ZUGFeRD: Alles Wissenswerte rund um das Rechnungsformat und wie Sie es im Unternehmen einsetzen
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ZUGFeRD: Definition und Anwendung | BuchhaltungsButler
Ab 2025 dürfen Unternehmen bei B2B-Geschäften keine Papierrechnungen mehr ausstellen und empfangen. Eine Möglichkeit, die gesetzlichen Anforderungen für E-Rechnungen einzuhalten, ist ZUGFeRD. Was das Rechnungsformat ausmacht, für wen es sich eignet und wie Sie es in Ihrem Unternehmen umsetzen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (kurz für “Zentraler User Guide des Forums für elektronische Rechnung Deutschland”) ist ein Datenformat für elektronische Rechnungen gemäß EU-Richtlinie EU/2014/55 und EU-Norm EN 16931. Damit können Unternehmer die ab 2025 geltenden Vorgaben für die E-Rechnungspflicht bei B2B-Geschäften erfüllen.
ZUGFeRD ist ein unabhängiges Datenformat, welches parallel zur XRechnung entstand. Es wurde 2014 vom “Forum elektronische Rechnung Deutschland” (FeRD) in Zusammenarbeit verschiedener Ministerien, Fach- und Spitzenverbänden der Wirtschaft entwickelt. Das Ziel: Eine einfache und kostengünstige Lösung für den strukturierten Rechnungsdatenaustausch mit einer hohen Akzeptanz bei Unternehmen, unabhängig von Größe und Branche.
Zielgruppen und Anwendungsmöglichkeiten
ZUGFeRD ist eines der beiden Datenformate, das seit 2020 für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber eingesetzt werden kann. Es ist darüber hinaus eine Alternative für Unternehmen, die ab 2025 E-Rechnungen für Geschäfte mit anderen Unternehmen (B2B) erstellen, verarbeiten und empfangen müssen. Das Format eignet sich branchenübergreifend für Unternehmen jeder Größe.
Insbesondere für kleine Unternehmen ist es eine effiziente und kostengünstige Möglichkeit, den elektronischen Rechnungsaustausch zu bewältigen. Da das Format zudem einen internationalen Standard (UN-CEFACT) nutzt, ist es sowohl im nationalen als auch im internationalen Geschäftsverkehr einsetzbar.
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Aufbau und Struktur von ZUGFeRD-Rechnungen
ZUGFeRD kombiniert zwei verschiedene Formate miteinander: das gesetzlich vorgeschriebene, strukturierte Datenformat XML und das visuelle PDF-Format. Der XML-Teil ist code-basiert und nach den gleichen Vorgaben wie eine XRechnung strukturiert. Das PDF sieht aus wie eine herkömmliche Rechnung. Durch diese hybride Gestaltung sind ZUGFeRD-Rechnungen für die maschinelle Verarbeitung geeignet und gleichzeitig für den Menschen lesbar.
Das Rechnungsformat enthält grundsätzlich alle gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsbestandteile. Hinsichtlich Datenumfang und Kompatibilität mit dem Umsatzsteuergesetz lassen sich fünf verschiedene ZUGFeRD-Profile unterscheiden. “EN-16931” und “Extended” sind dabei die einzigen Profile, die alle EU-Vorgaben für elektronische Rechnungen vollständig erfüllen. Das macht sie besonders wichtig für Unternehmen, die gesetzeskonforme Rechnungen in der EU austauschen möchten.
Abgrenzung zu anderen Rechnungsformaten
In Deutschland haben sich zwei Rechnungsformate etabliert, welche die EU-Norm für E-Rechnungen erfüllen:
- XRechnung wurde speziell für den Einsatz bei öffentlichen Auftraggebern entwickelt. Das Datenformat basiert ausschließlich auf XML und stellt die maschinelle Lesbarkeit in den Vordergrund.
- ZUGFeRD nutzt gleichzeitig strukturierte XML-Daten und Bildformate und ist dadurch für Anwender komfortabler. Es ermöglicht, Rechnungsdaten maschinell zu verarbeiten und diese gleichzeitig als herkömmliches Dokument einzusehen und zu verwenden.
Grundsätzlich können beide Formate sowohl von Unternehmen als auch von öffentlichen Behörden eingesetzt werden.
Vorteile von ZUGFeRD-Rechnungen
Standardisierte elektronische Datenformate sind darauf ausgerichtet, Rechnungsversand und -verarbeitung zu vereinfachen. Die Verwendung von E-Rechnungen bringt aber noch weitere Vorteile:
- Elektronische Weiterverarbeitung: ZUGFeRD-Rechnungen enthalten strukturierte Daten, die direkt in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme eingelesen und weiterverarbeitet werden können.
- Effizienzsteigerungen: Durch die automatische Verarbeitung von Rechnungen werden zeitintensive Arbeitsschritte wie das Einscannen oder manuelle Prüfen überflüssig.
- Liquiditätsverbesserung: ZUGFeRD-Rechnungen können schneller als Papierrechnungen bearbeitet werden, was zu zügigeren Zahlungsprozessen führt.
- Verbesserte Ressourcennutzung: Digitale Rechnungen reduzieren den Verbrauch von Papier und Druckmaterialien. Gleichzeitig werden personelle Ressourcen effizienter genutzt, da weniger Zeit für manuelle Tätigkeiten benötigt wird.
- Kosteneinsparungen: ZUGFeRD-Rechnungen senken die Kosten für Druck, Versand und Lagerung. Zusätzlich wird durch die automatisierte Verarbeitung der Arbeitsaufwand in der Buchhaltung reduziert, was langfristig Einsparungen ermöglicht.
Das Datenformat von ZUGFeRD ist standardisiert und systemunabhängig einsetzbar. Das ermöglicht es Unternehmen, Rechnungsdaten ohne vorherige Vereinbarungen auszutauschen und eine reibungslose Verarbeitung zu gewährleisten. Daneben unterstützt der visuelle Teil die Lesbarkeit für Menschen.
Kleine Unternehmen profitieren besonders von ZUGFeRD-Rechnungen, bei denen Rechnungsdaten sowohl strukturiert als auch visuell vorliegen. Sie können wie gewohnt die PDF-Version für ihre Buchhaltung nutzen und erfüllen trotzdem die gesetzlichen Anforderungen an die E-Rechnung. Größere Unternehmen mit ausgereifter IT-Infrastruktur können dagegen stärker die Möglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung ausschöpfen. Der visuelle Teil der ZUGFeRD-Rechnung dürfte für sie in den Hintergrund treten.
Integration und Anwendungsbereiche von ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein reines Datenformat. Um die elektronischen Rechnungen zu verarbeiten, ist eine kompatible Software notwendig – egal, ob Sie Rechnungen selbst erstellen und bearbeiten möchten oder diese elektronisch an den Steuerberater weitergeben möchten.
Kleinere Unternehmen können ZUGFeRD-Rechnungen mit kostenlosen Online-Tools erstellen. Ab einer bestimmten Anzahl ist dies jedoch unkomfortabel. Bei einer umfangreichen Buchhaltung ist es sinnvoll, das Rechnungsformat technisch in die bestehende Software des Unternehmens einzubinden oder nach einer entsprechenden Softwarelösung zu suchen.
Viele Buchhaltungssysteme und Rechnungsprogramme unterstützen das ZUGFeRD-Format bereits, was die Umstellung auf E-Rechnungen für Kunden komfortabel gestaltet. Die elektronischen Daten aus ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich zudem in ERP-Systeme einspeisen, um die elektronischen Daten auch in anderen Unternehmensbereichen wie Einkauf, Debitoren- und Kreditorenmanagement oder Revision zu nutzen.
Wer bisher noch keine Software-Unterstützung nutzt, kann statt einer Desktop-Software auch ein Cloud-basiertes Buchhaltungsprogramm wie BuchhaltungsButler nutzen. Dank Automatisierungen und intelligenten KI-Funktionen lässt sich die gesamte Buchhaltung effizienter gestalten. Auf Basis der digitalen Daten übernehmen die Programme viele Aufgaben wie das Buchen und Archivieren von Rechnungen oder die Umsatzsteuervoranmeldung automatisiert. Für Selbstständige und Freiberufler eine unkomplizierte und kostengünstige Lösung mit Mehrwert.
Fazit: ZUGFeRD ist für viele Unternehmen interessant
ZUGFeRD ist ein gesetzeskonformes Datenformat für E-Rechnungen, das sich insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen eignet. Es kombiniert das gesetzlich vorgeschriebene XML-Format für die maschinelle Verarbeitung mit einer von Menschen lesbaren Rechnung. Es kann aber genauso von großen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung genutzt werden und ist international anwendbar. Seine Flexibilität und Nutzerfreundlichkeit machen ZUGFeRD zu einem breit anwendbaren Datenformat.
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