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Umsatzsteuersonderprüfung vorbereiten | BuchhaltungsButler
Sie haben eine Ankündigung für eine Umsatzsteuersonderprüfung erhalten? Ganz gleich, ob es sich um eine Erstprüfung oder eine Bedarfsprüfung handelt – die solide Vorbereitung einer Umsatzsteuersonderprüfung ist elementar.
Grundsätzlich zählt die Umsatzsteuersonderprüfung zu den steuerlichen Außenprüfungen, die Unternehmer gemäß § 2 UStG betrifft. Zu der Kategorie „steuerliche Außenprüfungen“ zählen ebenso die Betriebsprüfungen.
Wie eine Umsatzsteuersonderprüfung konkret abläuft und was Sie bei der Vorbereitung einer Umsatzsteuersonderprüfung beachten müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.
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Umsatzsteuersonderprüfung: Ablauf & Zweck
Während Sozialversicherungsprüfungen durchaus regelmäßig im Schnitt alle drei Jahre durchgeführt werden, können sich Umsatzsteuersonderprüfungen auf kurze Voranmeldungszeiträume oder auch mehrere Jahre beziehen. Dabei wird eine Umsatzsteuersonderprüfung bei Auffälligkeiten durchgeführt. Grundsätzlich können Sie die Umsatzsteuersonderprüfung vermeiden, indem Sie bei Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung bei starken Abweichungen oder höheren Vorsteuer-Abzügen detaillierte Erklärungen abgeben. So können Sie Fragen des Finanzamts bereits im Vorfeld klären.
Der Ablauf der Umsatzsteuersonderprüfung ähnelt dem Ablauf von Betriebsprüfungen:
Phase 1) Die Ankündigung
In der ersten Phase erfolgt die schriftliche Ankündigung der Umsatzsteuersonderprüfung. In dem Schriftstück werden Ihnen der Termin, die Kontaktdaten Ihres Ansprechpartners sowie die gewünschten Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum mitgeteilt. Prüfen Sie die Ankündigung auf ihre Vollständigkeit und prüfen Sie Ihre Verfügbarkeit für den anberaumten Termin!
Ab Eingang des Schreibens hat der Empfänger 2 Wochen Zeit für die Vorbereitung einer Umsatzsteuersonderprüfung. Nur in Ausnahmefällen erfolgt die Umsatzsteuersonderprüfung unangekündigt oder im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Grundsätzlich können Sie die Verschiebung des Termins beantragen, allerdings ist hierfür eine nachvollziehbare Begründung nötig! Sollte Ihr Antrag auf Verschiebung des Termins abgelehnt werden, bleibt Ihnen nur der Rechtsweg offen.
Phase 2) Die Umsatzsteuersonderprüfung
In der zweiten Phase erfolgt die eigentliche Umsatzsteuersonderprüfung. Der Prüfer verlangt im Voraus einen bestimmten Satz an Daten und Dokumenten. Dabei sollten Sie nur die ausdrücklich gewünschten Daten offenlegen. Häufig verlangt der Prüfer die Daten auf einer CD oder einem anderen Datenträger. Möchten Sie den Datenträger nicht vor der eigentlichen Prüfung aushändigen, informieren Sie den Prüfer schriftlich darüber, dass der Datenträger unmittelbar am Prüfungstag verfügbar sein wird.
Phase 3) Schlussbesprechung
Im Anschluss an die Umsatzsteuersonderprüfung erfolgt die Schlussbesprechung. Diese Schlussbesprechung dient zur Auswertung der Ergebnisse, gemeinsam mit dem Prüfer und seinem Vorgesetzten. In der Schlussbesprechung können weitere Schritte besprochen und Kompromisslösungen gefunden werden. Daher sollten Sie auf die Schlussbesprechung bestehen, um sich keine Chancen auf eine glimpfliche Beendigung der Prüfung entgehen zu lassen.
Erstprüfung & Bedarfsprüfung
Umsatzsteuersonderprüfungen betreffen Unternehmen i.S.d § 2 UStG. Dabei sind nicht nur Großunternehmen von jenen Umsatzsteuerprüfungen betroffen, sondern auch Ärzte, Versicherungsvertreter oder auch Vermieter von Wohnflächen, die steuerfreie Umsätze generieren.
Unterschieden wird im Rahmen der Umsatzsteuerprüfungen zwischen sog. Erstprüfungen und Bedarfsprüfungen.
Erstprüfungen: Die Erstprüfungen kommen in der Regel seltener vor, als die Bedarfsprüfungen. Sie dienen vor allem dazu, neu gegründete Unternehmen auf dem Weg zur fehlerfreien Umsatztätigkeit zu unterstützen und fehlerhafte Prozesse bereits zu Anfang zu unterbinden.
Bedarfsprüfungen: Bedarfsprüfungen dienen zur Überprüfung von Auffälligkeiten, deren Belege sowie die Übereinstimmung zwischen Umsätzen und Belegen. Grundsätzlich sollten Sie in folgenden Fällen mit einer Umsatzsteuersonderprüfung rechnen:
- Vorsteuer: außergewöhnlich hohe Vorsteuerbeträge/Vorsteuerüberschüsse, Vorsteuerabzug bei Inanspruchnahme von Steuerbefreiungen für Umsätze, die trotz Steuerfreiheit zum Vorsteuerabzug berechtigen (z. B. innergemeinschaftliche Lieferungen), Vorsteuerdifferenzen aufgrund von Verprobungen, atypische vorsteuerbelastete Leistungsbezüge
- Investitionen: Kauf größerer Investitionen oder Verkauf (Grundstücke/Gebäude), formale Mängel der Kaufbelege, Anschaffung eines neuen Fuhrparks, Kauf von Beteiligungen
- Rechnungen: Auffälligkeiten bei Rechnungen, Verdacht auf fehlende Leistung bzw. formale Mängel einer Rechnung
- Verträge: Auffälligkeiten im Gesellschaftsvertrag, Verträge mit Familienmitgliedern
Vorbereitung der Umsatzsteuersonderprüfung: der 10-Punkte-Plan
Die solide und korrekte Vorbereitung einer Umsatzsteuersonderprüfung ist die wichtigste Grundlage für einen reibungslosen Ablauf.
1) Erster Kontakt: Ihr Steuerberater
Sobald Sie die Ankündigung der Umsatzsteuersonderprüfung erhalten haben, sollten Sie umgehend Ihren Steuerberater kontaktieren. Gemeinsam mit Ihrem Steuerberater können Sie sich der Vorbereitung einer Umsatzsteuersonderprüfung widmen. Womöglich finden Sie während der Vorbereitung der Prüfung die Auffälligkeiten und können während und nach der Prüfung umso besser auf die Fragen des Prüfers reagieren.
2) Prüfung der Umsätze & Umsatzsteuer-Voranmeldungen
Ein wichtiger Bestandteil der Vorbereitung einer Betriebsprüfung ist die Prüfung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen sowie Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Führen Sie eine detaillierte Prüfung mit Ihrem Steuerberater und zuständigen Mitarbeitern durch und protokollieren Sie etwaige Ungereimtheiten.
3) Schwachstellenanalyse als zentrales Element
Während der Vorbereitung einer Umsatzsteuersonderprüfung ist ein besonderes Augenmerk auf etwaige Schwachstellen zu legen. Je eher Sie die vom Finanzamt gefundenen Auffälligkeiten finden, desto zügiger können Sie die Prüfung voranbringen und in Einzelfällen sogar gänzlich abwenden. Sollte es Ungereimtheiten geben, die in den steuerstrafrechtlichen Bereich fallen, konsultieren Sie neben Ihrem Steuerberater umgehend einen Fachanwalt, um Sinn und Zweck einer Selbstanzeige zu eruieren.
4) Vorbesprechung mit leitenden Mitarbeitenden
Unter Umständen ist es sinnvoll, den Abteilungsleiter Ihres Rechnungswesens oder Mitarbeiter aus Ihrer Buchhaltung für die bevorstehende Prüfung als Ansprechpartner vorzustellen. Involvieren Sie Ihre Mitarbeiter in die Planung der Prüfung sowie die Ergebnisse der Schwachstellenanalyse.
5) Vorbereitung der Dokumente und Daten
Bereiten Sie die angeforderten Unterlagen in Kooperation mit Ihrem Steuerberater übersichtlich auf. Beschränken Sie sich dabei nur auf die tatsächlich angeforderten Daten, um keine Grundlage für weitere Sonderprüfungen zu schaffen. Häufig wird gewünscht, die Daten auf einem Datenträger bereits vor der Prüfung zur Verfügung zu stellen. Dem können Sie sich beugen oder ankündigen, den Datenträger zum Prüfungstag vorzubereiten.
6) Vorbereitung eines Prüfungsorts
Für den Prüfer sollten Sie einen abschließbaren Raum zur Verfügung stellen, der frei von Unterlagen ist, die nicht den erforderlichen Prüfungszeitraum betreffen. Sollten Sie in Ihren Räumlichkeiten schlichtweg keine Kapazitäten haben, ist eine Prüfung auch bei Ihrem Steuerberater oder im Finanzamt möglich.
7) Verfügbarkeit von Belegen
Die meisten Grundlagen für Umsatzsteuersonderprüfungen sind auffällig hohe Vorsteuerbeträge, große Investitionen oder Rechnungen mit formalen Fehlern. Achten Sie sorgsam auf eine vollständige Buchhaltung und die Verfügbarkeit jedes einzelnen Belegs sowie Begründungen für die einzelnen Verträge und Anschaffungen.
8) Ständige Verfügbarkeit während der Prüfung
Halten Sie sich während der Umsatzsteuersonderprüfung in ständiger Verfügbarkeit für den Prüfer und für Fragen des Finanzamts. Verschieben Sie Termine und bieten Sie sich zwischendurch für Rückfragen an.
9) Reden ist silber, Schweigen ist gold
Ähnlich wie bei der Betriebsprüfung gilt ebenso bei Umsatzsteuersonderprüfungen ein Redeverbot für Ihre Mitarbeiter. Prüfer haben das Recht über „Smalltalk“ erfahrene Informationen für die Prüfungszwecke zu verarbeiten. Dem können Sie vorgreifen, indem Sie dem Prüfer ausgesuchte Ansprechpartner vorab vorstellen und schriftlich mitteilen sowie Ihre Mitarbeiter im Vorfeld briefen.
10) Aufbereitung der Buchhaltung
Eine übersichtliche Buchhaltung ist das A und O für die Vorbereitung einer Umsatzsteuersonderprüfung. Mit einer automatisierten Buchhaltungssoftware wie BuchhaltungsButler kommen Sie erst gar nicht in die Situation, Belege suchen zu müssen. Sie können Ihre Dateien effizient exportieren und an Ihren Steuerberater bzw. den Betriebsprüfer weitergeben.
Vorbereitung einer Umsatzsteuersonderprüfung: die Schlussbesprechung
Die Schlussbesprechung dient, ähnlich wie bei der Betriebsprüfung und bei der Sozialversicherungsprüfung, der Besprechung der Ergebnisse der Prüfung. Somit ist sie ein wesentlicher Bestandteil der Vorbereitung einer Umsatzsteuersonderprüfung.
Grundsätzlich wird die Schlussbesprechung automatisch vereinbart. Sollte vorerst keine Schlussbesprechung anberaumt sein, bestehen Sie auf die Besprechung. In dieser Zusammenkunft mit dem Prüfer und seinem Vorgesetzten haben Sie die Gelegenheit, die Auffälligkeiten zu besprechen und die Prüfung einvernehmlich zu einem Ende zu führen. Sie können Kompromisse finden sowie weitere Schritte besprechen, wie z.B. im Rahmen von nachträglichen Korrekturen oder Einreichung von zusätzlichen schriftlichen Erklärungen größerer Anschaffungen etc.
Zusammenfassung
Die Umsatzsteuersonderprüfung ist eine steuerliche Außenprüfung für Unternehmen, die bei Auffälligkeiten wie hohen Vorsteuerbeträgen oder ungewöhnlichen Investitionen durchgeführt wird. Sie beginnt mit einer schriftlichen Ankündigung, gefolgt von der Prüfung selbst und endet mit einer Schlussbesprechung. Eine gründliche Vorbereitung, unter anderem durch die Überprüfung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen, die Aufbereitung angeforderter Dokumente und eine übersichtliche Buchhaltung, ist für die Beurteilung der Prüfer entscheidend. Die Kooperation mit einem Steuerberater und die Beschränkung auf angeforderte Daten sind dabei essentiell für einen reibungslosen Ablauf.
FAQs
Wann gibt es eine Umsatzsteuersonderprüfung?
Eine Umsatzsteuersonderprüfung findet statt, wenn das Finanzamt Auffälligkeiten in den Umsatzsteuer-Voranmeldungen eines Unternehmens, wie ungewöhnlich hohe Vorsteuerbeträge oder auffällige Abweichungen, erkennt.
Warum gibt es eine Umsatzsteuersonderprüfung?
Durch eine Überprüfung soll sichergestellt werden, dass die Umsatzsteuer eines Unternehmens korrekt erfasst und abgeführt wird. Eventuelle Steuerhinterziehungen und Falschmeldungen sollen durch Sonderprüfungen überprüft werden.
Wie lange dauert eine Umsatzsteuersonderprüfung?
Die Dauer der Prüfung ist abhängig von mehreren Faktoren, wie dem Umfang der zu prüfenden Geschäftsvorfälle, der Größe des Unternehmens, der Qualität der Buchführung und der Verfügbarkeit der angeforderten Unterlagen. Sie kann wenige Tage bis Monate dauern.
Wie kann ich mich auf eine Umsatzsteuersonderprüfung vorbereiten?
Die beste Vorbereitung auf eine Umsatzsteuersonderprüfung sind die Aufbereitung aller Belege, das zur Verfügung stellen der benötigten Daten sowie die Kooperationsbereitschaft des Unternehmens.
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