XRechnung erstellen: So schreiben Sie online E-Rechnungen im XML-Format
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XRechnung einfach erstellen | BuchhaltungsButler
Die E-Rechnungspflicht wird ab 2025 ausgeweitet und gilt dann auch für B2B-Geschäfte. XRechnung ist eine Möglichkeit, mit der Unternehmer die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen erfüllen können. Was sich dahinter verbirgt, wie Sie XRechnungen schreiben und worauf Sie dabei achten müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Was ist XRechnung und für wen eignet es sich?
XRechnung ist ein XML-basiertes Rechnungsformat für den elektronischen Datenaustausch. Mit ihm können Unternehmer gesetzeskonforme E-Rechnungen erstellen. Das Format erfüllt die gesetzlichen Vorgaben für E-Rechnungen (EN 16931) und hat sich in Deutschland und Europa neben ZUGFeRD als Standard für die elektronische Rechnungsstellung etabliert.
Elektronische Rechnungen sind in Deutschland bereits seit 2017 für öffentliche Aufträge verpflichtend. Ab 2025 sind sie auch für B2B-Geschäfte gesetzlich vorgeschrieben und ab 2028 soll die E-Rechnungspflicht europaweit gelten.
XRechnung ist besonders für Unternehmen interessant, die auf eine umfassende Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsstellung setzen. Das rein datenbasierte Rechnungsformat lässt sich leicht von Computern auslesen und ist damit ideal für die maschinelle Verarbeitung geeignet. Im Gegensatz zu den hybriden Rechnungsformaten wie ZUGFeRD oder FacturX enthält es jedoch keine bildhaften Rechnungsdaten, welche die Handhabung für Menschen einfacher machen.
XRechnung erstellen: Tools und Software
Es gibt mehrere Möglichkeiten, XRechnungen zu erstellen. Jede mit spezifischen Vor- und Nachteilen, die sie für die unterschiedlichen Anforderungen verschiedener Unternehmen empfehlenswert machen.
XRechnungs-Generatoren
Mit Web-Tools, wie dem kostenlosen ZUGFeRD-Generator von BuchhaltungsButler, können Sie Rechnungen im ZUGFeRD-Format, das auch eine XML-Datei enthält, manuell erstellen. Zusätzlich bietet der XML-Generator die Möglichkeit, XRechnungen einfach zu visualisieren.
Diese Tools eignen sich jedoch nur, solange wenige Rechnungen anfallen. Nützliche Zusatzfunktionen wie die Hinterlegung von Kunden- und Unternehmensdaten oder die Archivierung sind nämlich meist nur in kostenpflichtigen Software verfügbar. Achten Sie darauf, dass die Anwendungen die Anforderungen der GoBD und des Datenschutzes erfüllen.
XRechnungs-Plattformen
Webportale ermöglichen häufig neben dem Erstellen von E-Rechnungen auch deren Empfang und Versand. Sie erlauben eine softwareunabhängige Rechnungsstellung, zum Beispiel für Unternehmer, die einfache EÜR-Jahresabschlüsse ohne Buchhaltungsprogramme erledigen oder E-Rechnungen für öffentliche Aufträge erstellen. Renommierte und sichere Lösungen sind beispielsweise die Plattformen des Bundes (ZRE und OZG-RE) für öffentliche Aufträge oder die Rechnungsplattform der DATEV.
Buchhaltungssoftware
Eine umfassende und komfortable Lösung für E-Rechnungen ist ein Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm wie BuchhaltungsButler. Sie integrieren elektronische Rechnungen in die Buchführung und ermöglichen so die Automatisierung vieler weiterer Buchhaltungsprozesse. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen gibt es viele praktische und kostengünstige Lösungen, mit denen sich die Aufgaben rund um das Rechnungswesen auch ohne buchhalterisches Vorwissen einfach und schnell bewältigen lassen.
Add-Ons
Add-Ons lassen sich schnell und unkompliziert in bestehende Software integrieren. Dadurch sind sie besonders für Unternehmen sinnvoll, die E-Rechnungen in bereits vorhandene IT-Infrastruktur einbinden wollen. Besondere Aufmerksamkeit ist bei der Einhaltung der aktuellen rechtlichen Anforderungen geboten, da eventuelle Updates meist manuell durchgeführt werden müssen.
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Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen von XRechnungen
Eine bequeme und rechtssichere Möglichkeit, E-Rechnungen zu schreiben, ist der ZUGFeRD-Generator von BuchhaltungsButler. Dank der strukturierten und intuitiven Bedienung erstellen Sie E-Rechnungen im Handumdrehen. Und so geht’s:
- Unternehmens- und Rechnungsstellerdaten erfassen (Name und Adresse, Kontaktdaten, Bankverbindung, Steuernummer und Umsatzsteuer-ID)
- Kundendaten verwalten (Name und Adresse, Kontaktdaten)
- Rechnungs- und Lieferdaten eingeben (Rechnungsnummer, Rechnungs- und Lieferdatum, Zahlungsziel, Referenz, Leitweg-ID)
- Produkte und Dienstleistungen hinzufügen (beliebig viele Produkte bzw. Dienstleistungen inkl. Menge und Einheit, Preis, Umsatzsteuersatz, Rabatte und Beschreibung)
- Mehrwertsteuer-Besonderheiten berücksichtigen (0 % für Kleinunternehmer)
- Rechnungssumme inkl. Umsatzsteuer automatisch berechnen
- Rechnungsvorschau überprüfen
- Rechnung im ZUGFeRD-Format generieren
Herausforderungen und Tipps für die Erstellung von XRechnungen
Inhaltlich unterscheiden sich XRechnungen und andere elektronische Rechnungsformate nicht von papierhaften Rechnungen. Sie müssen dieselben Pflichtangaben nach Umsatzsteuerrecht (insbesondere § 14, 14a) enthalten. Die Umstellung auf elektronische Rechnungsdaten bringt jedoch Besonderheiten mit sich.
1. Zeitlicher Rahmen
Die E-Rechnung kommt und Unternehmer müssen sich zügig auf die Änderungen vorbereiten: Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Erstellung gibt es Übergangsfristen, die die Umstellung insbesondere für kleinere Unternehmen erleichtern:
2025 und 2026: Sonstige Rechnungen, also Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht dem gesetzlichen Format entsprechen, sind weiterhin zulässig. Allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.
Ab 2027: Nur Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 € dürfen noch sonstige Rechnungen verschicken.
Ab 2028: Die Ausnahmen entfallen komplett, es dürfen nur noch E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes verschickt werden.
2. Technische Voraussetzungen
Anders als bei Papierrechnungen ist die Verarbeitung von XRechnungen nur mit Software-Unterstützung möglich. Für kleine und mittelständische Unternehmen sind neben Rechnungsgeneratoren vor allem Buchhaltungssoftware eine praktische und preisgünstige Lösung. Mit ihnen können Sie Rechnungen erstellen, versenden und empfangen – viele Programme übernehmen auch gleich Buchung und rechtskonforme Archivierung.
3. Datenschutz und Datensicherheit
Für die Verarbeitung elektronischer Daten gelten spezielle Gesetze. Die wichtigsten sind die Grundsätze zur elektronischen Buchführung (GoBD) und die DSGVO. Unternehmen müssen digitale Buchhaltungsdaten sicher, jederzeit zugänglich, nachvollziehbar und unveränderbar speichern und personenbezogene Daten besonders schützen. Unternehmen sollten auf zertifizierte Softwarelösungen zurückgreifen, um sicherzustellen, dass die entsprechenden Vorschriften und entsprechende Änderungen eingehalten werden.
Fazit: XRechnungen effizienter mit Software erstellen
XRechnungen lassen sich mit Software-Unterstützung einfach und rechtssicher erstellen. Je nach Budget und Anforderungen gibt es verschiedene Lösungen, die vom Erstellen weniger E-Rechnungen bis hin zur umfangreichen digitalen Buchführung reichen. Für kleine bis mittelgroße Unternehmen sind Anwendungen für die Online-Buchhaltung eine kostengünstige Möglichkeit, die Herausforderungen rund um E-Rechnungen zu meistern und gleichzeitig ihre Buchhaltung effizienter zu gestalten. Sie sollten bei der Auswahl auf einen passenden Funktionsumfang und die Einhaltung der Verarbeitung elektronischer Daten achten.
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