Gliederung
Kleinunternehmer-Rechnung | BuchhaltungsButler
Unternehmer müssen Rechnungen ausstellen, sofern sie ihre Leistungen nicht an Privatpersonen erbringen. Dies gilt auch, wenn sie Gewerbetreibende sind oder das Finanzamt von ihnen als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer erhebt. Sie dürfen ihre Rechnungen ohne Mehrwertsteuer schreiben, müssen aber gesondert darauf hinweisen. Lesen Sie hier, wie Sie eine Kleinunternehmer-Rechnung schreiben, was Sie dabei beachten müssen und laden Sie sich eine kostenlose Vorlage herunter.
Automatisieren Sie Ihre Buchhaltung und erstellen Sie Rechnungen schnell, einfach & rechtssicher.
Gratis testen
Wann eine Rechnung Pflicht ist
Jeder Unternehmer (auch Kleinunternehmer) ist verpflichtet, seine Rechnung nach §14 und §14a des Umsatzsteuergesetzes auszustellen, wenn er
- eine im Inland steuerbare (also nicht von der Steuer befreite) Leistung
- an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder
- an eine juristische Person erbringt.
Er muss also auch Rechnungen an öffentliche Körperschaften (= juristische Personen) stellen, wenn diese nicht unternehmerisch tätig sind. Eine Pflicht zur Rechnungsstellung an Privatpersonen besteht nur in Ausnahmefällen. Und zwar dann, wenn es um steuerpflichtige Werklieferungen oder Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken geht.
Wenn Sie eine Dienstleistung für einen Privatkunden ausführen oder Waren an eine Privatperson verkaufen, müssen Sie nur eine Rechnung schreiben, wenn der Kunde darauf besteht. Es ist jedoch immer sinnvoll, aus Beweisgründen für potenzielle Rechtsstreitigkeiten eine Rechnung auszustellen.
Wer ist ein Kleinunternehmer?
Unter die “Kleinunternehmerregelung” nach §19 Abs. 1 UStG fallen Unternehmer, die eine selbstständige Tätigkeit angemeldet haben und deren Umsatz
- im Vorjahr 22.000€ und
- im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000€ nicht überschreitet.
Treffen diese Tatbestände zu, erhebt das Finanzamt keine Umsatzsteuer auf die Leistungen des Kleinunternehmers. Andersherum darf dieser aber auch keine Vorsteuer aus gezahlten Rechnungen geltend machen. Diese “Befreiung” von der Umsatzsteuer ist gesetzlich geregelt und muss nicht speziell beantragt werden. Wenn Sie jedoch auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, sind Sie fünf Jahre lang an diese Entscheidung gebunden.
So schreiben Kleinunternehmer ordnungsgemäße Rechnungen
Auch wenn Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer zahlen, sind sie unter den oben genannten Voraussetzungen verpflichtet, Rechnungen auszustellen und die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes zu beachten. Ihre Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten und innerhalb einer Frist von 6 Monaten nach erbrachter Leistung ausgestellt werden.
Die Besonderheit: Wenn Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, müssen Sie dementsprechend keine Umsatzsteuer abführen. Das heißt, Sie stellen Ihre Rechnungen ohne Mehrwertsteuer und müssen gesondert auf diesen Tatbestand hinweisen.
Übrigens: Kleingewerbetreibende gelten zwar nicht als HGB-Kaufleute, sind aber Unternehmer. Auch sie müssen sich an die Vorschriften des UStG halten. Wenn sie die Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer nicht überschreiten, dürfen sie ihre Rechnungen entsprechend auch ohne Mehrwertsteuer ausstellen.
Mindestbestandteile der Rechnung
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmens
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Ausstellungsdatum
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der erbrachten Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistungserbringung
- Entgelt für die Lieferung bzw. Leistung, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen sowie eventuellen Preisminderungen
- Hinweis auf den Grund für fehlende Umsatzsteuerangaben
Besonderheiten einer Kleinunternehmer-Rechnung
Kleinunternehmer weisen normalerweise keine Umsatzsteuer aus. Sie stellen als Entgelt für ihre Leistungen nur Nettobeträge in Rechnung und müssen keine Umsatzsteuersätze oder -beträge angeben. Der Leistungsempfänger kann dann folglich auch keine Vorsteuer abziehen. Um Missverständnisse vollständig auszuschließen, müssen Sie als Kleinunternehmer auf jeder Rechnung darauf hinweisen, dass keine Umsatzsteuer berechnet und ausgewiesen wird. Zum Beispiel mit einem der folgenden Zusätze:
“Der ausgewiesene Betrag enthält nach Kleinunternehmerregelung §19 UStG keine Umsatzsteuer.”
“Nach §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”
Sind Sie unsicher, ob Ihre Rechnung den Vorschriften entspricht? Laden Sie sich hier unsere kostenlose Vorlage für eine Kleinunternehmen Rechnung* herunter.
*Alle Angaben auf der Vorlage wurden mit größter Sorgfalt recherchiert. Angaben ohne Gewähr.
Wenn Sie als Kleinunternehmer aus Versehen Umsatzsteuer ausgewiesen haben, entsteht mit Bezahlung der Rechnung eine Steuerschuld und Sie sind verpflichtet, die vereinnahmte Umsatzsteuer abzuführen. Nachträglich dürfen Sie diese Rechnung nur unter strengen Bedingungen korrigieren: Sie müssen die Korrektur beim Finanzamt beantragen, der Rechnungsempfänger darf keine Vorsteuer geltend gemacht haben und Sie müssen die vereinnahmte Umsatzsteuer zurückzahlen. Gegebenenfalls kann ein Bußgeld zwischen 500 und 5.000€ auf Sie zukommen.
Elektronische oder Papierrechnung?
Rechnungen können auf Papier oder auf elektronischem Wege übermittelt werden. Sie können Ihre Rechnungen in einem nicht editierbaren Format als PDF oder Webdokument per Mail oder als Web-Download zur Verfügung stellen. Die aktive Zustimmung der Kunden brauchen Sie dafür nicht und auch eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht zwingend notwendig.
Damit die Rechnung als rechtsgültiges Dokument anerkannt wird, muss sie jedoch formelle Voraussetzungen erfüllen und
- die Echtheit der Rechnung (d. h. sie muss die Identität des Rechnungsstellers zweifelsfrei wiedergeben),
- die Unversehrtheit des Inhalts und
- die Lesbarkeit sicherstellen.
Fazit: Auch Kleinunternehmer müssen Rechnungen schreiben
Obwohl Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer berechnen müssen, sind ihre Leistungen per Gesetzesdefinition nicht steuerfrei. Deswegen müssen auch Kleinunternehmer Rechnungen nach den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes ausstellen, wenn sie Leistungen an andere Unternehmen oder juristische Personen erbringen. Dabei weisen sie jedoch nur Nettobeträge ohne Umsatzsteuer aus und müssen mit einem Zusatz auf den Grund der fehlenden Umsatzsteuer hinweisen.
FAQs
Was muss bei Kleinunternehmern auf der Rechnung stehen?
Auch Kleinunternehmer-Rechnungen müssen die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes erfüllen. Dazu müssen sie die Mindestangaben aus §14 UStG enthalten und den Zusatz, dass nach §19 Abs. 1 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird.
Bin ich als Kleinunternehmer verpflichtet, eine Rechnung zu schreiben?
Ja. Alle Unternehmer müssen Rechnungen ausstellen, wenn sie steuerbare Leistungen an andere Unternehmen oder juristische Personen erbringen. Da Kleinunternehmer nicht von der Steuer befreit sind, sondern das Finanzamt lediglich keine Steuern erhebt, müssen auch sie Rechnungen schreiben.
Wie hoch darf eine Kleinunternehmer-Rechnung sein?
Es gibt keine Vorschriften, wie hoch der Rechnungsbetrag auf einer Kleinunternehmer-Rechnung sein darf. Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen will, darf jedoch insgesamt im Vorjahr 22.000€ und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000€ nicht überschreiten.
