die Mitarbeiter das Schreiben vom Finanzamt nicht finden oder Steuer-ID und Steuernummer verwechselt haben. Deswegen kann es sinnvoll sein, die Arbeitnehmer bei der Datenabfrage darüber zu informieren, wo sie ihre Steuer-ID finden können bzw. wie sie diese beim Finanzamt beantragen.

Normalerweise sollte der Arbeitnehmer bei Einführung der Steuer-ID im Jahr 2008 ein Informationsschreiben des Finanzamts erhalten haben. Wenn dieses nicht mehr auffindbar ist, können sie ihre steuerliche Identifikationsnummer auch

auf der Lohn-/Gehaltsabrechnung des vorherigen Arbeitgebers,

der letzten elektronischen Lohnsteuerbescheinigung oder

dem letzten Einkommensteuerbescheid finden.

Im Zweifelsfall können sich Arbeitnehmer ihre Steuer-ID auch erneut vom Finanzamt mitteilen lassen. Dafür müssen sie lediglich Name, Adresse, Geburtsdatum und -ort angeben. Die Bearbeitung dauert in der Regel etwa vier Wochen. Der Antrag ist klassisch per Post oder Mail (info@identifikationsmerkmal.de) an das BZSt möglich. Die Steuer-ID lässt sich aber auch einfach per Online-Formular oder über den Chatbot der virtuellen Online-Auskunft (ViolA) des BZSt beantragen.

Fehlende Identifikationsnummer: Das können Arbeitgeber tun

Wenn Beschäftigte ihre Steuer-ID nicht vorlegen, können Arbeitgeber die ELStAM-Daten nicht abrufen. Die Lohnabrechnung und Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen an das Finanzamt wäre damit unmöglich. Das Bundesministerium für Finanzen gibt für diese Fälle im Schreiben 2295/21/10001 vom 23. Januar 2024 zur Ermittlung der steuerlichen Identifikationsnummer für die elektronische Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen konkrete Anweisungen:

Arbeitgeber können sich die Identifikationsnummer vom Finanzamt mitteilen lassen, wenn sie versichern, dass der Beschäftigte trotz Aufforderung diese nicht übermittelt hat. Eine Zustimmung oder Bevollmächtigung ist in diesem Falle nicht nötig, es reicht eine formlose schriftliche Anfrage mit Namen, Geburtsdatum und Anschrift des Mitarbeiters.

Für die Berechnung des Lohnsteuerabzugs gibt es zwei Möglichkeiten:

Legt der Arbeitnehmer die Steuer-ID schuldhaft nicht vor, müssen Arbeitgeber den Steuerabzug mit Lohnsteuerklasse VI – also dem ungünstigsten Fall für den Arbeitnehmer – veranschlagen. Unter Umständen ist eine rückwirkende Korrektur vorzunehmen, sobald die Identifikationsnummer vorliegt.

Nur im Fall, dass der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung nicht zu vertreten hat oder der Abruf der ELStAM-Daten ist durch technische Störungen nicht möglich, darf die Abrechnung mittels der voraussichtlichen Steuerklasse erfolgen. Dies gilt allerdings längstens für drei Monate.

In der Praxis ergeben sich aus der rückwirkenden Korrektur der Lohnsteuer viele Problemfälle, zum Beispiel bei Korrekturen nach erfolgtem Jahresabschluss oder zwischenzeitlicher Kündigung des Mitarbeiters. Arbeitgeber sind deswegen gut beraten, die Steuer-ID ihrer Mitarbeiter vor Beschäftigungsbeginn zu ermitteln.

Fazit: Keine Steuer-ID, mehr Aufwand für Arbeitgeber

Mit Abschaffung der e-TIN ist eine Gehaltsabrechnung ohne Steuer-ID nur noch schwer möglich. Zwar können Arbeitgeber bei der Abrechnung statt der persönlichen Lohnsteuermerkmale des Arbeitnehmers Steuerklasse VI zugrunde legen, die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt ist ohne Identifikationsnummer des Mitarbeiters jedoch nicht möglich. Hinzu kommt ein erhöhter Arbeitsaufwand bei den Korrekturen. Legen die Beschäftigten die Steuer-ID nicht vor, können Arbeitgeber sich diese beim Finanzamt mitteilen lassen. Unkomplizierter ist es jedoch, die Übermittlung der Steuer-ID noch vor Beginn des Arbeitsverhältnisses sicherzustellen.

Alle Angaben ohne Gewähr.

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FAQs

Was tun, wenn ein Mitarbeiter keine Steuer-ID hat?

Grundsätzlich erhalten alle steuerpflichtigen natürlichen Personen mit Wohnsitz in Deutschland eine Steuer-ID vom Finanzamt. Die Nummer wird bei Geburt oder erstmaliger Anmeldung eines Wohnsitzes zugeteilt. Grundsätzlich sollten also alle Arbeitnehmer eine Steuer-ID besitzen. Liegt einem Beschäftigten seine Steuer-ID nicht vor, kann er die erneute Mitteilung beim Bundeszentralamt für Steuern per Brief, Mail oder online beantragen. Er erhält die Nummer innerhalb von vier Monaten per Post.

Kann man Arbeitnehmer ohne Steuer-ID melden?

Eine Anmeldung von Mitarbeitern zum Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) ist ohne Steuer-ID nicht ohne Weiteres möglich. Zudem können Arbeitgeber seit Wegfall der e-TIN 2023 die Lohnsteuerbescheinigung ohne Steuer-ID nicht an das Finanzamt übermitteln. Sie sollten sich die Steuer-ID deswegen frühzeitig von neuen Mitarbeitern besorgen. Wenn die Mitarbeiter ihre Identifikationsnummer allerdings trotz Aufforderung nicht mitteilen, kann der Arbeitgeber diese vom Finanzamt anfordern.

Wo muss die Steuer-ID des Mitarbeiters angegeben werden?

Arbeitgeber geben die Steuer-ID ihrer Mitarbeiter im Rahmen des ELStAM-Verfahrens im Steuerportal des Finanzamts (Elster) ein, um die persönlichen Steuerdaten abzufragen und die Lohnabrechnung korrekt zu erstellen. Außerdem wird die Angabe für die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen an das Finanzamt benötigt.