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XRechnung empfangen | BuchhaltungsButler
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich die technischen Voraussetzungen für den Empfang elektronischer Rechnungen erfüllen. Die XRechnung ist dabei der zentrale Standard, der eine effiziente und automatisierte Rechnungsabwicklung ermöglicht. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Voraussetzungen nötig sind und wie Sie Ihre Prozesse optimieren können.
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Voraussetzungen zum Empfang von XRechnungen
Die XRechnung basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und wird ausschließlich im XML-Format erstellt und übertragen. Dieses strukturierte Datenformat ermöglicht die maschinelle Verarbeitung ohne Medienbrüche, was Unternehmen Zeit spart und Fehler reduziert.
Um XRechnungen zu empfangen, müssen Unternehmen bestimmte technische Voraussetzungen erfüllen. Eine einfache E-Mail-Adresse reicht dabei nicht aus. Aus diesem Grund benötigen sie eine geeignete Softwarelösung oder ein ERP-System, das dieses Format unterstützt.
Für Rechnungen an den öffentlichen Sektor stellt der Bund zwei zentrale Plattformen bereit:
- ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes)
- OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform)
Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber senden oder empfangen möchten, müssen also sicherstellen, dass ihre Systeme mit den beiden Plattformen kompatibel sind.
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Prozessablauf, um die XRechnung empfangen zu können
Um XRechnungen erfolgreich empfangen und verarbeiten zu können, sind natürlich eine sorgfältige Planung und Anpassung der Unternehmensprozesse notwendig. Dabei sind folgende Schritte besonders wichtig:
- Status-Quo ermitteln:
Zuerst sollte die technische Infrastruktur analysiert werden: Sind die vorhandenen IT-Systeme mit dem XRechnungsformat kompatibel oder muss noch etwas angepasst werden? - Geeignete Tools auswählen:
Für den Empfang und die Verarbeitung von XRechnungen werden kompatible Softwarelösungen oder ERP-Systeme benötigt. Diese müssen nahtlos in bestehende Prozesse integriert werden. Beispiele hierfür sind BuchhaltungsButler oder branchenspezifische Softwarelösungen. - Schulung durchführen:
Mitarbeitende müssen ausreichend geschult werden, um mit den neuen Tools und Abläufen vertraut zu sein, und die XRechnungen empfangen und fehlerfrei erfassen zu können. - Testphase einplanen:
Um sicherzustellen, dass die neuen Prozesse und Systeme reibungslos funktionieren, sollte eine Testphase durchgeführt werden. Dadurch können auch mögliche Schwachstellen erkannt und Anpassungen vorgenommen werden.
Hinweise zur Weiterverarbeitung und Archivierung
Eine XRechnung ist darauf ausgelegt, dass sie eine vollständige digitale Weiterverarbeitung ermöglicht. Es gibt jedoch keine Verpflichtung, die Potenziale der Digitalisierung vollständig auszuschöpfen, sodass Unternehmen den Grad der Automatisierung individuell bestimmen können.
Wie bei allen Rechnungen besteht zudem auch bei der XRechnung eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht. Die Archivierung muss dabei im Originalformat, also im XML-Format, erfolgen. Außerdem müssen archivierte XRechnungen revisionssicher aufbewahrt werden, sodass nachträgliche Änderungen, Manipulationen oder Fälschungen ausgeschlossen und Zugriffe nachvollziehbar sind.
Häufige Fehler und Herausforderungen beim Empfang von XRechnungen
Nicht immer läuft alles reibungslos, wenn Sie eine XRechnung empfangen. Ein typischer Fehler ist, dass das Format der eingehenden Datei nicht die Anforderungen einer XRechnung erfüllt. Dateien wie Excel, Word oder PDFs erfüllen beispielsweise nicht die Standards der europäischen Norm EN 16931 und können daher nicht maschinell verarbeitet werden. Zusätzlich fehlt es häufig an transparenten Statusmeldungen in Echtzeit. Fehler bei der Verarbeitung oder Übertragung der XRechnung werden ohne diese Meldungen oft zu spät erkannt, und somit können Korrekturmaßnahmen nicht rechtzeitig eingeleitet werden.
In der Rechnungsdigitalisierung liegt ebenfalls oft die Fehlerquelle. Beispielsweise der Wechsel von papierbasierten Prozessen zu digitalen Abläufen kann zu Medienbrüchen führen, die die Digitalisierung erschweren und den manuellen Aufwand erhöhen. Auch eine fehlerhafte oder unvollständige Zuordnung der eingehenden XRechnungen zu den entsprechenden Bestellungen kann problematisch sein.
Da XRechnungen im XML-Format übermittelt werden, fehlt es ihnen an einer für Menschen lesbaren Darstellung. Aus diesem Grund kann es sehr schwierig sein, die Rechnungen manuell zu prüfen. Falsche oder unvollständige Pflichtangaben, wie fehlende Steuersätze oder falsche Beträge, gehören ebenfalls zu den häufigsten Fehlern und können rechtliche oder technische Probleme verursachen.
Um Herausforderungen zu minimieren, sollten Sie ein Tool bzw. eine Softwarelösung verwenden, die Echtzeit-Statusmeldungen, Kontrollverfahren und maximale Transparenz bietet.
Sicherheitsanforderungen und Datenschutz beim Empfang von XRechnungen
Wenn Sie eine XRechnung empfangen, müssen Sie hohe Sicherheitsstandards erfüllen, da meist vertrauliche Daten in ihnen enthalten sind. Folgende Maßnahmen sind dabei besonders wichtig:
- Verschlüsselung der Daten: Sowohl bei der Übertragung als auch bei der anschließenden Archivierung sollten die Daten verschlüsselt werden, damit Unbefugte nicht darauf zugreifen können.
- Zugriffskontrollen: Es muss sichergestellt werden, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Rechnungen erhalten.
- Dokumentation aller Änderungen und Zugriffe: Um die Nachvollziehbarkeit zu erhöhen, sollten alle Änderungen und Zugriffe auf die Daten lückenlos dokumentiert werden.
Darüber hinaus müssen strenge Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Sensible Informationen müssen bei der Bearbeitung und Speicherung stets geschützt bleiben. Eine sichere Speicherung der XRechnungen kann durch den Einsatz einer spezialisierten Softwarelösung gewährleistet werden. Diese Programme unterstützen die Einhaltung der Datenschutzvorgaben und sorgen für einen rechtskonformen und sicheren Verarbeitungsprozess.
Fazit: XRechnung empfangen
Das Empfangen von XRechnungen bringt einige Herausforderungen, aber gleichzeitig auch Chancen für die Digitalisierung und Automatisierung. Mit den richtigen Maßnahmen, wie der Einhaltung von Sicherheitsstandards und der Implementierung geeigneter Softwarelösungen, können Unternehmen die Effizienz ihrer Rechnungsverarbeitung deutlich steigern.
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