Lieferschein erstellen: Kostenlose Vorlage und was Sie sonst noch beachten müssen
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Lieferschein Vorlage kostenlos downloaden | BuchhaltungsButler
Obwohl sie gesetzlich nicht vorgeschrieben sind, gehören Lieferscheine für viele produzierende Unternehmen und Händler zum ordentlichen Geschäftsverkehr dazu. Lieferscheine haben sich in der Praxis als Begleitdokument zum Warenversand bewährt. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum Lieferscheine für Unternehmen so wichtig sind, wie Sie einen korrekten Lieferschein erstellen und warum Sie auf eine Rechnung trotz Lieferschein nicht verzichten können.
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Was ist ein Lieferschein und warum ist er für ein Unternehmen wichtig?
Ein Lieferschein, auch Warenbegleitschein genannt, wird gemeinsam mit der Ware an den Kunden verschickt. Er informiert über den Inhalt der Sendung und überbrückt die zeitliche Lücke bis zum Versand der Rechnung.
Gesetzlich ist es nicht vorgeschrieben, dass Unternehmen ihre Warensendungen mit einem Lieferschein versehen. Viele tun es dennoch – denn ein Lieferschein ist nützlich für den Lieferanten selbst und bietet zudem einen Mehrwert für dessen Kunden:
Ein Lieferschein ist wichtig für eine professionelle Auftragsbearbeitung beim Lieferanten. Er hilft dabei, die richtigen Waren für jeden Kunden zusammenzustellen und kann dann an die Buchhaltung zur Erstellung der Rechnung übergeben werden. In der Debitorenbuchhaltung erleichtert er die Rechnungserstellung und auch die mögliche Bearbeitung von Reklamationen. Anhand von Lieferscheinen lässt sich zudem die Lagerhaltung kontrollieren und optimieren. Und: Ein unterschriebener Lieferschein dient als Nachweis darüber, dass die Ware das Unternehmen tatsächlich verlassen hat.
Der Lieferschein ist aber auch für den Kunden nützlich. Dieser kann den Beleg zum Abgleich bestellter und gelieferter Ware nutzen und bei Teillieferungen schnell einsehen, welche Produkte noch fehlen. Zudem dient der Lieferschein als Nachweis für den Wareneingang. Ist der Empfänger ein Unternehmen, dient er in der Kreditorenbuchhaltung als Beleg, bis die Rechnung eintrifft.
Vorgeschriebene Inhalte auf Lieferscheinen
Anders als bei einer Rechnung gibt es für Lieferscheine keine gesetzlichen Vorschriften zu Form und Inhalt. Da die grundlegende Funktion die Information über die Warensendung ist, darf eine Auflistung der gelieferten Produkte natürlich nicht fehlen.
Diese Angaben sollten mindestens enthalten sein:
- Angaben zum Absender und Empfänger
- Fortlaufende Lieferscheinnummer
- Auftragsnummer und ggf. Nummer der zugehörigen Rechnung
- Liefer- und Versanddatum
- Auflistung der Ware (Art, Menge mit Gewicht oder Stückzahlen & Beschreibung)
- Hinweis auf mögliche Nachlieferungen
- Hinweis auf möglichen Eigentumsvorbehalt
Auch eine Unterschrift ist rechtlich nicht vorgeschrieben, er sollte jedoch unterschrieben werden. Denn nur ein unterschriebener Lieferschein wird als Nachweis anerkannt, dass die Ware das Lager des Lieferanten verlassen hat. Die Unterschrift kann handschriftlich oder digital erfolgen.
Es hat sich bewährt, Lieferscheine doppelt auszustellen. Eine Version verbleibt beim liefernden Unternehmen, die andere wird an die Ware angebracht und geht so dem Empfänger zu. Wird ein Spediteur zwischengeschaltet, bekommt dieser eine weitere Ausfertigung des Lieferscheins.
Vorlage: So erstellen Sie einen Lieferschein
Ein Lieferschein lässt sich leicht mittels eines Musters in Word oder Excel erstellen. Wenn Sie im Unternehmen öfter welche erstellen, kann es sich lohnen, sich von einer Software unterstützen zu lassen. Mit speziellen Programmen lassen sich die Dokumente unkompliziert online erstellen und verwalten.
Auch in vielen Buchhaltungsprogrammen ist das Erstellen von Lieferscheinen als Vorstufe zur Rechnung möglich. Eine solche integrierte Lösung hat weitere Vorteile: Sie erreichen damit nicht nur ein einheitliches Design für einen professionellen Auftritt, sondern können automatisch Daten aus der Lagerverwaltung implementieren, an die Buchhaltung übergeben und die Belege digital verarbeiten.
Im Zuge des papierlosen Dokumentenmanagements setzt sich zunehmend auch der Versand elektronischer Lieferscheine durch. Der Kunde kann den Empfang der Ware dann durch eine digitale Unterschrift bestätigen. Das spart beiden Seiten nicht nur Zeit und Kosten, sondern bietet auch zusätzliche Transparenz und Sicherheit.
Lieferschein als Rechnung – geht das?
Rechtlich und steuerlich kann ein Lieferschein keine Rechnung ersetzen. Nur eine Rechnung, für die bestimmte Form und Pflichtangaben gesetzlich vorgeschrieben sind, löst die Zahlungsverpflichtung des Kunden aus. Daher wird er üblicherweise als zusätzliches Dokument eingesetzt, das den Zeitraum bis zum Rechnungsversand überbrückt.
Es ist aber auch möglich, einen Lieferschein als Bestandteil der Rechnung zu nutzen. Dieser wird dann zusammen mit der Rechnung verschickt und enthält detaillierte Informationen zu den Waren, auf die Sie in der Rechnung verzichten möchten. Dort verweisen Sie in diesem Fall auf den beigefügten Lieferschein.
Übrigens: Theoretisch kann der Lieferschein tatsächlich zur Rechnung werden – nämlich dann, wenn er alle gesetzlichen Pflichtangaben einer Rechnung enthält. Dann muss er jedoch auch als Rechnung und nicht als Lieferschein gekennzeichnet werden.
Aufbewahrungspflichten
Als geschäftliches Dokument können für die Versender und Empfänger von Lieferscheinen sowohl handelsrechtliche als auch steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen gelten.
Aus handelsrechtlicher Sicht werden Lieferscheine als geschäftliche Korrespondenz eingestuft. Für empfangene und versendete Lieferscheine gilt daher in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Ist der Lieferschein jedoch Bestandteil der Rechnung, greift die steuerliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
Darüber hinaus gibt es eine Erleichterung für Unternehmen: Ist der Lieferschein ein von der Rechnung unabhängiges Dokument, gilt eine verkürzte Aufbewahrungsfrist. Wenn auf den Lieferschein eine (inhaltsgleiche) Rechnung folgt, endet die Aufbewahrungsfrist mit Erhalt bzw. Versand der entsprechenden Rechnung. Lieferscheine dürfen also nach Erhalt oder Versand der entsprechenden Rechnung vernichtet werden.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der jeweilige Lieferschein versandt oder empfangen wurde.
Unabhängig von der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist kann es sinnvoll sein, das Dokument als Beweis für den Versand oder Empfang von Waren für mögliche Streitfälle aufzuheben.
Fazit: Lieferschein digital erstellen und verarbeiten bringt zusätzliche Vorteile
Lieferscheine sind ein Instrument, das mit wenig Aufwand beachtlichen Mehrwert im Unternehmen schafft. Mithilfe einer Vorlage lassen sich Lieferscheine unkompliziert und schnell erstellen, sie vereinfachen die Abwicklung von Warenlieferungen für Logistik und Buchhaltung und helfen dabei, Geschäftsprozesse effizienter und sicherer zu gestalten. Noch besser ist es, wenn Sie eine Software nutzen, um Lieferscheinen zu erstellen und in Ihre digitale Buchhaltung einzubinden. Die automatische Datenübergabe- und elektronische Verarbeitungsmöglichkeiten ergeben zusätzliche Vorteile.
Alle Angaben ohne Gewähr.
FAQs
Was ist ein Lieferschein?
Lieferscheine (auch Warenbegleitschein) haben sich bei vielen Unternehmen als Begleitdokumente beim Versand von Waren bewährt. Sie informieren über den Inhalt einer Sendung und überbrücken die zeitliche Lücke bis zum Versand der Rechnung. Dadurch dienen Lieferscheine sowohl den Versendern als auch den Empfängern zur Optimierung betrieblicher Abläufe rund um den Warenein- und -ausgang.
Wie lange muss man einen Lieferschein aufbewahren?
Grundsätzlich gilt für Lieferscheine die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Dies gilt allerdings nur, wenn diese unabhängig von der Rechnung erstellt werden. Sind Lieferscheine Bestandteil einer Rechnung, müssen sie zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Lieferschein erstellt wurde.
Was muss auf einem Lieferschein stehen?
Es gibt kein Gesetz, das Lieferscheine beim Versand von Waren vorschreibt. Dementsprechend gelten auch keine Vorgaben zu Inhalt und Form eines Lieferscheins. Sinnvolle Angaben sind: Angaben zu Absender & Empfänger, Lieferscheinnummer, Auftrags- & ggf. Rechnungsnummer, Liefer- und Versanddatum, Art Menge und Beschreibung der gelieferten Ware sowie Hinweise auf mögliche Nachlieferungen & Eigentumsvorbehalt.
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