Reisekosten 2024: Verpflegungsmehraufwand & Fahrtkosten abrechnen
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Reisekosten & Verpflegungsmehraufwand 2023/2024 buchen | BuchhaltungsButler
Reisekosten, im Volksmund auch gerne als Spesen bezeichnet, sind aus buchhalterischer Sicht Betriebsausgaben, die den Gewinn mindern und somit steuerlich absetzbar sind. Es gibt jedoch umfangreiche Regelungen, welche Kosten auf welche Weise und in welcher Höhe erstattungsfähig und steuerlich absetzbar sind. In diesem Beitrag erklären wir die Grundlagen zu Reisekosten, welche Kosten Sie als Arbeitnehmer, Freiberufler und Selbstständige absetzen können und wie Sie diese in der Buchhaltung erfassen.
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Was sind Reisekosten?
Nach den Einkommensteuer- sowie Lohnsteuerrichtlinien sind Reisekosten Aufwendungen, die bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit anfallen können. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Arbeitnehmer, Unternehmer oder Freiberufler nicht an ihrer ersten Tätigkeitsstätte oder eigenen Wohnung arbeiten. Damit die Tätigkeitsstätte als solche anerkannt wird, muss es sich um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung handeln.
Hinsichtlich der ersten Tätigkeitsstätte gelten umfangreiche und teilweise sehr spezielle steuerliche und arbeitsrechtliche Regelungen. Es ist deswegen ratsam, sich im Einzelfall gründlich zu informieren, welcher Ort als erste Tätigkeitsstätte gilt.
Arbeitnehmer können sich Reisekosten entweder vom Arbeitgeber erstatten lassen oder in der privaten Steuererklärung ansetzen. Unternehmer setzen sie als Betriebsausgaben von der Steuer ab. In der Regel können sie in Höhe der tatsächlichen Kosten angesetzt und anhand von Belegen nachgewiesen werden, aber auch Pauschalen sind möglich.
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Abzugsfähige Reisekosten 2024 für Arbeitnehmer und Unternehmer
Unter dem Begriff Reisekosten werden üblicherweise Verpflegungsmehraufwendungen, Fahrtkosten, Übernachtungskosten bzw. -pauschalen und Reisenebenkosten zusammengefasst.
Fahrtkosten
Unter Fahrtkosten sind die tatsächlich angefallenen und nachgewiesenen Kosten für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel oder privater Fahrzeuge zu verstehen.
Bei Nutzung des privaten Pkws werden die nachgewiesenen Kfz-Kosten je Kilometer (Benzin und Diesel, Steuer, Versicherung, Abschreibung etc.) oder aber die kilometer- und fahrzeugabhängigen Fahrtkosten in Form einer Kilometerpauschale vergütet. Der pauschale Kilometersatz für Fahrten im In- und Ausland beträgt
- 30 Cent für Pkw bzw.
- 20 Cent fürs Motorrad.
Geschäftsreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Taxi, Flugzeug oder Bahn können nicht über die Kilometerpauschale abgerechnet werden. Hier sind die konkret angefallenen Kosten anhand konkreter Belege nachzuweisen und zu erstatten.
Kilometerpauschale ist nicht gleich Pendlerpauschale (Entfernungspauschale): Die Pendlerpauschale gilt für Fahrten zur Arbeitsstätte, mit der Kilometerpauschale werden hingegen Fahrten zu Auswärtstätigkeiten vergütet. Hier gelten andere Vergütungsregelungen.
Besonderheiten für Unternehmer
Als Unternehmer setzen Sie Tickets für öffentliche Verkehrsmittel als Betriebsausgabe ab und machen die Vorsteuer geltend. Wenn Sie mit dem privaten Kfz gereist sind, können Sie die Kilometerpauschale oder den individuellen Kilometerkostensatz ansetzen.
Übertreiben Sie es mit der Kilometerabrechnung nicht, damit Ihr Pkw nicht ins notwendige Betriebsvermögen rutscht. Nutzen Unternehmer ihr Privatfahrzeug zu mehr als 50 % geschäftlich, zählt es zum notwendigen Betriebsvermögen und wird damit zum Firmenfahrzeug. In diesem Fall rechnen Sie Geschäftsfahrten nicht mehr als Reisekosten ab, sondern setzen die tatsächlichen Unterhaltskosten für das Fahrzeug an. Im Gegenzug ist dann der Privatanteil nach der 1%-Regel einkommensteuerpflichtig. In vielen Fällen ist das ein Minusgeschäft, denn nach Verrechnung mit dem Privatanteil bleiben häufig kaum noch Betriebskosten übrig.
Besonderheiten für Arbeitnehmer
Ihr Arbeitgeber kann Ihnen Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel ohne Abzug der Einkommensteuer erstatten. Achten Sie darauf, dass Tickets auf Ihren Arbeitgeber ausgestellt werden, damit dieser zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.
Haben Sie Ihr privates Fahrzeug genutzt, kann Ihnen Ihr Arbeitgeber die Kilometerpauschale oder den individuellen Kilometerkostensatz erstatten.
Verpflegungsmehraufwand
Im Gegensatz zu den Fahrtkosten werden Mehraufwendungen für die Verpflegung auf Geschäftsreisen mit Tagespauschalen abgerechnet. Übernimmt der Arbeitgeber einen Teil der Kosten für die Verpflegung (zum Beispiel das Frühstück im Hotel oder das Geschäftsessen mit dem Kunden) ist die Verpflegungspauschale für diesen Tag zu kürzen. Für ein Frühstück beträgt die Kürzung 20%, für ein Mittag- oder Abendessen 40% des Tagesbetrags.
Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand sind je nach Dauer und Ort (Inlands- und Auslandsreisen) unterschiedlich hoch. Für Dienstreisen im Inland gelten seit 2023:
- “Kleine” Verpflegungspauschale:
bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14€ - “Große” Verpflegungspauschale:
bei Abwesenheit von mehr als 24 Stunden: 28€
Beginn und Ende der Reise sind immer die tatsächlichen Orte des Beginns bzw. des Endes. Gleiches gilt bezüglich der Uhrzeiten.
An- und Abreisetag werden unabhängig von der Stundenzahl mit der kleinen Verpflegungspauschale vergütet, sofern es sich um eine mehrtägige Geschäftsreise mit Übernachtung handelt.
Besonderheit bei Auslandsreisen
Bei Auslandsreisen gelten andere Pauschalen als im Inland. Die für 2024 gültigen Sätze hat das Bundesfinanzministerium im Schreiben vom 21. November 2023 zusammengestellt. Es gilt immer die Pauschale für das vor Mitternacht Ortszeit erreichte Land. Sollten an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- als auch im Ausland durchgeführt werden, ist für diesen Tag das Auslandstagegeld maßgeblich. Bei der Rückreise ins Inland richtet sich die Pauschale nach dem Land, in dem zuletzt Tätigkeiten ausgeführt wurden.
Besonderheiten für Unternehmer
Unternehmer setzen ihren Verpflegungsaufwand als Betriebsausgaben von der Steuer ab. Hier gilt ebenfalls die Pauschale und nicht die tatsächlichen Kosten. Zusätzlich zur Verpflegungspauschale können Sie jedoch etwaige Geschäftsessen mit Geschäftspartnern im Ausland von der Steuer absetzen. In diesem Fall ist die Pauschale zu kürzen.
Besonderheiten für Arbeitnehmer
Arbeitnehmer können sich die Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen ohne Abzug von Lohnsteuer vom Arbeitgeber erstatten lassen. Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für Verpflegung, müssen die Belege auf den Arbeitgeber ausgestellt sein. Diese Ausgaben sind von der Pauschale abzuziehen, ggf. entfällt sie dann ganz. Übersteigen die vom Arbeitgeber übernommenen Kosten 60€ brutto (inkl. Mehrwertsteuer) je Mahlzeit, gelten diese als Aufmerksamkeit und sind damit bei der Lohnabrechnung steuerpflichtig.
Übernachtungskosten
Die Kosten für Übernachtungen auf Dienstreisen können grundsätzlich als Pauschale oder mit ihren tatsächlichen Kosten erstattet werden. Die Übernachtungspauschale fürs Inland beträgt 20€ pro Nacht. Im Ausland gelten andere Sätze (Sätze 2024 s. BMF-Schreiben vom 21. November 2023).
Für Selbstständige gibt es keine Übernachtungspauschale. Sie setzen die tatsächlichen Übernachtungskosten als Betriebsausgaben von der Steuer ab.
Besonderheiten für Arbeitnehmer:
Arbeitnehmer können Übernachtungskosten entweder als Pauschale oder mit den tatsächlichen Kosten erstatten lassen. Die Entscheidung, eine Pauschale oder die tatsächlichen Kosten zu erstatten, liegt beim Arbeitgeber. Die genaue Handhabung ist eine Verhandlungssache zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Daraus können sich verschiedene Konstellationen ergeben:
- Übernimmt der Arbeitnehmer die Kosten selbst, kann er diese als Werbungskosten abziehen.
- Erstattet der Arbeitgeber weniger als die tatsächlich entstandenen Kosten (nicht als Pauschale), kann der Arbeitnehmer die Differenz in der privaten Steuererklärung geltend machen.
- Zahlt der Arbeitgeber eine Übernachtungspauschale, ist diese für den Arbeitnehmer steuerfrei. Der Arbeitgeber kann die Kosten nicht als Betriebsausgabe geltend machen.
- Zahlt der Arbeitgeber höhere Sätze als die Übernachtungspauschale, sind diese für den Arbeitnehmer steuerpflichtig. Der Arbeitgeber kann sie mit der entsprechenden Rechnung als Betriebsausgabe geltend machen.
Wenn Sie als Arbeitnehmer im Ausland übernachten, können Sie die zum Teil sehr hohen Pauschalen ansetzen. Diese gelten jedoch nur, wenn auch nachweislich Kosten angefallen sind. Beim Wildcampen oder Übernachtungen im LKW/PKW darf keine Übernachtungspauschale geltend gemacht werden. Sie dürften als Arbeitnehmer aber beispielsweise für 10€ in Angola in einem Hostel übernachten (Beleg aufbewahren!) und bekommen dennoch die Pauschale in Höhe von 226€ lohnsteuerfrei durch Ihren Arbeitgeber erstattet.
Reisenebenkosten
Neben den Kosten für Fahrt, Verpflegung und Übernachtung können auf einer Geschäftsreise noch weitere Kosten entstehen. Sie werden als Reisenebenkosten bezeichnet.
Als Reisenebenkosten abziehbar sind zum Beispiel Mautgebühren, Kosten für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck oder aber auch Kosten in Form von Wertverlust bezogen auf die mitgeführten Gegenstände, zum Beispiel durch Diebstahl oder Beschädigung. Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer diese Nebenkosten lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Als Unternehmer können diese Kosten als Aufwand verbucht werden.
Nicht abziehbare Reisekosten sind die Anschaffung von Reisekleidung, private Ferngespräche oder die Nutzung der Minibar.
Abrechnung von Reisekosten als Arbeitnehmer
Arbeitgeber sind nicht zwangsläufig verpflichtet, ihren Arbeitnehmern die Reisekosten für Geschäftsreisen zu erstatten. Oft sind aber im Arbeitsvertrag Regelungen zur Erstattung festgehalten. Damit Arbeitnehmern in beiden Fällen keine Nachteile entstehen, haben sie zwei Möglichkeiten, um ihre Reisekosten geltend zu machen.
1. Arbeitgeber erstattet die Reisekosten:
Sie belegen die Reisekosten durch Rechnungen. Ihr Arbeitgeber kann Ihnen dann die tatsächlich entstandenen Kosten erstatten. Die Auszahlung erfolgt ohne Abzug von Lohnsteuer. Dabei ist es wichtig, dass die Rechnungen auf Namen und Anschrift des Arbeitgebers ausgestellt sind. Alternativ hat dieser auch die Möglichkeit, Ihnen die Kosten über die zulässigen Pauschalen zu erstatten. Letzteres ist der Fall, wenn Mitarbeiter zum Beispiel bei Verwandten oder Freunden übernachten (außer im Ausland!).
2. Arbeitgeber erstattet die Reisekosten nicht:
Erstattet der Arbeitgeber Ihnen die Reisekosten nicht, können Sie diese steuerlich als Werbungskosten geltend machen. Rechnungen müssen in diesem Fall auf den Namen und die Anschrift des Arbeitnehmers ausgestellt sein. Außerdem gilt: Für Verpflegungsmehraufwendungen sind ausschließlich die Pauschalen und nicht die tatsächlichen Kosten anzusetzen. Bei den Fahrtkosten hingegen können Sie die tatsächlichen Kosten mit einem entsprechenden Nachweis ansetzen oder die geltenden Kilometerpauschalen nutzen. Für die Übernachtungskosten sind nur die tatsächlichen Kosten abzugsfähig. Die Übernachtungspauschale ist beim Werbungskostenabzug nicht zulässig.
Abrechnung von Reisekosten als Unternehmer
Als Unternehmen haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten, Reisekosten zu verbuchen:
1. Reisekosten in Rechnung stellen:
Stellen Sie Ihrem Auftraggeber die Reisekosten in Rechnung, setzen Sie diese selbst als Betriebsausgaben ab und machen auch die Vorsteuer geltend. Die Reisekosten sind für Sie dann Aufwendungen und werden als solche verbucht. Im zweiten Schritt erstellen Sie die Abrechnung an Ihren Auftraggeber. Die Erstattung stellt einen Ertrag in Ihrem Unternehmen dar, welcher mit Umsatzsteuer zu verbuchen ist.
Bei der Reisekostenabrechnung teilen Nebenkosten das Schicksal der Hauptleistung. Wird als Hauptleistung beispielsweise der Hotelaufenthalt mit 19% USt. belegt, darf der Taxibeleg nicht mit 7% USt. berechnet werden, sondern ist ebenfalls mit 19% zu versteuern. Sollte Ihr Auftraggeber in diesem Fall auf einen belegmäßigen Nachweis bestehen, fügen Sie der Rechnung Kopien bei. Die Originale müssen wegen des Vorsteuerabzuges bei Ihnen in den Unterlagen bleiben.
2. Belege erstatten lassen:
Lassen Sie sich die Reisekosten vom Auftraggeber anhand von Belegen erstatten, müssen die Rechnungen auf Ihren Auftraggeber ausgestellt sein. Nur dann kann dieser die Vorsteuer geltend machen. Für Ihr Unternehmen stellen die Ausgaben für Spesen sowie deren Erstattung dann lediglich einen durchlaufenden Posten dar, den Sie zum Beispiel über Interimskonto 1590 (SKR03) buchen. Die Beträge sind weder aufwands- noch ertragswirksam.
Reisekosten buchen
Unternehmer können sich die Pauschalen für die eigenen Fahrtkosten oder den Verpflegungsmehraufwand auszahlen lassen oder fiktiv (über das Konto Privateinlage) für die Steuererklärung ansetzen. Die Ausgaben sollten Sie spätestens am 31.12. in der Buchhaltung erfassen. Dies geht bequem in einem einzigen Sammelposten.
Buchungsbeispiel: Fahrtkostenpauschale (Unternehmer, SKR03)
| s | 4673; Reisekosten Unternehmer, Fahrtkosten | 30€ |
| h | 1890; Privateinlage | 30€ |
Buchungsbeispiel: Verpflegungsmehraufwand (Unternehmer, SKR03)
| s | 4674; Reisekosten Unternehmer, Verpflegungsmehraufwendungen | 28€ |
| h | 1200; Bank | 28€ |
Buchungsbeispiel: Übernachtungskosten vom Auftraggeber erstatten lassen (Unternehmer, SKR03)
| s | 1590; durchlaufende Posten | 78€ |
| h | 1200; Bank | 78€ |
| s | 1200; Bank | 78€ |
| h | 1590; durchlaufende Posten | 78€ |
Buchungsbeispiel: Fahrtkosten an Arbeitnehmer erstatten (SKR03)
| s | 4668; Kilometergelderstattung Arbeitnehmer | 33€ |
| h | 1200; Bank | 33€ |
Fazit: Bei Reisekosten sind komplexe Regelungen zu beachten
Arbeitnehmer und Unternehmer können Kosten für geschäftliche Auswärtstätigkeiten erstatten lassen. Dabei gibt es je nach Art der Kosten unterschiedliche Vorgaben, in welcher Form und in welcher Höhe sie abzugsfähig sind. Unternehmer können Reisekosten in der Regel als Betriebsausgaben geltend machen, wenn sie durch das eigene Unternehmen veranlasst sind. Arbeitnehmer lassen sich diese vom Arbeitgeber erstatten oder setzen sie in der Einkommensteuererklärung an. Wegen der umfangreichen Regelungen ist es ratsam, sich mit den unterschiedlichen Möglichkeiten genau vertraut zu machen.
FAQs
Was ist Verpflegungsmehraufwand?
Unter Verpflegungsmehraufwand versteht man zusätzliche Aufwendungen für eine ausreichende Verpflegung während einer geschäftlichen Auswärtstätigkeit. Er wird ab einer Abwesenheitszeit von mehr als acht Stunden in Form einer Pauschale vergütet. Für Auslandsreisen gelten andere Pauschalen als im Inland.
Wann hat man Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand?
Sind Arbeitnehmer oder Unternehmer dienstlich mehr als acht Stunden außerhalb Ihres Arbeitsplatzes (“erste Tätigkeitsstätte”) tätig, haben Sie Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand. Dieser wird in Form einer Pauschale vergütet. Häufige Anlässe sind Fortbildungen, Kundenbesuche oder Geschäftsreisen.
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