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Leitweg-ID bei E-Rechnungen | BuchhaltungsButler
Die Leitweg-ID ist ein wichtiges Werkzeug zur Optimierung der elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber. Anhand dieser eindeutigen Kennung werden übermittelte Rechnungen automatisch dem richtigen Empfänger zugeordnet. Lernen Sie in diesem Beitrag, wie Sie die Leitweg-ID korrekt verwenden.
BuchhaltungsButler unterstützt Sie bei der korrekten Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen.
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Was ist eine Leitweg-ID?
Die Leitweg-Identifikationsnummer – kurz Leitweg-ID – spielt eine bedeutende Rolle bei elektronischen Rechnungen, die Unternehmen an öffentliche Auftraggeber senden. Sie ist wie eine eindeutige Adresse für die elektronische Rechnung und sorgt dafür, dass die Rechnung zuverlässig dem richtigen Empfänger zugeordnet wird.
Da die Leitweg-ID eine Pflichtangabe bei E-Rechnungen im öffentlichen Sektor ist, müssen Sie diese auf jeder Rechnung an zum Beispiel Behörden, Kommunen oder Ministerien angeben.
Hintergrund und Entstehung
Im Zuge der Digitalisierung und Standardisierung im öffentlichen Auftragswesen wurde die elektronische Rechnungsstellung schrittweise verpflichtend eingeführt. Die Leitweg-ID entstand in diesem Kontext, um eine korrekte Zuordnung an den Empfänger zu gewährleisten.
Seit 2020 gilt: Öffentliche Auftraggeber müssen ab einem Betrag von 1.000 € eine E-Rechnung mit Leitweg-ID anfordern. Grundlage dafür ist das Onlinezugangsgesetz (OZG), das digitale Verwaltungsprozesse vorschreibt.
Um die Abwicklung zu erleichtern, können Rechnungen über zentrale Plattformen eingereicht werden:
- ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform): Hier empfangen Bundesbehörden E-Rechnungen.
- OZG-RE (OZG-konforme Rechnungseingangsplattform): Über diese Plattform empfangen andere öffentliche Stellen, wie beispielsweise Landesbehörden oder kommunale Einrichtungen, ihre E-Rechnungen.
Aufbau und Struktur einer Leitweg-ID
Grundsätzlich besteht die Leitweg-ID aus drei Teilen, die jeweils mit einem Trennzeichen voneinander abgetrennt werden:
1.- Teil – Grobadressierung (bis zu 12 Ziffern): Der Teil enthält allgemeine Informationen zur Region und zum Rechnungsempfänger (z. B. das Bundesland – von 01 für Schleswig-Holstein bis 16 für Thüringen – und die zuständige Gemeinde). Zusätzlich können spezielle Kennzahlen integriert sein, wenn der Rechnungsempfänger zur Bundesverwaltung gehört. Bei anderen Rechnungsempfängern, wie Kommunen oder Ländern, werden diese nicht verwendet:
- 991: Teil der unmittelbaren Bundesverwaltung oder ein Verfassungsorgan, Empfang der E-Rechnungen über ZRE
- 992: Teil der mittelbaren Bundesverwaltung, Empfang der E-Rechnungen über OZG-RE
- 993: Teil der mittelbaren Bundesverwaltung, Empfang der E-Rechnungen über eine eigene Lösung (weder ZRE noch OZG-RE)
2.- Teil – Feinadressierung (bis zu 30 Zeichen): Hier werden zusätzliche Informationen hinterlegt, die vom Empfänger individuell vergeben werden können.
3.- Teil – Prüfziffer (2 Ziffern): Eine Sicherheitskennzahl, die Fehler bei der Eingabe verhindern soll.
Beispiel für Leitweg-IDs:
- Für eine Kommune in Thüringen: 16454135-12345AXYBZ-07
- Leitweg-ID für eine unmittelbare Bundesverwaltung: 99112345-ABCDE12345-09
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Leitweg-ID beantragen: Gibt es eine für Unternehmen?
Bevor öffentliche Auftraggeber an eine Rechnungseingangsplattform angeschlossen werden, müssen sie eine Leitweg-ID beantragen. Erst wenn diese vorliegt, können sie E-Rechnungen über das entsprechende Portal empfangen. Die Beantragung erfolgt zentral auf Bundes- oder Landesebene, je nach Zuständigkeit.
Eine Leitweg-ID für Unternehmen hingegen gibt es nicht. Als Rechnungssteller müssen Sie keine eigene Leitweg-ID beantragen. Die Leitweg-ID der Rechnung-empfangenden Behörde erhalten Sie direkt vom Auftraggeber. Diese wird in der Regel im Rahmen der Auftragserteilung mitgeteilt.
Verwendung im Rechnungsprozess
Um elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber korrekt zu übermitteln, müssen Unternehmen die Leitweg-ID in ihren Rechnungsprozess integrieren. Dadurch können E-Rechnungen eindeutig dem richtigen Empfänger zugeordnet werden. Die Verwendung der Standards XRechnung oder ZUGFeRD, die der EU-Norm 16931 entsprechen, gewährleisten dabei eine korrekte Abwicklung der Geschäfte.
Beispiel: Leitweg-ID in einer XRechnung
XRechnung ist ein gängiges elektronisches Rechnungsformat in Deutschland. Der Standard erleichtert Ihnen die Rechnungserstellung an öffentliche Auftraggeber, da er eine klare Struktur aufweist und über das erforderliche Feld zum Eintragen der Leitweg-ID verfügt.
Bei XRechnungen tragen Sie die ID des Empfängers im Feld „Käuferreferenz“ (BT-10) ein.
Häufige Fehler und Tipps zur korrekten Verwendung – mit Checkliste
Die korrekte Eingabe ist wichtig für die fehlerfreie Weiterleitung Ihrer elektronischen Rechnung. Schon kleine Fehler wie ein falsches Trennzeichen oder überflüssige Leerzeichen können dazu führen, dass Ihre Rechnung nicht korrekt übermittelt wird:
Häufige Fehler:
- Trennzeichen fehlen oder sind fehlerhaft: Die Trennzeichen zwischen den drei Teilen der Leitweg-ID müssen ein Bindestrich-Minus „-” sein.
- Überflüssige Leerzeichen
- Vertauschte Ziffern oder Buchstaben
- Vorliegende Leitweg-ID stimmt nicht
Verwenden Sie bei der Eingabe nur das von der Plattform unterstützte Rechnungsformat (z. B. XRechnung) und nutzen Sie Buchhaltungssoftware mit automatischen Prüfmechanismen, um Eingabefehler zu vermeiden.
Checkliste zur Verwendung:
- Wurde die Leitweg-ID bei der Auftragserteilung mitgeteilt?
- Ist sie im Feld „Käuferreferenz“ (BT-10) korrekt eingetragen?
- Stimmt die Abfolge der Ziffern und Buchstaben?
- Wurde als Trennzeichen ein Bindestrich-Minus „-“ beziehungsweise U+002D in Unicode verwendet?
- Haben Sie alle unnötigen Leerzeichen entfernt?
- Haben Sie geprüft, ob die Prüfziffer am Ende korrekt ist?
Fazit
Die Leitweg-ID ist notwendig für die fehlerfreie und unkomplizierte Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber. Sie ermöglicht eine eindeutige Zuordnung und beschleunigt dadurch die Bearbeitung von Rechnungen. Mit ihrer korrekten Anwendung vermeiden Unternehmen Fehler und stellen sicher, dass Rechnungen effizient verarbeitet werden.
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