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Urlaubsrückstellungen berechnen & buchen | BuchhaltungsButler
Als Arbeitgeber müssen Sie Ihren Mitarbeitern Urlaubs- und Ruhezeiten gewähren. Auch wenn es gesetzlich vorgeschrieben ist, dass Urlaubstage im laufenden Kalenderjahr genommen werden müssen, kann es zu offenen Urlaubsansprüchen am Ende des Jahres kommen. Für die offenen Urlaubstage müssen Urlaubsrückstellungen gebildet werden, die in der Bilanz ausgewiesen werden. Was Urlaubsrückstellungen genau sind und wie Sie sie berechnen bzw. buchen können, erfahren Sie in diesem Artikel.
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Was sind Urlaubsrückstellungen?
Jedem Arbeitnehmer steht im Kalenderjahr eine gewisse Anzahl von Urlaubstagen zu. Bei einer Arbeitswoche von 5 Tagen beläuft sich der gesetzliche Urlaubsanspruch auf 20 Tage im Jahr. Viele Unternehmen bieten ihren Angestellten jedoch zusätzliche Urlaubstage an, somit kann sich die Anzahl der Urlaubstage von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden.
Der Urlaubsanspruch muss im selben Jahr, maximal aber bis zum 31. März des Folgejahres geltend gemacht werden. Wird der Urlaub nicht bis zum Jahresende genommen, ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, eine Urlaubsrückstellung zu bilden. Eine Urlaubsrückstellung beschreibt also die Erfassung und Buchung von nicht genutzten Urlaubstagen. Sie wird als Sicherheitsmaßnahme für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gebildet:
- Die gesetzlichen Ansprüche des Arbeitnehmers werden gesichert
→ Mitarbeiter kann ungenutzten Urlaub im Folgejahr (bis 31.03.) nehmen oder eine Auszahlung geltend machen. Die Auszahlung ist allerdings nur im Rahmen einer Kündigung o.Ä. möglich - Der Arbeitgeber behält den Überblick über die ausstehenden Urlaubstage
→ Arbeitgeber kann zukünftige Aufwendungen besser kalkulieren und die Personalplanung konkretisieren
Exkurs: Rückstellungen Definition
Gemäß §249 HGB werden Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten und drohende Verluste aus schwebenden Geschäften gebildet. Ungewisse Verbindlichkeiten sind in ihrer Höhe und Fälligkeit unbekannt. Sie müssen bspw. für Steuernachzahlungen oder Prozessrisiken gebildet werden. Drohverlustrückstellungen werden für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften gebildet. Beispiel hierfür ist die Fortzahlung des Geschäftsführergehalts, obwohl der Geschäftsführer bereits von der Arbeit freigestellt wurde. Zukünftige Aufwendungen, also drohende Verluste, dürfen steuerrechtlich nicht gebildet werden. In der Handelsbilanz ist die Bildung gesetzlich gefordert.
Darüber hinaus müssen Rückstellungen für Gewährleistungen und für im Geschäftsjahr unterlassene Aufwendungen für Instandhaltungen gebildet werden. Sind die Gründe für die Rückstellungen entfallen, müssen diese aufgelöst werden. Rückstellungen zählen als Verbindlichkeiten zum Fremdkapital und werden auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen. Drohende Verluste aus schwebenden Geschäften bilden einen zukünftigen Aufwand ab, ungewisse Verbindlichkeiten dagegen einen vergangenen Aufwand.
Im Allgemeinen unterscheidet man zwischen Schuldrückstellungen und Aufwandsrückstellungen. Für Aufwandsrückstellungen gilt prinzipiell ein Ansatzverbot, außer es handelt sich um Instandhaltungsrückstellungen, die innerhalb von drei Monaten oder Rückstellungen für Abraumbeseitigungen, die im folgenden Geschäftsjahr nachgeholt werden. Für Schuldrückstellungen gilt ein Ansatzgebot. Schuldrückstellungen werden für Verbindlichkeiten gegenüber Dritten gebildet, Aufwandsrückstellungen für eigene Verpflichtungen. Die Urlaubsrückstellungen zählen als Verbindlichkeit gegenüber Dritten demnach zu den Schuldrückstellungen. Weitere Beispiele für Schuldrückstellungen sind:
- Pensionsrückstellungen: werden gebildet für Verpflichtungen aus der betrieblichen Altersversorgung
- Steuerrückstellungen: werden für Steuern gebildet, die innerhalb eines Geschäftsjahres entstehen, jedoch ist die Höhe derer noch nicht bekannt
- Kulanzrückstellungen: werden für Aufwendungen gebildet, welche die Reparatur von Produkten nach Ablauf der Garantie ermöglichen
So werden Urlaubsrückstellungen berechnet
Die Urlaubsrückstellungen Ihrer Arbeitnehmer können Sie auf zwei verschiedene Weisen berechnen. Mit der Individualberechnung wird der Rückstellungswert für jeden einzelnen Mitarbeiter berechnet. Allerdings wird diese Art der Berechnung ab einer gewissen Unternehmensgröße zu aufwändig. Deshalb verwenden mittelgroße bis große Unternehmen oftmals die Durchschnittsberechnung. Bei dieser Variante wird der durchschnittliche Rückstellungswert aller Mitarbeiter berechnet. Der Nachteil dieser Methode besteht darin, dass sich die Werte nicht mehr genau berechnen lassen.
Formel zur Berechnung der Urlaubsrückstellungen
Zur Berechnung der Urlaubsrückstellungen wird folgende Formel herangezogen:
- Urlaubsrückstellungen = Maßgebliches Urlaubsentgelt / Tatsächliche Arbeitstage x offene Urlaubstage
Damit die Berechnung des maßgeblichen Urlaubsentgelts vollständig ist, werden wichtige Gehalts- und Lohndaten benötigt. In der Steuerbilanz sind es diese:
- Jahresgehalt (brutto)
- Urlaubsgeld
- Fest vereinbartes Weihnachtsgeld
- Sachbezüge
- Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Arbeitslosenversicherung, Rentenversicherung)
- Beiträge zur Berufsgenossenschaft
In der Handelsbilanz müssen zusätzlich weitere Angaben berücksichtigt werden:
- Vermögenswirksame Leistungen
- Zuführungen zu Pensionsrückstellungen
- Jubiläumsrückstellungen
Die Urlaubsrückstellung entspricht steuerrechtlich dem, was das Unternehmen zum Ende des Geschäftsjahres an den jeweiligen Mitarbeiter auszahlen müsste. Die Handelsbilanz kalkuliert den Rückstellungsbetrag, um der Verpflichtung nachzukommen, dem Mitarbeiter im Folgejahr den bezahlten Urlaub zu gewähren.
Individualberechnung
Ihr Mitarbeiter Max Mustermann arbeitet Vollzeit 5 Tage die Woche in Ihrem Unternehmen. Er erhält ein Jahresgehalt von 45.000€ brutto. Jeder Ihrer Mitarbeiter, somit auch Max Mustermann, erhält das fest vereinbarte Weihnachtsgeld von 3.000€. Der Arbeitgeberanteil der Sozialversicherung und andere Lohnnebenkosten betragen 5.250€. Der Resturlaub liegt bei 9 Tagen.
Berechnung Urlaubsrückstellungen:
- Maßgebliches Urlaubsentgelt: 45.000€ + 3.000€ + 5.250€ = 53.250€
- Tatsächliche Arbeitstage: bei einer 5-Tage-Woche, abzüglich aller Feiertage, kommt man auf 250 (steuerrechtlich, handelsrechtlich rechnet man mit 220 Tagen) tatsächliche Arbeitstage im Jahr
- Urlaubsrückstellung: 53.250€ / 250 Tage x 9 Tage Resturlaub = 1.917€
Die 1.917€ werden von der Finanzabteilung als Urlaubsrückstellung auf der Passivseite der Handelsbilanz eingepflegt.
Durchschnittsberechnung
Verwenden Sie die Durchschnittsberechnung für die Berechnung der Urlaubsrückstellung, benötigen Sie die Summe der maßgebenden Urlaubsentgelte. Hierfür werden die Mitarbeiter in sinnvolle Gruppen eingeteilt (Bspw. Minijobber, Lohn- oder Gehaltsempfänger oder Gesellschafter). Der Durchschnittswert der Stundenlöhne bzw. Arbeitszeitmodelle ergibt das maßgebende Urlaubsentgelt. Beispielhaft wird angenommen, dass die Summe bei 5 Mitarbeitern 267.550€ beträgt. Die durchschnittliche Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage beträgt 250. Ihre Mitarbeiter haben zusammengerechnet noch 35 Tage Resturlaub.
- Maßgebliches Urlaubsentgelt: 267.550€ / 5 Mitarbeiter = 53.510€
- Urlaubsrückstellung: 53.510€ / 250 Tage x 35 Tage Resturlaub = 7.491€
Für diese Gruppe der Gehaltsempfänger bilden Sie eine Rückstellung in der Bilanz von 7.491€.
Wie man Urlaubsrückstellungen bucht SKR03
Die Buchung der berechneten Urlaubsrückstellungen erfolgt auf das Konto 0961 (SKR 03) bzw. 3079 (SKR 04) “Urlaubsrückstellungen”. Die Gegenbuchung erfolgt üblicherweise auf das Konto 4156 (SKR 03) bzw. 6076 (SKR 04) “Aufwendungen aus der Veränderung von Urlaubsrückstellungen”. Die Urlaubsrückstellungen aus den Beispielen (1.917€ und 7.491€) werden wie folgt gebucht:
| s | 4156; Aufwendungen aus der Veränderung von Urlaubsrückstellungen | 1.917€ |
| h | 0961; Urlaubsrückstellungen | 1.917€ |
| s | 4156; Aufwendungen aus der Veränderung von Urlaubsrückstellungen | 7.491€ |
| h | 0961; Urlaubsrückstellungen | 7.491€ |
Rückstellungen für den Urlaub auflösen
Rückstellungen werden aufgelöst, wenn die ungewisse Verbindlichkeit, wegen der sie gebildet wurden, nicht mehr besteht. Die Auflösung einer Rückstellung kann auf 4 Arten erfolgen:
- Die Höhe der Urlaubsrückstellung stimmt mit dem ausbezahlten Aufwand überein und ist somit erfolgsneutral
- Die Urlaubsrückstellung war größer als die Auszahlung
→ Differenz wird als sonstiger betrieblicher Ertrag gebucht - Die Rückstellung für den Urlaub war zu gering und reicht nicht aus
→ Differenz wird als zusätzlicher Aufwand gebucht - Die Rückstellung wird nicht benötigt
→ Der gesamte Rückstellungsbetrag wird als sonstiger betrieblicher Ertrag erfasst
Arbeitnehmer können sich die nicht genommenen Urlaubstage nicht einfach auszahlen lassen. Die finanzielle Abgeltung ist nur dann möglich, wenn das Arbeitsverhältnis durch den Arbeitgeber beendet wird. Wird der Resturlaub nicht bis zum 31. März des Folgejahres genommen, entfällt der Anspruch an diesen.
Zusammenfassung: Urlaubsrückstellungen
Urlaubsrückstellungen werden immer dann gebildet, wenn Mitarbeiter Resturlaubstage mit in das neue Kalenderjahr nehmen. Gebildete Urlaubsrückstellungen werden am Ende des Jahres auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen. Gründe für die Bildung von Rückstellungen sind drohende Verluste und ungewisse Verbindlichkeiten. Ist der Grund für die Bildung entfallen, muss die Rückstellung wieder aufgelöst werden.
Die Berechnung der Urlaubsrückstellung kann auf 2 Arten erfolgen. Mit der Individualberechnung wird die Urlaubsrückstellung eines einzelnen Mitarbeiters berechnet. Die Durchschnittsberechnung ermittelt die Summe der Rückstellung einer Gruppe von Mitarbeitern. Arbeitnehmer können sich die restlichen Urlaubstage nur im Falle einer Kündigung auszahlen lassen.
FAQs
Warum bildet man Urlaubsrückstellungen?
Urlaubsrückstellungen müssen gebildet werden, sofern ein Mitarbeiter nicht alle Urlaubstage im aktuellen Kalenderjahr genommen hat. Die Rückstellungen werden gebucht, um die Verbindlichkeiten erfüllen zu können, sowie eine periodengerechte Erfolgsermittlung zu garantieren.
Sind Urlaubsrückstellungen verpflichtend?
Ja, gemäß §249 HGB müssen Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten und drohende Verluste gebildet werden. Dementsprechend ist es auch verpflichtend, dass Urlaubsrückstellungen für offene Urlaubstage passiviert werden, da sie zu den ungewissen Verbindlichkeiten gezählt werden.
Was ist eine Urlaubsrückstellung?
Urlaubsrückstellungen bezeichnen einen Erfüllungsrückstand für offene Urlaubsansprüche. Sind am Ende des Jahres noch offene Urlaubstage vorhanden, müssen diese mit ins neue Jahr genommen werden. Dafür werden sie in der Bilanz als Urlaubsrückstellung auf der Passivseite ausgewiesen.
Wann muss man die Urlaubsrückstellung auflösen?
Rückstellungen werden aufgelöst, wenn der Grund für die Bildung dieser nicht mehr besteht. Beispiel: Ein Mitarbeiter hat zum Jahresende noch 5 Resturlaubstage. Für diese 5 Tage werden Urlaubsrückstellungen gebildet und wieder aufgelöst, wenn er diese bis zum 31. März verbraucht.
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