Gliederung
Software richtig bilanzieren & abschreiben | BuchhaltungsButler
Egal, ob Shop-Systeme, Datenmanagementsysteme oder umfangreiche ERP-Systeme: Softwarelösungen gehören inzwischen in den Geschäftsalltag eines jeden Unternehmens. Die buchhalterische Behandlung von Software wirft jedoch viele Fragen auf. Diese klären wir im nachstehenden Beitrag. Sie erfahren, wie Software bilanziert wird und welche Vorschriften für die Abschreibung von Software gelten. Außerdem zeigen wir mithilfe von Beispielen, wie Software buchhalterisch erfasst wird.
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Verschiedene Software-Lösungen – unterschiedliche Regeln: Was gilt wofür?
Sprechen wir von Software, sind damit unterschiedliche Lösungen gemeint. Diese müssen klar voneinander abgegrenzt werden, denn es gelten unterschiedliche Regeln für ihre Bilanzierung.
Firmware, Betriebssysteme und Systemsoftware vs. Anwendungssoftware
Bei der Firmware handelt es sich zwar um eine Software. Diese ist jedoch funktional fest mit der Hardware verbunden. Ohne die entsprechende Firmware funktioniert die Hardware nicht. Aus diesem Grund wird die Firmware (z. B. Druckertreiber) der Hardware zugeordnet und als materielles Anlagevermögen aktiviert. Gleiches gilt für Betriebssysteme und Systemsoftware, die nicht von der Hardware trennbar sind und auch nicht einzeln veräußert werden können.
Anwendungssoftwares erfüllen im Gegensatz zu Systemsoftwares oder Betriebssystemen einen bestimmten Zweck. Sie helfen dabei, eine konkrete Aufgabe zu erfüllen. Sie gehören zu keiner Hardware und können einzeln veräußert werden. Zur Anwendungssoftware gehören zum Beispiel Softwarelösungen, wie ein CMS-System, ein Bildbearbeitungsprogramm oder eine Buchhaltungssoftware. Diese zählen zu den immateriellen Vermögensgegenständen und werden als solche in der Bilanz aktiviert.
Gekaufte vs. selbst erstellte Software
Für die vorab genannte Anwendungssoftware gilt ein Aktivierungsgebot, wenn es sich um käuflich erworbene Ware handelt. Ein Wahlrecht zur Aktivierung besteht hingegen für selbst erstellte Anwendungssoftware für den Eigenbedarf. Gleiches gilt bei der Beauftragung eines Dritten mit der Erstellung einer individuellen Software für das Unternehmen.
Auch der Erwerb von Lizenzen für die Nutzung einer Standardsoftware ist aktivierungspflichtig. Werden vom Unternehmen jedoch monatlich mietähnliche Kosten (Abo) für die begrenzte Nutzung einer Software gezahlt, erfolgt keine Bilanzierung. Die wiederkehrenden Kosten sind dann als Betriebsausgaben zu verbuchen.
Aktivierung von Anschaffungs- oder Herstellungskosten
Ob Software mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten aktiviert wird, hängt davon ab, ob das Unternehmen diese entgeltlich erwirbt oder selbst herstellt.
Bezieht das Unternehmen die Software auf Rechnung, so werden die auf der Rechnung ausgewiesenen Anschaffungskosten aktiviert. Gleiches gilt für Anschaffungsnebenkosten, die dem Produkt direkt zugeordnet werden können. Hierzu gehören zum Beispiel Implementierungskosten oder Schulungskosten für Mitarbeiter.
Selbst erstellte Software oder solche, die von Dritten über einen Dienstleistungsvertrag für das Unternehmen erstellt wird, wird mit den Herstellungskosten aktiviert. Allerdings besteht hier handelsrechtlich ein Wahlrecht zur Aktivierung für das Unternehmen, keine Bilanzierungspflicht.
Gehört Software zum Anlage- oder Umlaufvermögen?
Eine vom Unternehmen gekaufte Software wird im Anlagevermögen aktiviert. Hierbei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen materiellen oder immateriellen Vermögensgegenstand handelt. Im Umlaufvermögen wird Software nur dann erfasst, wenn es sich um ein Produkt handelt, das für einen bestimmten Auftraggeber erstellt oder bezogen wurde und an diesen veräußert wird.
Warum ist Software kein Umlaufvermögen?
Per Definition gehören diejenigen Wirtschaftsgüter zum Anlagevermögen, die dazu bestimmt sind, dauerhaft dem Geschäftsbetrieb zu dienen. Bei der im Unternehmen eingesetzten Software handelt es sich trotz kurzer Nutzungsdauer (siehe untenstehende Tabelle) um ein solches Wirtschaftsgut. Sie ist nicht vergleichbar mit Gütern, die zur Produktion benötigt werden oder zum Verkauf bestimmter Handelswaren, die nur kurzfristig im Unternehmen verbleiben.
Abschreibung von Software
Wird Software als Anlagevermögen im Unternehmen aktiviert, dann gelten die Vorschriften zur Abschreibung gemäß § 253 (3) HGB für diese Vermögensgegenstände. Sowohl materielle als auch immaterielle Wirtschaftsgüter sind demnach nach ihrer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer linear abzuschreiben.
Die Nutzungsdauer für Software kann dabei, je nach Programm, variieren. So kann eine einfache Anwendersoftware bereits nach kurzer Zeit veraltet sein, weil digitale Technologien stets erneuert und verbessert werden. Ein ERP-System hingegen kann mit entsprechenden Updates über einen längeren Zeitpunkt im Unternehmen Anwendung finden.
Für die unterschiedlichen Programme gelten die nachstehenden Nutzungsdauern:
| Nutzungsdauer | Programme |
| 3 Jahre | Anwendersoftware, Standardsoftware, Dokumentationssoftware, Dokumentenmanagementsystem, Archivierungssoftware, Individualsoftware, Website, Onlineshop, Lizenz, Grafik- und Layoutprogramm |
| 5 Jahre | ERP-System, CAD-Systeme, Data-Warehouse-System |
| 10 Jahre | Systemsoftware, Individualsoftware |
Unternehmer können unterschiedliche Abschreibungsmöglichkeiten in Betracht ziehen:
- Lineare Abschreibung über mehrere Nutzungsjahre
- Sofortabschreibung von Software gem. Digital-AfA
- Abschreibung als GWG bei entsprechender Eignung
Viele Unternehmen nutzten in der Vergangenheit die Chance, Software als geringwertiges Wirtschaftsgut abzuschreiben, wenn die Anschaffungskosten max. netto 800€ betrugen. Allerdings kann das in der Praxis dazu führen, dass Unternehmen sich für die Anschaffung günstigerer Produkte entscheiden, um den Steuervorteil der Sofortabschreibung nutzen zu können. Hochpreisige Investitionen werden womöglich aufgrund der Vorgabe zur planmäßigen Abschreibung direkt ausgeschlossen.
Denkbar ist eine außerplanmäßige Abschreibung nach einem verfrühtem Austausch von Software aufgrund von immer schnelleren technologischen Fortschritten für das Unternehmen.
Digital-AfA vs. Abschreibung als GWG
Seit der Einführung der Digital-AfA (anwendbar für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden) ist es für Unternehmen möglich, Computer, Laptops sowie diverse Hard- & Software über nur ein Jahr abzuschreiben. Anders als bei der Abschreibung eines GWG ist die Höhe der Anschaffungskosten hierbei nicht von Bedeutung.
Mit dem Schreiben vom 22.02.2022 zur Digital-AfA hat das Bundesfinanzministerium sein ursprüngliches Schreiben dahingehend ergänzt, dass die Abschreibung der Anschaffungskosten im Jahr der Anschaffung in voller Höhe vorgenommen werden darf. Für “digitale Wirtschaftsgüter” wird die Abschreibung als GWG damit uninteressant.
Buchen von Anschaffungskosten und Abschreibung für Software
Die Aktivierung von entgeltlich erworbener Software im Anlagevermögen erfolgt mit den Anschaffungskosten. Eventuell anfallende Kosten für die Implementierung werden den Anschaffungsnebenkosten zugeordnet und ebenfalls aktiviert.
Beispiel:
Für die Mitarbeiter Ihrer Firma schaffen Sie zum 01.05.2022 eine neue Projektmanagement-Software an. Für die Software zahlen Sie 1.500€. Zusätzlich fallen Kosten für Nutzerkonfigurationen in Höhe von 500€ an. Sie aktivieren die Anschaffungskosten sowie die Kosten für die Konfiguration der Nutzer.
| s | 0027; EDV-Software | 19% VSt. | 2.000€* |
| h | 1200; Bank | 2.000€ |
Sie entscheiden sich, die Software nach der Digital-AfA abzuschreiben.
| s | 4822; Abschreibung auf immaterielle Vermögensgegenstände | 1.680,67€ |
| h | 0027; EDV-Software | 1.680,67€ |
Fazit
Digitale Wirtschaftsgüter sind heutzutage ein wichtiger Bestandteil für jedes Unternehmen. Es ist daher unerlässlich, sich damit zu beschäftigen, wie diese korrekt erfasst und abgeschrieben werden. Zum einen muss zwischen der Aktivierung von Software als materieller und immaterieller Vermögensgegenstand unterschieden werden. Zum anderen muss ein Unternehmer wissen, welche Kosten zu aktivieren sind. Um steuerliche Vorteile nutzen zu können, ist es außerdem ratsam, die unterschiedlichen Optionen zur Abschreibung zu kennen und abzuwägen, welche Methode zu bevorzugen ist.
FAQs
Wie wird Software bilanziert?
Software wird als immaterielles Anlagevermögen in der Bilanz dargestellt. Gekaufte Software wird mit den Anschaffungskosten bilanziert, selbst erstellte hingegen mit den Herstellungskosten.
Wie wird Software abgeschrieben?
Als Vermögensgegenstand des Anlagevermögens gelten für Software die gesetzlichen Vorschriften zur Abschreibung über eine gewisse Nutzungsdauer. Außerdem ist dank der Digital-AfA eine Sofortabschreibung möglich. Sind die Voraussetzungen gegeben, kann auch eine Abschreibung als GWG in Betracht gezogen werden.
Wie muss eine Software verbucht werden?
Anwendungssoftware wird als immaterieller Vermögensgegenstand gebucht. Beim Erwerb gegen Entgelt werden hierbei die Anschaffungskosten zzgl. der Anschaffungsnebenkosten angesetzt.
Ist Software ein GWG?
Software kann ein geringwertiges Wirtschaftsgut sein, wenn die Voraussetzungen gegeben sind und der Wert der Software zwischen netto 250€ und 800€ liegt. Aufgrund der Digital-AfA wird die Abschreibung für Unternehmen jedoch uninteressant.
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