Vorlage zum Mitarbeitergespräch: So bereiten sich Führungskräfte optimal auf den Dialog mit Angestellten vor
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Vorlage Mitarbeitergespräch | BuchhaltungsButler
Unternehmer sind oft Geschäftsführer, Buchhalter und Führungskraft zugleich. Beim Umgang mit Personal ist besonderes Feingefühl gefragt. Ein wichtiges Instrument zum Führen von Angestellten sind Mitarbeitergespräche. Der regelmäßige konstruktive Austausch ist wichtig, denn er wirkt sich nicht nur auf die Leistung des Mitarbeiters aus, sondern fördert auch seine Zufriedenheit und stärkt die Bindung zum Unternehmen. Wir haben eine Vorlage mit Fragen für Vorgesetzte erstellt und geben Tipps, wie sie sich optimal auf ein Mitarbeitergespräch vorbereiten.
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Wichtige Grundlage der Zusammenarbeit
Mitarbeitergespräche dienen dem regelmäßigen Dialog zwischen Mitarbeitern und ihrem direkten Vorgesetzten. Sie werden in der Regel als 4-Augen-Gespräch geführt und finden ein- bis zweimal im Jahr statt. Diese Stetigkeit sorgt dafür, dass sich nicht zu viele Themen anstauen und mögliche Probleme zeitnah gelöst werden können.
In einem ruhigen und ungezwungenen Rahmen sollen hier Herausforderungen aus dem Arbeitsalltag besprochen werden, die sonst in der täglichen Hektik untergehen würden. Mitarbeiter und Arbeitgeber können sich zudem gegenseitig Feedback geben, um so Veränderungen herbeizuführen oder positive Entwicklungen zu verstärken. Oft werden in Mitarbeitergesprächen auch Themen wie die Bewertung von Mitarbeiterleistungen oder Vereinbarung von Zielen besprochen.
Für viele Unternehmen sind sie deswegen ein wichtiges Instrument, um Angestellte zu lenken und ihre Leistungsfähigkeit im Unternehmen zu stärken. Aber es steckt weit mehr Potenzial in Mitarbeitergesprächen: Der regelmäßige konstruktive Austausch wirkt sich positiv auf die Arbeitszufriedenheit und die Mitarbeiterbindung aus. Deswegen sind auch die persönlichen und fachlichen Entwicklungsmöglichkeiten oder die Verbesserung von Arbeitsumgebung und Zusammenarbeit ein wichtiger Baustein beim Mitarbeitergespräch.
Anlässe: “Das” Mitarbeitergespräch gibt es nicht
Neben regelmäßigen Terminen zum allgemeinen Austausch können Mitarbeitergespräche auch zu bestimmten Anlässen stattfinden. Neben Leistungsbeurteilungs- und Zielvereinbarungsgesprächen können zum Beispiel berufliche Meilensteine wie
- Beurteilung,
- Probezeitende,
- Beförderung,
- Kündigung, sowie
- Weiterentwicklung & Förderung,
- Kritik oder die Würdigung herausragender Leistungen oder
- Lohn- und Gehaltsverhandlungen
der Ausgangspunkt für ein Gespräch sein.
Mitarbeiter bringen oftmals bei den turnusgemäßen Mitarbeitergesprächen die Frage nach einer Lohnerhöhung zur Sprache. Gehaltsverhandlungen sollten nicht Bestandteil eines “normalen” Mitarbeitergesprächs sein. Wenn das Thema aufkommt, schlagen Sie einen separaten Termin vor, damit Sie sich in einem angemessenen Zeitrahmen damit beschäftigen können.
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Mitarbeitergespräche sorgfältig vorbereiten
Ein positiver Gesprächsverlauf ist wichtig für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch. Das ist aber nicht immer so einfach, schließlich treffen zwei Personen mit unterschiedlichen Charakteren, Erfahrungen, Motiven und Zielen aufeinander.
Je nach Thema und zwischenmenschlicher Beziehung kann der Dialog für den Mitarbeiter mit Stress verbunden und auch für die Führungskraft herausfordernd sein. Eine gute organisatorische und inhaltliche Vorbereitung hilft dabei, die Rahmenbedingungen für einen entspannten und erfolgreichen Dialog zu schaffen.
Organisation
Eine gute Organisation eines Mitarbeitergesprächs ist die Grundvoraussetzung, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Mit Ihrer Sorgfalt bei der Vorbereitung können Sie zudem die Wertschätzung für Ihren Mitarbeiter zum Ausdruck bringen und mögliche Hemmschwellen abbauen.
Termin: Versenden Sie die Einladung zum Gespräch rechtzeitig. Darin sollten Sie bereits den konkreten Anlass des Gesprächs benennen. So schaffen Sie von Beginn an Klarheit über Inhalt und Ziel der Unterredung und geben Ihrem Mitarbeiter eine faire Möglichkeit zur Vorbereitung.
Zeitrahmen: Planen Sie genügend Zeit für das Gespräch ein und halten Sie sich an den genannten Zeitrahmen. Eine Stunde ist in den meisten Fällen ausreichend, maximal sollte ein Mitarbeitergespräch 90 Minuten dauern.
Räumlichkeiten: Mitarbeitergespräche sollten in einem geschützten Raum stattfinden, um einen vertrauensvollen Rahmen zu schaffen und die Privatsphäre zu schützen. Denken Sie daran, rechtzeitig einen Raum zu buchen. Achten Sie besonders auf faire Sitzverhältnisse, ein runder Besprechungstisch in einem separaten Raum ist besser als ein Frontalgespräch im Büro. Stellen Sie benötigte Unterlagen und Hilfsmittel wie Notizblock und Stift oder einen Flipchart bereit. Ein Getränk und ein Snack können dabei helfen, die Atmosphäre aufzulockern.
Weitere Rahmenbedingungen: Sorgen Sie im Vorfeld unbedingt auch dafür, dass Sie das Mitarbeitergespräch in Ruhe und ohne Störungen führen können. Eliminieren Sie alle Ablenkungen (wie beispielsweise das Handy) oder weisen Sie Ihren Assistenten an, keine Unterbrechungen zuzulassen.
Gesprächsinhalt
Bereiten Sie das Mitarbeitergespräch mit Blick auf Thema und Ziel gründlich vor. Berücksichtigen Sie nicht nur, was Sie selbst erreichen wollen, sondern auch, welche Ziele rechtlich möglich und persönlich zumutbar sind. Bedenken Sie auch, dass Ihr Mitarbeiter mit eigenen Zielen in das Gespräch geht– diese werden nicht immer mit den Unternehmenszielen zusammenpassen. Überlegen Sie sich deswegen ein Minimal- und Maximalziel sowie Teil- oder Alternativziele, damit Sie flexibler auf den Gesprächsverlauf reagieren können. Am Ende des Gesprächs sollten beide Gesprächspartner zumindest ein Ziel oder Teilziel erreichen, damit sie zufrieden aus dem Gespräch gehen.
Um Ihre Position zu verdeutlichen, überlegen Sie sich im Vorfeld, welche Argumente für Ihren Standpunkt sprechen. Bedenken Sie dabei auch mögliche Einwände Ihres Mitarbeiters und erwägen Sie, inwiefern Sie auf diese eingehen oder sie entkräften können. Strukturieren Sie Ihre Argumente. Eine klar gegliederte Argumentation hilft dabei, die Ziele während des Gesprächs nicht aus dem Auge zu verlieren.
Wichtig bei der inhaltlichen Vorbereitung ist auch eine Analyse der Beziehungsebene. Auch wenn Sie das Gespräch optimalerweise auf der Sachebene führen, sind Emotionen bei der Kommunikation zwischen zwei Menschen normal. Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken über die Einstellung Ihres Mitarbeiters zu Ihnen als Vorgesetzten, seine Erfahrungen aus früheren Gesprächen, seine persönliche Situation und Sichtweisen, damit Sie nicht auf unerwartete Widerstände treffen oder von Emotionen überrascht werden.
Aufbau eines Mitarbeitergesprächs
Jedes Mitarbeitergespräch ist anders. Verschiedene Themen können eine andere Vorgehensweise beim eigentlichen Kern des Gesprächs erfordern. Der grundsätzliche Ablauf ist jedoch immer derselbe. Dem Gespräch eine Struktur zu verleihen, hilft Ihnen und dem Mitarbeiter, sich nicht zu verzetteln, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und den Zeitrahmen einzuhalten.
- Begrüßung
Die erste Phase ist besonders wichtig, um eine ungezwungene und entspannte Atmosphäre zu schaffen und möglichen negativen Erwartungshaltungen entgegenzutreten. Nachdem Sie den Mitarbeiter begrüßt und ihm einen Platz angeboten haben, umreißen Sie den Zweck des Gesprächs, nennen die einzelnen Besprechungspunkte und den Zeitrahmen. - Evaluation
In dieser Phase haben der Mitarbeiter und Sie selbst die Möglichkeit, ihre Sichtweisen darzulegen. Zuerst sollte der Mitarbeiter die Möglichkeit haben, eine eigene Einschätzung zu geben. Über seine Zufriedenheit und Erfolge zu berichten oder Probleme und Herausforderungen bei der Arbeit anzusprechen. Danach schildern Sie Ihre Sichtweise zu vergangenen Leistungen, Projekten und der Erreichung von Zielen. Sie können dabei die Mitarbeitersicht bestätigen oder korrigieren sowie Erfolge und Herausforderungen herausarbeiten. Wichtig ist, zum Abschluss die positiven Leistungen herauszustellen und anzuerkennen. - Kerngespräch
Diese Phase des Gesprächs dient dazu, Vereinbarungen zu treffen. Je nach Gesprächszweck können diese die Planung und Zielsetzung betreffen, die Zusammenarbeit oder auch Perspektiven, Weiterentwicklung oder Förderung des Mitarbeiters. Ermutigen Sie Ihren Mitarbeiter, Erwartungen und Bedürfnisse offen zu besprechen und tun Sie dies selbst auch. Indem Sie die Ziele gemeinsam mit dem Mitarbeiter erarbeiten, erhöhen Sie die Akzeptanz und die Erreichung der Ziele. - Abschluss
In der abschließenden Phase fassen Sie noch einmal alle Punkte zusammen und legen Maßnahmen für die Nachverfolgung der Ziele fest. Hier können Sie, wenn nötig, auch einen Folgetermin setzen. Wenn keine Fragen mehr offen sind, verabschieden Sie sich von Ihrem Mitarbeiter und bieten Sie ihm in diesem Zuge noch einmal ausdrücklich Ihre Unterstützung an.
Fragen-Vorlage für Führungskräfte (Download)
Fragen sind ein wertvolles Instrument, um ein Mitarbeitergespräch zu strukturieren und zu steuern. Sie können eine offene Kommunikation fördern und zu einer positiven Gesprächsatmosphäre beitragen. Und natürlich sind die Antworten der Schlüssel zur Entwicklung von Mitarbeiter und Unternehmen. Fragen Sie Ihren Mitarbeiter zum Beispiel aktiv nach Erfolgen, Herausforderungen oder möglichen Verbesserungen, wie er seine Rolle im Unternehmen einschätzt oder wie er seinen Arbeitsplatz effektiver organisieren könnte.
Welche Fragen Sie in den verschiedenen Phasen des Mitarbeitergesprächs stellen können, haben wir in einer Vorlage für Führungskräfte zusammengestellt. Diesen Fragebogen können Sie hier kostenlos herunterladen.
Nachbereitung
Mit dem Mitarbeitergespräch allein ist die Führungsarbeit nicht getan. Wie andere Besprechungen werden diese normalerweise protokolliert. Das Protokoll sollten Sie zeitnah nach dem Gespräch anfertigen, damit neben den besprochenen Themen und den getroffenen Vereinbarungen auch die Details (z. B. angesprochene Probleme und Bedenken, positive Aspekte, Wünsche und Verbesserungsvorschläge) nicht vergessen werden.
Sie sind zudem dafür verantwortlich, die besprochenen Maßnahmen (z. B. interne Fortbildungen buchen) einzuleiten und die Umsetzung der Vereinbarungen nachzuhalten. Für eine positive Entwicklung unterstützen Sie den Mitarbeiter während des gesamten Prozesses bis zum nächsten Mitarbeitergespräch.
Für die persönliche Entwicklung als Führungskraft lohnt es sich, den Gesprächsverlauf zu reflektieren, positive und negative Momente zu identifizieren und zu überlegen, wie das nächste Gespräch besser laufen könnte.
6 Tipps für erfolgreiche Gespräche
- Zeit nehmen: Nehmen Sie sich genug Zeit für das Gespräch mit Ihrem Mitarbeiter, aber bleiben Sie im Rahmen. Nennen Sie den Zeitrahmen und die Besprechungspunkte zu Beginn. Vereinbaren Sie lieber einen Folgetermin, wenn während des Gespräches weitere wichtige Besprechungsthemen aufkommen.
- Respekt erweisen: Mitarbeitergespräche sind eine ausgezeichnete Möglichkeit, Ihrem Mitarbeiter Ihre Wertschätzung zu zeigen. Schenken Sie ihm während des Gesprächs Ihre volle Aufmerksamkeit und sorgen Sie für eine störungsfreie Zeit. Gehen Sie auf die Bedürfnisse und Bedenken Ihres Mitarbeiters ein und suchen Sie gemeinsam nach Lösungen.
- Aktiv zuhören: Lassen Sie Ihren Gesprächspartner ausreden, fragen Sie aber bei Unklarheiten nach. Dadurch können Sie Missverständnisse vermeiden und zeigen Ihr ehrliches Interesse.
- Offen & ehrlich sein: Sichtweisen, Meinungen und Motive offen aussprechen, schafft Glaubwürdigkeit. Besonders in schwierigen Gesprächen kann dies die Akzeptanz des Gesprächspartners erhöhen.
- Positiv kommunizieren: Vermeiden Sie negative Begriffe wie “müssen” oder “sollen” und Generalisierungen wie “immer” oder “nie”. Konzentrieren Sie sich auf das Sachthema, auch wenn es persönlich wird. Formulieren Sie insbesondere bei Kritik positive Aussagen, statt mit Beschuldigungen Ihre Machtposition zu zeigen. Das gelingt am besten, indem Sie Ich-Botschaften senden .
- Win-Win-Situation schaffen: Achten Sie bei jedem Gespräch darauf, dass beide Personen aus dem Gespräch einen Erfolg mitnehmen. So vermeiden Sie Frustration beim Mitarbeiter und unterstützen die konstruktive Zusammenarbeit.
Fazit: Gute Vorbereitung ist die halbe Miete beim Mitarbeitergespräch
Mitarbeitergespräche sind ein bedeutendes Führungsinstrument und wichtig für den konstruktiven Austausch zwischen Vorgesetzten und Führungskraft. Basierend auf einer offenen und positiven Kommunikation fördern sie die Zufriedenheit der Mitarbeiter und stärken deren Bindung ans Unternehmen. Mit einer sorgfältigen inhaltlichen und organisatorischen Vorbereitung können Führungskräfte viel zu einem positiven Verlauf und zum Erfolg des Gesprächs beitragen.
Alle Angaben ohne Gewähr.
FAQs
Wie kommuniziere ich in einem Mitarbeitergespräch?
Verlaufen Mitarbeitergespräche gut, können sie die Zufriedenheit von Mitarbeitern fördern. Führungskräfte sollten deswegen positiv mit ihren Mitarbeitern kommunizieren und ihnen ihre Wertschätzung zeigen. Vermeiden Sie negative Formulierungen (“sollen” oder “müssen”) und Generalisierungen („nie“, „immer“) und geben Sie ein konkretes Feedback aus der Ich-Perspektive. Auch Fragen sind ein Mittel, um eine offene Kommunikation und eine positive Atmosphäre zu schaffen.
Was frage ich bei einem Mitarbeitergespräch?
Mitarbeitergespräche dienen dem konstruktiven Austausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern. Um den Gesprächseinstieg zu erleichtern, können Sie den Mitarbeiter fragen, ob ihm etwas Bestimmtes auf der Seele brennt. Danach können Sie beispielsweise mit Fragen herausfinden, ob der Mitarbeiter mit seiner aktuellen Position zufrieden ist, an welchen Projekten er arbeitet, welche Erfolge und Herausforderungen er in den letzten Monaten hatte oder wie Sie ihn persönlich oder unternehmensseitig unterstützen können.
Was bespricht man in einem Mitarbeitergespräch?
Ein Mitarbeitergespräch kann viele Themen ansprechen: Arbeit und Leistung des Mitarbeiters, die Zusammenarbeit im Team und mit Vorgesetzten, Ziele und Perspektiven oder das Gehalt. Ein wichtiger Teil ist die Analyse der aktuellen Situation, in der Mitarbeiter und Vorgesetzte ihre Sichtweise zum jeweiligen Thema darstellen. Als Vorbereitung sollten Sie die wichtigsten Punkte formulieren, zum Beispiel Erfolge und Problemfelder, Kompetenzen und Schwächen, Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten oder Kritikpunkte.
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