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XRechnung im Überblick | BuchhaltungsButler
Ab 2025 sind elektronische Rechnungen für Unternehmen in Deutschland Pflicht. Ein elektronisches Datenformat, das allen gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen entspricht, ist XRechnung. Wie das Rechnungsformat funktioniert, für wen es sich eignet und was XRechnung von anderen Formaten wie ZUGFeRD unterscheidet, erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Gesetzlicher Hintergrund
Mit Beschluss des Wachstumschancengesetzes wird die E-Rechnung in Deutschland auch im B2B-Bereich zur Pflicht. Bisher waren diese nur für Geschäfte mit dem öffentlichen Sektor vorgeschrieben. Wenn Unternehmen künftig steuerbare Lieferungen oder Leistungen an andere Unternehmen erbringen, dürfen sie hierfür keine Papierrechnungen mehr ausstellen.
Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden, um eine maschinelle Weiterverarbeitung zu ermöglichen. Die genauen Anforderungen für E-Rechnungen sind in der „Europäischen Norm für den Datenaustausch von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr in der EU” (EN 16931) geregelt. Der europäische Standard wurde im Jahr 2017 vom „Europäischen Komitee für Normung” (CEN) eingeführt.
Zweck und Einsatzbereiche von XRechnung
XRechnung ist eines der gesetzlich zugelassenen Datenformate für E-Rechnungen, das der europäischen Norm für E-Rechnungen (EN 16931) entspricht. Es wurde im Auftrag von Bund und Ländern von der „Koordinierungsstelle für IT-Standards” (KoSIT) entwickelt und dient seit 22.10.2017 zum Austausch elektronischer Rechnungen mit der öffentlichen Verwaltung.
Unternehmer können das strukturierte Datenformat XRechnung auch für elektronische Rechnungen bei B2B-Geschäften nutzen und erfüllen damit die gesetzlichen Vorgaben ab 2025.
Aufbau und Struktur einer XRechnung
XRechnung basiert auf dem XML-Format, das strukturierte, maschinenlesbare Datensätze bereitstellt. Die Dateien sind mit einem speziellen Format, einer Datenstruktur und klar definierten Bedeutungen der einzelnen Felder ausgestattet, was die maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Für Menschen ist der Code für gewöhnlich nicht lesbar.
XRechnungen können nicht einfach per Hand geschrieben, ausgedruckt und versendet werden. Es sind spezielle Tools wie Add-Ons, Online-Generatoren oder eine Rechnungs- bzw. Buchhaltungsoftware notwendig, welche die Angaben in das gewünschte Format umwandeln.
Die Pflichtfelder einer XRechnung sind identisch mit den Pflichtangaben einer herkömmlichen Rechnung. Rechnungen an Behörden erfordern zusätzliche Angaben wie
- Projektnummer, Lieferantennummer, Vertragsnummer
- ggf. Kassenzeichen und Förderkennzeichen
- Bankverbindung
- Zahlungsbedingungen gemäß Vertrag
- E-Mail-Adresse des Vertragsnehmers
- sonstige Angaben zum Auftragnehmer und
- die Leitweg-ID der jeweiligen Behörde.
Wenn E-Rechnungen im Unternehmen nicht die Ausnahme sind, können Sie diese mit einer speziellen Buchhaltungssoftware wie BuchhaltungsButler erstellen, die gleichzeitig die Verarbeitung und Archivierung übernimmt.
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Unterschiede zwischen XRechnung und anderen Rechnungsformaten
Ab 2025 müssen E-Rechnungen speziellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Bildhafte Rechnungsformate wie PDF und Word-Dokumente oder per Mail übermittelte Rechnungen werden nach dem Gesetz nicht mehr als elektronische Rechnungsformate angesehen.
In Deutschland haben sich mit XRechnung und ZUGFeRD zwei unabhängige Datenformate etabliert, die den rechtlichen Rahmenbedingungen entsprechen:
XRechnung ist rein code-basiert und für die maschinelle Verarbeitung optimiert. ZUGFeRD ist dagegen ein hybrides Format, das neben dem XML-Code noch einen zusätzlichen für Menschen lesbaren Bildteil im PDF-Format enthält. Die Variante ist deswegen bei vielen deutschen Unternehmen beliebt, während XRechnung das bevorzugte Format bei der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern ist.
Auf europäischer Ebene hat sich zudem das französische Rechnungsformat Factur-X für hybride elektronische Rechnungen etabliert. Dieses Format kombiniert ebenfalls PDF-Dokumente mit eingebetteten strukturierten Daten, bietet jedoch weniger Flexibilität, da es ausschließlich eine festgelegte Datenstruktur unterstützt. Im Gegensatz dazu deckt XRechnung beide in der Norm definierten Varianten ab, was Unternehmen mehr Anpassungsmöglichkeiten bietet.
Einsatzbereiche und Zielgruppen
Die wesentliche Zielgruppe für die XRechnung sind öffentliche Auftraggeber und deren Kunden. Da der Bund und seine Behörden seit 27.10.2020 keine Papierrechnungen mehr akzeptieren, dürfen sie Rechnungen ausschließlich im elektronischen Format empfangen und verarbeiten. Die XRechnung hat sich als Standardformat dafür etabliert und wird auch zukünftig für Unternehmen, die Lieferungen und Leistungen an den öffentlichen Sektor erbringen, das wichtigste Format für den elektronischen Datenaustausch bleiben.
Unternehmen können XRechnung ebenso im B2B-Bereich verwenden, wo elektronische Rechnungen ab 2025 zur Pflicht werden.
Vorteile für Unternehmen und den öffentlichen Sektor
Die elektronische Verarbeitung von Rechnungen bringt viele Vorteile. Das vorstrukturierte XML-Format der XRechnung ermöglicht es dem Empfänger, die benötigten Informationen schnell und fehlerfrei auszulesen und weiterzuverarbeiten. Unternehmen und der öffentliche Sektor können so von effizienten und sicheren Prozessen profitieren.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Kostenersparnis bei Material, Personal und Lager: Der Verzicht auf Papier, Druck und Versand senkt Materialkosten. Gleichzeitig entfällt die manuelle Bearbeitung, wodurch auch Personalressourcen eingespart werden können. Zudem ersetzt die digitale Speicherung physische Lagerflächen für Rechnungen.
- Effizienzgewinne durch schnellere, elektronische Prozesse: Die strukturierte Datenübertragung ermöglicht die direkte Verarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen, ohne manuelle Zwischenschritte, was Arbeitsabläufe beschleunigt und Verwaltungsaufwand reduziert.
- Fehlerreduzierung durch maschinelle Verarbeitung: Durch das standardisierte Datenformat werden manuelle Eingabefehler minimiert.
- Liquiditätsverbesserung durch beschleunigte Zahlungsabläufe: Automatisch ausgelesene Rechnungen können schneller freigegeben und bezahlt werden. Unternehmen profitieren dadurch von kürzeren Zahlungsfristen und optimierter Liquidität.
- Digitale Archivierung, Recherche- und Auditmöglichkeiten: Elektronische Rechnungen können sicher gespeichert und bei Bedarf schnell durchsucht werden. Das erleichtert die Einhaltung von Aufbewahrungspflichten und vereinfacht ebenfalls Prüfungen durch Steuer- und Kontrollbehörden.
Fazit: XRechnung ist ein in Deutschland bewährtes Rechnungsformat
XRechnung ist ein einheitlicher deutscher Standard für den Datenaustausch bei elektronischen Rechnungen, der sich seit der Einführung im öffentlichen Sektor bewährt hat. Das Format ist rein code-basiert, wodurch es für den Menschen schwer zu erfassen ist. Die fest vorgegebene Struktur macht es einfach, die Daten schnell und fehlerfrei elektronisch auszulesen und weiterzuverarbeiten. Wer menschenlesbare Rechnungsversionen benötigt, kann auf andere gesetzeskonforme Formate wie ZUGFeRD und Factur-X zurückgreifen.
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