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Mahnungen: Inhalt, Ablauf & Muster | BuchhaltungsButler
Unbezahlte Kundenrechnungen beeinträchtigen die Liquidität des Unternehmens und bescheren der Buchhaltung zusätzliche Arbeit. Verstreichen Zahlungsfristen, müssen Kunden in Form von Mahnungen an ihre Pflicht zur Zahlung erinnert werden. Welche Angaben eine Mahnung enthalten muss, wie das Mahnverfahren abläuft und welche Maßnahmen Sie nach erfolgloser Mahnung ergreifen können, erklären wir im nachstehenden Artikel. Ebenso erfahren Sie, wie Sie das Risiko von Zahlungsausfällen und damit erforderliche Mahnungen bereits im Vorfeld minimieren können. Mit Hilfe unserer Vorlage können Sie Mahnungen außerdem schnell und einfach selbst erstellen.
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Was ist eine Mahnung und wann wird sie verschickt?
Für die Begleichung von Rechnungen gilt gem. § 286 (3) BGB eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen nach Zugang der Rechnung. Unternehmen können aber auch individuell kürzere oder längere Zahlungsfristen mit ihren Kunden vereinbaren und diese auf den Rechnungen entsprechend ausweisen. Wie Sie eine Mahnung schreiben, erfahren Sie im weiteren Verlauf des Artikels.
Mit einer Zahlungserinnerung oder Mahnung erinnern Unternehmen säumige Kunden an ihre Pflicht zur Zahlung eines Rechnungsbetrags.
Ob ein Kunde bereits durch das Verstreichen der Frist in Verzug gerät oder erst mit einer Mahnung in Verzug gesetzt wird, ist von verschiedenen Faktoren abhängig.
Zahlungsverzug bei Privatperson
Privatpersonen geraten erst nach Zustellung einer Mahnung in Verzug. Auf die Mahnung kann nur dann verzichtet werden, wenn bereits in der Rechnung
- das Zahlungsziel mit einem konkreten Datum benannt wird
- und in der Rechnung bereits auf die Folgen bei Nichtzahlung hingewiesen wird.
In diesem Fall gerät ein Privatkunde nach Verstreichen der Frist auch ohne Mahnschreiben in Verzug.
Zahlungsverzug bei Geschäftskunden
Im Gegensatz zu Privatpersonen geraten Geschäftskunden auch ohne ein Mahnschreiben automatisch in Verzug, wenn sie die gesetzliche Frist von 30 Tagen verstreichen lassen.
Auch wenn Sie keine individuellen Zahlungsvereinbarungen mit Kunden treffen, empfiehlt es sich, das gesetzliche Zahlungsziel von 30 Tagen auf der Rechnung zu vermerken. Nur so geraten Kunden, egal ob Geschäfts- oder Privatperson, auch ohne vorherige Zahlungserinnerung automatisch in Zahlungsverzug. Nennen Sie hierbei ein konkretes Fälligkeitsdatum anstelle von Pauschalangaben wie “30 Tage nach Erhalt der Rechnung”.
Von der Zahlungserinnerung bis zum gerichtlichen Mahnverfahren
Befindet sich ein Schuldner im Zahlungsverzug, ist der Gläubiger gem. § 286 BGB berechtigt ihn anzumahnen. Ob dies in Form eines Telefonats, eines Schreibens oder einer gerichtlichen Klage erfolgt, obliegt dem Gläubiger.
Das außergerichtliche Mahnverfahren
Bevor das Unternehmen seine Forderung gerichtlich einklagt, sollte stets eine Erinnerung an die Zahlung ausgesprochen und eine außergerichtliche Einigung angestrebt werden. Schließlich kann es viele, auch unbeabsichtigte oder gar unverschuldete, Ursachen für das Versäumnis geben.
Möglich wären:
- Der Kunde hat die Rechnung nicht erhalten.
- Die Rechnung wurde verlegt.
- Der Kunde steckt in Zahlungsschwierigkeiten.
Ein gut organisiertes betriebliches Mahnwesen gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, auf die verschiedenen Ursachen individuell zu reagieren.
Die Zahlungserinnerung oder Mahnung erfolgt in der Regel schriftlich und in einem mehrstufigen Verfahren. Zwar gibt es weder für diese Form noch das Vorgehen eine Vorschrift. Im Falle eines gerichtlichen Mahnverfahrens kann ein förmliches Schreiben jedoch als Beweis dienen.
Mahnung schreiben – Was muss in einer Mahnung stehen?
Damit eine Mahnung im Falle eines späteren gerichtlichen Mahnverfahrens rechtsgültig ist, sollte sie folgende Angaben enthalten:
- den Titel “Zahlungserinnerung” oder “Mahnung”
- aktuelles Datum
- Rechnungsnummer und -datum
- Bezug zur Rechnung mit Angabe des ursprünglichen Fälligkeitsdatums
- Ausstehender Betrag (Rechnungsbetrag, ggf. Mahngebühren oder Verzugszinsen)
- neues Zahlungsziel
Weitere Konsequenzen, die den Kunden bei Ignorieren des neuen Zahlungsziels erwarten, sollten ebenfalls angekündigt werden. Dies können Mahngebühren oder die Einleitung gerichtlicher Schritte sein.
Eine Mahnvorlage* können Sie hier runterladen.
*Die Angaben in der Vorlage wurden mir größter Sorgfalt recherchiert. Alle Angaben ohne Gewähr.
Zahlungserinnerung oder Mahnung: Was ist der Unterschied?
Die meisten Unternehmen wenden ein mehrstufiges Mahnwesen an, bevor sie das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Dabei wird als erstes häufig eine höfliche Zahlungserinnerung an den Kunden verschickt, die lediglich freundlich an die Fälligkeit des Rechnungsbetrags erinnert. Besonders taktvoll möchte ein Unternehmen unter Umständen mit neuen oder langjährigen Stammkunden umgehen. Um diese nicht zu verärgern und eine weitere Zusammenarbeit nicht zu gefährden, wird häufig die Zahlungserinnerung als erste Instanz gewählt.
Die erste Erinnerung kann aber auch in Form einer 1. Mahnung erfolgen. Rechtlich gesehen setzt unter Umständen erst eine Mahnung den Kunden in Verzug. Dies sollte bei der Wahl des Titels beachtet und individuell abgewägt werden.
Erfolgt nach der Zahlungserinnerung bzw. 1. Mahnung keine Zahlung durch den Kunden, wird in der Regel noch eine 2. und 3. Mahnung verschickt. Dies geschieht meist in einem Abstand von 8-14 Tagen. In der letzten Mahnung wird darauf hingewiesen, dass ein weiterer Verzug rechtliche Konsequenzen mit sich zieht.
Mahngebühren und Verzugszinsen berechnen
Die Erstellung von Mahnungen ist für den Betrieb mit einem Mehraufwand verbunden. Häufig berechnen Unternehmen deshalb Mahngebühren oder Verzugszinsen, wenn Forderungen nicht fristgerecht beglichen werden.
Nachstehende Gebühren können an den säumigen Kunden weiterbelastet werden:
- Aufwand für Papier & Porto (ca. 2,50€ je Mahnung)
- Gebühren für die Adressermittlung bei Umzug des Schuldners
- Rücklastschriftgebühren der Bank
- Mahnpauschale im B2B-Bereich in Höhe von 40€
- Verzugszinsen gem. § 288 BGB (für Verbraucher 5%, bei Geschäftskunden 8%)
Das gerichtliche Mahnverfahren
Bleibt das betriebliche Mahnwesen erfolglos, kann der Gläubiger das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Dies geschieht durch Beantragung eines Mahnbescheids beim zuständigen Mahngericht. Der Wohn- bzw. Geschäftssitz des Gläubigers ist hier maßgebend für die Zuständigkeit. Der Mahnbescheid kann
- schriftlich, auf offiziellem Vordruck
- online beim zuständigen Mahngericht
- oder über eine staatlich zertifizierte Mahnsoftware
beantragt werden. Letzteres empfiehlt sich lediglich für große Unternehmen mit entsprechend größerem Risiko von Zahlungsausfällen.
Nach Prüfung des Antrags, wird ein Mahnbescheid ausgestellt und dem Schuldner vom Gericht per Post zugestellt.
Das Mahngericht prüft lediglich die Vollständigkeit der Daten bei Antragstellung, jedoch nicht, ob die Forderung berechtigt ist. Der Versand des Mahnbescheids ist also keine Bestätigung für den Gläubiger, dass er im Recht ist.
Nach Erhalt des Mahnbescheids steht dem Schuldner ein zweiwöchiges Recht zum Widerspruch zu. Erfolgt der Widerspruch innerhalb der Frist, kann der Gläubiger daraufhin auf die Forderung verzichten oder Klage einreichen, um sein Recht einzufordern. Verstreicht die Frist hingegen, ohne dass eine Zahlung erfolgt, kann der Gläubiger innerhalb von sechs Monaten nach Zustellung des Mahnbescheids einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Aufgrund dieses Bescheids kann eine Zwangsvollstreckung vollzogen werden.
Für das gerichtliche Mahnverfahren entstehen zusätzlich hohe Gebühren wie Anwalts- und Gerichtskosten. Diese sind zunächst vom Gläubiger zu zahlen und können dem Schuldner nachträglich weiterbelastet werden.
Lassen sich Forderungsausfälle vermeiden?
Es gibt einige Möglichkeiten, um den Ausfall von Forderungen zumindest zu verringern.
- Eine Überprüfung der Bonität bringt dem Unternehmen Sicherheit. Dies gilt sowohl für die Zusammenarbeit mit neuen Kunden als auch eine regelmäßige Überprüfung von Stammkunden.
- Unternehmen können Forderungen ebenso an einen Factor verkaufen. Damit sichern Sie ihre Liquidität und machen zudem ein eigenes Mahnwesen unnötig.
- Für Unternehmen, die in Großprojekten arbeiten, kann die Vereinbarung von Teilzahlungen nach Abschluss von Projektabschnitten hilfreich sein, um Forderungsausfälle zumindest teilweise zu minimieren.
- Vorschussrechnungen sind ebenfalls eine alternative Zahlungsmethode, die bei großen Projekten mit hohen Auftragssummen zum Einsatz kommen.
Fazit
Es gibt viele Gründe, warum Forderungen nicht beglichen werden. Häufig genügt eine freundliche Erinnerung an die Fälligkeit einer Zahlung. In manchen Fällen müssen Zahlungen jedoch über Mahnungen oder gar ein gerichtliches Mahnverfahren eingefordert werden. Ein organisiertes Mahnwesen unterstützt das Unternehmen dabei, offene Zahlungen zu verringern und die Liquidität des Unternehmens zu sichern.
FAQs
Was muss in der ersten Mahnung stehen?
Jede Mahnung muss Angaben wie den Titel “Zahlungserinnerung” oder “Mahnung”, ein aktuelles Datum, die Rechnungsnummer und -datum, die ursprüngliche Fälligkeit, den ausstehenden Betrag und ein neues Zahlungsziel enthalten.
Ist die Zahlungserinnerung die erste Mahnung?
Ist es erforderlich, den Schuldner in Verzug zu setzen, ist eine Mahnung erforderlich. Befindet sich ein Schuldner bereits durch Verstreichen einer Fälligkeitsangabe in der Rechnung im Verzug, ist es egal ob das erste Anschreiben als Zahlungserinnerung oder Mahnung betitelt wird.
Wann sollte man eine 2. Mahnung schreiben?
Es gibt keine Vorgaben, in welchem Intervall Mahnungen verschickt werden müssen. Üblich ist ein Abstand von 8-14 Tagen, wenn auf die erste Aufforderung keine Zahlung erfolgt.
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