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Umsatzsteuer-Voranmeldung | BuchhaltungsButler
Wenn Unternehmen Umsatzsteuer in Rechnung stellen, müssen sie diese regelmäßig an das Finanzamt abführen. Gezahlte Umsatzsteuer, die sogenannte Vorsteuer, dürfen sie dabei anrechnen. Wie die Umsatzsteuer-Voranmeldung (USt.-VA) genau funktioniert und was Unternehmer beachten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Umsatzsteuer-Voranmeldung mit BuchhaltungsButler: Umsatz- und Vorsteuer automatisch ermitteln und direkt ans Finanzamt übermitteln.
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Grundlagen der Umsatzsteuer-Voranmeldung
Die Umsatzsteuer und ihr Besteuerungsverfahren sind im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Umsatzsteuer fällt auf alle Lieferungen und Leistungen von Unternehmen an. Das leistende Unternehmen stellt seinen Kunden Umsatzsteuer in Rechnung und muss sie an das Finanzamt abführen. Dabei darf es die Mehrwertsteuer auf in Anspruch genommene Dienstleistungen oder für Kauf von Vermögensgegenständen als sogenannte Vorsteuer abziehen. Durch diese Saldierung wird nur die zusätzliche Wertschöpfung innerhalb des Unternehmens mit Umsatzsteuer belastet.
Das Besteuerungsverfahren bei der Umsatzsteuer sieht eine Vorauszahlung auf die Steuer vor: Statt die Umsatzsteuer einmalig am Jahresende zu zahlen, verteilt sich diese auf verschiedene Teilzahlungen im Jahr. Dies soll Unternehmen finanziell entlasten, denn die Umsatzsteuer kann innerhalb eines Jahres schnell einen erheblichen Umfang erreichen. Mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung deklarieren Unternehmen im monatlichen oder vierteljährlichen Rhythmus die vereinnahmte Umsatzsteuer abzüglich gezahlter Vorsteuer und führen sie an das Finanzamt ab.
Die USt-Voranmeldung erfolgt in elektronischer Form. Unternehmen können sie direkt über das Elster-Portal vornehmen. Für die Umsatzsteuer-Voranmeldung ohne Elster können sie die USt.-Daten über die Schnittstelle einer Finanzbuchhaltungssoftware übermitteln.
Wer ist umsatzsteuerpflichtig?
Die Umsatzsteuerpflicht entsteht ab Beginn einer unternehmerischen Tätigkeit. Unternehmerisch tätig ist, wer selbständig eine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit ausübt, die auf eine dauerhafte Erzielung von Einnahmen ausgelegt ist. Die Gewinnerzielungsabsicht ist dabei unerheblich.
Von der Umsatzsteuer ausgenommen sind jedoch die Kleinunternehmer (nicht zu verwechseln mit Kleingewerbetreibenden), sie sind von der Umsatzsteuer und somit auch der Umsatzsteuer-Voranmeldung befreit. Wenn nach §19 UStG der Vorjahresumsatz unter 22.000€ lag und der Umsatz im laufenden Jahr erwartungsgemäß unter 50.000€ liegt, handelt es sich steuerrechtlich um ein Kleinunternehmen. In diesem Fall muss der Unternehmer keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und natürlich auch nicht abführen.
Wichtig: Der Umsatzsteuerpflicht nach o. g. Regeln unterliegen auch Freiberufler sowie nicht buchführungspflichtige Unternehmer, die nur eine EÜR erstellen.
Intervalle für die USt-Voranmeldung
Unternehmer führen die Umsatzsteuer monatlich oder vierteljährlich ab. Das Meldeintervall ergibt sich aus der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres. Für neu gegründete Unternehmen gilt: Sie müssen im Gründungs- und im Folgejahr der Gründung die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich abgeben.
| Bedingung | Vorauszahlungsintervall |
| Gezahlte Umsatzsteuer bis 1.000€ | Keine Vorauszahlung (Jahresumsatzsteuererklärung) |
| Gezahlte Umsatzsteuer im Vorjahr Größer als 1.000 und höchstens 7.500€ | Quartalsweise |
| Gezahlte Umsatzsteuer im Vorjahr größer als 7.500€; Neugründungen | Monatlich |
Erteilen Sie dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung. So sparen Sie sich zusätzliche Arbeit für die Banküberweisung und vermeiden Säumniszuschläge. Meist bucht das Finanzamt auch mit ein paar Tagen Verzögerung ab, was die Liquidität im Unternehmen verbessert.
Antrag auf Dauerfristverlängerung
Unternehmen können die Frist zur Umsatzsteuer-Voranmeldung um einen Monat verlängern. Dafür stellen sie einen Antrag auf Dauerfristverlängerung. Eine Angabe von Gründen ist dabei nicht nötig.
Unternehmer müssen lediglich die Einreichungsfrist beachten. Der Antrag muss vor Abgabe der ersten USt-Voranmeldung eines Jahres eingehen. Dann gilt er noch für dasselbe Jahr. Bei monatlicher Voranmeldung ist das der 10. Februar, bei vierteljährlicher Voranmeldung der 10. April. Die Dauerfristverlängerung gilt unbegrenzt für alle Folgejahre, wenn das Finanzamt sie nicht widerruft.
Sondervorauszahlung bei monatlicher USt-Voranmeldung
Wer seine Umsatzsteuererklärung monatlich abgibt und eine Dauerfristverlängerung beantragt, muss jedes Jahr eine Sondervorauszahlung entrichten. Sie ist zum 10. Februar fällig und wird dann im Dezember mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung verrechnet.
Die Höhe der Sondervorauszahlung errechnet sich aus der gezahlten Umsatzsteuer des Vorjahres. Sie beträgt 1/11 der Summe aller eingereichten Umsatzsteuer-Voranmeldungen.
Ist-Versteuerung beantragen
Auch wenn Unternehmer nicht bilanzieren, gilt bei der Umsatzsteuer grundsätzlich das Prinzip der Soll-Versteuerung. Das heißt, die Umsatzsteuer ist bereits bei Rechnungsstellung fällig, auch wenn das Geld noch gar nicht geflossen ist. Liegt der Vorjahresumsatz eines Unternehmens unter 600.000€, kann das Unternehmen einen Antrag auf Ist-Versteuerung stellen. Wird dieser genehmigt, ist die Umsatzsteuer erst bei tatsächlicher Zahlung der Rechnung abzuführen. Dadurch entsteht ein wichtiger Liquiditäts- und Zinsvorteil.
Fristen für die Vorauszahlung der Umsatzsteuer
Mit Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung wird automatisch auch die Zahlung der Umsatzsteuervoranmeldung fällig. Gewöhnlich ist die Umsatzsteuervorauszahlung eines Zeitraums also immer bis zum 10. Tag des Folgemonats bzw. Folgequartals fällig. Das Gesetz räumt in § 240 Abs. 3 AO jedoch eine Schonfrist von 3 Tagen für Zahlungen per Überweisung ein.
Fällt der Zahltag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verlängert sich die Frist bis zum darauffolgenden Arbeitstag.
Denis Janssen
Steuerberater bei Trimborn Partner
Denis Janssen unterstützt das Team der Trimborn Partner bereits seit 2016 und hat zudem im April 2021 sein Steuerberaterexamen erfolgreich abgeschlossen. Trimborn Partner legt einen klaren Fokus auf langfristige und strukturelle Ergebnisse. In der Kanzlei betreute Herr Janssen bisher vor allem die Bereiche Steuergestaltung und -recht, wird nun aber auch verstärkt als leitendes Teammitglied eingesetzt.
Wie funktioniert die Umsatzsteuer-Voranmeldung?
Unternehmer berechnen die abzuführende Umsatzsteuer bei der Voranmeldung selbst, indem sie umsatzsteuerpflichtige Einnahmen und vorsteuerwirksame Ausgaben gegenüberstellen. Die Umsatzsteuerzahllast ergibt sich also aus der Differenz von Umsatzsteuer und Vorsteuer. Es kann sich auch ein Überschuss ergeben, wenn der gezahlte USt-Betrag höher ist als die erhaltene USt. Die Umsatzsteuersätze betragen seit 2021 wieder 7% und 19%.
Anleitung für die Umsatzsteuer-Voranmeldung mit Elster
Die USt-Voranmeldung können Unternehmer über das Elster-Portal selber machen. Dafür ist eine vorherige Anmeldung erforderlich. Die Registrierung erfolgt in drei Schritten und dauert etwa 10 bis 14 Werktage.
Für die USt.-VA gibt es ein spezielles Formular, das mit Daten zum Unternehmen und den Steuerangaben auszufüllen ist. Die Eingabe kann zu Beginn etwas kompliziert sein. Hier eine kleine Hilfestellung:
- Unternehmensdaten in Zeile 1 bis 16 (Wichtig: Hier kommt die Steuernummer hin, nicht die USt-ID)
- Steuerfreie EU-Umsätze in Zeile 19 bis 20
- Umsatzsteuerpflichtige Netto-Beträge getrennt nach normalem und ermäßigtem Steuersatz in Zeile 25 bis 28 (Beachte: Hier werden die steuerbaren Umsätze eingetragen, nicht der Steuerbetrag)
- Vorsteuerbetrag in Zeile 56 (Beachte: Hier wird nach dem gezahlten Steuerbetrag gefragt)
Noch einfacher übermitteln Sie die USt.-VA mit BuchhaltungsButler: Generieren Sie nach Abschluss der Periode einfach die Auswertung und übermitteln Sie sie mit einem Klick direkt ans Finanzamt. Fertig!
Umsatzsteuer-Voranmeldung Beispiel
Ein Handelsbetrieb verkauft im Januar Waren im Wert von 10.500€. Es fallen 19% Umsatzsteuer an. Bei Einkäufen im gleichen Zeitraum wurde insgesamt 4.500€ Umsatzsteuer abgezogen. Das Unternehmen hat im Vorjahr 25.000€ Umsatzsteuer gezahlt.
- Das Unternehmen ist zur monatlichen USt-Voranmeldung verpflichtet (Umsatzsteuerzahllast Vorjahr > 7.500€).
- Die Deklaration für den Monat Januar muss elektronisch bis zum 10. Februar erfolgen.
- Die Umsatzsteuerzahllast für Januar beträgt 6.000€ (Umsatzsteuer 10.500€ – Vorsteuer 4.500€).
Vorauszahlung auf die USt buchen
Der im Rahmen der Umsatzsteuervorauszahlung ermittelte Zahlungsbetrag ist auf dem Konto Umsatzsteuer-Voranmeldung zu verbuchen.
Der Buchungssatz für die Umsatzsteuervorauszahlung im Falle des o. g. Handelsunternehmens würde dann im SKR03 so aussehen:
| s | 1780; Umsatzsteuervorauszahlungen | 6.000€* |
| h | 1200; Bank | 6.000€ |
Fazit: Umsatzsteuervorauszahlung soll Unternehmen entlasten
Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen melden die in Rechnung gestellte USt monatlich oder quartalsweise beim Finanzamt an und führen diese ab. Dabei können sie Vorsteuer aus in Anspruch genommenen Leistungen und Lieferungen gegenrechnen. Das bedeutet zwar etwas mehr Arbeit, doch dank der regelmäßigen Vorauszahlungen verteilt sich die USt-Zahllast regelmäßig über das Gesamtjahr. Buchhaltungsprogramme erleichtern die Umsatzsteuer-Voranmeldung, indem sie die abzuführende Umsatzsteuer automatisiert berechnen und über eine Schnittstelle an das Finanzamt übermitteln.
FAQs
Wann muss die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben werden?
Die Umsatzsteuer eines Zeitraums ist immer bis zum 10. Tag des Folgemonats bzw. Folgequartals anzumelden. Fällt dieser Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verlängert sich die Frist bis zum darauffolgenden Arbeitstag.
Wie macht man eine Umsatzsteuer-Voranmeldung?
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung darf nur elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Das geht entweder direkt über das Elster-Portal oder über die Schnittstelle einer Buchhaltungssoftware.
Warum muss man eine Umsatzsteuer-Voranmeldung machen?
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung hilft dabei, die Umsatzsteuerzahllast auf mehrere Zeitpunkte im Jahr zu verteilen. Das soll Unternehmen finanziell entlasten.
Was ist eine Umsatzsteuer-Voranmeldung einfach erklärt?
Mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung leisten Unternehmer eine Vorauszahlung auf die jährliche Umsatzsteuer. Sie ermitteln im monatlichen oder vierteljährlichen Rhythmus die im Betrieb angefallene Umsatzsteuer und führen diese an das Finanzamt ab. Dabei dürfen sie gezahlte und erhaltene Umsatzsteuer (Vorsteuer) gegeneinander aufrechnen.
Wann sind Umsatzsteuer Vorauszahlungen fällig?
Die USt-Vorauszahlung für einen Zeitraum ist immer zum 10. Tag des Folgemonats oder Folgequartals fällig.
Wann wird die USt fällig?
Die Umsatzsteuer wird grundsätzlich bei Rechnungsstellung fällig (Soll-Versteuerung). Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 600.000€ können die Ist-Besteuerung beantragen. Dann wird die USt erst bei Zahlungseingang fällig.
Warum wird Umsatzsteuer erhoben?
Der Waren- und Dienstleistungsverkehr ist in Deutschland steuerpflichtig. Die Umsatzsteuer oder auch Mehrwertsteuer besteuert als Verkehrssteuer Lieferungen und sonstige Leistungen von Unternehmen. Bemessungsgrundlage ist das dabei vereinnahmte Entgelt.
Warum muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
Anhand der jährlichen Umsatzsteuererklärung stellt das Finanzamt fest, ob ein Unternehmen unter die Kleinunternehmerregelung fällt. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung entfällt dann, da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und abführen müssen.
Was heißt Umsatzsteuer VZ?
Mit der Umsatzsteuer Vorauszahlung entrichten umsatzsteuerpflichtige Unternehmer in regelmäßigen Abständen ihre Umsatzsteuer. Die gesamte Umsatzsteuerzahllast verteilt sich durch die Vorauszahlungen auf mehrere Zeitpunkte im Jahr.
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