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Steuernummer, Steuer-ID und Umsatzsteuer-ID – das sind die Unterschiede

Susanne W.

13. September 2024

•6 Minuten Lesedauer

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Steuernummern im Überblick | BuchhaltungsButler

Steuerzahler in Deutschland müssen zahlreiche Vorschriften beachten und mit einer Vielzahl von Steuernummern jonglieren. Steuer-ID, persönliche und betriebliche Steuernummern oder Umsatzsteuer-IDs. Aber welche Nummer ist wofür? Gerade Gründer oder Selbstständige können da schnell den Überblick verlieren. Hier erfahren Sie, welche Steuernummern es gibt, wozu Sie sie benötigen und wie Sie sie unterscheiden.

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Um Ordnung im Administrationsdschungel zu bewahren, hat die Finanzverwaltung verschiedene Identifikationsmerkmale geschaffen, die Steuerpflichtige bei den Besteuerungsverfahren eindeutig identifizieren sollen. Nach §139a AO gibt es vier wesentliche Steuernummern:

Eine Steuernummer wird jeder natürlichen oder juristischen Person vom Finanzamt zugeteilt. Natürliche Personen erhalten darüber hinaus eine persönliche Steuer-ID. Eine Umsatzsteuer-ID erhalten alle Unternehmen, die Geschäfte außerhalb Deutschlands tätigen. Die Wirtschafts-Identifikationsnummer für alle wirtschaftlich tätigen natürlichen und juristischen Personen wird bisher noch nicht vergeben.

Natürliche Personen in Deutschland erhalten seit 2008 eine persönliche Steueridentifikationsnummer (auch “Tax Identification Number”). Sie ist ein wichtiges Ordnungsmerkmal beim Finanzamt, es kann jeden Steuerzahler anhand dieser Nummer eindeutig identifizieren. Das Finanzamt speichert unter der Steuer-ID verschiedene Daten über den Steuerzahler, zum Beispiel: Name, Geburtstag, Geschlecht, Geburtsort oder die aktuelle Adresse. Zudem werden dort alle steuerrelevanten Informationen zu einer Person, wie zum Beispiel Steuererklärungen oder förderfähige Riester-Verträge, hinterlegt. 

Die Steuer-ID wird bei der Geburt vom Finanzamt vergeben und per Post zugeschickt. Sie bleibt ein Leben lang unverändert. Anders als die persönliche Steuernummer ändert sie sich nicht bei Wohnsitzwechsel oder Hochzeit. Die Nummer wird beim Tod eines Steuerzahlers nicht einfach gelöscht. Sie kann bei Bedarf auch bis zu 20 Jahre länger bestehen, um die steuerlichen Erbangelegenheiten abzuwickeln.

Langfristig soll die steuerliche Identifikationsnummer die finanzamtsbezogene persönliche Steuernummer ersetzen. Viele Dienstleistungen des Finanzamts wie die elektronische Einkommensteuererklärung oder die elektronische Lohnsteuerkarte können bereits nur noch mit der Steuer-ID abgewickelt werden.

Persönliche Steuer-ID verlegt? Sie können Ihre Steueridentifikationsnummer ganz einfach herausfinden: Die Nummer befindet sich auf Einkommensteuerbescheiden, Lohnsteuerbescheinigungen oder anderen Schreiben vom Finanzamt. Sie können Ihre Steuer-ID aber auch beim Bundeszentralamt für Steuern online, per Mail oder Post abfragen. Sie kommt dann per Post zu Ihnen nach Hause.

Die Steuer-ID ist elfstellig, besteht aus vier Ziffernblöcken und wird nach dem Zufallsprinzip erstellt. Sie lässt also (anders als beispielsweise die Sozialversicherungsnummer) keine Rückschlüsse auf persönliche Daten oder das zuständige Finanzamt zu. 

Die Steuer-ID ist vor allem als Ordnungsmerkmal für das Finanzamt wichtig. Denn mit dieser Nummer ordnet dieses alle steuerlichen Daten und Vorgänge einem Steuerpflichtigen zu und kann sie so speichern und verwalten. Dabei geht es nicht nur um die Berechnung von Steuerschulden. Unter der Steuer-ID sind zum Beispiel auch alle steuerrelevanten Daten zur Berechnung Ihres Rentenanspruchs abgelegt. Deswegen benötigen auch

die Steuer-ID, um Finanzbehörden wichtige steuerliche Daten wie Beiträge zur Sozialversicherung oder die abgeführte Lohnsteuer zu übermitteln.

Darüber hinaus benötigen Sie Ihre Steuer-ID, wenn Sie

Mithilfe der Steuernummer kann das Finanzamt Steuerpflichtigen ihre Steuererklärung eindeutig zuordnen. Die Nummer wird an steuerpflichtige Personen oder Unternehmen vom zuständigen Finanzamt am Wohnsitz oder Unternehmenssitz vergeben. Im Unterschied zur bundesweiten personalisierten Steuer-ID kann sich die Steuernummer im Laufe der Zeit ändern.

Ihre persönliche Steuernummer erhalten Sie, nachdem Sie Ihre erste Steuererklärung eingereicht haben. Je nach Lebenssituation können Sie eine neue oder zusätzliche Steuernummer erhalten: Ziehen Sie um, wechselt das zuständige Finanzamt und damit auch Ihre Steuernummer. Auch bei Heirat, Namensänderung oder der Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit gibt es eine neue Steuernummer. Sie können sogar mehrere Steuernummern haben. Zum Beispiel, wenn Sie eine gemeinsame Steuernummer mit Ihrem Ehegatten haben und außerdem selbstständig tätig sind.

Für Privatpersonen verliert die persönliche Steuernummer seit Einführung der Steuer-ID an Bedeutung und wird zukünftig sogar ganz wegfallen. Das Finanzamt benötigt diese aber noch intern für organisatorische Prozesse, deswegen wird sie auf Steuerdokumenten immer noch angegeben.

Für Unternehmen bleibt die Steuernummer nach wie vor relevant. Unternehmen beantragen bei Gründung unabhängig von Ihrer Rechtsform eine betriebliche Steuernummer. Juristische Personen und Einzelunternehmer rechnen darüber Gewerbesteuer, Körperschaftsteuer und Umsatzsteuer ab. Die Steuernummer muss auf allen in Deutschland gestellten Rechnungen angegeben werden.

Unternehmer können auch mehrere Steuernummern haben, denn sie müssen für jedes Unternehmen eine separate Steuererklärung abgeben – und benötigen dafür jeweils eine separate Steuernummer. 
Wechselt der Betrieb seinen Standort, ändert sich auch die Steuernummer.

Wenn Sie Mitarbeiter haben, kennen Sie sicher auch die eTIN. Sie dient der Übermittlung von Lohndaten vom Arbeitgeber an das Finanzamt. Auch die eTIN wird durch die Steuer-ID abgelöst und künftig nicht mehr benötigt.

Die Steuernummer besteht aus insgesamt 13 Ziffern, die in mehrere Zahlenblöcke eingeteilt sind. Diese sind oft mit Schrägstrichen voneinander getrennt, sodass die Nummer sich optisch besser von der Steuer-ID abhebt. Der Zahlencode enthält Informationen über das zuständige Finanzamt, persönliche Unterscheidungsmerkmale und Prüfziffern.

Die steuerliche Identifikationsnummer soll natürliche Personen als Steuerzahler identifizieren. Im Laufe ihres Lebens werden alle persönlichen Steuerdaten unter dieser Nummer gesammelt. Im Gegensatz dazu wird die Steuernummer an natürliche und juristische Personen vergeben. Sie dient dem Finanzamt vor allem dazu, die Steuererklärung eindeutig zuzuordnen und die Steuerzahlungen abzuwickeln. Die Steuernummer für natürliche Personen wird langfristig von der Steuer-ID abgelöst, für Unternehmen bleibt sie als betriebliche Steuernummer ein wichtiges steuerliches Ordnungsmerkmal.

Auch optisch unterscheiden sich die beiden Nummern: Während die Steuer-ID aus 13 Ziffern besteht, bildet die Steuernummer einen Code aus 11 Ziffern. Die Ziffernblöcke der Steuernummer sind oft durch Schrägstriche voneinander getrennt, um sie von der Steuer-ID zu unterscheiden.

Die Umsatzsteuer-ID ist Voraussetzung für den grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr innerhalb der EU. Unternehmen, die im europäischen Ausland tätig sind, müssen zusätzlich zur Steuernummer eine Umsatzsteuer-ID beantragen. Dies gilt auch für Einzelunternehmer und Freiberufler. Unternehmen, die ausschließlich Geschäfte innerhalb Deutschlands betreiben, benötigen keine Umsatzsteuer-ID.

Die Umsatzsteuer-ID identifiziert Unternehmen innerhalb der EU und soll die Besteuerung im europäischen Ausland erleichtern. Denn auch wer Waren ins europäische Ausland verkauft, muss Umsatzsteuer abführen. Die Umsatzsteuer-ID hilft, die abzuführende Umsatzsteuer korrekt zu ermitteln und eine Doppelbesteuerung zu vermeiden.

Besonders wichtig ist die Angabe der Umsatzsteuer-ID für die Befreiung von der Umsatzsteuer. Die Lieferung von Waren innerhalb Europas ist unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer befreit. Das leistende Unternehmen muss dann auf seiner Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Das empfangende Unternehmen versteuert den Erwerb nach den Vorschriften seines Herkunftslandes. Bei Dienstleistungen innerhalb der EU spricht man von einer Umkehr der Steuerschuld. Dann führt statt des Leistungserbringers der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer ab. In beiden Fällen gilt: Auf der Rechnung müssen die Umsatzsteuer-IDs beider Unternehmen aufgeführt sein. Ist dies nicht der Fall, muss der Leistungserbringer die Umsatzsteuer ausweisen und abführen.

Die Umsatzsteuer-ID wird normalerweise bereits bei der Unternehmensgründung vergeben. Sie lässt sich aber jederzeit nachträglich beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen.

Die Umsatzsteuer-ID beginnt mit einem Kürzel für das Land, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat. Umsatzsteuer-IDs deutscher Unternehmen lauten beispielsweise auf “DE”. Darauf folgen bis zu zwölf Zahlen, die nach einem Prüfziffernverfahren zusammengestellt werden.

In Deutschland erhält jede Privatperson ab Geburt automatisch eine Steuer-ID, anhand derer sie in steuerlichen Angelegenheiten eindeutig identifiziert werden kann. Die alte “finanzamtsbezogene” Steuernummer verliert für sie immer mehr an Bedeutung. Unternehmer benötigen vom Finanzamt jedoch unverändert eine betriebliche Steuernummer. Über diese werden Umsatz-, Körperschafts- und Gewerbesteuer abgerechnet. Zusätzlich benötigen Unternehmen, die im europäischen Ausland tätig sind, eine Umsatzsteuer-ID, um die Umsatzsteuer für innergemeinschaftliche Leistungen abzuwickeln und eine Doppelbesteuerung zu vermeiden.

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