Peppol und E-Rechnung: Welche Rolle das internationale Übertragungsnetzwerk spielt
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E-Rechnung und Peppol | BuchhaltungsButler
Ab 2025 müssen Unternehmen im B2B-Geschäftsverkehr E-Rechnungen empfangen und versenden können. Ein möglicher Übertragungsweg ist Peppol. In der öffentlichen Verwaltung ist das Netzwerk bereits seit 2020 Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch. Wie Peppol funktioniert, welche Vorteile es hat und was Sie für einen Peppol-Zugang benötigen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Was ist Peppol und wofür wird es verwendet?
Mit Peppol (kurz für Pan-European Public Procurement Online) haben Unternehmen die Möglichkeit, elektronische Dokumente auszutauschen. Das internationale Netzwerk ermöglicht die direkte elektronische Kommunikation zwischen den Teilnehmern, die automatisiert Geschäftsdokumente wie
- Bestellungen,
- Aufträge,
- Verträge oder
- Rechnungen
austauschen können.
Ursprünglich wurde Peppol für die elektronische Datenübertragung zwischen Unternehmen und staatlichen Stellen in Europa entwickelt, um grenzüberschreitende elektronische Beschaffungsprozesse (E-Procurement) zu vereinfachen. Heute kann es auch im B2B-Bereich eingesetzt werden und gewinnt weltweit immer mehr Nutzer aus verschiedenen Bereichen.
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Funktionsweise des Netzwerks
Die Datenübertragung mit Peppol basiert auf dem sogenannten “4-Corner.Modell”. Teilnehmer sind dabei nicht direkt an das Netzwerk angebunden, sondern über einen sogenannten Access Point. Diese Access Points werden von zertifizierten Dienstleistern (Service Providern) bereitgestellt, welche die technische Anbindung an das Peppol-Netzwerk ermöglichen und den sicheren Datenaustausch übernehmen (AS4-Protokoll). Das System ermöglicht eine sichere Datenübertragung in einem Netzwerk, das jeden mit jedem verbindet.
4 Schritte für die Übertragung:
- Der Absender verschickt sein Dokument unter Angabe der Empfängerdaten (Peppol-ID) an das Netzwerk.
- Der Service Provider des Absenders empfängt das Dokument und sendet es an den Access Point des Empfängers.
- Der Access Point des Empfängers leitet das Dokument an den Empfänger weiter.
- Der Empfänger kann das Dokument abrufen.
Als Grundlage für die Kommunikation wurde die „Universal Business Language“ (UBL) festgelegt. Um eine schnelle und einfache Datenübertragung zwischen Service-Providern und Endbenutzern zu ermöglichen und deren Kompatibilität zu gewährleisten, hat Peppol zudem eine Reihe technischer Spezifikationen und Standards (PEPPOL Business Interoperability Specifications, kurz Peppol BIS) festgelegt.
Die Nutzung des Peppol-Netzwerks ist für Organisationen und Unternehmen grundsätzlich kostenlos, es können jedoch Gebühren für den technischen Zugang über einen Access-Point anfallen.
Peppol für E-Rechnungen nutzen
Peppol unterstützt verschiedene Nachrichtenformate, welche die Übermittlung verschiedener Geschäftsdokumente ermöglichen. Dabei handelt es sich um XML-Dateien, für die je nach Art spezifische Anforderungen an Struktur und Inhalt gelten.
Eines der am häufigsten genutzten Nachrichtenformate ist das E-Rechnungsformat “Peppol BIS Billing”. Damit lassen sich sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD-Rechnungen versenden, sofern deren Format den Anforderungen und Spezifikationen von Peppol entspricht. Für Unternehmen bietet das Peppol-Netzwerk dadurch eine rechtskonforme Möglichkeit, E-Rechnungen nach den Vorgaben der EN 16931 zu übermitteln.
Die Nutzung von Peppol ist im B2B keine Pflicht. Unternehmen können E-Rechnungen auch per Mail, über verschiedene Online-Tools oder andere Programme, welche die EN 16931 erfüllen, versenden. Öffentliche Auftraggeber sind dagegen seit 2023 zu einer Peppol-Anbindung verpflichtet.
Vorteile für Unternehmen und öffentliche Auftraggeber
Peppol hat einen großen Vorteil gegenüber anderen Übertragungsmöglichkeiten: Die vollständige maschinelle Verarbeitung erlaubt es, große Mengen an E-Rechnungen medienbruchfrei zu übertragen. Das bedeutet: Als Teilnehmer können Sie Dokumente aus verschiedenen Systemen importieren und exportieren. Das macht Peppol vor allem für Unternehmen interessant, die große Datenmengen bewältigen und die Automatisierung vorantreiben wollen.
Weitere Vorteile im Überblick:
- Keine bilateralen Absprachen durch Standardisierung
- Einfache Anbindung über Access Point
- Sicherheit und Transparenz
- Schnelle Zustellung vieler verschiedener Dokumententypen
- Massenexport von Rechnungen
- Reduzierung von Fehlerquellen durch Automatisierung
- Kostengünstig
So kommen Sie an Ihren Peppol-Zugang
Um mit Peppol E-Rechnungen zu empfangen oder zu versenden, benötigen Sie einen Access Point. Es gibt verschiedene Service-Provider weltweit, die Access Points betreiben.
Für den Zugang zum Peppol-Netzwerk registrieren Sie Ihr Unternehmen bei einem Service Provider Ihrer Wahl. Dafür sind ein Identifikationsdokument und die Umsatzsteuernummer notwendig. Nach der Validierung erhalten Sie Ihre Peppol-ID, über die Sie andere Teilnehmer eindeutig identifizieren können. Nun können Sie bereits E-Rechnungen über die Plattform des Access Points versenden.
Unternehmen, die E-Rechnungen empfangen möchten, müssen sich noch in einem Routingverzeichnis (SMP-Server) registrieren und verschiedene Metadaten (bspw. zu Access Point und Art der zu empfangenden Dokumente) hinterlegen. Das erleichtert die Nachrichtenzustellung und macht die Teilnehmer im Netzwerk einfacher auffindbar.
Die Bundesverwaltung stellt mit den beiden Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE eigene Access Points bereit. Dort können sich Unternehmen registrieren, um Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu versenden.
Fazit: Mit Peppol E-Rechnungen einfach und sicher übertragen
Ab 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen senden und empfangen können. Peppol ist ein einfacher und sicherer Übertragungsweg für alle, die regelmäßig große Mengen von E-Rechnungen übermitteln müssen. Das internationale Netzwerk ermöglicht den standardisierten elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlicher Verwaltung und spielt durch die kommende E-Rechnungspflicht eine zunehmend wichtige Rolle im B2B-Verkehr.
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